綜合辦公室管理規(guī)定辦法
綜合辦公室管理制度【1】
第一節(jié)總則
第一條為加強公司行政事務管理,理順公司內(nèi)部關系,使各項管理標準化、制度化,提高工作效率,特制定本制度。
第二條本規(guī)定所指行政事務包括印章管理,公文管理,辦公事務用品管理,公務車管理,郵發(fā)管理、檔案管理等。
第二節(jié)印章管理
第三條公司印章包括:公司公章、財務專用章、合同章、法定代表人私章、財務主管私章等涉及公司對外交往使用的印章。
第四條公司印章由總經(jīng)理辦公室主任或指定專人負責保管。
第五條公司印章的使用一律由各單位負責人及總經(jīng)理簽字許可后,管理印章人方可蓋章,如違反此項規(guī)定造成后果由直接責任人員負責。
第六條公司所有需要蓋印章的介紹信、說明以及對外開出的任何公文,應統(tǒng)一編號登記,以備查詢、存盤。
第七條公司不允許開具空白介紹信、證明,如因工作需要或其它特殊情況確需開具時,必須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可開出,持空白介紹信外出工作歸來必須向公司匯報其介紹信的用途,未使用者必須交回。
第八條需簽章的經(jīng)濟文本審批權限參照“經(jīng)濟合同管理制度”和“資金管理制度”的規(guī)定執(zhí)行,蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。
第三節(jié)公文管理
第九條公司的公文格式應規(guī)范化,公文處理程序應嚴肅、正確。
第十條公司公文的發(fā)行由公司總經(jīng)理辦公室負責。包括公司各類紅頭文件、總經(jīng)理辦公例會會議紀要、規(guī)章制度、通知、指示等。
第十一條各單位、各部門自行打印的涉及公司權益的外發(fā)文稿必須經(jīng)本部門負責人簽字,交總經(jīng)理辦公室審核后發(fā)送。
第十二條各單位、各部、室所有打印成文的內(nèi)部規(guī)章制度和下行文稿必須報總經(jīng)理辦公室留底存檔。
第四節(jié)辦公事務用品的管理
第十三條辦公事務用品類別規(guī)定如下:
(一)辦公用品(桌椅等)
(二)事務器具(活頁夾、度量衡器具等)
(三)印刷品
(四)紙張(復印紙、傳真紙、打印紙等)
(五)雜物器具(杯子、茶葉等)
(六)辦公自動化用品(計算機、打印機、復印機等)
(七)其它
第十四條辦公事務用品的購發(fā):
(一)辦公事務用品的購發(fā)由各部門在每月1—5日間造好用品需求計劃,由部門負責人簽署后報總經(jīng)理辦公室,總經(jīng)理辦公室根據(jù)實際工作需要有計劃購買、分發(fā)給各部門,由部門負責人簽字領回。低值易耗辦公事務用品可由總經(jīng)理辦公室確定購買。單件價格超過1000元以上的物品必須由總經(jīng)理批準后方可購買。
(二)計劃外辦公事務用品的申請領用,必須經(jīng)公司分管領導與辦公室主任會簽后方可購發(fā)。
(三)公司新聘工作人員辦公用品,總經(jīng)理辦公室根據(jù)部門負責人提供的名單和用品清單,負責為其配齊,以保證新聘人員正常工作。
(四)公司辦公事務用品應建立帳簿,購發(fā)手續(xù)清晰、規(guī)范。
第五節(jié)公務車管理
第十五條公務車的使用范圍主要包括:部門主管級以上領導外出聯(lián)系工作或外地出差接送;接待外賓;接待兄弟單位或有關單位來廠辦事的工作人員;其它人員的緊急和特殊用車。
第十六條車輛調(diào)度由總經(jīng)理辦公室主任負責,駕乘人員憑其簽發(fā)的用車通知單用車。
第十七條申請用車一般應提前一天通知總經(jīng)理辦公室,總經(jīng)理辦公室應嚴格按規(guī)定派車,不得隨意擴大用車范圍;向同一方向的用車,以節(jié)約為本,能合用車的就合用車,不另派車。
