某學(xué)?；ㄌ幓üこ虣n案管理辦法
學(xué)校基建處關(guān)于基建工程檔案管理的辦法(暫行)
基建工程檔案管理是基建管理工作的重要內(nèi)容。基建工程檔案是學(xué)校綜合檔案的重要組成部分,是今后進(jìn)行基建工作和學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)。
基建部門(mén)檔案室業(yè)務(wù)上受學(xué)校綜合檔案室的指導(dǎo),按規(guī)定向校檔案室及**市城建檔案館移交完整的檔案材料。
一、基建類檔案是指學(xué)校的基建項(xiàng)目從醞釀、決策到建成交付使用以及改建、擴(kuò)建、抗震、加固、維修等項(xiàng)目的全過(guò)程中形成的、對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。
二、歸檔的基建材料,是國(guó)家的寶貴財(cái)富,是建設(shè)學(xué)校的歷史記錄,所有的工程技術(shù)人員,都有為建檔、歸檔完善檔案提供資料的義務(wù)。
三、各科室把檔案資料的收集、整理、移交工作列進(jìn)職責(zé)范圍,有專人負(fù)責(zé),作為年終業(yè)績(jī)考核內(nèi)容之一。
四、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守崗位責(zé)任制,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),掌握專業(yè)知識(shí),充分利用微機(jī)管理,保證檔案管理工作有序、高效進(jìn)行。
五、歸檔的綜合管理文件:
1)上級(jí)有關(guān)基建工作的文件。
2)基建工作規(guī)章制度。
3)基建工作計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、大事記。
4)基建工作總體規(guī)劃。
5)基建工作年度、季度總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
6)基建工程財(cái)務(wù)預(yù)決算和上級(jí)批復(fù)。
7)全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖。
8)水、電、氣管道分布圖。
9)地質(zhì)勘察、地形測(cè)量材料。
10)綜合性征地文件材料。
11)設(shè)計(jì)院所、室形成的文件材料。
六、歸檔的工程竣工檔案的內(nèi)容
(一) 工程前期及竣工文件材料
1)可行性研究:項(xiàng)目建議書(shū)及上級(jí)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)。
2)計(jì)劃任務(wù)書(shū)及批復(fù)。
3)工程項(xiàng)目申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件。
4)征地審批文件(包括拆遷、補(bǔ)償?shù)任募?。
5)規(guī)劃定點(diǎn)文件(包括建筑紅線圖和道路紅線圖)。
6)工程文字審批(附方案圖)文件。
7)設(shè)計(jì)文件:初步設(shè)計(jì),技術(shù)設(shè)計(jì),施工圖設(shè)計(jì),技術(shù)秘密材料,專利文件,設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū),關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗(yàn),總體規(guī)劃設(shè)計(jì),設(shè)計(jì)評(píng)價(jià),鑒定及審批。
8)建筑設(shè)計(jì)的環(huán)保、消防、防疫等審批文件。
9)規(guī)劃許可證。
10)開(kāi)工報(bào)告表。
11)準(zhǔn)予開(kāi)工通知書(shū)。
12)委托監(jiān)督、工程質(zhì)量監(jiān)督員通知書(shū)。
13)承發(fā)包合同或施工合同、協(xié)議書(shū)、招標(biāo)、投標(biāo)、決標(biāo)、租賃等到文件、合同會(huì)簽單、水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書(shū)。
14)與工程有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要(貫穿全過(guò)程)。
15)工程地質(zhì)和水文地質(zhì)勘察報(bào)告。
16)預(yù)決算書(shū)及審計(jì)文件。
17)竣工報(bào)告、及工程竣工驗(yàn)收證明書(shū)、質(zhì)量評(píng)審材料、驗(yàn)收會(huì)議決議文件等。
(二) 各種建筑材料合格證、施工試驗(yàn)報(bào)告。
1)鋼材出廠合格證及檢驗(yàn)報(bào)告(鋼筋及型鋼)。
2)鋼材焊接檢驗(yàn)報(bào)告及焊條合格證、焊工操作證。
3)水泥出廠合格證及復(fù)驗(yàn)報(bào)告。
4)磚、砂、石出廠合格證及檢驗(yàn)報(bào)告(含保溫材料合格證)、 準(zhǔn)用證。
5)防水材料合格證及試驗(yàn)報(bào)告。
