第1篇 監(jiān)理制度：資料檔案管理制度
監(jiān)理管理制度:資料檔案管理制度
建立健全檔案管理制度與監(jiān)理記錄是監(jiān)理工程師進行三大目標控制,有效執(zhí)行合同的重要工作,也是監(jiān)理人員對工程進行正確評價、處理合同糾紛和索賠的依據(jù),同時也是竣工后運營期間道路養(yǎng)護部門進行工作的一項重要數(shù)據(jù)資料。
1資料檔案分類
總監(jiān)辦檔案資料分以下幾類:
1.1監(jiān)理文件與資料
監(jiān)理文件與資料包括監(jiān)理管理文件、質量監(jiān)理文件、施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件、費用監(jiān)理文件、進度監(jiān)理文件、合同管理文件及工程監(jiān)理月報、監(jiān)理工作報告、監(jiān)理日志、會議紀要、巡視記錄、旁站記錄、監(jiān)理工作指令、工程變更令、工程分項開工的申請批復、試驗抽檢的原始記錄等。
1.2監(jiān)理管理文件與資料
包括監(jiān)理計劃、監(jiān)理細則等。
1.3質量監(jiān)理文件與資料
包括質量監(jiān)理措施、規(guī)定及往來文件、試驗檢測資料、監(jiān)理抽檢資料、交工驗收工程質量評定資料。
1.4施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件
施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件應包括安全管理的規(guī)章制度、措施、會議記錄、檢查結果、安全事故的有關文件及施工環(huán)境保護規(guī)劃、環(huán)境保護措施、環(huán)境保護檢查等。
1.5費用監(jiān)理文件與資料
包括各類工程支付文件、工程變更有關費用審核工作、工程竣工決算審核意見書等。
1.6進度監(jiān)理文件與資料
包括進度計劃審批、檢查、調整有關文件;工程開工/復工令及工程暫停令等。
1.7合同管理文件與資料
包括施工單位辦理保險的有關文件、延期索賠申請、分包資質資料、延期和索賠的批準文件、價格調整申請及批準文件等。
1.8工程監(jiān)理月報
監(jiān)理工程師每月應向建設單位和上級監(jiān)理機構報送工程監(jiān)理月報,其內容包括:本月工程概述,工程質量、進度、安全、環(huán)保、支付、合同管理的其他事項,合同執(zhí)行情況,存在的問題,本月監(jiān)理工作小結等。
1.9監(jiān)理工作報告
工程結束時,監(jiān)理工程師應提交監(jiān)理工作報告,其內容包括:工程基本情況,監(jiān)理機構及工作起止時間,投入的監(jiān)理人員、設備和設施。關于工程質量、安全、環(huán)保、費用、進度監(jiān)理及合同管理執(zhí)行情況,分項、分部、單位工程質量評估,工程費用分析,工程建設中存在問題的處理意見和建議。
2資料基本要求
2.1資料所反映的工程項目情況和有關合同內容必須真實、準確、齊全、完整。
2.2資料必須以規(guī)定表格填寫,常用表格格式采用總監(jiān)辦制定并經業(yè)主批準的標準格式。
2.3資料的制作應有利于長期保存,不得使用純藍墨水、圓珠筆、鉛筆填寫或復寫。
2.4資料應簽署齊全,簽章有效。凡承包人發(fā)件的資料均應加蓋經授權并得到監(jiān)理工程師同意的公章;總監(jiān)辦、各駐地辦和中心試驗室發(fā)件的資料應加蓋各自有效的公章。
2.5資料編號應規(guī)范,符合常規(guī),使用阿拉伯數(shù)字編碼,體現(xiàn)承包合同段號、順序號,發(fā)文字號符合公文要求。
2.6資料應保持表面整潔、字跡清晰,不得隨意涂改。若有涂改,應在涂改處簽章。
2.7資料尺寸統(tǒng)一,全部用a4型紙。
2.8資料的簽發(fā)手續(xù)應符合合同規(guī)定,任何一方不得無理拖延或扣壓。
3會議記錄
由監(jiān)理工程師所主持的會議應由專人記錄,并形成會議紀要。會議紀要應包括:
3.1會議名稱(第一次工地會議、工地例會、工地專題會議、監(jiān)理例會等)。
3.2地點、時間、會議主持人。
3.3出席會議人的姓名、單位、職務及聯(lián)系電話(應與會議簽到表核對)。
3.4會議發(fā)言人姓名及主要內容。
3.5形成的決議條款,及決議由誰執(zhí)行和何時執(zhí)行。
3.6未解決的問題及其原因。
3.7由總監(jiān)主持的會議,由信息員記錄并整理成會議紀要,由總監(jiān)審核同意后分發(fā)有關與會者單位,存總監(jiān)辦;由駐地及專業(yè)工程師主持的工地專題會議,由專人整理記錄,形成紀要后存駐地監(jiān)理辦并抄報總監(jiān)辦。
4現(xiàn)場記錄
4.1現(xiàn)場監(jiān)理人員必須每天利用規(guī)定表式或以監(jiān)理日志的形式記錄工地上所發(fā)生的事件。所有記錄應始終保存在駐地監(jiān)理辦公室,以備查閱,此類記錄每2月報總監(jiān)辦存檔。監(jiān)理人員在現(xiàn)場遇到工程施工中不得不采取緊急措施而對承包人所發(fā)出的口頭或書面指令,要及時通報上一級領導,以盡快征得其確認或修改指令。
4.2現(xiàn)場監(jiān)理人員對所轄工程范圍內的機械、勞力的配備和使用情況詳細記錄:承包人現(xiàn)場人員和設備是否同所批計劃一樣,要記錄詳細變化(增減)情況;工程質量和進度是否因某級職員或某種設備不足而受到影響,受到影響的程度如何;是否缺乏專業(yè)施工人員和設備,承包人的措施如何,有無替代方案;監(jiān)理是否滿意現(xiàn)場的機械完好率,保證完好率的措施和備用機械設備及其零配件如何。
4.3記錄氣候及水文情況:記錄每天的最高、最低溫度,降雨或降雪量、風力、風向,河流水位;記錄有預報的雨、雪、臺風及洪水到來之前對永久性或臨時性工程所采取的保護措施;記錄氣候、水文的變化影響施工及損失的細節(jié),如停工時間、救災措施和財產損失等。
4.4記錄承包人每天工作范圍,完成工程數(shù)量以及開始及完成工作的時間;記錄出現(xiàn)的異常技術問題,采取了怎樣的措施處理,效果如何,能否達到規(guī)范要求等。
4.5對工程中每道工序完成后的簡單描述,如該工序是否被認可,對缺陷的補救措施或變更情況等作詳細記錄,特別是隱蔽工程部位更應記錄詳實。
4.6現(xiàn)場材料供應和儲備情況。每批材料的到達時間、料源、數(shù)量、存儲方式和材料的抽檢等。
4.7必須在現(xiàn)場進行的試驗(如混凝土坍落度、壓實度、彎沉、平整度、坡度、斷面尺寸等),現(xiàn)場監(jiān)理人員應做好記錄,以據(jù)此出具監(jiān)理抽檢資料。
5試驗室記錄
5.1除正常的試驗報告外,試驗室指定專人每天以日志形式記錄試驗室工作的情況,包括對承包人試驗的監(jiān)督、數(shù)據(jù)分析等。試驗室負責人每月整理此項記錄,并報總監(jiān)理工程師,記錄應包括以下內容:
①工作內容的簡單敘述,如所做試驗項目及其結果、對施工現(xiàn)場和施工單位試驗室的檢查和指令、材料進場及質量狀況等。
②承包人試驗人員情況。試驗人員配備與承包人投標承諾是否一致,數(shù)量和業(yè)務能力是否滿足工作要求,增減或更換試驗人員的建議。
③承包人試驗儀器設備配置、使用和調動情況,需增加新設備的建議。
④監(jiān)理試驗室和承包人試驗室所做同一種試驗,結果有重大
差異時原因分析和處理措施。
5.2所有取樣和試驗應做好如下記錄:分類取樣臺帳、分類試驗臺帳、試驗原始記錄、儀器使用臺帳、試驗報告和監(jiān)理日志,且上述記錄應對應、統(tǒng)一。
