四季花城小區(qū)檔案管理辦法

發(fā)布時間：2023-08-29 15:50:10 查看人數(shù)：35

四季花城小區(qū)檔案管理辦法

花城小區(qū)檔案管理辦法

1建筑物檔案的管理:

⑴物業(yè)檔案:是在工程建設(shè)及管理、服務(wù)過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的有關(guān)圖紙、圖表、文字、照片、影像、錄音等文件材料的總稱。它是工程的重要資產(chǎn);是歷史的原始的真實記錄;是物業(yè)管理服務(wù)的重要依據(jù)。建立物業(yè)檔案,是物業(yè)管理單位實現(xiàn)物業(yè)規(guī)范化和現(xiàn)代化管理的手段,是提高綜合管理能力的基礎(chǔ)。物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物檔案、業(yè)主及住用戶檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財務(wù)會計檔案等。

⑵建立檔案管理制度:按照社會檔案行政管理的要求和質(zhì)量管理體系文件標(biāo)準(zhǔn),建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準(zhǔn)則和依據(jù),物業(yè)檔案管理制度主要有:對機構(gòu)部門管理人員職責(zé)的規(guī)定;對管理工作程序的規(guī)定;對檔案相關(guān)責(zé)任部門的規(guī)定;對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標(biāo)準(zhǔn);對違反制度的處罰規(guī)定等。

⑶確定檔案的內(nèi)容

①建筑物原始檔案:建筑物原始檔案是指物業(yè)管理單位在接管物業(yè)管理時,從發(fā)展商手中接收的在工程建設(shè)施工過程中形成的工程檔案,主要指竣工驗收資料、房屋單體竣工圖,具體內(nèi)容請見下表:

序號資料名稱移交單位移交人接收單位接收人資料編號

一產(chǎn)權(quán)資料

1項目批準(zhǔn)文件

2用地批準(zhǔn)文件

3建筑執(zhí)照

二技術(shù)資料

1竣工圖--總平面圖

2建筑圖--建筑圖

3結(jié)構(gòu)圖--結(jié)構(gòu)圖

4附屬工程及隱蔽管的全套圖紙

5地質(zhì)勘察報告

6工程預(yù)決算分項單

7圖紙會審記錄

8工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

9隱蔽工程驗收記錄

10沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖

三竣工驗收證明書

1太倉市基建工程竣工驗收書

2太倉市建筑消防驗收合格證

3電話工程竣工驗收證書

4鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

5新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

6水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗合格證書

7砂漿、混凝土試塊試壓報告

8供水、供暖管道的試壓報告

9如需物業(yè)公司臨時代管的設(shè)備,開發(fā)商還需提供:水泵、配電柜變壓器、住戶對講系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)等設(shè)備的訂購合同、驗收證書、產(chǎn)品證書、產(chǎn)品說明書、竣工圖紙等

四房屋使用資料

1房屋產(chǎn)權(quán)資料

各用戶業(yè)主名單、地址、電話清單

建筑面積計算書

五供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時代管的,竣工驗收后加辦以下協(xié)議及證書(太倉市各部門頒發(fā)的常規(guī)證書)

1供用電協(xié)議書

2用電許可證

3委托銀行代收電費合同書

4變壓器報停申請表

5用水申請審批表

6月供水計劃報告單

②建筑物維護、改造檔案:建筑物維護、改造檔案是物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對所管物業(yè)建筑本體(或稱物業(yè)公共設(shè)施及公共部分)進行維護、改造的有關(guān)資料:

a)維護改造申請表及批準(zhǔn)文件

b)維護改造工程施工許可證

c)維護改造方案

d)維護改造工程合同

e)維護改造工程預(yù)算書及批準(zhǔn)文件

f)維護改造工程施工技術(shù)文件(按城建檔案管理部門制定的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

g)維護改造工程驗收證明書

h)維護改造工程結(jié)算(核算)表

i)各設(shè)備及工程使用維護說明書

j)各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有)

k)維護改造工程施工設(shè)計圖及竣工圖

③用戶裝修、改造工程檔案: 用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料,一般內(nèi)容如下。

a)裝修、改造申請表及審查意見

b)裝修設(shè)計圖

c)裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料

d)完工后的驗收意見

④檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交:檔案的收集、接收、整理和移交是檔案管理工作的基礎(chǔ)。物業(yè)管理檔案員應(yīng)從項目接管開始便收集應(yīng)歸檔的各類文件資料并進行驗收、整理、組織移交等工作,確保檔案材料完整、真實、規(guī)范和及時歸檔。檔案的收集、接收工作應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔內(nèi)容的規(guī)定進行,對于缺項少件要有明確的記錄,并提出追繳和補制的要求。對所收集、接收的檔案要嚴(yán)格核實材料的真實性,原始性;對于檔案中規(guī)定為復(fù)印件的材料接受時應(yīng)嚴(yán)格與原始材料核對,核實后的材料應(yīng)有明確的注明。根據(jù)檔案材料來源渠道眾多的情況,按以下的職責(zé)分工負(fù)責(zé)收集、接收:

(a)工程技術(shù)主管負(fù)責(zé)收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料;

(b)安保主管負(fù)責(zé)收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;

(c)辦公文員負(fù)責(zé)收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動檔案;

(d)其他檔案資料和維修、巡視、運行及服務(wù)活動記錄分別由各職能單位負(fù)責(zé)收集。

收集來的上述檔案資料應(yīng)及時送交檔案室(根據(jù)不同情況制定各種資料送交的時間,但每周應(yīng)確定一天為各部門與檔案室移交檔案的時間)。對于收集、接收上來的檔案,檔案室應(yīng)進行驗定、簽收并進行整理、分類、編目及著錄。其用紙(或載體)、用墨、記錄書寫的字體和符號均應(yīng)符合國家及太倉市檔案行政管理部門制定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。

(4)業(yè)主與住用戶檔案的管理

①建立檔案管理制度:按照社會檔案行政管理的要求和質(zhì)量體系文件標(biāo)準(zhǔn),建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準(zhǔn)則和依據(jù),主要有:對檔案管理機構(gòu)和責(zé)任部門的規(guī)定,對機構(gòu)部門管理人員職責(zé)的規(guī)定;對管理工作程序的規(guī)定;對檔案相關(guān)責(zé)任部門的規(guī)定;對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標(biāo)準(zhǔn);對違反制度的處罰規(guī)定等。

②業(yè)主及住用戶檔案的內(nèi)容:業(yè)主及住用戶檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關(guān)各業(yè)主及住用戶的文件材料和信息,主要包括:

(a)業(yè)主登記表

(b)業(yè)主身份證、暫住證(復(fù)印件)

(c)業(yè)主家庭成員登記表

(d)買房合同及公證書(復(fù)印件

)

(e)房屋使用、管理、維修公約

(f)業(yè)主物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明書(復(fù)印件)

(g)租賃合同及公證書(復(fù)印件)

(h)租住人員登記表

(i)業(yè)主物業(yè)面積查丈書(復(fù)印件)

(j)其他需要業(yè)主及住用戶提供的材料