某酒店總經(jīng)理辦公室管理制度
酒店總經(jīng)理辦公室管理制度
(一)總經(jīng)理辦公會制度
總經(jīng)理辦公會每周召開一次,由酒店總經(jīng)理主持,副總以上領導出席。總經(jīng)理缺席時,由授權(quán)委托人主持會議。
總經(jīng)理辦公會內(nèi)容:
研究黨的路線、方針、政策和國家有關(guān)法規(guī)以及上級的重要指示,規(guī)定在本店的貫徹執(zhí)行。
研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。
討論酒店月度、季度、年度工作計劃、總結(jié)。
討論酒店的重大經(jīng)營管理活動。
討論酒店人事安排與組織機構(gòu)的調(diào)整。
討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關(guān)問題。
討論員工重大獎懲事項。
討論研究其他酒店的有關(guān)問題。
(二)專題工作會議制度
酒店專題工作會議視經(jīng)營管理需要確定。
酒店專題會議事先由辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指令,列出會議內(nèi)容和要求,責成有關(guān)部門進行調(diào)查研究,充分準備,待時機成熟后召開。
會議由總經(jīng)理主持,視會議內(nèi)容確定出席人員。
酒店專題會議一般可分為:經(jīng)濟活動分析會;價格政策會議;餐飲工作會議;銷售工作會議;酒店質(zhì)量管理會議;培訓工作會議;酒店更新改造會議;重大接待任務協(xié)調(diào)會等等。
(三)酒店晨會制度
酒店晨會每天上午8:30召開,由酒店總經(jīng)理主持召集,會議時間一般控制在半小時內(nèi)。
會議出席人員:酒店副總經(jīng)理及各部門主要負責人,如主要負責人因事不能出席,應指定副職或代理人參加。
會議內(nèi)容主要是各部門匯報一天(24小時)內(nèi)本部門發(fā)生的重大問題或需要酒店協(xié)調(diào)的工作以及上次晨會布置的工作貫徹落實情況。
會議主持人對晨會上各部門提出的問題或需要協(xié)調(diào)解決的工作應作出明確決斷,并明確分工落實。
會議結(jié)束,出席會議的各部門人員應迅速傳達布置和落實工作指令和要求。
(四)文件傳閱制度
酒店領導日常應閱讀上級黨、政部門和業(yè)務主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志,了解黨和政府部門及業(yè)務主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神,正確指導酒店的各項經(jīng)營管理活動。
各類文件資料由辦公室專職檔案管理人員負責收、發(fā)、登記后,交酒店領導按序迅速傳閱,對酒店領導批示的文件,應及時反饋給相關(guān)職能部門貫徹執(zhí)行。
(五)閱簽值班記錄和有關(guān)重要經(jīng)營報表制度
酒店領導每天要閱簽“大堂副理值班記錄簿”、“保衛(wèi)值班記錄簿”、“夜間經(jīng)理值班本”、“酒店營業(yè)收入日報表”以及各類有關(guān)的重要財務報表,還可通過電腦終端查閱各項經(jīng)營資料,全面了解酒店近期的經(jīng)營管理情況,以便對經(jīng)營管理中存在的問題迅速做出決策。
(六)節(jié)假日值班制度
節(jié)假日值班制度是加強酒店經(jīng)營管理的一項重要措施,遇有重大節(jié)日,酒店領導應親自參加值班。
1、值班員要堅守崗位,遵守紀律。
2、值班時要根據(jù)授權(quán)范圍主動積極地處理各種問題。遇重大、緊急情況或授權(quán)范圍以外的問題,必須及時請示有關(guān)領導,按領導意圖處理,以免延誤。
3、值班時遇有賓客投訴,要協(xié)助有關(guān)部門一起妥善處理,需要時報
請領導處理。
4、做好領導用車調(diào)度等行政事務工作,完成領導交辦的其他工作。
(七)酒店調(diào)研和信息工作制度
酒店調(diào)研和信息工作的目的是為領導決策和解決問題提供依據(jù)。
酒店調(diào)研和信息工作由辦公室秘書負責,其他人員協(xié)助。
調(diào)研工作的重點是:
