封閉小區(qū)控制中心管理辦法
封閉式小區(qū)控制中心管理辦法
1、職責
責任部門/崗位工作內(nèi)容
管理處負責人負責控制中心工作的指導、檢查
安全主管/主辦/班長負責控制中心工作的監(jiān)督、檢查
控制中心負責人負責控制中心工作的具體組織、實施
2、方法和過程控制
2、1控制中心內(nèi)部管理
(1)控制中心值班人員的要求:必須經(jīng)過相關(guān)消防知識、本管理處消防設備操作的培訓,且考核合格,具備處理緊急事件能力,除威登、天景外的控制中心人員須持有深圳市消防局頒發(fā)的《消防上崗證》。
(2)控制中心代班、頂班的人員要求:必須經(jīng)過相關(guān)消防知識的培訓,由部門負責人指定的人員擔任,代班時間盡量不超過30分鐘,并在中心交接班記錄的備注欄填寫代班人姓名、代班時間及代班期間的重要事項?？刂浦行捻毐４娼?jīng)部門負責人確認的可在控制中心代班、頂班的人員名單。
(3)控制中心是整個管理服務區(qū)域的控制樞紐,負責對接到的信息進行綜合處理,及時調(diào)度,通過種類通訊設施,及時通知相關(guān)人員處理有關(guān)事宜,保持通訊聯(lián)系,傳遞信息,重大事件及時向部門負責人報告。
(4)協(xié)助受理顧客投訴,及時調(diào)配人員處理,并做好記錄,同時向管理處匯報,及時跟蹤處理結(jié)果。
(5)必須熟悉管理服務區(qū)域種類人員的職責范圍及特長,熟悉管理服務區(qū)域環(huán)境、樓宇結(jié)構(gòu)、設施、設備、器材布置及其控制范圍。了解管理服務區(qū)域種類人員每天工作安排及行動去向,并協(xié)調(diào)處理。
(6)通過監(jiān)視器密切監(jiān)視出入管理服務區(qū)域人員情況,發(fā)現(xiàn)可疑人員、情況及時通知就近人員監(jiān)視和處理,并跟蹤處理結(jié)果。監(jiān)督安全管理員嚴格履行物資搬運放行手續(xù)。
(7)大廈控制中心值班人員接班時,必須檢查消防控制主機回路、分區(qū)、報警點、故障狀態(tài)及原因,檢查消防聯(lián)動柜監(jiān)
控性能及信號燈狀況。消防主機報火警必須立即核實,如屬誤報,及時復位,如屬真火警,按滅火方案處理。如屬故障應及時通知相關(guān)技術(shù)人員盡快處理。
(8)控制中心至少有一種有效方式與宿舍安全員及時聯(lián)系,以保證在緊急情況下得到支援。必要時通知上級領(lǐng)導或向社會機構(gòu)求援,同時協(xié)助現(xiàn)場崗位做好現(xiàn)場保護工作,事后及時做好詳細記錄。
(9)任何時間,控制中心值班人員不得讓無關(guān)人員在控制中心逗留。作好顧客資料及公司資料的保密工作。
(10)荔景中心值班人員每天7:00以前收聽新聞及天氣預報,按規(guī)定時間向各部門發(fā)送當天天氣預報,按規(guī)定時間向各部門發(fā)送當天天氣預報。荔景控制中心每天22:00-7:00每隔半小時對各管理處呼叫一次,各管理處在收到荔景呼叫后應馬上答復,若某管理處沒有答復,荔景中心應通過電話或其它管理處轉(zhuǎn)呼的方式直到與其聯(lián)系上。各管理處在荔景中心呼叫之后15分鐘對管理處所有崗位呼叫一次。如荔景中心與某部門經(jīng)各種渠道無法聯(lián)系上,應于次日將此信息通知該部門負責人及公司品質(zhì)管理部負責人或安委會負責人,并作好記錄。
2、2控制中心必備的常用聯(lián)系電話、資料和消防設備
(1)控制中心必備的常用聯(lián)系電話:管理處顧客的聯(lián)系電話(注意保密、禁止外泄)、供水、供電、供氣、轄區(qū)派出所、三防指揮部、居委會等部門的聯(lián)系電話,管理處重要設備廠家或保養(yǎng)單位的聯(lián)系電話,公司內(nèi)部聯(lián)系電話,常用緊急電話。
(2)控制中心須保存的有關(guān)資料:建設部、深圳市家居裝飾管理規(guī)定、《深圳特區(qū)市容、環(huán)境、衛(wèi)生管理條例》、《業(yè)主公物》、停車場收費標準,有線電視、水、電、煤氣、電話收費標準,市有關(guān)出租屋管理規(guī)定等資料。
(3)控制中心須配備的防火器材:控制中心應配有防火服兩套、滅火器三瓶、應急燈、三節(jié)電池手電筒各一、消防工具箱一個(內(nèi)有:市政消火栓專用工具、消防扳手、斧頭、鐵撬、管鉗、鐵鏨各一、防毒面具兩個以及警戒帶、醫(yī)療箱及常用醫(yī)藥、防煙防毒工具等),大廈須備有兩個或以上的消防工具箱,所有消防設施、設備必須保存完好并不得挪做它用。
2、3對鑰匙的管理(沒有控制中心的由部門指定專人管理):參見《鑰匙管理程序》
