h市醫(yī)院檔案管理辦法
市醫(yī)院檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和黨中央、國務院制定的檔案工作原則、方針、政策和上級檔案主管部門的有關規(guī)定,為加強醫(yī)院檔案管理工作,使檔案工作更好地為改革和建設服務,特制定本辦法。
第二條 醫(yī)院檔案是黨、政、工、團以及醫(yī)療、護理、科技、基建、人事、保衛(wèi)、會計等在各項工作活動中形成的,對國家和社會有保存價值的,應當歸檔保存的各種文字、圖表、音像等不同形式的材料,它是全院職工工作實踐的總結和記錄,是醫(yī)院的寶貴財富,也是黨和國家寶貴財富的一部份,每一個職工都有責任維護檔案的完整與安全。
第三條 醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院工作的組成部分,是提高醫(yī)院工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護醫(yī)院歷史真實面貌的一項重要工作。因此,醫(yī)院黨政領導必須切實加強對檔案工作的領導,應有一名院領導分管檔案工作,把檔案工作納入議事日程,列入醫(yī)院建設的發(fā)展規(guī)劃。
第四條 根據(jù)國務院關于'檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家檔案,維護檔案的完整與安全,便于國家各項工作的利用'的決定,醫(yī)院檔案由院檔案室實行集中統(tǒng)一管理,其他部門或個人不準保存檔案,更不準私自損毀檔案材料。
第二章檔案的收集與整理
第五條 醫(yī)院檔案室是收集和保存本院檔案資料的部門,院部及各科凡經(jīng)打字室打印的文件、材料等,必須將1份底和2份正本交檔案室存檔。凡抄寫的文件材料,須同時抄一份送院檔案室存檔。
第六條 各科室形成的文件材料,如年度工作計劃、人才培養(yǎng)、教學計劃和工作總結,必須抄報院辦公室,由院辦公室分別歸檔。
第七條 凡申報某項科研課題或申報某項科技成果者,不論單位和個人,須將上報材料同時交一份完整材料到檔案室。不交材料者按規(guī)定辦公室不予辦理申報手續(xù)(不準任何人給予蓋章)。
第八條 基建圖紙、重要儀器的說明書及安裝圖紙等,均屬檔案、資料的重要組成部份,凡驗收基建工程、機器(儀器)設備安裝時,須同時驗收圖紙、說明書等資料,如果圖紙、資料等檔案材料不全不得驗收,驗收時須有檔案人員參加。
第九條 外出開會、參觀、考察人員,回院后須將文件材料交檔案室登記存檔,拒絕不交者,按有關規(guī)定不報銷差旅費和資料費。
第十條 立卷分工和歸檔
文書檔案由院辦公室負責立卷,于次年上半年(6月底)歸檔;科技檔案由檔案室協(xié)助醫(yī)務科立卷,按科技檔案的形成規(guī)律,辦完一件立一件,隨時歸檔;會計檔案由財務科負責,于次年6月底以前立卷,保管使用一年以后向檔案室移交。
第三章檔案的保管與使用
第十一條 根據(jù)上級檔案部門關于建立綜合檔案室的指示精神和我院目前人員不足的情況,適宜設綜合檔案室,文書檔案、科技檔案、會計檔案均實行統(tǒng)一管理。配備檔案人員2人,由院黨委辦公室主任直接負責領導。
第十二條 查閱檔案必須辦理審批手續(xù)。外單位查閱檔案須持介紹信并經(jīng)分管檔案工作的院領導或辦公室主任批準方可查閱,對本院職工查閱檔案須填寫申請單,經(jīng)辦公室主任或有關領導批準后方可查閱,對與所查問題無關或黨和國家規(guī)定不準個人查閱的案卷不得查閱,摘抄檔案材料必須進行認真核對,對機密文件材料一般不得摘抄。
