房地產(chǎn)集團(tuán)公司文書(shū)檔案管理辦法
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司文書(shū)檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)* 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司)文書(shū)檔案工作,實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書(shū)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定中的文書(shū)檔案,是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來(lái)的各種書(shū)面文件材料。
第三條 文書(shū)檔案是記錄與反映公司發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門(mén)與個(gè)人不得擅自處理或長(zhǎng)期積壓文件資料。
第四條 綜合管理部為公司文書(shū)檔案的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的收集歸檔、整理編號(hào)、保管、利用和銷(xiāo)毀工作,并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專(zhuān)業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專(zhuān)業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章 文件的收集
第六條 公司文件資料的收集范圍
凡是反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的書(shū)面文件材料均屬歸檔范圍。
(一)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門(mén)(簡(jiǎn)稱(chēng)職能部門(mén))的文書(shū)材料
1、職能部門(mén)召開(kāi)的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會(huì)議文件;
2、職能部門(mén)下發(fā)的涉及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件;
3、職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動(dòng)中的指示、講話;
4、職能部門(mén)對(duì)公司各類(lèi)請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù);
5、其它相關(guān)資料。
(二)公司文書(shū)材料
l、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決議、決定等文件資料;公司
控股、參股的項(xiàng)目公司、專(zhuān)業(yè)公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)所屬公司)的股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種文件資料;
2、公司總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要,專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要以及其它會(huì)議的文件材料;
3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;
4、公司給上級(jí)部門(mén)的情況匯報(bào)及請(qǐng)示等公司各部門(mén)及所屬公司的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;
5、公司各部門(mén)及所屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等;
6、公司各類(lèi)調(diào)研工作形成的文件材料;
7、公司調(diào)查處理的違紀(jì)、違規(guī)事件材料;
8、公司匯總及所屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、成本等各類(lèi)數(shù)據(jù)資料;
9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷(xiāo)展示、媒體推介等形成的文件材料;
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料;
ll、各類(lèi)投訴處理材料;
12、公司經(jīng)濟(jì)糾紛處理材料;
13、公司的工商登記資料;所屬公司報(bào)送的工商登記備案資料;
14、公司各類(lèi)資質(zhì)、權(quán)屬證書(shū);所屬公司報(bào)送的各類(lèi)資料、權(quán)屬證書(shū)的備案資料;
15、公司重要的各類(lèi)協(xié)議合同;所屬公司報(bào)送的重要的各類(lèi)協(xié)議合同的備案資料;
16、公司及所屬公司開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的可行性報(bào)告、策劃報(bào)告書(shū)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)等文件資料;
17、公司大事記、全宗介紹;
l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報(bào)送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財(cái)產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊(cè);
20、公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置批文、使用說(shuō)明書(shū)、維修卡或保修單等;
21、其它各類(lèi)相關(guān)資料。
(三)非隸屬單位的文件資料
非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。
第三章 文件的整理與立卷
第七條 公司實(shí)行公司、部門(mén)分級(jí)立卷的制度,堅(jiān)持 “誰(shuí)辦文,誰(shuí)立卷”的原則,并由檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。
第八條 公司文書(shū)檔案立卷整理分為二個(gè)層級(jí)。第一個(gè)層級(jí):綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門(mén)內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門(mén)文件資料收集齊全,按年代--問(wèn)題分類(lèi)法組合立卷。第二層級(jí):綜合管理部對(duì)公司及各部門(mén)已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代――組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法進(jìn)行排列、編號(hào)以及分類(lèi)等進(jìn)行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來(lái)。
第九條 歸檔文書(shū)的整理要求
(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)在歸檔的文件資料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi);文電應(yīng)合一立卷。
(三)歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)在批復(fù)的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃在針對(duì)年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計(jì)資料在針對(duì)年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當(dāng)年計(jì)劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案;跨年度的會(huì)議文件在會(huì)議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。
(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問(wèn)題或時(shí)間順序進(jìn)行排列。
批復(fù)、批示在前,請(qǐng)示、報(bào)告在后;正件在前,附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前,被批轉(zhuǎn)文件在后。
第十條 立卷
(一)卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。一個(gè)頁(yè)面一個(gè)頁(yè)號(hào),
頁(yè)號(hào)位置在每頁(yè)文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。