5.3取樣后不立即試驗的應將樣品存放在留樣室,并標明取樣合同段號、樁號、部位、試驗項目等內容;為防止檢驗差錯、復核檢驗結果、處理檢驗事故和檢驗糾紛,須留存部分樣品,留樣數(shù)量應不少于一次檢驗量,且應保持留樣品原包裝,并由檢驗人員填寫留樣單,注明取樣合同段號、樁號、部位、數(shù)量和留樣日期,在留樣期限內任何人不得隨意動用留樣品,留樣期滿的樣品,經試驗室主任批準予以處理消毀,并登記處理方法、日期、處理人簽字、處理清單存檔。
6計量和支付記錄
6.1計量以監(jiān)理工程師在開工初期應審核圖紙、復核工程量,復核后的工程量清單經業(yè)主批準后作為計量支付的依據(jù),并據(jù)此建立計量和支付臺帳、工程變更臺帳等。
6.2原則上每月進行一次現(xiàn)場計量,由施工單位上報擬計量的工程師清單,由計量工程師和相關專業(yè)工程師現(xiàn)場核查,專業(yè)工程師負責檢查工程質量和自檢資料,計量工程師對已完合格工程現(xiàn)場核實工程量,各駐地和承包人必須配合,避免超計、漏計和重復計量。
6.3計量工程師在收到承包人的支付申請后,應依據(jù)支付申請的附屬資料和有關資料進行檢查核實,如有疑問,相關專業(yè)工程師和承包人負責解釋,必要時配合計量工程師再次到現(xiàn)場核實,使之與各專業(yè)工程師的有關記錄和工程實際一致。計量工程師應保存每一期支付證書及附屬資料,及時登記計量支付臺帳和變更臺帳,并更新相關進度、產值的上墻圖表。
7竣工記錄
7.1監(jiān)理人員應隨時將工程的變更情況(如設計變更、補救工程、額外工程等)記錄在圖紙上,以作為校核承包人竣工資料的依據(jù)。
7.2現(xiàn)場專業(yè)工程師應負責督促承包人按進度提供并校核中間交工資料,檢查其完整性、正確性。
第2篇 市檔案館工程項目資料管理制度
市檔案館工程項目資料管理制度
為加強本項目施工技術管理,完善工程質量技術資料的收集、存檔工作,保證工程竣工結算及工程交工驗收的順利進行,根據(jù)《××市建設工程文件材料整理和檔案移交工作辦法》,及公司有關文件資料檔案工作的有關規(guī)定,特制定本辦法。望項目各有關人員密切配合,共同遵照執(zhí)行。
一、工程技術資料填寫的要求
1、相關文件
《建筑工程竣工驗收統(tǒng)一用表填表說明》(××市檔案館)
《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(gb/t50328-2001)
2、資料填寫內容必須真實可靠、數(shù)據(jù)準確、資料的形成與工程形象進度同步。資料所記載的內容必須與實際圖物相符,并按規(guī)定已通過了一定的審批、檢查、驗收程序,負有責任的各方在資料指定位置上簽署意見,簽名或蓋章并注明時間。
3、作為工程檔案,必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復寫紙書寫,要求字體端正、清晰易辨、嚴禁涂改。
二、主要工程技術資料填寫要求及責任人
1、工程基線復核單、單位工程座標定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建筑物沉降觀測記錄,由測量人員按單位工程分層數(shù)填寫,交項目總工核定。要求所填數(shù)字準確無誤,所繪簡圖上各測點應編號,表中應有測量者、校核者簽名。由測量員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
2、質量、安全整改通知單由質量安全組填寫,令工長限期整改,復檢無誤后,將結果記錄在上。由質量員、安全員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
3、隱蔽工程驗收記錄,由負責所辦隱蔽工程內容的工長在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應有施工部位及隱蔽項目,重點寫出施工及修改依據(jù)、質量情況,必要時繪出簡圖。并須報質檢員驗收簽字、經項目自檢合格后,由各相關工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
4、檢驗批驗收記錄,由各主管工長負責填寫,要求填寫規(guī)范,簽字蓋章齊全,由各主管工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
5、各分項工程施工安全質量技術交底卡,由負責施工的工長填寫。主要是對施工工藝、質量標準、技術安全措施、施工規(guī)范要求、對新結構、新規(guī)范、新技術以及圖紙會審提出的有關問題,解決方法等進行詳細且有針對性的技術交底,填寫要具體,交接手續(xù)應及時且要齊全,所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經各分包或民建隊書面指定的各班組長)的簽名及交接時間,以明確責任,班組所有人員必須逐一簽字,不得找人代簽。本交底一式四份,交項目資料員二份。
6、工程質量自檢、互檢、交接檢記錄,由工長及班組長負責填寫,并有交接雙方及有關檢查人員簽字,質量檢查評語,并經質檢員及工程技術負責人簽字核實,由質檢員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
7、材料合格證:主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄桿)、涂料等材料,由負責提供材料的供應商隨進場材料同時供應,由項目材料員負責收集。一般應提供一式二份原件,若提供復印件或抄件,必須注明原件存放處并加蓋供應商公章,項目材料員必須在材質或檢查報告上加蓋材料方章,注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進場數(shù)量、使用部位、經辦人等內容,資料內容必須齊全。由材料員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
8、鋼筋原材、焊接試驗報告,砼、砂漿試塊強度報告(包括同條件養(yǎng)護試塊及拆模強度試塊強度報告),砂漿、砼配合比設計報告,水泥、砂石檢驗報告及其它材料復檢報告均由試驗員提供,各施工工長負責提供使用部位,設計要求,構件名稱等有關數(shù)據(jù),試件組數(shù)應符合施工驗收規(guī)范的有關規(guī)定(注:實行100%有見證送檢,其中另加5%的質監(jiān)站監(jiān)督抽檢)。鋼筋焊接試驗報告還必須加蓋方章(注明焊接人員姓名及操作證號),由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
9、鋼材力學、工藝性能試驗報告,鋼筋進場應按直徑分批檢驗,檢驗內容包括查對標志.外觀并按現(xiàn)行國家有關標準規(guī)定抽取試件,作力學、工藝性能試驗(必須見證取樣),合格后才可用于工程上。鋼材力學、工藝性能試驗報告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗結果判定鋼材等級,如須降級用或改變使用部位應注明.由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
10、水泥物理性能檢驗報告:水泥性能指標必須符合gb75-92及其它規(guī)范標準.進場的水泥須做到檢驗合格后使用,杜絕使用無試驗和偽劣水泥,防止發(fā)生工程質量事故.水泥物理性能檢驗報告,由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
11、砼質量攪拌記錄,由試驗員按砼申請報告單向攪拌站索取,由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
12、施工日記:必須以單位工程逐日填寫,并應填寫如下內容:天氣情況,工程進展情況及施工部位,因設計與現(xiàn)場不符,由設計單位或建設單位在現(xiàn)場解決的設計問題和對施工圖修改記錄,勞動力調配.材料設備供應情況,質量安全技術管理情況及各種事故情況及原因分析,處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施,與本工程有關的其他情況。工程完工交項目資料員存檔。項目的施工日志由項目總工填寫。