第十八條公司的司機應服從調(diào)度,安全駕駛,愛護車輛,文明行車。
第十九條公司在無車或車輛不足時,申請人應依照上述原則向公司總經(jīng)理辦公室提出申請,由總經(jīng)理辦公室與集團公司車隊協(xié)調(diào)派車。
第六節(jié)郵發(fā)管理
第二十條公司總經(jīng)理辦公室負責為各部門收發(fā)信件、郵件。所有公發(fā)信件、郵件都由文書登記、收發(fā)。
第二十一條各部門的報刊訂閱由總經(jīng)理辦公室負責。公費報刊的征訂由各部門負責人上報分管領導,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一報批處理。
第七節(jié)檔案管理
第二十二條檔案管理由公司辦公室文書負責。要認真做好文件收發(fā)、登記、傳閱和歸檔工作,對涉及機密的文件、資料,檔案要做好保密工作,防止泄密。
第二十三條歸檔范圍:
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
第二十四條檔案的借閱與索取:
(一)總經(jīng)理、公司部門負責人借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
(二)公司其它人員需借閱檔案時,需經(jīng)部門主管批準,并辦理借閱手續(xù)。
(三)借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制,一般內(nèi)部檔案由公司總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
第八節(jié)附則
第二十五條本規(guī)定如有未盡事宜或隨公司的發(fā)展,有不適應工作需要的,各部門可提出修改意見,總經(jīng)理辦公室研究并呈請總經(jīng)理批示。
第二十六條本規(guī)定解釋權歸總經(jīng)理辦公室。
第二十七條本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。
辦公室管理條例【2】
第一條 服務規(guī)范
1.儀表:儀表應整潔、大方;
2.用語:在任何場合應用語規(guī)范,語氣溫和,音量適中,嚴禁大聲喧嘩;
3.接待:上班時間辦公室內(nèi)應保證有人接待;
4.電話接聽:接聽電話應及時,一般鈴響不應超過三聲,重要電話作好接聽記錄。
第二條 辦公秩序
1.工作時間內(nèi)不應無故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。
2.應在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔。
3.發(fā)現(xiàn)辦公設備(包括通訊、照明、電腦等)損壞或發(fā)生故障時,應立即向辦公室報修,以便及時解決問題。
第三條 辦公用品物資采購
1.局辦公用品物資的采購,原則上由辦公室統(tǒng)一購買,屬特殊物資經(jīng)辦公室同意,可由申購部門自行購買。
2.物資采購由辦公室指定專人負責,并采取以下方式:
1)定點:局定大型超市進行物品采購。
2)定時:每月月初進行物品采購。
3)定量:動態(tài)調(diào)整,保證常備物資的庫存合理性。
4)特殊物品:選擇多方廠家的產(chǎn)品進行比較,擇優(yōu)選用。
第四條 物資借用
1.凡借用局辦公器材,需填寫物資借用單,并由主管簽字認可;
2.借用物資超時未還的,辦公室有責任督促歸還;
3.借用物資發(fā)生損壞或遺失的,視具體情況照價或折價賠償。
第五條 值班
1.一般以節(jié)假日為值班時間;
2.值班要點:
1)接待、處理未完成工作;
2)處置節(jié)日的突發(fā)、緊急事件;
3)值班人員接打值班電話,應記錄來電時間、單位、授話人、主要內(nèi)容;