卷內(nèi)文件的件數(shù),一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請(qǐng)示與批復(fù),來(lái)文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件,按一件計(jì)算。文件材料沒(méi)有題名的應(yīng)擬寫(xiě)題名;文件沒(méi)有責(zé)任者或時(shí)間不清楚的,要查清,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。
(三)案卷封面逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚,字跡工整、清晰,簡(jiǎn)明扼要,確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容,一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱(chēng)等,體式一致,保管期限劃分準(zhǔn)確。
(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物,對(duì)破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案件必須裝訂整齊,采用三點(diǎn)一線裝訂法,裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、編號(hào)、歸檔
第十一條 歸檔時(shí)間與手續(xù)
歸檔時(shí)間是指立卷部門(mén)將需要?dú)w檔的文件向綜合管理部移交的時(shí)間。
部門(mén)歸檔時(shí)間為次年 5 月底以前(重要文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔),各部門(mén)須按時(shí)向綜合管理部移交檔案,同時(shí)填寫(xiě)案卷移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門(mén)保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目
錄清點(diǎn)核對(duì)
第十二條 案卷排列編號(hào)
案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時(shí)間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定,就應(yīng)對(duì)各案卷逐個(gè)進(jìn)行編號(hào),.案卷編號(hào)方法只能采用自然數(shù),并嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號(hào)。編號(hào)系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類(lèi)別、年度等分別編立從1 號(hào)卷開(kāi)始的號(hào)序。
第十三條 案卷目錄
(一)案卷目錄的編制方法
案卷目錄中的條目必須嚴(yán)格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實(shí)反映案卷號(hào)的號(hào)序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個(gè)從1 號(hào)卷開(kāi)始的完整系統(tǒng)。
(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容
案卷目錄的形式均為書(shū)本式(簿冊(cè)式),最好加硬質(zhì)封皮。開(kāi)本尺寸一般采用a4 紙尺寸。
案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容:
l、封面和扉頁(yè)
主要內(nèi)容為全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱(chēng)、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等。全宗號(hào)和目錄號(hào)一般并列標(biāo)寫(xiě)于左上角或右上角;目錄名稱(chēng)由全宗名稱(chēng)或加全宗內(nèi)類(lèi)別(年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題)、密級(jí)等和“案卷目錄”4 字構(gòu)成,書(shū)寫(xiě)于中間位置;編制年月書(shū)寫(xiě)于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。
2、目次
即目錄所分類(lèi)目的索引,專(zhuān)用于全宗內(nèi)進(jìn)行了分類(lèi)但案卷號(hào)卻未分編的目錄中,若案卷號(hào)分編的目錄則無(wú)需設(shè)目次。
3、序言或說(shuō)明
對(duì)目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明的文字。
4、案卷目錄表(見(jiàn)附件1)
即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號(hào)、案卷標(biāo)題(題名)、年度、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目構(gòu)成。
5、備考表
附于目錄最后,用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。
案卷目錄編制完畢后,應(yīng)復(fù)制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。
第五章 檔案的保管
第十四條 檔案室系機(jī)要重地,非經(jīng)同意,嚴(yán)禁入內(nèi)。
第十五條 檔案庫(kù)房物品未經(jīng)許可,不得挪作他用。經(jīng)常保持庫(kù)內(nèi)清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學(xué)化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。
第十六條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢
第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等保護(hù)工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
第十八條 堅(jiān)持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴(yán)格執(zhí)行登記、統(tǒng)計(jì)制度,每年對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
第十九條 檔案室設(shè)立全宗卷,以保存公司的立卷說(shuō)明、分類(lèi)方案、交接憑證、移交銷(xiāo)毀清冊(cè)、全宗介紹等材料。
第六章 檔案的調(diào)閱與利用
第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動(dòng)了解各部門(mén)對(duì)檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號(hào)索引、檔案存放示意圖等工具資料。
第二十一條 調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案時(shí),必須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)(見(jiàn)附件 2),由綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時(shí)歸還,并辦理注銷(xiāo)手續(xù),不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò) 5 個(gè)工作日,公司密級(jí)檔案原則上借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)2 個(gè)工作日。查閱密級(jí)檔案見(jiàn)《保密管理制度》。
第二十二條 借閱檔案人員對(duì)案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫(huà)、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進(jìn)行處理。
第二十三條 外單位調(diào)閱、借離或復(fù)印公司業(yè)務(wù)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可借閱、抄錄或復(fù)印。(見(jiàn)附件3)
第二十四條 檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案的編研工作,多渠道、多形式地開(kāi)展利用工作,做好檔案利用效果的登記。
第七章 檔案的鑒定
第二十五條 公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每 5 年 1 次對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行檢查鑒定工作,重新確定文件密級(jí);并對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出意見(jiàn),登記造冊(cè),經(jīng)鑒定小組審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀(見(jiàn)附件4)。
第二十六條 銷(xiāo)毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第二十七條 任何部門(mén)和個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷(xiāo)毀檔案。
第八章 附則
第二十八條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
