第1篇 房地產(chǎn)公司合同管理實(shí)施辦法
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司合同管理實(shí)施辦法
第一章 總則
第二章 合同簽定前的調(diào)查、論證
第三章 合同的審核、簽定
第四章 合同的變更、解除
第五章 合同糾紛的處理
第六章 附則
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司合同的簽定及管理工作,保證公司有序運(yùn)作,制定本辦法。
第二條 公司實(shí)行合同先行原則。在簽定正式合同前,應(yīng)先對(duì)擬簽定的合同進(jìn)行調(diào)查、論證,并形成合同草本,在經(jīng)過(guò)本辦法規(guī)定的審核程序后,方可正式簽定。
第三條 合同簽定遵循部門負(fù)責(zé)、法務(wù)部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)的程序。
第四條 合同的審核、簽定、履行、變更、解除應(yīng)當(dāng)形成書(shū)面材料。
第二章合同簽定前的調(diào)查、論證
第五條 需要簽定合同時(shí),由擬簽定合同的部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行簽約前的調(diào)查、論證、談判等準(zhǔn)備工作。必要時(shí),法務(wù)部人員可參與合同簽定的前期工作。
第六條在簽定合同前,具體負(fù)責(zé)人應(yīng)充分調(diào)查市場(chǎng)行情、了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供求關(guān)系、行業(yè)慣例,并就擬簽定的合同在技術(shù)上、專業(yè)上的可行性進(jìn)行論證。
合同的條款一般分為技術(shù)條款、經(jīng)濟(jì)條款、法律條款。涉及工程技術(shù)等方面的事項(xiàng)訂立的合同,工程部門技術(shù)人員應(yīng)對(duì)合同的技術(shù)條款負(fù)責(zé);涉及工程費(fèi)用等方面的事項(xiàng)訂立的合同,財(cái)務(wù)、費(fèi)控部門人員應(yīng)對(duì)合同的經(jīng)濟(jì)條款負(fù)責(zé);涉及工程法律方面的問(wèn)題,法務(wù)人員應(yīng)對(duì)合同的法律條款負(fù)責(zé)。
第七條 合同簽定前的調(diào)查、論證、談判等工作主要以擬簽定合同的部門牽頭負(fù)責(zé),其他部門予以配合。
第八條 調(diào)查、論證、談判等工作結(jié)束后,由具體負(fù)責(zé)人將擬簽定合同的草本及相關(guān)背景資料報(bào)送公司,由總經(jīng)理根據(jù)具體情況安排法務(wù)人員審核,或組織相關(guān)部門評(píng)審,或直接簽定。
第三章合同的審核、簽定
第九條 合同簽定實(shí)行簽字負(fù)責(zé)制度。
第十條 擬簽定合同時(shí),具體負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫簽約申請(qǐng)單,并將擬簽定的合同草本及本辦法第十二條規(guī)定的資料,交法務(wù)處審核,法務(wù)人員審核簽字后,報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。
合同審核涉及財(cái)務(wù)問(wèn)題的,總經(jīng)理可要求財(cái)務(wù)人員參與合同的審核。
第十一條 合同審核、簽定中應(yīng)注意以下事項(xiàng):
(一)簽約各方的名稱、地址、聯(lián)系人及方法;
1、名稱規(guī)范。合同文本上應(yīng)使用公司的法定名稱(不能用簡(jiǎn)稱):成都**房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司;
2、名稱前后一致;
3、對(duì)方單位的地址、聯(lián)系電話、郵政編碼;
4、對(duì)方主體資格的信息概況。主要包括:單位名稱及營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證、許可證、自然人身份證復(fù)印件;
5、對(duì)方單位經(jīng)辦人身份證復(fù)印件、對(duì)方單位蓋章的授權(quán)委托書(shū)及經(jīng)辦人的聯(lián)系電話;
(二)合同標(biāo)的。如產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等;
(三)質(zhì)量及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求。如產(chǎn)品的生產(chǎn)廠、品牌及圖片(照片)、樣品(樣板)等技術(shù)資料;
(四)價(jià)款或報(bào)酬;
