第1篇 公司印信管理制度
1.總則
為保證公司印章、介紹信使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性,有效地維護(hù)公司利益,杜絕違法行為的發(fā)生,特制定本辦法。
2.印章的刻制
2.1 公司印章刻制均須報總經(jīng)理批準(zhǔn),由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。
2.2 印章的材質(zhì)、形體和規(guī)格,按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.3 公司各部門根據(jù)需要可以申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?但須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),由行政部安排制作。
3.印章的啟用
3.1 新印章要做好戳記,并在行政部留樣保存,以便備查。
3.2 印章啟用應(yīng)事先頒發(fā)啟用通知,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模用藍(lán)色印油,以示首次使用。
4.印章的保管、交接和停用
4.1 公司各類印章必須有專人保管。
4.1.1 董事會、公司的正式印章、專用印章、鋼印、法人私章應(yīng)由總經(jīng)理指定部門保管;
4.1.2 各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管;
4.1.3 印章保管須有記錄,注明印章名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)用人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息,并同時將此資料::存檔。
4.1.4 印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。
4.1.5 如發(fā)生印章?lián)p毀、遺失、被盜等異常現(xiàn)象,應(yīng)立即上報行政部進(jìn)行相應(yīng)處理。
4.2印章移交須簽署移交證明,注明移交人、接收人、移交時間、圖樣等信息。
4.3有下列情況,印章須停止使用:
4.3.1 機(jī)構(gòu)變動或機(jī)構(gòu)名稱改變;
4.3.2 上級部門通知改變印章圖樣;
4.3.3 印章?lián)p壞;
4.3.4 印章遺失或被竊,聲明作廢。
4.3.5印章停用后,行政部應(yīng)提出處理辦法,并報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),及時將停用印章送制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。
5.印章的使用
5.1 使用范圍。
5.1.1 凡屬以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司章;
5.1.2 凡屬公司對外簽訂合同或協(xié)議須加蓋合同專用章;
5.1.3 凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章;
5.1.4 凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專用章;
5.2 使用印章,一律實(shí)行登記制度,注明用印事由、數(shù)量、申請人、用印日期,經(jīng)審批后方可用印。
5.3 代章,因工作急需而又無合適印章,可以采用借章辦法,借章要在落款處加注'借印'、'代'字樣。
5.4 使用印章時,保管人應(yīng)對用印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo),妥善解決。
5.5 嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長期外出時須將印章妥善移交,以免貽誤工作。
5.6 印章要在辦公室使用,不得擅自拿出辦公室和隨身攜帶,不準(zhǔn)委托他人代管。
6.介紹信管理
6.1 介紹信種類:存根介紹信、信箋介紹信、證明信(材料)。
6.2 介紹信一般由行政部指定人員保管。
6.3 介紹信開具由部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部審批,嚴(yán)禁開出空白介紹信。
違規(guī)處理:
違反上述規(guī)定,按公司《懲罰制度》予以處理。
第2篇 公司印信管理制度5
公司印信管理制度(五)
第一條 印信的種類
一)印鑒:公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。
二)職章:刻有公司董事長或總經(jīng)理職銜的印章。
三)部門章:刻有公司部門名稱的印章。其不對外單位的部門章可加注“對內(nèi)專用”.
四)職銜簽字章:刻有經(jīng)理及總經(jīng)理職銜及簽名的印信。
第二條 印信的使用規(guī)定
一)對公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文,蓋總經(jīng)理職章。
二)以公司名義對國營機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司核發(fā)的證明文件,及各類規(guī)章典范的核決等由總經(jīng)理署名,蓋總經(jīng)理職銜章。
三)以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名者,蓋經(jīng)理職銜簽字章。
四)各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對于公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個人的行文以及收發(fā)文件時,蓋部門章。
第三條 印信的監(jiān)印
一)總經(jīng)理職章及特定業(yè)務(wù)專用章得由總經(jīng)理核定本公司的監(jiān)印人員。
二)總經(jīng)理職銜簽字章得核定由管理部主管為監(jiān)印人員。
三)經(jīng)理職銜簽字章及部門章得由經(jīng)理指定監(jiān)印人員。
第四條 印信蓋用
一)文件需用印時,應(yīng)先填寫“用印申請單”(附表1),經(jīng)主管核準(zhǔn)后,連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。
二)監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外,并應(yīng)于“用印申請單”上加蓋使用的印信存檔。
第五條 各種印信由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管,如有遺失或誤用情事,由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)。
第六條 監(jiān)印人對未經(jīng)判行文件,不得擅自用印,違者受處。
第七條 印信遺失時除立即向上級報備外,并應(yīng)依法公告作廢。
第八條 本辦法經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后施行,修改時亦同。