13、各分項工程、分部工程驗收記錄由項目總工根據(jù)檢驗批如實填寫,向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項目資料員一式四份原件。
14、圖紙、設計變更發(fā)放由項目資料員統(tǒng)一進行發(fā)放,并作好記錄,所有圖紙、設計變更、來函必須發(fā)放項目副經理以便指導施工,項目相關管理人員領取圖紙、設計變更后要對圖紙及時進行標注并妥善保管,不得遺失,要確保圖紙、變更的完整性。
15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù),以備查驗。
; 三、外部文件的處理
1、原則上,外部文件的收發(fā)工作由項目資料員統(tǒng)一負責。
2、對外來所有文件均需辦理收文卡,并報項目領導審批后進行處理。資料員對外來文件進行處理時,需嚴格保證及時,避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對材料報驗及實驗報告向監(jiān)理公司的報驗工作,由項目實驗員依據(jù)監(jiān)理公司要求進行報驗工作。項目質檢組負責報驗前的檢查工作。若材料的報驗過程中出現(xiàn)問題,需及時上報項目領導進行處理。
4、對于進場設備、機械的報驗,由項目機電工長根據(jù)監(jiān)理公司要求填寫報驗手續(xù)后,交項目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進行報送。
5、對分包文件的處理由項目資料員統(tǒng)一負責。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項目資料員在分包進場時,對各分包分別進行交底,明確資料填寫要求及資料填寫執(zhí)行標準及統(tǒng)一用語等。
2、項目總包管理人員(暫為項目經理及項目副經理)應協(xié)助項目資料員進行分包資料的管理,做到及時準確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負責,完工時交總包單位匯總后上報。
4、分包單位施工過程中的報審資料,由分包單位進行填寫,并加蓋紅章后報總包單位,總包單位負責向監(jiān)理公司上報。
5、分包單位完工時,應保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。
五、工程技術資料填寫統(tǒng)一用語
1、工程名稱:××××××××××
2、設計單位:×××××××建筑設計研究院
3、建設單位:×××××房地產有限公司
4、監(jiān)理單位:×××××建設監(jiān)理有限公司
5、施工單位:×××××建設工程有限責任公司
6、工程隊別(或施工班組) :填寫一線作業(yè)班組.如:***班
7、施工部位:必須填寫棟號、軸線、標高。
8、單位填寫采用國際單位,書寫采用英文縮寫,如: m2,m3,t,kg等。
9、資料原則上均采用手寫,所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
10、施工部位層段位置的填寫與設計圖紙一致,填寫時需按軸線+層數(shù)+標高。結構施工中填寫的層數(shù)是指本自然層底板結構,其余與自然層一致。
11、當同一層結構需分幾個檢驗批驗收時,幾個驗收部位務必閉合。
六、對內資料發(fā)放部門
(一)、項目生產會議紀要:
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閱
(二)、分包協(xié)調會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閱
(三)、技術交底會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閱
(四)、設計圖紙、變更
勞務隊、鋼筋翻樣、相關工長、預算、測量組、質檢組、內業(yè)組、經理室、總工室
(五)、項目管理辦法
勞務隊、相關分包單位、施工組、質檢組、內業(yè)組、各相關部門、經理室、總工室
(六)、總階計劃、月計劃、周計劃
勞務隊、相關分包單位、施工組、質檢組、內業(yè)組、各相關部門、經理室、總工室
(七)、發(fā)分包商函件
相關分包商、抄送監(jiān)理、業(yè)主、項目留底、施工組、經理室、總工室
(八)、發(fā)甲方文件
業(yè)主、華西監(jiān)理、項目留底
七、其它注意事項
1、凡提供資料的部門及責任人,必須按施工工序及時向項目質檢員或資料員提供工程上的一切資料,質檢人員及時按分工檢查資料,收集整理齊全后,移交項目資料員,并向項目總工匯報。
2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項等,資料員有權拒絕接收,并限期整改。
3、對項目發(fā)放的圖紙.設計變更.圖紙會審等有關工程技術資料,以及項目內部形成的會議紀要.生產計劃等資料,各有關人員必須嚴格按照iso9001要求,裝訂成冊,妥善保管,直至工程完工。
4、施工人員因工作調離本項目,須將其簽收的有關工程資料以書面形式移交接收人,并將移交清單交項目資料核實后,方可離場。
5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作,并將收發(fā)文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失,由各相關責任人負責補齊資料并追究相關責任。
6、項目總工將定期或不定期對工程資料進行檢查。
第3篇 x別墅園區(qū)工程部日常管理資料檔案管理制度
別墅園區(qū)工程部日常管理-資料檔案管理
目的:確保園區(qū)原始資料的完整
政策:設備及資料的建檔工作,是小區(qū)搞好工程管理的一項十分重要的工作。
程序:
(1) 建檔是匯集和積累設備運行狀態(tài)的最基本工作。
(2) 檔案是提供分析研究設備在使用期的改進措施的資料來源。
(3) 研究分析資料可探索管理和檢修的規(guī)律,增加對設備的認識和了解,提高維修和管理水平。
(4) 檔案是反饋設備制造質量和管理質量信息的重要依據(jù)。
(5) 設備檔案,應填寫設備名稱、編號、型號、安裝地點、制造廠,供應商、聯(lián)系電話、地址、設備的主要數(shù)據(jù),其他數(shù)據(jù)、備件存放地點、維護保養(yǎng)要點,檢修時間及內容、事故分析等項。認真詳細做好工作,將對今后的故障維修、制定設備的預防性維修計劃及制定巡回檢查帶來許多方便。
(6) 為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內容,使之成為小區(qū)的重要財富,檔案管理作業(yè)程序可依如下10個步驟:①點數(shù)、②登記、③整理、④分類、⑤立案、⑥編目、⑦典藏、⑧防護、⑨應用、⑩定期清理。
第4篇 生產設備檔案資料管理制度
生產設備檔案資料管理制度
1.目的作用
設備檔案資料是設備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù),為保證設備維修工作質量、使設備處于良好的技術狀態(tài),提高使用、維修水平,充分發(fā)揮設備檔案資料為日常設備管、修、用服務的職能,特制定本制度。
2.管理職責
2.1 設備檔案資料對公司的資產管理起著至關重要的作用,對其管理的主要負責部門是公司設備動力科,主要應做好的工作是:資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。