(五)履約期限、地點(diǎn)、方式。如交貨時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款時(shí)間、付款方式及付款條件等;
(六)違約責(zé)任的約定;
(七)解決爭(zhēng)議的辦法;
(八)合同生效約定;
(九)合同編號(hào)及簽定時(shí)間(注明合同簽定的具體日期)。
第十二條 擬簽定合同的具體負(fù)責(zé)人,在簽定合同前,應(yīng)向公司報(bào)送下列資料的復(fù)印件:
(一)對(duì)方單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證、許可證復(fù)印件、自然人身份證復(fù)印件等主體資格信息情況的資料;
(二)對(duì)方單位經(jīng)辦人身份證復(fù)印件、對(duì)方單位蓋章的授權(quán)委托書(shū);
(三)擬簽定的合同有樣品(樣板)、圖片(照片)的,應(yīng)將樣品(樣板)、圖片(照片)等交公司存檔;
(四)擬簽定的合同附有圖紙資料的,應(yīng)同時(shí)報(bào)送公司。
第十三條 合同審核中,各部門應(yīng)密切配合,在各自的專業(yè)范圍內(nèi),就合同的簽定進(jìn)行解釋、說(shuō)明、提出意見(jiàn)或建議,并在相關(guān)文件上簽字確認(rèn)。
第十四條 總經(jīng)理批準(zhǔn)簽定正式合同后,由具體負(fù)責(zé)人代表公司與對(duì)方簽定正式合同。
擬簽定的合同有政府推行的示范文本者,可直接采用示范文本,或參照示范文本進(jìn)行擬訂。
第十五條 合同簽定完畢后,應(yīng)將合同及相關(guān)審核單等資料交檔案室存檔備查并將合同復(fù)印件交法務(wù)部一份。
第四章 合同的變更、解除
第十六條 合同履行過(guò)程中,需要變更原合同約定內(nèi)容或解除合同的,由具體負(fù)責(zé)人提出相關(guān)變更申請(qǐng),依照本辦法第三條、第十條規(guī)定的合同審核、簽定程序進(jìn)行辦理。
第十七條 合同變更或解除應(yīng)當(dāng)達(dá)成書(shū)面協(xié)議,簽定完成后應(yīng)及時(shí)歸檔備查并將形成的書(shū)面協(xié)議復(fù)印件交法務(wù)部一份。
第五章 合同糾紛的處理
第十八條 合同履行過(guò)程中如產(chǎn)生糾紛,相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司。公司根據(jù)糾紛情況,可責(zé)成相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)同法務(wù)部人員負(fù)責(zé)糾紛處理工作。涉及訴訟或仲裁的,由法務(wù)部配合顧問(wèn)律師進(jìn)行處理。
第十九條 合同糾紛的處理應(yīng)互相配合、積極協(xié)商,盡量縮小影響范圍,妥善處理,化解糾紛。
第六章 附則
第二十條 本辦法所稱合同是指公司在項(xiàng)目建設(shè)和管理中應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同的事項(xiàng)。如勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、材料(設(shè)備)采購(gòu)、營(yíng)銷(策劃)、行政管理等事項(xiàng)而訂立的合同。
第二十一條 本辦法所稱合同的簽定及編號(hào)管理主要要求如下:
(一)施工類合同(s類),是指就建設(shè)項(xiàng)目的工程施工等事項(xiàng)而訂立的合同。一般包括建安合同(j)、門窗工程合同(m)、水電氣等配套工程合同(s)、園林景觀合同(y)、道路總平施工合同(d)、消防工程合同(*)、裝飾裝修合同(z其他施工合同(q)等。此類合同金額在2萬(wàn)元以上(含2萬(wàn)元)的,必須訂立書(shū)面合同;
(二)技術(shù)服務(wù)類合同(j類),是指就建設(shè)項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、工程技術(shù)和其他技術(shù)服務(wù)事項(xiàng)而訂立的合同。一般包括勘察合同(k)、設(shè)計(jì)合同(s)、監(jiān)理合同(j)、圖審合同(t)和各類咨詢(勞務(wù))合同(z)等。此類合同金額在5千元以上(含5千元)的,必須訂立書(shū)面合同;
(三)材料(設(shè)備)采購(gòu)類合同(c類),是指就項(xiàng)目建設(shè)所需的材料、設(shè)備、設(shè)施等物品的采購(gòu)而訂立的合同。一般包括土建材料
購(gòu)銷合同(t)、水電材料購(gòu)銷合同(s)、裝飾材料購(gòu)銷合同(z)、消防材料購(gòu)銷合同(*)和設(shè)備購(gòu)銷合同(s)等。此類合同金額在1萬(wàn)元以上(含1萬(wàn)元)的,必須訂立書(shū)面合同;