第十三條 對科技檔案的查閱,為方便科技人員查閱科技檔案,對形成某項技術檔案的個人和科室,對該項科技檔案有優(yōu)先使用權,需要查閱時可免辦查閱審批手續(xù)。
第十四條 檔案一般不得外借,確有特殊情況需要外借時,須經(jīng)本院主要領導簽字批準方可外借,借閱檔案必須嚴格辦理借閱手續(xù),詳細登記卷號、件數(shù)、張數(shù),外借時間一般不得超過10天。最多不得超過20天,交回時要認真核對卷號、件數(shù)、張數(shù),對差錯缺份少頁或丟失者,要及時查清原因,并向單位領導和有關部門反映,以便查找。
第十五條 為確保檔案的安全,本院檔案室可為本院職工代管私人所有的機密檔案材料。
第十六條 普洱市人民醫(yī)院檔案庫房管理制度
一、檔案庫房只作檔案存放保管之用,不得兼做其他用途。庫房、辦公室和閱卷室應分開。
二、庫房內(nèi)檔案的存放、管理要規(guī)范,密級架統(tǒng)一編號,案卷上架排列合理、科學、整齊。檔案存放位置確定后,不得輕易變動。
三、檔案庫房應堅固適用,具有防火、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防光、防潮等設施。
四、每日測試和檢查溫度、濕度,掌握其變化規(guī)律,采取積極有效措施做好溫、濕度的調(diào)控工作。庫房內(nèi)溫度應控制在14-24℃內(nèi),相對濕度控制在45-65%。
五、借出檔案應及時收回存放原處。檔案人員對庫存檔案進行定期檢查,發(fā)現(xiàn)丟失、破損、褪變等問題應及時搶救、修補、復制或作其他技術處理。
六、未經(jīng)批準,非檔案人員不得進入庫房。不準在庫房內(nèi)吸煙,維護庫房安全。
第四章檔案管理人員的職責
第十七條 檔案管理人員必須以*理論和'****'重要思想為指導,認真落實科學發(fā)展觀,貫徹執(zhí)行檔案工作的原則、法規(guī)和法律,維護檔案的歷史真實面貌。
第十八條 必須忠于黨和國家的檔案事業(yè),刻苦鉆研檔案專業(yè)理論和專業(yè)知識,積極參加檔案工作理論研究,探索新理論,開展新技術,不斷提高業(yè)務能力和技術水平,努力為檔案事業(yè)貢獻力量。
第十九條 檔案人員必須積極做好檔案材料的收集和整理工作,做好歸檔的宣傳工作,提高職工對檔案材料歸檔重要性的認識,增強材料歸檔的自覺性,做到寧多勿漏的收集材料,同時要做好鑒定、整理和保管工作,為提供利用打好基礎,協(xié)助有關人員做好檔案立卷工作。
第二十條 檔案人員必須堅持檔案為改革和建設服務的方向,積極熱情地提供利用,要正確處理好管理與利用的關系,既要管好,又要利用好,既要堅持原則,又要方便利用,既要為內(nèi)部服務,也要為社會服務,要最大限度的發(fā)揮檔案憑證和查考作用,做好檔案登統(tǒng)利用的信息反饋工作。
第二十一條 檔案人員必須隨時提高警惕,認真做好檔案的安全和保密工作,檔案工作既是服務性工作,又是政治性、機要性很強的工作,檔案管理人員必須嚴格遵守保密紀律,增強保密意識,做好保密工作,嚴防泄失密事件的發(fā)生,以維護檔案的完整與安全。
第二十二條 檔案管理人員必須按規(guī)定向指定的檔案館移交應移交的檔案,同時接收應接收的檔案,在交接檔案時,嚴格辦理交接手續(xù),做好登統(tǒng)工作,嚴防差錯事故的發(fā)生。
第五章獎懲
第二十三條 對不執(zhí)行國家規(guī)定,不按期立卷、移交檔案者,無論科室或個人,應給予適當?shù)呐u和教育,并令其限期改正,經(jīng)教育仍不改者,應給予必要的經(jīng)濟懲罰。
>