2.2 設備的檔案資料應統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設備動力科可保留部分常用設備資料(主要應為復制件),凡是需用資料的部門均應到檔案室借用。公司檔案室管理員應嚴格按公司制定的《檔案管理條例》,加強對設備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。
3.主題釋意與說明
3.1 有關設備資料是指從設備規(guī)劃、設計、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經整理應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料,設備管理部門負責將全公司生產設備逐臺建立設備資料袋及設備資料的管理工作。
3.2 設備檔案資料應包括如下內容:
3.2.1 制造廠的技術檢驗文件、合格證、技術說明書、裝箱單。
3.2.2 設備安裝驗收移交書。
3.2.3 設備附件及工具清單。
3.2.4 設備大、中修理施工記錄,竣工驗收單,修理檢測記錄。
3.2.5 精度校驗及檢驗記錄。
3.2.6 設備改裝、更新技術。
3.2.7 設備缺陷記錄及事故報告單(原因分析處理結果)。
3.2.8 設備技術狀況鑒定表。
3.2.9 安裝基礎圖及土建圖。
3.2.10 設備結構及易損件、主要配件圖紙。
3.2.11 設備操作規(guī)程(包括:崗位職責、主要技術條件、操作程序、維護保養(yǎng)項目等)。
3.2.12 設備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項目、質量標準及驗收規(guī)范等)。
3.2.13 其他資料。
3.3 設備檔案資料管理的范圍包括公司內機械、電氣、動力設備及土建設施的有關圖紙說明書、技術文件、設備制造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙、修理工具圖冊及設備維修、使用原始等。
4.設備檔案資料的收集
4.1 設備管理部門負責圖紙資料的收集工作,將設計通用標準、檢驗標準、設備說明書以及各種型號的設備制造圖、裝配圖,重要易損零件圖配置完整。
4.2 新設備進公司,開箱應通知資料員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料,如果是進口設備需提請主管生產(設備)的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖,在新設備安裝前必須復制,以指導安裝施工,原圖分級妥善保管。
4.3 設備檢修與維修期間,由設備管理部門組織車間技術人員及有關人員對設備的易損件、傳動件等進行測繪,經校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。
4.4 隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設備管理部門組織審核校對,發(fā)現(xiàn)圖紙與實物不符,必須做好記錄,并在圖紙上修改。設備管理部門組織將全公司設備常用圖紙如裝配圖、傳動系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等,進行描曬制后供生產車間維修使用,原圖未經批準一律不外借或帶出資料室。
5.設備檔案資料的整理 所有進人資料室保管的藍圖,資料員必須經過整理、清點編號、裝訂(指藍圖),登賬后上架妥善保管。
5.1 圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套,并填寫圖紙目錄和清單,詳細記明實有張數(shù),圖面必須符合國家制圖標準,有名稱、圖號,有設計、校對、審核人簽字。
5.2 底圖的保管
5.2.1 所有底圖按設備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準確無誤。
5.2.2 底圖的修改應由設備管理部門有關負責人員簽名(蓋章)批準,注明修改日期。
5.2.3 底圖作廢、銷毀,應由資料員提出交設備管理部門組織技術員分別核實,確定無保存價值者,列出清單,經設備管理部門負責人批準后方可銷毀。
5.3 動力傳導設備技術檔案資料的保管
5.3.1 動力傳導設備技術檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、,乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設布置圖。
5.3.2 動力傳導設備檔案資料由設備管理部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪,底圖交公司資料室作密級資料保管。
5.3.3 檔案資料必須保持與實物或實際情況相符,根據(jù)公司管線布置變動的情況,檔案資料必須作相應的變動,修改后歸檔。
6.設備檔案資料管理的具體要求
6.1 技術文件應力求齊全、完整、準確
6.2 檢
驗(檢測檢修、驗收記錄等資料由設備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。
6.3 所有圖紙要有統(tǒng)一的編號 6.4 圖紙上的各項技術要求標注齊全,圖紙清晰。
6.5 型號相同的設備,因制造廠和出廠年份不同,零件尺寸可能不同,應與實物核對,并在圖紙索引中加以注明。
6.6 設備經改裝或改造后,圖紙應及時修改。
6.7 圖紙的修改應表示在底圖上,并在修改索引上注明。
6.8 凡原制造廠的圖紙,一律沿用原制造廠的編號。
6.9 訂制設備、年久設備和無制造廠設備圖紙的編號,按下列辦法進行,即第一節(jié)為設備型號,第二節(jié)為部件號,第三節(jié)為零件號,每節(jié)用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始,以便書寫整齊和查閱清楚。
6.10 嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。
7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定
7.1 資料管理員認真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數(shù)、借閱時間、借閱期限等項。
7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。
7.3 絕密文件資料借閱,資料管理員需報請設備管理部門負責人批準后方可借閱。
7.4 資料借閱時間規(guī)定為10天內,借閱期滿,資料管理員應催收。需繼續(xù)借閱者,應辦順延手續(xù),該歸還不歸還或遺失、損失者,由設備管理部按其損失作估價賠償。
7.5 非為我公司服務的外單位人員不得借閱公司的設備檔案資料。為我公司服務的人員,經設備部允許,可在資料室查閱有關的檔案資料,但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要,需將檔案資料帶出資料室,應經公司領導批準。
7.6 原圖原件或無備件的技術檔案資料一律不得外借,只能在資料室查閱。
7.7 本單位人員調出我公司或辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設備檔案資料未歸還者,須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則,辦公室不得辦理調動或退休手續(xù)。
8.附件
附件一-設備備案卡(一)
附件二-設備備案卡(二)
第5篇 信息資料與檔案管理制度
信息資料與檔案管理制度
為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學，提高科研的管理水平，制定以下制度：