(四)營(yíng)銷(策劃)類合同(y類),是指就建設(shè)項(xiàng)目的策劃、定位、包裝、宣傳、廣告設(shè)計(jì)、營(yíng)銷代理等事項(xiàng)而訂立的合同。一般包括策劃、定位合同(c)、廣告、宣傳、包裝合同(g)、營(yíng)銷代理合同(y)等。此類合同金額在5千元以上(含5千元)的,必須訂立書(shū)面合同;
(五)綜合類及其他合同(z類),是指為公司進(jìn)行行政管理以及維持公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)而采購(gòu)或者委托加工、承攬、租賃等事項(xiàng)而訂立的合同。一般包括辦公用品采購(gòu)合同(b)、辦公設(shè)備采購(gòu)合同(s)、租賃合同(z)、拆遷合同(c)及其他合同(q)等。此類合同金額在2千元以上的,必須訂立書(shū)面合同。
第二十二條根據(jù)合同的不同類別,合同分別由下列部門具體負(fù)責(zé)實(shí)施:
負(fù)責(zé)部門
經(jīng)營(yíng)部
工程部
財(cái)務(wù)部
費(fèi)控部
綜合部
合同類別
1:jk、js、jt;
2、y類。
1:s類;
2:jj、jz。
jz、zq。
1:jz;
2:c類。
z類
合同簽定、履行、變更、解除的過(guò)程中,涉及各部門職責(zé)交叉的時(shí)候,各部門人員都有義務(wù)配合主要負(fù)責(zé)部門的工作,不得推委拖延,懈怠工作。
第二十三條本辦法在實(shí)施過(guò)程中遇到的情況和問(wèn)題,相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向公司作出匯報(bào)。
第二十四條本辦法自總經(jīng)理簽字之日起實(shí)施。
附件一:簽約申請(qǐng)單
附件二:簽約變更申請(qǐng)單
第2篇 房地產(chǎn)公司合同管理辦法
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司合同管理辦法
一、總則
1、為規(guī)范公司合同的訂立、履行和管理,有效防范風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)公司的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及相關(guān)法律的規(guī)定,結(jié)合本公司的具體情況,制訂本管理制度。
2、公司對(duì)外的一切交易、合作行為,除須及時(shí)結(jié)清的事務(wù)外,必須訂立書(shū)面合同。合同依法成立即具有法律約束力,必須嚴(yán)格遵守,全面履行。
3、不得違法訂立合同,不得訂立有損國(guó)家、社會(huì)公共利益和本公司合法權(quán)益的合同,不得與資信不佳,不具備履約能力的單位訂立合同。
4、預(yù)算合同部為公司合同的歸口管理部門,具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門為合同的第一責(zé)任人。第一責(zé)任人具體負(fù)責(zé)合同的擬定、市場(chǎng)詢價(jià)、商務(wù)談判、合同的簽訂以及合同的履行。具體分類如下:
合同類型第一責(zé)任人
1)行政類行政部負(fù)責(zé)人
2)營(yíng)銷類業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人
3)報(bào)建類開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)人
4)財(cái)務(wù)類財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人
5)工程設(shè)計(jì)類技術(shù)總監(jiān)
6)工程類預(yù)算合同部負(fù)責(zé)人
5、公司法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)合同的內(nèi)容、形式的合法性、有利性的審查,并指導(dǎo)公司的合同管理工作。
二、合同訂立與履行的一般原則
1、訂立合同前,公司經(jīng)辦人員及所在部門應(yīng)嚴(yán)格審查訂立合同對(duì)方的下列情況:
(1)是否領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照,有無(wú)法人資格;
(2)經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)方式,是否取得相關(guān)資格證書(shū)或許可證;
(3)是否具備相應(yīng)資質(zhì)等級(jí)、履約能力和信用。
