工程建設(shè)指揮部檔案管理辦法
為加強(qiáng)檔案的管理,提高檔案工作的質(zhì)量,維護(hù)檔案的完整與安全,更好地為工程建設(shè)服務(wù),特制定本辦法。
第一條 歸檔的文件
(一)文檔
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料;
2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本單位工作時(shí)的重要指示、講話、照片及音像等材料;
4、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后的草稿和印本;
5、上級(jí)機(jī)關(guān)::轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件;
6、本單位各種會(huì)議的全套會(huì)議文件,以及各種音像材料;
7、本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)文件;
8、本單位及其各部門活動(dòng)形成的工作計(jì)劃,總結(jié)、報(bào)告;
9、本單位制定的工作條例、章程、制度等文件材料;
10、本單位的各種介紹信的存根;
11、本單位與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。
(二)科檔
1、工程項(xiàng)目建議書及批復(fù)文件材料;
2、工程可行性研究報(bào)告及批復(fù);
3、工程環(huán)境預(yù)測(cè)、工程環(huán)境調(diào)查報(bào)告;
4、工程設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃書;
5、工程初步設(shè)計(jì)文件及批復(fù);
6、工程技術(shù)設(shè)計(jì)文件;
7、工程施工圖設(shè)計(jì)文件;
8、工程建設(shè)和管理文件材料;
9、工程竣工文件材料。
第二條 不歸檔的文件
1、重份文件;
2、事務(wù)性文件,如催辦文件、接洽工作、索取資料的來往便函和介紹信等;
3、抄件、抄批(語)件、只閱不辦和參考性的工作;
4、文件形成過程中的一般修改稿;
5、越級(jí)報(bào)送而沒有辦理的文件。
第三條 文件歸檔的要求:
1、已經(jīng)辦結(jié)并有保存價(jià)值的文件,都應(yīng)及時(shí)歸檔。單位和個(gè)人不準(zhǔn)隨意留存。應(yīng)歸檔的文件,文書部門每一季度清理一次,及時(shí)向上級(jí)檔案部門移交。絕密文件辦完后應(yīng)隨時(shí)歸檔。
2、歸檔的文件要收集齊全(包括附件)。按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。
3、文件歸檔時(shí)要有交接手續(xù)。
第四條 歸檔文件的整理:
1、歸檔的文件要按照分類方案和立卷的原則、方法,進(jìn)行立卷。當(dāng)年的文件,要在第二年上半年或第三季度整理好。
2、卷內(nèi)文件要進(jìn)行系統(tǒng)化排列,編寫張?zhí)枴⒊瓕懢韮?nèi)目錄。
3、案卷的標(biāo)題,要準(zhǔn)確地反映卷內(nèi)文件的作者、內(nèi)容、名稱,文字要簡(jiǎn)練。
4、案卷封面各項(xiàng)目要用鋼筆(碳素墨水)或手筆抄寫,字跡端正、清楚。
5、立好的案卷要以年為單位編制案卷目錄。目錄里頁要有類目索引和整理情況說明。
6、建立案卷制度,由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行,把好質(zhì)量好。
第五條 檔案的利用
1、要根據(jù)需要與可能編制一些查考工具(如專題目錄、卡片等);
2、本機(jī)關(guān)檔案一般不外借,外單位確需借閱者,要經(jīng)過嚴(yán)格的批準(zhǔn)手續(xù)。
3、凡借閱檔案要說明檔案的作者、時(shí)間、內(nèi)容、利用目的和方法,并辦理借閱手續(xù)。
4、借閱的檔案,不得轉(zhuǎn)借、涂改、圈改、拆散、損壞和翻印。
5、借閱檔案的期限為十至十五天,用完后應(yīng)及時(shí)歸還,過期不還者必須申明理由并辦理續(xù)借手續(xù)。
6、檔案管理人員,每月月初要檢查一次調(diào)卷登記簿,對(duì)到期未還的檔案及時(shí)催還。歸還時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)交清楚,并及時(shí)放回原處。
7、檔案人員要努力熟悉'家底',并積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用電腦新技術(shù)檢索檔案,更好地提供利用。
第六條 保密
1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,自覺地遵守黨和國(guó)家各項(xiàng)保密制度和有關(guān)規(guī)定,嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。不該知道的機(jī)密,不得打聽;知道的機(jī)密,不得傳播。
2、檔案必須存放在檔案柜里。
3、工作完畢,必須將檔案文件、機(jī)密資料放進(jìn)檔案室。
4、卷宗標(biāo)簽和作廢的字紙必須放進(jìn)紙簍內(nèi),定期銷毀,不準(zhǔn)隨便亂扔。
5、銷毀檔案必須由二人監(jiān)銷。
6、發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象,應(yīng)立即向上級(jí)報(bào)告,并要采取補(bǔ)救辦法。
第七條 檔案的保管
1、永久、長(zhǎng)期、短期的檔案要單獨(dú)、分庫存放。
2、檔案檢索工具要集中專柜保管,用后及時(shí)放回原處。
3、保管到期的檔案,要進(jìn)行鑒定,提出存毀意見。
4、檔案室是機(jī)密重地,非經(jīng)許可無關(guān)人員不準(zhǔn)入內(nèi)。
5、檔案柜要編寫柜號(hào),::按順序排列。
6、檔案室內(nèi)要保持清潔,每2-3月清掃一次。
7、注意防潮、防蟲。每天按時(shí)開空調(diào)機(jī),使檔案室經(jīng)常保持正常的溫、濕度。
8、在正常情況下,一般每年要對(duì)全部或重點(diǎn)檔案逐卷進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決,確保檔案的安全。
9、檔案室內(nèi)配置消防設(shè)
備,禁止存放易燃物。不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
第八條 檔案的統(tǒng)計(jì)(每年年底進(jìn)行)
1、案卷數(shù)量的統(tǒng)計(jì);
2、檢索工具的統(tǒng)計(jì)(目錄、專題、卡片等);
3、檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)(件數(shù)、人數(shù));
4、當(dāng)年收進(jìn)和移出文件數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。
第九條 檔案的移交
向上級(jí)單位移交檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并編造移交清冊(cè),一式兩份,由交接雙方在清冊(cè)上簽字。
第十條 本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。
