建筑公司檔案管理辦法
建筑工程公司檔案管理辦法
1檔案檔號(hào)的編制:
1.1 檔號(hào)編制原則:檔號(hào)是存取檔案的代號(hào),排架的依據(jù),它反映公司檔案分類(lèi)體系和物理位置,必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求,并能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理。
1.2 檔號(hào)編制方法
■檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標(biāo)志、分類(lèi)號(hào)、(一級(jí)分類(lèi)、二級(jí)分類(lèi))年度號(hào)和案卷號(hào)組成。
2檔案保存期限:
2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存、短期保存三種。
2.2 工程檔案(土建技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營(yíng);水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案)列為永久保存;人事檔案列為長(zhǎng)期保存;會(huì)計(jì)類(lèi)檔案資料保存期應(yīng)按會(huì)計(jì)制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3檔案的歸檔
3.1 歸檔范圍:可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行歸檔,具體應(yīng)由公司各部門(mén)的負(fù)責(zé)人確定編制。
3.2 歸檔要求:
■公司各部門(mén)每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔;工程項(xiàng)目可以分階段或者全部竣工驗(yàn)收后連同目錄一式兩份歸檔;電子檔案由各部門(mén)形成、整理后,拷貝在耐久保存的介質(zhì)中,連同相應(yīng)的文字性說(shuō)明一起于年終時(shí)向檔案室移交;聲像檔案一般在年終由形成部門(mén)向檔案室歸檔,對(duì)于會(huì)議形成的聲像歸檔,會(huì)議結(jié)束后半個(gè)月歸檔。檔案交接時(shí),雙方當(dāng)面點(diǎn)清,并同時(shí)在《檔案案卷移交目錄》上簽字。
■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改,要報(bào)送給檔案管理部門(mén)《文件更改申請(qǐng)單》,連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私自涂改。
■歸檔的文件資料,必須是原件,原件出于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的,綜合部保存復(fù)印件。
4工程竣工檔案管理:
4.1 工程竣工驗(yàn)收后十五日內(nèi),項(xiàng)目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目,并上報(bào)各相關(guān)主管部門(mén)審核合格后,裝訂成冊(cè),上交綜合部,辦理檔案移交手續(xù)。
4.2 項(xiàng)目部必須將在上交建設(shè)單位的竣工檔案時(shí)所辦理的檔案交接單上交綜合部,歸檔存放。
4.3 檔案借閱時(shí)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,方可借閱。在借閱的過(guò)程中不允許在原始資料上作標(biāo)記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時(shí)送回檔案室。
4.4 年終檔案歸檔結(jié)束后,將存檔情況上報(bào)總經(jīng)理。
4.5 定期檢查檔案存放情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
4.6 檔案一律存放在柜內(nèi),檔案按工程竣工時(shí)間分區(qū),按工程分類(lèi),按專(zhuān)業(yè)分號(hào)。按先后順序整齊存放,并填寫(xiě)《竣工檔案登記明細(xì)表》,檔案號(hào)一竣工時(shí)間一工程名稱(chēng)一專(zhuān)業(yè)一順序號(hào)。