經(jīng)辦人員應(yīng)收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、當(dāng)年工商年檢記錄、資質(zhì)證書(shū)或許可證復(fù)印件備查(如系個(gè)人應(yīng)收集身份證復(fù)印件)。
2、訂立合同時(shí),如對(duì)方委托其代理人訂立合同,必須出具由法定代表人親自簽發(fā)的授權(quán)委托書(shū)。公司經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查授權(quán)委托書(shū)載明的授權(quán)事項(xiàng)和范圍并收集備案。
3、一般合同,經(jīng)辦人員應(yīng)在做好市場(chǎng)、資信調(diào)查的基礎(chǔ)上,與合同對(duì)方充分協(xié)商。
4、對(duì)于有國(guó)家相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式合同的,經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容表述是否準(zhǔn)確,涉及權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的條款是否完備,充分考慮對(duì)公司是否有利,并具有可操作性。
4.1格式合同表述不準(zhǔn)確、條款不完備,或者對(duì)公司不利的,經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行修改或添附相關(guān)的內(nèi)容,或者草擬補(bǔ)充協(xié)議予以完善。
4.2格式合同空白處不需填寫內(nèi)容的,應(yīng)劃斜線予以填充,防止合同內(nèi)容被偽造或篡改。
5、凡本公司作為一方的合同,除有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式的外,原則上由本公司經(jīng)辦人員草擬合同。重大或復(fù)雜的合同,可以同法律顧問(wèn)交換意見(jiàn),由法律顧問(wèn)草擬。如對(duì)方起草的合同,本公司經(jīng)辦人員必須嚴(yán)格審查并提出意見(jiàn)。
6、合同必須具有標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者酬金、履行的期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的辦法等主要條款,盡可能訂立擔(dān)保條款(定金、保證或抵押等)。
7、建筑勘察、建筑設(shè)計(jì)、廣告、美術(shù)、雕塑設(shè)計(jì)制作合同中,應(yīng)盡可能約定相關(guān)(含計(jì)算機(jī)軟件)的著作權(quán)、專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸本公司所有。涉及商業(yè)秘密的合同,應(yīng)當(dāng)訂立保密條款,約定保密責(zé)任。
8、合同必須由法定代表人或其授權(quán)的代理人簽字,加蓋合同專用章或公司公章。對(duì)合同進(jìn)行修改、增刪,應(yīng)在修改、增刪處加蓋印章或由經(jīng)辦人簽名進(jìn)行確認(rèn)。兩頁(yè)(含兩頁(yè))以上的自行裝訂的合同,應(yīng)當(dāng)加蓋騎縫章。
9、合同應(yīng)當(dāng)按約定程序全面、及時(shí)履行,禁止'先履行,后補(bǔ)簽'合同。
10、合同對(duì)方違約,應(yīng)當(dāng)及時(shí)按約定追究其違約責(zé)任。
11、合同變更或解除程序與合同簽訂審核程序相同。合同變更或解除
應(yīng)當(dāng)由合同雙方達(dá)成書(shū)面協(xié)議。按約定變更或解除合同的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知對(duì)方。通知方式應(yīng)當(dāng)選擇易被證明的方式。
12、任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。
三、合同的審查
1、合同經(jīng)辦部門在正式訂立合同前,應(yīng)當(dāng)將合同草案送有關(guān)部門會(huì)
同審核,并填寫《合同評(píng)審批準(zhǔn)表格》?！逗贤u(píng)審批準(zhǔn)表格》附后
2、《合同評(píng)審批準(zhǔn)表格》是合同審批過(guò)程中各部門審核確認(rèn)的依據(jù)。合同具體經(jīng)辦部門對(duì)合同金額、單價(jià)、結(jié)算及付款方式等條款負(fù)責(zé);預(yù)算合同部對(duì)合同金額、單價(jià)、結(jié)算及付款方式條款進(jìn)行監(jiān)督審核;財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門合同中,收、付款方式、期限等財(cái)務(wù)約定進(jìn)行審查。律師對(duì)合同的合理合法性進(jìn)行審核。工程類合同工程部對(duì)工程質(zhì)量、工期、安全等相關(guān)條款負(fù)責(zé);技術(shù)總監(jiān)對(duì)技術(shù)措施、施工方案及工期、質(zhì)量等相關(guān)條款進(jìn)行監(jiān)督審核。
