酒店會議室管理辦法
酒店會議室的管理是有明文規(guī)定的,以下是:《酒店會議室管理辦法》,請閱讀!
酒店會議管理制度【1】
一、目的
為規(guī)范酒店各項(xiàng)會議及各類培訓(xùn)流程,統(tǒng)一會議管理模式,減少會議數(shù)量、縮短會議時(shí)間,提高會議質(zhì)量,特制定本制度。
二、職責(zé)
(一)行政管理部或辦公室負(fù)責(zé)會議管理,所有重要會議要在酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到辦公室登記備案。
(二)會務(wù)工作主要由行政管理部或辦公室承辦;其他部門主辦或召集的會議,由行政管理部報(bào)批,并應(yīng)予協(xié)助,部門例會除外。
(三)除其他部門主辦的會議資料各自存檔外,會議資料由行政管理部或辦公室整理、分發(fā)、立卷、存檔。
三、會議分類
(一)、日常菜品及服務(wù)會議制度
1、主持與記錄:辦公室文員,由總經(jīng)理主持
2、召開時(shí)間:每天10:10。
特殊原因需要延遲或延期召開的由辦公室提前通知。
3、參加人員:部門主管、廚師長、銷售部、服務(wù)部
由于出差等特殊原因不能參加例會的,應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人請假。
4、會議內(nèi)容:反饋上一天工作中發(fā)生的菜品問題,服務(wù)問題及客人反饋意見。
總結(jié)工作中不足,解決發(fā)生的問題,杜絕問題的延續(xù)發(fā)生方法,確定解決人,解決時(shí)間及監(jiān)督人。
(二)、酒店周總結(jié)計(jì)劃會制度
1、主持與記錄:由人力資源部或辦公室召集,總經(jīng)理主持,董事長列席,辦公室負(fù)責(zé)會議記錄。
總經(jīng)理未列席會議時(shí),由部門之間協(xié)商解決。
2、召開時(shí)間:每周一上午10:10與菜品服務(wù)會同時(shí)舉行。
特殊原因需要延期召開時(shí)由辦公室提前通知。
3、參加人員:前廳各部門主管、傳菜部、銷售部、服務(wù)部、廚房。
由于出差等特殊原因不能參加例會的,應(yīng)提前向人力資源部或辦公室請假。
4、會議內(nèi)容:
(1)上周日常運(yùn)作情況的總結(jié)。
(2)各部門匯報(bào)上周工作任務(wù)完成情況,計(jì)劃落實(shí)情況。
著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。
(3)全體與會人員就工作中所遇到的問題進(jìn)行發(fā)言。
(4)匯報(bào)本周工作計(jì)劃。
(三)、會議召開
(一)會議安排:
1、凡涉及到多個(gè)部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時(shí)召開的會議,會議召集部門應(yīng)在召開前1-2天將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的會議通知單報(bào)行政管理部,由行政管理部進(jìn)行統(tǒng)一安排,方可召開。
2、行政管理部每月統(tǒng)一編制例會會議計(jì)劃,與月排班表同時(shí)公布。
3、凡公司已列入會議計(jì)劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需臨時(shí)安排其它會議,組織部門應(yīng)提前2天報(bào)總經(jīng)理審批并報(bào)請行政管理部調(diào)整會議計(jì)劃,未經(jīng)行政管理部調(diào)整的,任何人(部門)不得隨意調(diào)整正常會議計(jì)劃。
4、各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排,各部門小會不得安排在公司例會同期召開,應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會,局部服從整體的原則。
5、會議一經(jīng)確定,與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排,原則上不可請假缺席或遲到,遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假,獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加,會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項(xiàng),確保會
議布署的各項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負(fù)責(zé)。
(二)、會議召開及傳達(dá):
1、應(yīng)明確酒店會議的目的,酒店會議的目的是解決問題提高效率,因此會議應(yīng)明確主題,不開無邊際的會議。
2、參會人員在會前應(yīng)明確會議要研究的議題以便準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料。
3、與會者的發(fā)言要言簡意駭,一般發(fā)言不可過長,會議組織者或主持人在開會前應(yīng)該就每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間予以統(tǒng)計(jì)和控制,時(shí)間到后,無特殊情況不予延長。
每次開會中應(yīng)該強(qiáng)調(diào)發(fā)言的時(shí)間要求。
4、重要會議決議或記錄未正式公布前,與會者不得提前透露會議內(nèi)容。