一、科研檔案的建立規(guī)范
1、檔案實行一題一檔制度。
2、每個課題必不可少的材料(開題報告、論證書、立項書、批準書、中期成果鑒定、結題報告、驗收鑒定書等)。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。(現(xiàn)象記錄、調查問卷、訪談記錄、教案、教學實錄等)
3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。
4、每卷檔案都要有卷首頁，便于查找。
二、科研檔案內容：
(一)、課題檔案
課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。
1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批準書等。
2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的原始材料(實驗數(shù)據(jù)處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等)，中期研究成果(階段總結、論文、獲獎證書等)，階段檢查記錄等。
3、后期檔案：包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑒定書，成果應用等。
(二)、教學成果檔案：論文、創(chuàng)新、教具制作
(三)、試題：試卷檔案
(四)、綜合檔案
包括：⑴各級教育行政和科研管理部門印發(fā)的有關科研工作的文件、法規(guī)、制度；⑵科研規(guī)劃、計劃、科研工作總結；⑶有關會議材料、領導講話；⑷科研信息資料；⑸教師培訓材料；⑹科研工作檢查記錄；⑺獲得的各種獎勵材料等。
三、科研檔案歸檔：
1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據(jù)工作性質，相關研究人員于期末將本學期資料交科研辦。
2、歸檔工作實行簽字制度。
3、對于個人有關資料，個人需要保留原件，應將復印件交檔案室留存。
4、課題檔案實行結題統(tǒng)一上交(或分階段上交)。
第6篇 新清潔管理規(guī)章制度及檔案資料建立管理制度
新項目清潔管理規(guī)章制度及檔案資料的建立管理
(一)擬設立的清潔管理規(guī)章制度
1.設立完善的清潔工作組織架構和規(guī)章制度
(1)行政架構完善:保潔/服務員-班長-主管(主辦)-經理
(2)完善的規(guī)章制度:上下班制度,紀律制度,統(tǒng)一的考核標準。
2.建立完善的監(jiān)控監(jiān)督機制和流程
(1)清潔工作崗位責任明確:
a、主管的職責
-負責部門因清潔而引起的不合格服務、緊急事件、各類投訴的糾正預防措施的審核,評估其有效性。
-負責清潔技術、蚊蟲消殺技術與環(huán)保技術的運用。
-負責引進在清潔方面的新技術、新方法、新材料,并推廣運用,不斷提高綠化專業(yè)水準。
-負責清潔工作的管理,審核各部門的清潔工作細則。
-負責審核擬外包的清潔方案及監(jiān)控程序。
b、班長的職責
-負責制訂完善清潔工作作業(yè)細則,合理調配保潔員。
-負責每日對清潔各崗位進行巡查和班員的月工作情況的考核。
-負責保潔員的日常技能培訓、崗前培訓,不斷提高員工工作能力。
-負責及時收集顧客意見并匯報。
-負責對保潔設備具維修保養(yǎng)及操作指導。
c、保潔/服務員
-熟悉樓宇結構、人行道及公共配套設施、設備,辦公室內家私布局、材質,服務要求等情況,以便于順利開展各項工作。
-嚴格按照保潔程序文件、作業(yè)指導書,對責任區(qū)域內的物業(yè)進行清掃、保潔、整理,并不斷巡視,保持整潔。
-維護責任區(qū)域衛(wèi)生,有效制止各種違章、違規(guī)現(xiàn)象,勸阻、制止不衛(wèi)生、不文明的行為,直接向上級報告。
-愛護保潔工具、用品,每次使用后應清洗干凈,并統(tǒng)一存放于指定地點。
-對公共配套設施、設備等的損壞情況,及時報告相關主管人員或控制中心進行處理。
-發(fā)現(xiàn)可疑人員或可疑情況,及時與當值安全管理員或控制中心取得聯(lián)系進行處理。
-發(fā)現(xiàn)火情時,必須及時通知控制中心或本部門工作人員并按照消防作戰(zhàn)圖履行相應職責。
(2)工作區(qū)域責任明確
a、工作區(qū)域責任明確:各種區(qū)域保潔;
b、工作區(qū)域界限明確:分區(qū)管理;
(3)等級檢查機制的建立和落實
a、建立行政等級的檢查機制
公司的管理:品質部是環(huán)境質量管理的總負責部門,將定期和不定期的檢查其服務質量,不斷策劃新的管理流程和方法,協(xié)助和監(jiān)督物業(yè)服務中心持續(xù)提高服務質量。
物業(yè)服務中心經理:環(huán)境管理第一負責人,負責綠化、保潔、消殺工作定期和不定期的全面的檢查和監(jiān)督。
環(huán)境主管:負責保潔、綠化和消殺工作的組織、安排、實施專業(yè)知識的培訓,制定合理的工作流程,并定期檢查各項工作效果,同時不斷尋找或探索新的綠化養(yǎng)護和環(huán)境消殺的方法。
保潔班長:協(xié)助環(huán)境主管制定清潔工作流程,合理調配保潔/服務員,并不斷改進工作方法。并對保潔、服務員培訓各種專業(yè)知識。
保潔/服務員:負責所轄區(qū)域內的保潔衛(wèi)生及辦公室內物品清潔及整理工作。
b、建立科學的時間分級管理
日檢:保潔及班長負責每日多次巡查(根據(jù)工作內容或特點來具體決定巡查次數(shù)),環(huán)境主管進行抽查。
周檢:環(huán)境主管每周至少組織一次全面的檢查,對各崗位人員的工作質量進行初步的評估。
季檢:公司品質部每季度至少對環(huán)境各崗位進行全面檢查一次,進行總體服務質量評估。
月檢:部門經理或助理每月至少對行政辦事中心及會議大廈清潔管理質量進行一次全面的檢查,同時組織日常多次不定期的抽查。
半年檢:公司每半年會進行一次大型的各項服務質量檢查活動,對半年的工作進行總結:并根據(jù)質量運作體系進行內部質量審核,檢查所有服務的操作狀態(tài),督促物業(yè)服務中心按照規(guī)范的體系進行運作,最大限度的提升工作效率,規(guī)范各項流程。
(4)建立合理的整改機制
-分析原因
-整改
-復查
-評分考核
3.建立環(huán)境服務質量的自檢和保障體系
月度顧客回訪調查:
物業(yè)服務中心片區(qū)客戶服務理及部門經理、助理組織每個月至少一次對顧客滿意程度的回訪,回訪對象一般為服務需求人或各單位負責辦公室后勤的主要人員,了解顧客對保潔保養(yǎng)情況和消殺服務情況的認同程度或可能存在的看法,及時制定整改措施,不斷提高我們的服務質量。
半年顧客滿意度調查:
公司組織每半年至少一次對顧客的滿意程度的調查,及時對物業(yè)服務中心半年的消殺服務和保潔保養(yǎng)工作進行總結,及時發(fā)現(xiàn)問題,經過不斷的整改,并把調查的結果納入部門的年終考核,以加強管理的力度,督促相關部門不斷的提高服務質量。
(二)、物業(yè)清潔管理服務檔案料的建立與管理
1.物業(yè)清潔管理服務檔案料的建立
日計劃和記錄:
計劃:班長每天執(zhí)行'班前點名,班后點評'制度,確定日工作重點及注意事項。
記錄:保潔的洗手間記錄、消殺記錄、辦公室清潔工作記錄表等所有保潔保養(yǎng)工作計劃記錄:物業(yè)服務中心和公司的巡查記錄。
周計劃和記錄:
計劃:主管每周召開周例會,對上周工作進行總結,對下周工作進行計劃。
記錄:環(huán)境主管和班長每周的巡查記錄,物業(yè)服務中心和公司和抽查記錄。
月計劃和記錄:
計劃:經理每月召開月度例會.確定月工作計劃。
記錄:環(huán)境主管、物業(yè)服務中心經理(分管助理)、品質部的月度評估,以及日常抽檢記錄.