3、合同經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門起草、預(yù)審后,送相關(guān)顧問(wèn)單位(對(duì)送審的
合同進(jìn)行專業(yè)審查)、財(cái)務(wù)部、律師及預(yù)算合同部、香港總部審查后方可報(bào)送總經(jīng)理審批。
3、合同經(jīng)辦部門須對(duì)合同的價(jià)格反復(fù)進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià),價(jià)格比較和磋商,降低合同價(jià)格。對(duì)付款時(shí)間的約定應(yīng)充分考慮到公司的履行程序,留有足夠的余地,避免公司違約。
4、法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)對(duì)合同的內(nèi)容、形式的合法性、有利性進(jìn)行審查,應(yīng)當(dāng)在要求的時(shí)限內(nèi)完成合同的審查工作。 對(duì)合同中的一般問(wèn)題,法律顧問(wèn)可提出具有可操作性的修改建議;對(duì)有重大法律隱患或?qū)緡?yán)重不利的合同,法律顧問(wèn)可以直接進(jìn)行修改;對(duì)通過(guò)審查的合同,法律顧問(wèn)應(yīng)當(dāng)蓋章,注明審查日期。
5、預(yù)算合同部負(fù)責(zé)對(duì)合同主要條款和合同簽訂程序進(jìn)行審查。
6、公司總經(jīng)理或法定代表人對(duì)違反本規(guī)定送審的合同,應(yīng)當(dāng)拒絕審批,并責(zé)成有關(guān)責(zé)任人和責(zé)任部門予以糾正。
四、合同的管理
1、合同的編號(hào)管理由預(yù)算合同部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各部門應(yīng)當(dāng)確定一名合同管理員,負(fù)責(zé)本部門合同的整理和保管工作。
2、合同業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對(duì)合同的起草、審查、訂立、履行以及合同文本的管理負(fù)直接責(zé)任。
3、合同文本一式六份,兩份正本原件由行政部和預(yù)算合同部各執(zhí)一份歸檔備案,副本由財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)經(jīng)辦部各留存一份。對(duì)方單位存兩份正本原件。
4、財(cái)務(wù)部需按照成本核算的要求對(duì)合同按項(xiàng)目進(jìn)行分類管理。
5、合同執(zhí)行中如發(fā)生合同糾紛,經(jīng)辦人及所在部門除及時(shí)向公司和法律顧問(wèn)報(bào)告外,須配合法律顧問(wèn)做好處理工作,同時(shí)采取措施防止損失的擴(kuò)大。
五、合同的履行
1、由相關(guān)業(yè)務(wù)部門跟進(jìn)合同的履行情況,確定合同約定的收、付款時(shí)間、金額及要求。
2、合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)按照財(cái)務(wù)部門的要求編制應(yīng)收、應(yīng)付賬款的時(shí)間表,財(cái)務(wù)部門根據(jù)時(shí)間表提醒并督促主辦部門做好收、付賬款工作。
3、付款程序:業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門確認(rèn)已經(jīng)達(dá)到合同付款條件提出付款申請(qǐng)預(yù)算合同部審查財(cái)務(wù)部審查成都公司總經(jīng)理審查
由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門報(bào)總部。(后附付款申請(qǐng)表)
4、憑付款申請(qǐng)單按財(cái)務(wù)制度付款。
5、需要結(jié)算的合同在合同項(xiàng)目完成后需辦理結(jié)算報(bào)告,經(jīng)業(yè)務(wù)部門簽字確認(rèn)后,交預(yù)算合同部及財(cái)務(wù)部各一份。
六、責(zé)任事故的處理
1、因不了解對(duì)方資信、履約能力而輕率簽訂合同或者合同條款的約定存在明顯瑕疵,或者違反合同管理規(guī)定,給公司造成不良社會(huì)影響或經(jīng)濟(jì)損失的,公司有權(quán)追究相關(guān)人員的責(zé)任。