4)值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內(nèi)容,提出處理意見;
5)值班人員要按規(guī)定準確填寫值班日志。
3.值班規(guī)定:
1)遵守值班紀律,按時交接班,有事須先請假,以便安排臨時代替人員;
2)值班時堅守崗位,不得聚眾打牌、看電視、嗑睡;
3)在規(guī)定的時間做好防盜、防火等工作;
4)接待來賓外松內(nèi)緊、熱情招呼,具有高度警惕性,善于鑒別來人意圖,要守口如瓶,不能隨便亂說;
5)遇到緊急事件,要冷靜,敢于負責,一方面大膽采取應急措施,以免貽誤;另一方面及時匯報主管領導。
第六條 接待制度
1、公務接待由局辦公室統(tǒng)一扎口管理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排,分管領導負責審批;
2、市內(nèi)公務來客一律實行工作餐制。全局性、綜合性會議由局辦公室統(tǒng)一安排。市外來客本著熱情周到、對口接陪的原則,由相關股室接陪,其他無關股室和人員可以不陪。嚴格控制陪客人數(shù),一般掌握在2—3人;
3、公務接待要嚴格履行事前審批手續(xù),定點接待,辦公室安排不結(jié)帳,財務結(jié)帳不安排,做到安排結(jié)帳兩分離;
4、嚴格控制接待標準和總額。公務接待必須嚴格控制在批準的金額范圍內(nèi),不得突破。一般掌握在每客30元以內(nèi),省以上及外地重要客人掌握在每客50元以內(nèi)。根據(jù)省、市有關規(guī)定,除特殊情況外,中午接待客人一般不安排酒水。晚上接待必須使用酒水的,須到辦公室登記領取,不允許使用酒店酒水。
第七條 車輛管理制度
1、公車由辦公室統(tǒng)一調(diào)度;
2、公車一般只用于公務。嚴禁公車用于婚喪嫁娶、旅游等與公務無關的活動,嚴禁個人利用公車經(jīng)商,嚴禁公車對內(nèi)對外承包經(jīng)營。干部職工因疾病等特殊情況確需使用公車的,應由本單位主要負責人同意;
3、法定休息時間無公務時,公車應在本單位指定地點停放,任何人不得擅自使用;
4、非專職駕駛?cè)藛T不得以任何理由擅自駕駛公車,因工作確需駕駛公車的,必須持有本人的汽車駕駛證照,經(jīng)領導班子集體研究同意,主要負責人簽署意見并建卡登記后報區(qū)紀委監(jiān)察局備案;
5、嚴禁公車借私人使用。公車借給機關事業(yè)單位公務使用,須經(jīng)所在單位主要負責人和值班領導同意,并由辦公室做好相關記錄;
6、駕駛?cè)藛T要經(jīng)常檢查車況,發(fā)現(xiàn)隱患要及時報告和處理,嚴禁車輛帶“病”行駛;
7、車輛正常檢修,應事先報值班領導批準。在行車途中發(fā)生故障應及時修理,并電話報告值班領導;
8、駕駛員在行車時應帶齊證件,自覺遵守交通規(guī)則,嚴禁疲勞駕車、酒后駕車和超速行駛,確保行車安全。因違章受到處罰,由駕駛員本人承擔全部責任;
9、駕駛員應做好公車日常保養(yǎng),保持車輛清潔衛(wèi)生;
10、專職駕駛員不得擅自離崗。因事外出,應向值班領導請假并保持手機暢通。節(jié)假日和其他休息時間公務用車,應隨叫隨到;
11、駕駛員要遵守保密紀律,不得亂發(fā)議論,不得泄露秘密。
第八條 信訪制度
一、建立初訪首辦責任制
1、建立初訪首辦責任制含義
建立初訪首辦責任制,是指對人民群眾第一封來信,第一次*(含電話),以及計生系統(tǒng)各單位反映的情況。按“誰主管誰負責”和分級管理,歸口辦理“的 原則,強化首次辦理責任制度。
2、初信初訪首辦原則
1)、分級歸口,誰主管誰辦理,誰辦理誰負責;
2)、及時、就地解決問題
3)、件件有著落,事事由回音;
4)、疏導矛盾,負責到底,直到息信息訪。
3、初信初訪首辦工作中的職責
局領導干部要認真落實信訪工作領導責任制,及時、妥善處理好工作過程中出現(xiàn)的新的信訪問題。