季計劃和記錄:
計劃:每季度寫工作計劃。
記錄:物業(yè)服務中心、品質部季度評估.以及抽查記錄。
年計劃和記錄:
計劃:下一年度保潔、綠化和消殺工作計劃、定期作業(yè)計劃。
記錄:上一年度工作總結和抽查記錄。
2.清潔管理服務檔案資料的管理
(1)定期收集
(2)定期檢查
(3)檢查結果與考核掛鉤
(五)清潔設備、工具裝備配置方案
1.物質裝各的原則
(1)確保質量與控制成本的原則
(2)設備先進性與實用性結合的原則
2.擬投入物資裝備
(1)清潔物資裝備一覽表
第7篇 安全質量標準化檔案資料管理制度
1、檔案資料實行一專業(yè)一柜管理制度,各專業(yè)要按照新標準認真做好本專業(yè)安全質量標準化各類軟件資料的歸檔管理工作。
2、軟件資料歸檔要按照新標準所列項目分項歸檔,如果一個檔案盒放不下的可按序號放下一個檔案盒,依次類推。
3、每個檔案盒內要有本盒內所有內容匯總記錄,放在盒內第一頁。
4、每個檔案柜內要有柜內所存內容匯總記錄,放在本檔案柜的第一層。
5、檔案柜及檔案盒要保持清潔、整齊、有序,有關人員借閱資料,必須登記并負責收回,出現(xiàn)資料丟失,要對軟件負責人進行嚴肅處理。
6、檔案管理工作必須認真細致、條目清晰、一目了然,對不負責任的有關責任人要進行嚴肅處理。
7、安全質量標準化辦公室每周要對各專業(yè)的軟件資料的歸檔管理進行系統(tǒng)檢查驗收,對照標準缺項、不完善和需要更新的軟件資料及時的督促各專業(yè)補全、完善和更新。
第8篇 車用氣瓶安裝檔案資料管理制度
1、氣瓶檔案資料要及時、準確的歸檔備案，實行專人收集，整理保管。
2、嚴禁非檔案室人員進入檔案室隨意翻閱文件材料。
3、查閱資料文件時，必須在檔案借出、歸還登記本上簽名。借出檔案必須保證文件資料的完好無損，不得隨意撕扯、勾畫、裱糊。
4、資料查閱一律在檔案室內進行（特殊情況需經理批準后方可借閱），查閱完畢后，立即交還檔案管理員。
5、檔案室內不得存放與檔案無關的物品。嚴禁在檔案室內存放易燃、易爆物品。
6、每季度對檔案做一次檢查，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
7、資料文件查閱，及時履行登記、簽退手續(xù)。
8、氣瓶安裝檔案資料包括：本公司車用燃氣氣瓶安裝許可證，各類人員資質證件。每一臺設備應建立檔案，檔案內容包括：合格證、質量證明書、維修保養(yǎng)說明書、維修保養(yǎng)記錄、檢驗檢測報告、檢驗調試報告等。
安裝過的每一只氣瓶都應建立檔案，檔案內容包括：安裝合格證復印件、監(jiān)督檢驗證書復印件、氣瓶合格證復印件、安裝使用說明書等。
安裝系統(tǒng)中每一只壓力表、安全閥都應建立檔案，內容包括：使用說明書，產品合格證、修理更換記錄、調試檢驗記錄等。
第9篇 某地稅局征管檔案資料管理制度
為加強征管資料檔案管理,提高檔案工作水平,維護檔案的完整與安全,結合我局檔案工作實際,特制定本制度。
一、本制度所稱檔案是指地稅機關在稅收征管工作中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄(主要包括電子掃描件和紙質資料)。
二、納稅人申請辦理審批事項所報送的紙質資料,由辦稅服務廳綜合人員對紙質資料進行收集、梳理,掃描至征管資料電子化管理系統(tǒng)后,資料管理崗按程序遞給稅源管理分局資料管理崗,審批事項形成的資料由最后辦結單位的資料管理崗負責整理、掃描工作,并對照征管資料十大類別進行分類處理后傳縣局檔案室。
三、稅費服務局、稅源管理分局按照“誰采集、誰錄入、誰掃描”的原則統(tǒng)一通過“業(yè)務流轉”平臺進行采集錄入,資料錄入后統(tǒng)一交本單位資料管理崗進行辦結,并對照征管資料十大類別進行分類處理后傳縣局檔案室;
其他各業(yè)務科室(局)辦理稅費業(yè)務產生或受理的紙質資料,由各業(yè)務類科室局的資料管理崗負責收集、整理、掃描工作,并按征管資料十大類別進行分類處理后傳至縣局檔案室;縣局檔案室管理人員負責己掃描資料的系統(tǒng)歸檔和紙質資料定位工作,并負責保管。
四、各科室局資料管理員應對資料掃描質量和錄入口徑嚴格把關,通過“業(yè)務流轉”平臺做到資料傳遞過程留痕、資料審核嚴格把關。各科室局資料管理員應于季度終結后10日內將已掃描的紙質資料按類別進行清理、制列清單,并向縣局檔案室檔案管理人員移交歸檔。
紙質資料實行“分類別序時”整理,按照涉稅費事項分資料類別進行歸集。資料分十大類別:
1.納稅人基本信息類:包括設立稅務登記資料、扣繳稅務登記資料、變更稅務登記資料、停復業(yè)登記資料、注銷稅務登記資料、稅務登記證件遺失處理資料、外埠納稅人經營地報驗登記管理資料、自然人信息登記資料、賬簿憑證管理資料、建安房地產項目登記資料、非正常戶管理資料、社保登記資料、規(guī)費登記資料、社保規(guī)費費種變更資料、社保繳費狀態(tài)管理資料、委托代征管理資料。
2.發(fā)票管理類:包括發(fā)票領用資格核定資料、發(fā)票用票調整資料、發(fā)票領用資料、發(fā)票退回資料、發(fā)票代開資料、發(fā)票查驗繳銷資料、稅控機具管理資料、網絡發(fā)票和稅控發(fā)票管理資料。
3.申報納稅類:納稅申報資料、社保規(guī)費繳費申報資料、延期申報資料、延期繳納稅款資料、納稅核定管理資料、稅收扣除資料、納稅人涉稅情況報告資料、納稅人征收方式認定資料、稅務代保管資金管理資料、欠稅管理資料、申報納稅資料、催報催繳資料、不予加收滯納金資料、手續(xù)費退付資料、稅款退庫資料、印花稅票代售許可資料。
4.認定證明類:包括外出經營管理證明資料、三方協(xié)議扣款認證資料、個人所得稅完稅證明開具資料、中國稅收居民身份認定資料、常設機構認定資料、售付匯稅務憑證管理資料、資源稅證明開具資料、納稅人稅種認定資料、稅收優(yōu)惠認定資料、取消優(yōu)惠資格資料、取消認定資格資料。
5.風險評估類:包括風險管理資料和納稅評估資料。
6.稅收優(yōu)惠類:包括備案類、報批類稅收優(yōu)惠資料和稅收優(yōu)惠中止資料。
7.稅收檢查類:包括日常檢查資料和稅務稽查資料。
8.稅收法制類:包括違法違章處理資料、稅收保全資料和稅務救濟資料。
9.納稅服務類:包括納稅人信用等級評定資料。
10.其他資料:包括日常管理資料和其他資料。
五、縣局檔案室檔案管理人員對紙質資料實行“分類別序時”歸檔,檔案分類別統(tǒng)一編制頁碼,a3頁面折疊后呈a4頁面的頁碼標注于右下角;a4頁面正面頁碼標注于右下角,反面頁碼標注于左下角。檔案按三針一線進行裝訂,每一檔案盒內應按納稅人識別號制作目錄。
六、縣局檔案室檔案管理人員統(tǒng)一按檔案管理規(guī)范進行編目,并通過電子資料管理系統(tǒng)進行歸檔。檔案盒編碼規(guī)則:代字-年度-盒號(兩位數(shù))起始頁碼-終止頁碼,如“zgjb-2022-011-50”,“zgjb-2022-0151-100”。在省局征管資料管理系統(tǒng)中創(chuàng)建交接單時,交接單類型選擇“檔案盒”,交接單名稱即為檔案盒名稱,應按檔案盒編碼規(guī)則進行命名。
七、縣局檔案室管理人員嚴格按檔案管理制度執(zhí)行檔案的維護、借閱和銷毀等工作。
第10篇 建設項目監(jiān)理資料檔案管理制度
建設項目監(jiān)理資料及檔案管理制度
一、監(jiān)理文件的管理
1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理;
2、監(jiān)理文件的分級管理是指文件形成的過程中,按職責權限進行編制、審查和簽發(fā);
3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發(fā)送、傳遞和保管。
二、監(jiān)理項目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級管理
1、監(jiān)理項目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實施細則由有關人員編制后總監(jiān)審定,作為ⅰ級文件;'監(jiān)理規(guī)劃'作為公司文件經公司批準后,作為ⅰ級文件管理;
2、監(jiān)理項目部向業(yè)主提交的重要報告:總結、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀要、工程暫停令、嚴懲工期審批、索賠簽證、質量和安全事故報告,由有關專業(yè)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)審批簽發(fā),作為ⅱ級文件。
3、監(jiān)理項目部所發(fā)正式函件由有關監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)理工程師簽發(fā),作為ⅲ級文件。
4、監(jiān)理項目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關專業(yè)監(jiān)理工程師編制,交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā),作為ⅳ級文件。