2、因故意、重大過(guò)失或違法訂立合同,給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失的,視情節(jié)追究責(zé)任人員行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,移送司法機(jī)關(guān)處理。
七、合同的分類編碼規(guī)則
第一位含義:項(xiàng)目名稱
yb:迎賓大道項(xiàng)目、dd:東大街項(xiàng)目、
wh:文化宮項(xiàng)目、gl:管理合同
注:項(xiàng)目名稱為該項(xiàng)目的中文名稱頭兩位的拼音縮寫
第二位含義:期數(shù)
00:無(wú)分期、01:1期、02:2期…以此類推
第三位含義:科目
a:行政類、b:營(yíng)銷類、c:報(bào)建類、d:財(cái)務(wù)類e:工程設(shè)計(jì)、咨詢類、f:工程類
第四位含義:序號(hào)
001、002、…
例:yb-01-e-001迎賓大道項(xiàng)目1期方案設(shè)計(jì)合同001號(hào)
八、合同簽訂的流程圖
九、附則
一、本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。
附件
一、付款申請(qǐng)表
二、《合同評(píng)審批準(zhǔn)表格》
第3篇 領(lǐng)航房地產(chǎn)公司合同管理辦法
綠航房地產(chǎn)公司合同管理辦法
為規(guī)范公司合同管理,實(shí)現(xiàn)合同管理制度化,防范控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),提高管理效能,加強(qiáng)合同簽訂前的管理,根據(jù)《合同法》及相關(guān)法律法規(guī),制定本制度:
一、本制度適用于公司簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)的各類合同、協(xié)議,包括買賣合同、借款合同、租賃合同、建設(shè)工程承包合同、運(yùn)輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同和服務(wù)合同等一切合同管理;
二、公司法定代表人或總經(jīng)理為主要負(fù)責(zé)人承辦合同簽訂相關(guān)事宜,合同的簽訂遵循“誰(shuí)主管,誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則;
三、公司所有合同均由綜合部入檔管理,承辦部門應(yīng)該及時(shí)將合同正本入檔;
四、合同管理實(shí)行承辦部門負(fù)責(zé)制,為防范合同法律、涉稅等風(fēng)險(xiǎn),所有經(jīng)濟(jì)合同在簽字蓋章前需按集團(tuán)公司《合同管理辦法》執(zhí)行相關(guān)部門會(huì)審流程。
五、管理職責(zé)
1、合同承辦部門責(zé)任:合同承辦部門對(duì)合同所有條款承擔(dān)直接責(zé)任。負(fù)責(zé)合同調(diào)研、談判,形成合同談判會(huì)議紀(jì)要,草案起草;確定合同會(huì)審部門;組織合同會(huì)審、審批;組織我方履行義務(wù),會(huì)同有關(guān)部門監(jiān)督對(duì)方履行情況,承辦合同檔案入檔管理等工作;
2、合同會(huì)審部門職責(zé):合同會(huì)審部門對(duì)合同相關(guān)條款承擔(dān)管理責(zé)任。負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的相關(guān)條款的合法性、嚴(yán)密性、可行性是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政策規(guī)定等問(wèn)題提出審查意見(jiàn)。各部門第一負(fù)責(zé)人是合同會(huì)審的責(zé)任人,第一責(zé)任人因故不能會(huì)審的,要授權(quán)本部門專人負(fù)責(zé)會(huì)審,部門第一負(fù)責(zé)人及其授權(quán)人要對(duì)合同會(huì)審意見(jiàn)負(fù)責(zé);
3、合同檔案管理職責(zé):綜合部檔案員要做好合同資料的收集、整理和歸檔工作,主動(dòng)與各承辦合同的部門對(duì)接,及時(shí)將相關(guān)資料收集入檔;