6)構(gòu)件出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告。
7)外加劑。
8)采暖衛(wèi)生與煤氣工程、設(shè)備出廠合格證、準(zhǔn)用證。
9)電氣工程材料、設(shè)備出廠合格證、準(zhǔn)用證。
10)通風(fēng)與空調(diào)工程材料、設(shè)備出廠合格證、準(zhǔn)用證。
11)土壤試驗(yàn)。
12)砂漿配合比及抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告。
13)混凝土配合比及抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告。
14)現(xiàn)場(chǎng)預(yù)應(yīng)力混凝土試驗(yàn)。
15)其他。
(三) 工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、設(shè)計(jì)變更、圖紙會(huì)審紀(jì)要、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)、安全措施、施工工藝、定位放線、基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)驗(yàn)收、施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
1)圖紙會(huì)審。
2)設(shè)計(jì)變更。
3)定位放線。
4)基礎(chǔ)驗(yàn)收。
5)結(jié)構(gòu)驗(yàn)收。
6)地基釬探。
7)樁基施工記錄。
8)結(jié)構(gòu)吊裝、預(yù)制混凝土、樓板安裝記錄。
9)現(xiàn)場(chǎng)預(yù)應(yīng)力施工記錄。
10)沉降觀測(cè)記錄。
11)施工測(cè)溫記錄。
12)施工放線測(cè)量記錄。
13)通風(fēng)道、垃圾道暢通記錄。
14)質(zhì)量事故處理記錄。
15)地基隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
16)基礎(chǔ)隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
17)主體隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
18)樓地面隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
19)屋面隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
20)采暖衛(wèi)生與煤氣隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
21)電氣隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
22)通風(fēng)與空調(diào)隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
23)電梯安裝隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
24)工程分項(xiàng)使用功能檢測(cè)記錄 ,包括內(nèi)容分四個(gè)方面共13項(xiàng):
煙道、樓板堵孔情況檢查記錄。
地漏安裝、廁所、衛(wèi)生間、陽(yáng)臺(tái)地面坡向及滲漏情況檢查記錄。
卷材屋面防水施工檢查記錄。
給水(采暖)管道通水試驗(yàn)記錄。
(排水)管道通水試驗(yàn)記錄。
(排水)管道灌水(雨水)靜壓試驗(yàn)記錄。
散熱器組裝后壓力試驗(yàn)記錄。
給水(采暖)管道系統(tǒng)壓力試驗(yàn)記錄。
照明線路絕緣電阻測(cè)試記錄。
普通電氣設(shè)備安裝動(dòng)態(tài)檢查記錄。
防雷及電器設(shè)備接地電阻測(cè)試驗(yàn)收記錄。
防水工程滲漏試驗(yàn)記錄表。
管道通球檢驗(yàn)記錄。
(四)單位工程分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表
1)單位工程質(zhì)量評(píng)定表(綜合評(píng)定表)。
2)單位工程分部質(zhì)量評(píng)定匯總表。
3)保
證項(xiàng)目技術(shù)資料核查表。
4)單位工程觀感質(zhì)量評(píng)定表。
5)地基與基礎(chǔ)工程質(zhì)量評(píng)定表(分部及分項(xiàng))。
6)主體工程質(zhì)量評(píng)定表(分部及分項(xiàng))。
7)地面與樓面工程質(zhì)量評(píng)定表(分部及分項(xiàng))。
8)門(mén)窗工程質(zhì)量評(píng)定表(分部及分項(xiàng))。
9)裝飾工程質(zhì)量評(píng)定表(分部及分項(xiàng))。
10)屋面工程質(zhì)量評(píng)定表(分部及分項(xiàng))。
11)采暖衛(wèi)生與煤氣工程質(zhì)量評(píng)定表(分部及分項(xiàng))。
12)電氣工程質(zhì)量評(píng)定表(分部及分項(xiàng))。
13)通風(fēng)與空調(diào)工程工程質(zhì)量評(píng)定表(分部及分項(xiàng))。
