物業(yè)公司電子郵件管理辦法二
物業(yè)公司電子郵件管理辦法(二)
一、規(guī)范目的:高效規(guī)范的傳遞信息,盡快實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化
二、適用范圍:公司所有電子郵件及其傳遞和存檔
三、內(nèi)容:
1、郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題,主題要求簡(jiǎn)明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未及時(shí)閱讀或批復(fù)而造成的后果及責(zé)任,由郵件發(fā)送者按公司制度承擔(dān)。
2、發(fā)送郵件時(shí),發(fā)送者應(yīng)在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期,如果有說(shuō)明的簡(jiǎn)短文字,也應(yīng)在電子郵件正文中寫清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過(guò)一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。
4、對(duì)于請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)、文件、討論稿等征求意見性質(zhì)的郵件,被征求意見或被請(qǐng)示者為收件人,其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。收件人應(yīng)及時(shí)答復(fù)發(fā)件人,被抄送人可不答復(fù)。
5、所有部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件,以便及時(shí)閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時(shí)而導(dǎo)致未能按通知要求參加會(huì)議、未能按要求完成公司安排的各項(xiàng)工作任務(wù)等,按公司制度追究其相應(yīng)責(zé)任。
6、凡是沒有正式定稿的文件,報(bào)告、表格等一般情況不得打印。
7、為了減輕公司郵件的負(fù)荷,工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無(wú)關(guān)的郵件。
8、公司總辦應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助職員對(duì)電子郵件進(jìn)行檔案管理,作為部門用戶應(yīng)指定一文件管理員負(fù)責(zé)文件收發(fā)及傳遞信息,并報(bào)總辦備案。
四、郵箱管理
1、總辦負(fù)責(zé)按公司部門及崗位設(shè)置建立相應(yīng)的郵箱。
2、郵箱使用者應(yīng)保護(hù)好郵箱密碼,如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露,請(qǐng)及時(shí)做出更改申請(qǐng)。
3、如果沒有得到授權(quán),不能查看他人郵箱內(nèi)容。