六、法律咨詢合同承辦部門應(yīng)將草擬的合同樣本,通過(guò)電子郵件傳遞給法律顧問(wèn)進(jìn)行咨詢審查(email:,審查后的電子會(huì)簽合同文本應(yīng)分別)回傳合同承辦人和集團(tuán)公司特設(shè)的郵箱(email:,以便在合同蓋)章時(shí)備查,如合同承辦部門草擬的合同樣本,由專人送達(dá)法律顧問(wèn)進(jìn)行咨詢審查,合同承辦部門應(yīng)將法律顧問(wèn)審查的合同文體復(fù)印件送交集團(tuán)公司綜合部;⑴承辦單位填制《合同會(huì)審單》,附合同草案,傳會(huì)審部門進(jìn)行合同審查。涉及多專業(yè)、多部門的重大合同,合同承辦部門要組織專題會(huì)議,對(duì)合同進(jìn)行會(huì)審;會(huì)審部門會(huì)審時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)工作日,并要求提出具體的審查意見(jiàn);⑵如合同無(wú)需會(huì)審,承辦單位在《合同會(huì)審單》簽署意見(jiàn);
七、凡在授權(quán)范圍內(nèi)洽談的合同,經(jīng)相關(guān)部門會(huì)審后,合同經(jīng)辦人將合同正副本及相關(guān)資料提交法人或總經(jīng)理簽署意見(jiàn)。合同經(jīng)法人或總經(jīng)理簽署意見(jiàn)后印章管理部門方可蓋章;
八、合同訂立后,合同承辦部門負(fù)責(zé)將合同正本送達(dá)綜合部入檔管理,合同副本分送財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備查;
九、除公司總經(jīng)理同意外,任何單位和個(gè)人均不得擅自對(duì)外單位或個(gè)人提供經(jīng)濟(jì)擔(dān)保;
十、合同發(fā)生變更或解除時(shí),合同承辦部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)管理部門,并將變更或解除的合同文本經(jīng)有關(guān)部門審核同意后,方可變更、解除;
十一、合同履約過(guò)程中發(fā)生違約事項(xiàng),應(yīng)按合同條款規(guī)定處理,合同承辦部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)管理部門或總經(jīng)理,不得自行決定;
十二、合同爭(zhēng)議或變更事項(xiàng)其協(xié)商結(jié)果須形成書(shū)面協(xié)議,作為原合同補(bǔ)充協(xié)議并遵照?qǐng)?zhí)行;
十三、合同糾紛協(xié)商不成,應(yīng)及時(shí)向公司總經(jīng)理匯報(bào)。綜合部50負(fù)責(zé)保存、整理、收集完整的合同文件、資料,并協(xié)助律師向有關(guān)機(jī)構(gòu)提請(qǐng),仲裁或訴訟;
十四、凡訂立、變更、解除的合同,加蓋合同專用章方可生效;
十五、合同專用章由集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)管理,任何部門、個(gè)人不得借用或以其它印章代替合同專用章,印章管理部門負(fù)責(zé)人和印章保管人對(duì)違反印章管理規(guī)定造成的后果負(fù)責(zé);
十六、檔案員對(duì)生效的合同要進(jìn)行分類、整理、立卷、統(tǒng)一裝訂歸檔,如需調(diào)閱,根據(jù)需要按檔案調(diào)閱制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱;
十七、公司對(duì)以下情況視情節(jié)輕重給予一定的處罰:
1、不按本制度規(guī)定簽訂、履行合同的;
2、合同承辦部門及經(jīng)辦人在簽訂、履行合同時(shí)不盡職盡責(zé)的;
3、合同經(jīng)辦人在簽訂合同后,不按時(shí)將合同正、副本送歸集團(tuán)公司檔案員和財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門的;
4、合同承辦部門、合同經(jīng)辦人或檔案管理員遺失或擅自銷毀合同及附件的;
5、應(yīng)追究而未追究對(duì)方違約責(zé)任的;
6、在合同管理、簽訂、審核、履行過(guò)程中玩忽職守、弄虛作假、徇私舞弊的;
7、應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同而未簽訂的;
8、不履行內(nèi)部管理程序、超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的;
9、泄露合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機(jī)密的。
十八、本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充和修改。
后附:合同會(huì)審單 合 同 會(huì) 審 單 年 月 日 合同送審編號(hào): 合同名稱 供貨(提供勞 務(wù))單位名稱 合同經(jīng)辦單位 (部門)名稱 合同金額 合同要點(diǎn)及定 價(jià)依據(jù) 合同 經(jīng)辦人 要求會(huì)審部門 及內(nèi)容要點(diǎn) 合同無(wú)需會(huì)審 意見(jiàn)簽署