5、監(jiān)理統(tǒng)計表以及其他監(jiān)理內部文件通知等作為ⅴ級文件。
三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類
1、按專業(yè)分類,分為以下11類:鍋爐、汽機、土建(含勘測)、儀表及控制、爐保、焊接、化學、給排水、技經及綜合等。
2、文件性質分類:
綜合管理:監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項目部的重要報告、總結、月報。對施工組織設計,施工單位的作業(yè)指導書等綜合性施工作業(yè)指導文件進行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單;
質量管理:對施工質量、設備質量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關質量控制文件;
進度管理:對開工報告的審核意見,有關開工、停工、復工令的監(jiān)理項目部有關進度控制文件;
投資管理:對施工單位的工程變更和材料代用及設計單位的設計變更所引起的費用變更的答復所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關投資控制的文件;
安全文明控制:對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監(jiān)督文件;
合同管理:對合同執(zhí)行中的問題(包括索賠)所提出的意見而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。
四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理
1、來自建設單位的工程文件:
建設單位的正式公文,可作為業(yè)主來函(包括上級審批文件)建檔管理;
建設單位所編制的日常工程文件按如下分類進行管理:
--建設單位所編制的會議紀要;
--建設單位和第三方所簽訂的合同文件;
--建設單位有關建設項目報建文件;
--建設單位所轉發(fā)的設備文件;
--建設單位所轉發(fā)的設計文件;
--質量監(jiān)督站文件;
--建設單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單;
--施工現(xiàn)場建設管理制度。
2、來自設計單位的文件,可按如下分類管理:
初步設計文件及概算書;
主/輔機設備技術規(guī)范書;
施工圖設計文件;
施工圖預算;
設計變更;
設計聯(lián)絡會資料。
3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理:
施工依據(jù)文件和技術文件(施工組織設計及作業(yè)指導書);
開工報批文件;
要求變更施工設計或材料代用的文件和聯(lián)系單;
質量保證資料;
要求變更施工進度的文件和聯(lián)系單;
要求增加費用或要求索賠的文件和憑證;
關于施工質量方面的文件或聯(lián)系單;
關于設備質量和開箱驗收的文件和聯(lián)系單;
工程調試文件;
施工質量驗評資料及安裝調試記錄;
制造廠家的變更、答復、提供資料、方案等;
承包單位提供的檢驗文件和自制文件、憑證和單據(jù);
各承包單位的正式來函做專檔管理;
事故處理及不合格項處理;
施工總結及技術總結。
五、文件的傳送
1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負責;
2、監(jiān)理文件發(fā)出前應按32條的規(guī)定,由審批人簽字后發(fā)出;
3、收入文件應交總監(jiān)批閱,按批閱意見交有關負責人處理;
4、監(jiān)理部編制對外發(fā)送報表應按報表規(guī)定的審簽權限審批;
5、承包單位的報表審查,按36條規(guī)定的審簽權限分別遞送審查;
6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表
六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批
對施工單位報審表的審批:
1、'工程開工/復工報審表'(a1、a6)由總監(jiān)理工程師審批;
2、'施工組織設計(方案)報審表'(a3.1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;
3、'分包單位資格報審表'(a3.4)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;
4、'工序報驗申請表'(a3.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;
5、'工程款支付申請表'(a4.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫'工程款支付證書'由總監(jiān)簽發(fā);
6、'延長工期報審表'(a2.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽發(fā);
7、'費用索賠申請表'(a4.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫'費用索賠審批表'由總監(jiān)簽發(fā);
8、'工程材料/構配件/設備報審表'(a3.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或專業(yè)監(jiān)理工程師批準;
9、'工程竣工報驗單'(a7)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽證;
10、'工程變更單'(a9)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準;
11、'監(jiān)理工程師通知單'(b2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或專業(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā);
12、'工程暫停令'(b1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準。
七、文件編號
1、文件的分類表示:
文件資料歸檔都應按不同類別進行標識。
文件資料的分類標識如圖3-1所示。
2、文件編號
'監(jiān)理現(xiàn)場用表'按如下編號:
*
* -------- 年月---------**
后兩位數(shù)字 流水號(二位以上)
表式
3、文件簽字加蓋印章
在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時,編制人及審核人均應由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發(fā)送。
八、監(jiān)理統(tǒng)計用表及監(jiān)理臺帳
監(jiān)理統(tǒng)計用表是監(jiān)理項目部內部的管理用表,作為監(jiān)理人員的工作臺帳,由監(jiān)理項目部自存,不向外發(fā)送,主要有:
1、項目監(jiān)理作業(yè)大事記;
2、設計變更工程聯(lián)系單匯總登記表;
3、單位工程形象進度一覽表;
4、施工質量驗評統(tǒng)計表;
5、設備缺陷匯總表;
6、監(jiān)理作業(yè)信息月報;
7、承建單位月進度款支付臺帳。
九、監(jiān)理文件的移交和歸檔
1、監(jiān)理文件的移交
安裝工程結束后,施工文件向建設單位進行移交的同時,監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設單位進行移交,移交監(jiān)理文件的目次要求和建設單位協(xié)商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001規(guī)定移交。
表3-3
序號文件名稱文件級別序號文件名稱文件級別
1監(jiān)理規(guī)劃
(含修改內容)ⅰ11工程暫停令ⅱ
2分包單位資格審查資料ⅵ12延長工期報審及審批資料ⅵ
3設計交底與圖紙會審會議紀要ⅱ13監(jiān)理工作聯(lián)系單ⅵ
4設計變更資料
(審查單)ⅳ14施工備忘錄
5工程變更資料
(審查單)ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料ⅱ
6施工指導文件審查資料ⅳ16工程施工竣工結算資料ⅱ
7施工測量放線資料
(審查單)ⅳ17
索賠資料簽證單ⅱ
8工程材料/構配件/設備質量檢查及抽查試驗資料ⅳ18施工質量ⅱ
19監(jiān)理月報ⅱ
9隱蔽工程驗收資料
(驗收單)ⅳ20監(jiān)理工作總結ⅱ
10整改通知單ⅳ21會議紀要ⅱ
2、監(jiān)理文件的歸檔
