萬科物業(yè)顧問項目監(jiān)察期管理辦法

發(fā)布時間：2023-08-18 16:30:06 查看人數(shù)：59

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vk物業(yè)顧問項目監(jiān)察期管理辦法

1.目的:

保證監(jiān)察期審核的效果,維護公司的顧問服務品牌。

2.范圍:

適用于公司承接的顧問項目。

3.職責:

部門/崗位工作內(nèi)容

品質(zhì)部負責監(jiān)察期審核工作的總體安排。

顧問經(jīng)營部審核的協(xié)調(diào)配合;

每年制作《顧問監(jiān)察審核節(jié)點計劃表》及項目信息提交品質(zhì)管理部。

監(jiān)察審核人負責現(xiàn)場審核及報告編制。

4.方法和過程:

4.1審核工作安排

4.1.1顧問項目人員撤出顧問項目后,顧問經(jīng)營部收集委托方公司的項目進展、組織架構(gòu)、主要負責人變動等相關(guān)信息,以及委托方對監(jiān)察期間監(jiān)督審核的時間安排、人員要求、監(jiān)督審核次數(shù)、監(jiān)督審核要求等事項。現(xiàn)場顧問期結(jié)束后一周內(nèi),顧問經(jīng)營部根據(jù)以上信息內(nèi)容調(diào)整《顧問監(jiān)察審核節(jié)點計劃表》經(jīng)部門經(jīng)理審批后發(fā)品質(zhì)管理部備案。

4.1.2由品質(zhì)管理部編制《顧問監(jiān)察審核工作計劃表》,經(jīng)分管領(lǐng)導審批后,安排顧問監(jiān)察期內(nèi)的監(jiān)督審核工作,顧問經(jīng)營部協(xié)助品質(zhì)管理部開展該項工作。

4.1.3品質(zhì)管理部按審核計劃,于審核前三天組織審核人員召開審核工作準備會,由顧問經(jīng)營部詳細介紹被審核方的基本情況、審核注意事項等內(nèi)容。

4.1.4審核小組成員在專業(yè)方面應能相互補充,顧問經(jīng)營部有責任對審核小組成員組成提出建議,第一次審核的小組成員中需有一名了解項目情況的人員參加。原則上,第一次審核的小組成員須有一名原顧問項目人員,最后一次審核須由公司總助及以上人員帶隊前往。

4.2審核前的注意事項

4.2.1審核小組成員審核前應了解當?shù)胤ㄒ?guī),查閱現(xiàn)場顧問期間的工作報告以及上次監(jiān)督審核報告,編制完善審核檢查表。

4.3審核流程及注意事項

4.3.1審核首次會議:介紹審核組成員、審核目的、審核方式、審核計劃、確定現(xiàn)場對接人。

4.3.2審核:驗證上次整改事項落實情況,通過查閱文件、現(xiàn)場提問和現(xiàn)場查核的方式進行,對發(fā)現(xiàn)的問題予以錄或拍照,及時與現(xiàn)場陪同人員口頭溝通和確認,審核證據(jù)要求清晰明確。

4.3.3審核中應遵守委托方管理制度,保守委托方商業(yè)機密,遇委托方不便提供的資料或不便開放的處所不必強求,審核報告中說明由于委托方原因未能進行即可。對于存在的問題從產(chǎn)生的原因及可能帶來的后果進行分析,并提出改進的建議。對于不同意見避免現(xiàn)場爭執(zhí),在末次會議前可與委托方負責人先口頭溝通,對過于敏感問題可不體現(xiàn)在書面報告中。

4.3.4末次會議以pp形式編制審核結(jié)果匯報,內(nèi)容包括:

1)上次整改措施落實情況;

2)本次現(xiàn)場審核情況及改進建議;

3)現(xiàn)場問題點不同意見探討;

4)對委托方工作配合的感謝。

4.3.5顧問監(jiān)督著重審核公司整體運作及體系、制度與流程運行等狀況,并針對性的提出建議,避免過分關(guān)注細節(jié)。審核完畢后五個工作日內(nèi)審核人員和顧問經(jīng)營部溝通后完成《監(jiān)督審核報告》,經(jīng)品質(zhì)管理部審批后提交委托方。

4.3.6最后一次監(jiān)督審核內(nèi)容:除基本內(nèi)容外,審核前應與委托方溝通確定審核的關(guān)注要點,編制針對性的審核檢查表;現(xiàn)場審核時應對歷次審核提出的問題進行跟進驗證,并提出后續(xù)的解決方案;對委托方項目、物業(yè)公司整體運行情況進行評價和提出建議。

4.3.7最后一次監(jiān)督審核末次會上,公司帶隊領(lǐng)導應向委托方表達今后保持聯(lián)系、相互支持的友好愿望,并聽取委托方關(guān)于今后持續(xù)合作的想法。

4.3.8監(jiān)督審核基本內(nèi)容:

分類審核內(nèi)容要素描述

管理目標部門目標清晰量化

實施方案各級人員了解,業(yè)務流程支持,有考核方案

管理體系組織架構(gòu)結(jié)構(gòu)合理,責權(quán)明確、人員配置適當

崗位職責內(nèi)容清晰、職責明確,涵蓋所有業(yè)務

流程制度各項體系制度健全,可操作性強

人力資源員工素質(zhì)滿足任職要求,具有發(fā)展?jié)摿?/p>

員工培訓培訓制度健全,培訓資源充足,培訓內(nèi)容合理,培訓效果定期評估

員工激勵薪酬體系合理,激勵方式有效,員工滿意度高

管理效果顧客滿意單項及整體滿意度高