5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細(xì)的會議記錄,以便于會后向部門員工準(zhǔn)確傳達(dá)會議精神,落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù),行政管理部將不定期抽查與會人員的會議記錄。
6、公司會議的會議紀(jì)要由行政管理部專人負(fù)責(zé)整理并由酒店領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā),會議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會人員,必要時(shí),分發(fā)給相關(guān)部門。
其它會議由召集部門責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理,由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號存檔。
7、會議結(jié)束后行政管理部或其它會議組織部門負(fù)責(zé)將問題進(jìn)行匯總、分類,并將會議中對各部門工作的要求進(jìn)行整理、分類、下發(fā)。
公司會議決定事項(xiàng)的督辦、檢查和追蹤由行政管理部專人負(fù)責(zé),根據(jù)規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)跟進(jìn),并在下一次例會前將各部門完成情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
四、會議簽到
酒店級會議召開時(shí),會議責(zé)任人須提前準(zhǔn)備好《會議簽到考勤表》。
會前5分鐘,安排專人在會議室或會議地點(diǎn)入口處組織簽到。
部門級會議召開時(shí),會議責(zé)任人進(jìn)行實(shí)地考勤。
五、會議紀(jì)律
1、要嚴(yán)格遵守會議的開始時(shí)間,提前5分鐘到達(dá)會議現(xiàn)場。
不得缺席、遲到、早退,會議記錄人員登記到會情況。
遲到、早退、中途缺席一分鐘內(nèi)則贊助10元,遲到、早退、中途缺席每超過一分鐘增加10元,依次累加。
如需請假需經(jīng)酒店負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
無故缺席者,贊助50元。
2、管理級別以上人員共同參加的為中層會議,中層會議應(yīng)至少提前一天通知。
遲到、早退、中途缺席的則繳納100元贊助費(fèi),遲到、早退、中途缺席每超過一分鐘增加10元,依次累加。
3、所有參會人員在開會期間應(yīng)將手機(jī)等通訊設(shè)備設(shè)置為無聲或震動狀態(tài)。
會議期間,所有與會人員不得看報(bào)紙雜志、聽音樂、接聽手機(jī)等做與會議無關(guān)的動作。
發(fā)現(xiàn)違反以上情況者,一次贊助10元,每次會議最多可成長10次。
4、會議需要表決時(shí),原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法,特殊情況可集中,一經(jīng)會議決議之事,應(yīng)按期完成。
管理級別未能兌現(xiàn)承諾的每次贊助100元。
對于需要在會議上討論的問題,提前與會議發(fā)起人溝通,以便于及時(shí)通知所有參會人,在提出問題的時(shí)候應(yīng)該同時(shí)提交對該問題的解決方案。
本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋,如有未盡事宜,將按酒店相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
會議室管理制度【2】
第一條 會議室是公司舉行會議,接待來客的場所,為加強(qiáng)管理,特制定本規(guī)定。
第二條 會議室使用細(xì)則
(一)會議室由行政部負(fù)責(zé)管理。
(二)會議室只限本公司相關(guān)職能部門使用,外單位借用會議室須經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn),并到辦公室辦理借用手續(xù)。
各部門無權(quán)將會議室借給外單位使用。
(三)公司各部門使用會議室須經(jīng)辦公室同意后,辦理相關(guān)手續(xù),領(lǐng)取會議室鑰匙。
(四)使用會議室的部門,必須愛護(hù)會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。
用后應(yīng)及時(shí)清洗水杯和煙灰缸,打掃衛(wèi)生,檢查安全,鎖好門、關(guān)好窗,將鑰匙交還辦公室。
(五)任何部門和個(gè)人未經(jīng)辦公室同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
(六)會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會議時(shí),要一次一清潔。
(七)每次會議之前,管理人員應(yīng)進(jìn)行電源檢查、配備飲用水、水果(必要時(shí))等工作。
(八)會議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù)(含花木等)做到會散、人走、電源關(guān)、門上鎖。
(九)與會人員要愛護(hù)會議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,不許將室內(nèi)物品移做他用。
第三條 本規(guī)定由行政部制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
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