2、4監(jiān)視系統(tǒng)及紅外系統(tǒng)的管理
2、4、1錄像資料的管理
(1)管理處經(jīng)理必須對錄像帶所錄內(nèi)容進行控制,錄制重點部位(出入口和通道等)的內(nèi)容。部門負責人根據(jù)錄像機、錄像帶使用情況決定是否更換。一般情況下錄像帶每兩年更換一次。
(2)控制中心工作用電腦須加設分級權(quán)限密碼,密碼按權(quán)限由中心值班人員、設備責任人、中心分管負責人及部門負責人掌握,相關(guān)人員不得向其他人員泄露電腦密碼。
(3)控制中心值班人員須掌握電腦使用常識及操作程序。
(4)控制中心負責人每天須對前一天錄像資料清晰度、完整性等情況進行抽查,確保錄像資料完整并將檢查情況記錄在《工作信息記錄本》上。
(5)外部人員要求查看錄像內(nèi)容需報部門負責人同意,并需由控制中心或安全管理負責人陪同查看。
(6)非公司人員觀看、借用錄像帶須經(jīng)管理處負責人同意,借用錄像帶必須履行借閱登記手續(xù),在一周內(nèi)予以歸還。
(7)可能對部門管理及服務造成重要影響或需保留證據(jù)的錄像內(nèi)容,應采用刻錄光盤方式保存兩年。
(8)部門如有多臺錄像機使用,錄像帶應有與錄像機對應的標識。錄像帶必須保存在防潮,防陽光直曬的地方
(9)各管理處每臺錄像機配置33盒錄像帶。錄像帶上須有明確的錄制時間標識,33盒錄像帶中一盒標識為'備用'。
(10)除備用錄像帶外,其余32盒錄像帶對應編號為1上、1下、2上、2下......16上、16下。1上表示上半天使用,1下表示下半天使用,每盒式錄像帶的錄制時間設定為12個小時,每天使用兩盒,每日凌晨零時和每天中午12時更換。錄像帶錄制內(nèi)容保存期限為半個月,32盒錄像帶每月1-16日對應使用一遍,17-31日對應使用一遍。
(11)使用硬盤做錄像存儲介質(zhì)的各部門應根據(jù)設備狀況制定相應硬盤錄像資料管理操作流程。
(12)錄像使用硬盤存儲的至少保存一個星期。
2、4、2監(jiān)視系統(tǒng)及紅外系統(tǒng)異常的處理
(1)值班人員發(fā)現(xiàn)監(jiān)視器監(jiān)視畫面有異常情況發(fā)生的,必須立刻通知相關(guān)崗位安全員或巡邏人員前往查看,并將結(jié)果記錄在《中控室交接班記錄表》內(nèi),當天接班人員都應對同一地點重點關(guān)注。
(2)值班期間紅外系統(tǒng)報警的,除通知相關(guān)人員認真查看外,無論是否誤報,都必須按要求填寫《紅外系統(tǒng)報警記錄表》
(3)《紅外系統(tǒng)報警記錄表》必須由中心人員填寫,由班長以上級別人員進行關(guān)閉。查看人員必須對報警地點周圍10米范圍內(nèi)的設備設施及環(huán)境進行檢
查,確定屬誤報的,將情況報告給班長再由班長關(guān)閉報警記錄,執(zhí)勤班長對安全員現(xiàn)場檢查進行監(jiān)督,并可視情況對報警地點進行復查。
(4)對監(jiān)視器發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)場異常情況進行檢查參照紅外報警系統(tǒng)報警的檢查標準。
2、5以拾遺物品的管理
(1)任何員工在管理服務區(qū)域內(nèi)撿獲任何物品都必須交到管理處,管理處無人值班時交給控制中心值班人員。
(2)當值人員在接到物品時,必須將所拾物品進行詳細記錄,并交管理處負責人確認是一般物品還是貴重物品。一般物品交控制中心保管,貴重物品交管理處出納保管。
(3)管理處及時張貼拾遺物品啟事通知顧客。貴重物品保留一年無人認領(lǐng)時,由部門負責人上報公司另行處理;一般物品保留三個月無人認領(lǐng)時,由部門負責人做出處理。
(4)顧客認領(lǐng)失物時,須說明失物的內(nèi)容、失物地點和出示其它有效證明后方能簽字認領(lǐng)。
2、6顧客郵件的管理
(1)顧客郵件屬于受國家法律保護的私人財產(chǎn),不得私自拆毀。
(2)普通郵件由投遞人員直接投入顧客郵箱,當班安全管理員負責監(jiān)督;如由管理處代收,相關(guān)接收人員應在《郵件簽收登記表》中登記,并及時通知顧客領(lǐng)取。
(3)特殊郵件(如特快專遞、包裹等)須簽收的,由控制中心或指定人員負責顧客郵件的簽收,并在《郵件簽收登記表》中登記,及時通知顧客領(lǐng)取,并請顧客在記錄本中簽字確認。
(4)接收郵件時,應注意郵件有無破損,如有異常應及時知會顧客。
3、相關(guān)文件:《安全管理工作程序》、《鑰匙管理程序》
4、記錄和表格:《中控室交接班記錄表》、《拾遺物品登記表》、《郵件簽收登記表》、