監(jiān)理項目部撤離現(xiàn)場后,應將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。
監(jiān)理項目部在撤離現(xiàn)場后,對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應想本公司歸檔。
監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔:
第一卷 工程審批文件
第二卷 工程合同/協(xié)議文件
第三卷 工程報建資料及開工審批文件
第四卷 工程設備招標投標資料
第五卷 工程設計圖紙資料
監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔:
第一卷 監(jiān)理合同文件
第二卷 監(jiān)理部質量體系文件
第三卷 監(jiān)理內部管理制度
第四卷 監(jiān)理部來往公文函件
第五卷 監(jiān)理月報/簡報
第六卷 監(jiān)理總結報告
第七卷 監(jiān)理會議紀要
第八卷 監(jiān)理部質量控制過程文件
第九卷 監(jiān)理部進度控制過程文件
第十卷 監(jiān)理部投資控制過程文件
第十一卷 監(jiān)理部安全文明控制文件
第十二卷 工程索賠文件
對承包單位資料的歸檔,按如下案卷:
第一卷 施工組織設計
第二卷 施工作業(yè)指導書
第三卷 安全技術措施文件
第四卷 調試及試運行文件
第五卷 工程達標驗收文件
第11篇 酒店設施設備管理制度：設備臺賬、檔案資料管理制度
酒店設施設備管理制度:設備臺賬、檔案資料管理制度
1.設備建立臺賬范圍
凡價值在2000元以上,連續(xù)使用一年以上,安全壽命周期內都需要技術管理的固定資產,都應列入設備臺賬;
2.設備分類及編號應按照各部門設備功能分為七大類;采用五級號碼制:
生活服務設備-s 信息設備-*
文娛保健設備-w 環(huán)境美化設備-h
保安設備-b 交通運載設備-j
其他設備-q
設備編號說明:
(1)設備的統(tǒng)一編號即為各部門固定資產編號,為了統(tǒng)一方便,號碼順序從1開始(不從0開始);
(2)如有報廢和調撥出部門,其編號應永久保留,并說明調出原因,不要用新購進或其他設備來填補報廢設備的舊編號;
(3)設備的附件或附屬設備不必另外單獨編號,而可以在主機編號之后編附機號;
(4)每臺設備都必須在明顯處裝訂上固定資產編號或噴上編號;
3.設備管理類別劃分原則及代號
(1)重點設備:用a表示;凡具備下列條件之一者,為重點設備:
a.負荷高、耗能大、連續(xù)性運行的設備;
b.對經營質量影響大的設備;
c.停機后,對經營及酒店聲譽有嚴重影響的設備;
d.修理復雜程度高的設備;
e.備品、配件供應困難的設備;
f.出現(xiàn)故障或事故嚴重影響人身安全的設備;
g.對環(huán)境保護及作業(yè)有嚴重影響的設備;
h.單臺(套)設備原值在五萬元以上的設備;
例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設備、壓力容器、大型制冷機組、大型空調設備、電梯等;
(2)重要設備:用b表示;凡具備下列條件之一者,為重要設備:
a.多班運行或開機時間長的設備;
b.需要經?；蚨ㄆ谡{整的設備;
c.故障停機對酒店經營有影響的設備;
d.故障頻次多或停機時間長的設備;
e.有一定修理復雜程度的設備;
f. 配件供應周期長的設備;
g.對操業(yè)人員安全及環(huán)境污染有影響的設備;
h.單臺(套)原值在一萬元以上的設備;
例:各種泵、通風機、音響設備、燈光設備、計算機、運輸車輛等;
(3)一般設備:用c表示;凡屬下列情況之一的設備,為一般設備:
a.負荷低、開機時間短;
b.對生產、經營質量影響不大的設備;
c.修理復雜程度低或不維修設備;
d.故障停機不影響經營的設備;
e.不構成重點、重要設備的其他設備;
例:彩電、風機盤管、分體空調、窗式空調等;
4.設備臺賬內容
(1)使用單位:填寫單位名稱及酒店編號;
(2)管理類別:按上面的規(guī)定填寫;
(3)設備名稱:按設備銘牌填寫;
(4)設備編號:按上面的規(guī)定填寫;
(5)相關設備編號:填寫與本設備相關設備的編號;
(6)固定資產編號:按固定資產賬上填寫;
(7)規(guī)格型號:按設備銘牌填寫;
(8)總電功率:填寫本設備需要的總電功率;
(9)制造單位:按設備銘牌填寫;
(10)出廠編號:按設備銘牌填寫;
(11)出廠日期:按設備銘牌填寫;
(12)啟用日期:填寫實際投入使用的日期;
(13)安裝地點:填寫設備安裝的具體地點;
(14)設備原值:按固定資產賬填寫;
(15)預計殘值:按固定資產賬填寫;
(16)計提折舊:填寫累提的折舊額;
(17)使用年限:填寫預計使用的年限;
(18)設備現(xiàn)狀:填寫'在用'或'封存'、'閑置'、'報廢'等;
(19)備注:填寫其他需要說明的內容。
5.設備臺賬卡由工程總監(jiān)/經理或項目主管填制,總監(jiān)秘書負責保管存檔。
6.設備情況發(fā)生變化,及時修正臺賬記錄。
7.根據(jù)臺賬,定期對的所有設備進行盤查,做到賬物相符。
8.設備技術檔案管理
(1)所有重點、重要設備以及列入計劃檢修的一般設備,都應建立技術檔案;特種設備技術檔案的建立,應符合勞動管理部門的要求,按勞動局要求的格式建立,其他設備按和管理公司要求建立;
(2)設備技術檔案由工程總監(jiān)/經理秘書負責收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術檔案能及時、準確地反映設備的運行狀況;
(3)應根據(jù)設備技術檔案所記載的設備信息,及時分析、研究指導設備維護、檢修及改造、更新。
9.設備技術資料管理
(1)酒店技術資料由工程總監(jiān)/經理秘書負責收集、整理、核實、登記和保管,堅決杜絕資料散落個人手中的現(xiàn)象;
(2)設備技術資料應包括的主要內容:
a.設備選型及技術經濟論證材料;
b.上級及領導批準購置的文件;
c.設備購置合同;
a.設備出廠合格證;
e.設備裝箱單及開箱驗收記錄;
f.設備安裝、調試記錄及竣工圖;
g.設備使用說明書及進口設備說明書中文譯本;
h.設備圖紙和備件圖冊
10.使用設備技術資料,使用部門一般使用復印件,如不便復印,可將資料歸檔后,經工程總監(jiān)/經理批準,指定負責人,由使用者辦理長期原件借用手續(xù),存放于使用部門。
11.設備技術資料一般不送檔案室歸檔(或將復印件送檔案室歸檔),存放于工程部技術檔案柜。
12.資料檔案的管理
(1)維護檔案室的清潔環(huán)境和資料的保管環(huán)境;
(2)借還資料檔案的手續(xù)清楚,送閱、交辦的文件要及時,并有責任催辦;
(3)文件、資料歸檔要及時,做到每月整理一次,每年清理一次,分門別類做好歸檔并做好記錄;
(4)遵守保密規(guī)定,未經有關領導授權或批準,一切文件資料不得外傳外借
13.資料檔案的使用規(guī)定
(1)查閱資料檔案應在檔案室指定環(huán)境范圍內進行,未履行借閱登記手續(xù),任何人不得擅自將資料帶離檔案室;
(2)在使用資料檔案時,使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;
(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹,不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無損;
(4)資料檔案在檔案室外未被使用時,不得長時間擺放在桌面上,應及時放入專用檔案柜中保存;
(5)未經許可不得擅自拍照、抄錄、復印;
第12篇 綠景物業(yè)項目工程技術資料檔案管理制度
物業(yè)項目工程技術資料檔案管理制度
一.各類技術資料必須裝訂成冊,由工程部內勤保管并編制詳細目錄。
二.資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設備技術資料,其中一套存檔作備用,另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。
三.檔案室的備用圖紙,如設備的規(guī)范、標準等,如要借用,必須填寫資料借用單,經工程部經理批準后方可借閱,但必須限期歸還。
四.工程部重要設備的運行記錄,每月必須裝訂成冊,歸檔保存。如有破損應責成班組重新抄寫,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
五.工程部班組值班記錄,須每月歸檔保存,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
六.《報修工作單》每月裝訂成冊,歸檔保存,保存三年。
七.每一臺設備都必須建立設備臺賬卡,詳細記錄設備的生產廠家,各種性能、技術參數(shù)、安裝位置、調試驗收記錄,每次維修維護記錄,每次設備事故記錄等,臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
八.設備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊,編制目錄。