1)閱批群眾來信。要認真閱批信訪部門和系統(tǒng)工作人員報送的重要信件;對寫給領導干部的群眾來信,要堅持本人閱批。
2)堅持領導接訪。實行領導接待日和重要來訪約談制度;如遇群眾登門*,或深入基層時群眾要求接待的,要盡量安排時間接待;當發(fā)生較大規(guī)模集體*事件時,領導干部要及時趕赴現(xiàn)場,面對面做群眾工作,化解矛盾,盡快平息事宜。
3)抓好分管領域的信訪工作。各股室要把信訪工作問題納入所分管的工作計劃,及時研究和解決信訪問題,積極構筑“黨政齊抓共管、局領導牽頭協(xié)調(diào)、有關股室各負其責”的信訪工作格局,使分管的股室和聯(lián)系的單位今后處理初訪案件質(zhì)量明顯提高,努力創(chuàng)造和實現(xiàn)一般信訪問題不出系統(tǒng),大的問題不出區(qū)的新局面
3、首辦責任追究
有下列情形之一的,按照有關規(guī)定,追究有關責任人的責任:
1)對受理的初信初訪不接待,不辦理(含長時間拖延處理),或?qū)?人態(tài)度生硬粗暴,導致矛盾激化,造成不良影響的;
2)隨意將群眾來信壓著不辦,或?qū)硇艁碓L的緊急情況不予理睬,造成嚴重后果的;
3)自己不能解決,又不向局領導請示報告,或?qū)χ卮笮旁L信息瞞報、遲報和漏報,貽誤處置,造成較大負面影響或損失的;
4)應配合、協(xié)助有關部門、單位和上級機關處理的信訪問題而不予配合、協(xié)助、致使問題遲遲得不到解決的;
5)壓制群眾意見,無視群眾民主權利,甚至對反映問題的信訪人打擊報復,造成后果的;
6)縱容,支持信訪人越級*,致使信訪人尋釁滋事擾亂國家機關辦公秩序的;
7)對部門股室或系統(tǒng)各單位請示的信訪不討論,不處理,延誤問題的解決,造成較大損失或嚴重后果的;
8)對規(guī)模較大的集體*、*、*、局分管領導不出面疏導,放任不管,造成不良影響的;
9)工作不負責任,導致信訪工作責任目標和初信初訪首辦責任目標多項不達標,越級重信重訪過量過大的;
二、信訪人員崗位責任制
1、認真學習黨的路線、方針、政策,努力提高業(yè)務水平;堅決執(zhí)行國家的法律、法規(guī),自覺遵守各項規(guī)章制度。
2、認真受理檢舉、控告及黨員對所受黨紀不服的申訴案件,堅持原則,秉公辦事,敢于同一切違紀違法行為作斗爭。
3、切實做好來信來訪工作的登記、呈批、轉(zhuǎn)辦、催辦、查辦、報結(jié)、統(tǒng)計、歸檔等正常業(yè)務工作。
4、按照分級負責,歸口辦理的原則,認真負責處理各類信訪問題,做到件件有落實,事事有回音。
5、定期綜合分析信訪情況,及時做好信息反饋工作,搞好信訪預測。
6、認真完成領導和上級信訪部門交辦的任務,及時上報處理結(jié)果。
7、嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,不準將來信內(nèi)容向無關人員透露,不得把有關案件查辦情況向外泄漏。
三、信訪登記制度
1、來信要及時拆封,并保持信封、郵戳、郵票、信紙及信內(nèi)其他物件完整無缺。
2、閱信認真,細致,明確重點,抓住中心。
3、用鋼筆(藍黑墨水或碳素墨水)專門登記信訪內(nèi)容及處理情況,做到當日信訪當日閱辦,緊急或重要信訪當日閱辦后迅速分流處理。
4、順序號登記為主,兼顧多種分類,做到科學合理,門類齊全,便于檢索統(tǒng)計。
四、接待來訪制度
1、接待來訪,熱情和藹,態(tài)度誠懇,以禮相待。
2、善于掌握來訪者心理,說話講究藝術,做好筆錄及有關政策、法律、法規(guī)的宣傳工作。
3、對來訪反映的問題,情節(jié)簡單的、政策上有明確規(guī)定的,當面給予答復,及時解決,對情況復雜,案情嚴重的,一時無法解答的問題應說明情況,并組織人員抓緊查處。
4、對于舉報者的過分言行,做到有禮有節(jié),或給予適當?shù)呐u教育。