14)電梯安裝工程質(zhì)量評(píng)定表(分部及分項(xiàng))
(五) 竣工圖
1)建筑竣工圖。
2)結(jié)構(gòu)竣工圖。
3)給排水竣工圖。
4)采暖竣工圖。
5)電氣竣工圖。
6)通風(fēng)與空調(diào)竣工圖
(六) 與工程有關(guān)的各種聲像材料(注明文字說(shuō)明、工程名稱、地點(diǎn)、時(shí)間、施工部位等)及其他材料。
七、資料的移交工作必須建立健全手續(xù),資料的名稱、份數(shù)、頁(yè)數(shù)登記造冊(cè),移交時(shí)填寫(xiě)移交表,一式兩份,雙方簽字。重要材料移交表須經(jīng)移交部門(mén)科長(zhǎng)審核簽字確認(rèn)。各科室及檔案室分別保管備查。
1、單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后,三個(gè)月內(nèi)由工地代表將該項(xiàng)工程的檔案材料移交給檔案室,由檔案室按規(guī)定組卷,上交校檔案室和上級(jí)檔案館。
2、其他應(yīng)歸檔的資料,必須及時(shí)移交,全部資料要在下年度的一月十五日前移交給檔案室。
3、歸檔資料必須是原件,使用復(fù)印件必須注明原件存放地點(diǎn),一般工程前期及竣工圖歸檔兩份,其他一份,重要工程應(yīng)在施工前確定歸檔份數(shù),一般歸檔兩份以上。
4、歸檔材料移交要全面及時(shí),負(fù)責(zé)移交人員應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行檢查,做到內(nèi)容真實(shí)、無(wú)遺漏,單項(xiàng)工程各工地代表負(fù)責(zé)對(duì)由施工單位移交的材料依照前歸檔內(nèi)容進(jìn)行檢查。
5、竣工圖必須使用新藍(lán)圖繪制,按規(guī)定加蓋“竣工圖”標(biāo)志,并如實(shí)填寫(xiě)內(nèi)容。
6、歸檔材料必須字跡清晰端正,圖紙清楚,紙張優(yōu)良,書(shū)寫(xiě)一律用碳素墨水,以利長(zhǎng)久保存。
7、檔案管理人員按規(guī)定對(duì)所收集的檔案資料進(jìn)行排列、組卷、編目、裝訂。向上級(jí)檔案室部門(mén)移交的文件,如在日常工作中有查閱利用價(jià)值,檔案室應(yīng)復(fù)印存留,以提高利用率。
8、校內(nèi)外單位或個(gè)人,查閱檔案資料時(shí),須經(jīng)科長(zhǎng)以上領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱相關(guān)資料,檔案室作好查閱記錄。
9、查閱利用檔案,一般在檔案室內(nèi)進(jìn)行,歸檔資料一般不外借。確須借出時(shí),須經(jīng)科以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可辦理借出手續(xù),并規(guī)定三日內(nèi)歸還,檔案室作好借閱登記(注明借閱人姓名、單位、聯(lián)系電話等)。
10、對(duì)所借檔案資料,要妥善保護(hù),不得轉(zhuǎn)借、不得拆卷、抽頁(yè)、剪裁、涂改、眉批、污損,借閱期間發(fā)生的一切問(wèn)題由借閱人負(fù)責(zé)。
11、對(duì)借還的檔案資料,檔案管理人員要進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)、檢查和驗(yàn)收,無(wú)誤后方可歸檔,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)查明原因,上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。
12、對(duì)過(guò)期不還者,檔案室人員有責(zé)任催還,對(duì)故意不還者,應(yīng)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)加以解決。
13、按有關(guān)規(guī)定確定檔案資料密級(jí)及保管期限,經(jīng)鑒定需銷毀的檔案資料,必須編造銷毀清冊(cè),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。
14、檔案室要作好防盜、防火、防蟲(chóng)、防曬、防鼠、防塵、防霉、防有害氣體等“八防”工作,嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。
15、存放檔案櫥俱排列合理整齊,并保持清潔衛(wèi)生。
16、對(duì)保管的全部資料,每半年進(jìn)行一次清點(diǎn)核對(duì),發(fā)現(xiàn)破損檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。
17、檔案室有關(guān)人員應(yīng)經(jīng)常檢查和清除可能發(fā)生事故的隱患。
18、檔案管理人員在調(diào)換工作時(shí),對(duì)所管檔案要辦理交接手續(xù),離職后對(duì)需保密材料內(nèi)容不得泄露。
19、檔案管理人員應(yīng)對(duì)在冊(cè)檔案資料按一定題目選材、加工、排列、組合編制各種參考資料,提高檔案工作管理水平。