(1)酒店經(jīng)營管理中帶有全局性、傾向性的情況和問題。
(2)酒店經(jīng)營管理的經(jīng)驗和教訓。
(3)酒店各項決策付諸實施后的效果和需要完善之處。
(4)領導交辦的其他調(diào)研工作。
信息工作的重點是:
員工信息:員工的思想動態(tài)、工作情況,以及對經(jīng)營管理的意見、建議。
(2)客人信息:住店客人的投訴、意見和表揚。
(3)客源信息:國際、國內(nèi)客源市場的動態(tài)、預測性的信息。
(4)同行信息:包括同行酒店的經(jīng)營管理新動向、特色、服務水平、價格政策、營銷策略等基本信息。
(5)社會信息:酒店在公眾中的形象和知名度。
調(diào)研和信息工作要求客觀、全面、深入,堅持實事求是,防止片面性和表面化。
調(diào)研工作程序是準備、調(diào)查、研究、寫出調(diào)研報告。信息工作的程序為搜集、分類、分級、篩選、比較分析、匯總和交流。
調(diào)研報告寫作要求:觀點和材料統(tǒng)一,結(jié)構(gòu)和條理嚴謹清楚,語言平實準確、鮮明生動。信息材料的寫作要求:注意實效,注重功效,簡明扼要。
(八)酒店印章和介紹信管理制度
酒店印章、總經(jīng)理個人印章、酒店介紹信均有專人管理和保管,存放安全可靠。未經(jīng)批準,不得把印章和介紹信交他人管理和使用。
使用印章和介紹信要經(jīng)酒店領導批準,文件用印以文件簽發(fā)、簽字為準。常規(guī)用印由辦公室秘書批準。
用印、使用介紹信應予登記。登記內(nèi)容包括用印和用信人、事由、時間、批準人、經(jīng)手人和印數(shù)等。
蓋印位置要端正、清楚,不可斜、側(cè)、偏、模糊不清。
嚴禁未經(jīng)批準擅自用印和使用介紹信。非法用印,非法使用介紹信,應根據(jù)情節(jié)和后果嚴肅處理,直至依法懲處。
(九)財產(chǎn)物資管理制度
財產(chǎn)設備管理
(1)辦公室使用的各種辦公設備和交通工具由辦公室秘書具體負責管理,建立辦公室財產(chǎn)二級明細帳,以便隨時與財務部相互核對,做到帳帳相符,帳物相符。
各種財產(chǎn)設備實行“誰使用,誰負責”并切實做好日常的維護和清潔保養(yǎng)工作,做到物盡其用,愛惜使用。
各種財產(chǎn)設備的調(diào)撥、出借必須經(jīng)財務部或總經(jīng)理審核,按批準文件填寫財務部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”;在酒店內(nèi)部各部門之間的轉(zhuǎn)移,應填寫“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”,并辦理財產(chǎn)變動登帳手續(xù)。
設備因使用年久和因損壞不能使用,或因技術(shù)進步而淘汰,需要報廢時,必須經(jīng)財務部和工程部組織技術(shù)鑒定小組進行鑒定,確認無使用價值時,才能辦理報廢手續(xù)。
新設備的添置必須經(jīng)酒店批準,會同財務部共同驗收,并填寫財務部統(tǒng)一印制的“財產(chǎn)領用單”,辦理領用手續(xù)后,登記入帳。
辦公室秘書每季度應對辦公室使用的各種設備進行一次檢查和核對,每年定期清查盤點,確保帳物相符;發(fā)生盈虧必須
查明原因,并填寫財務部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)盤盈盤虧報告單”,報財務部處理。
物料用品管理
(1)辦公室物料用品由辦公室秘書統(tǒng)一管理,具體負責編制年度物料用品消耗計劃;按照物料用品分類,建立專用物料用品臺帳,掌握使用及消耗情況,辦理物料用品領用、發(fā)放、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、報廢和缺損申報工作。
各類物料用品的領用,應填寫財務部統(tǒng)一印制的“物料用品領用單”,經(jīng)辦公室秘書審核簽字后,向財務部領取,并及時登記入帳。工具類物品,除因業(yè)務發(fā)展需要增領外,實行以舊換新的辦法,并須填寫“物料用品領用單”和“酒店低值易耗品報廢單”,報廢的物品由財務部統(tǒng)一處理。
各種物料用品的消耗、領用、報廢、報損每月底由秘書統(tǒng)計、清點一次,確保統(tǒng)計數(shù)字準確,數(shù)、物和臺帳相符。
(十)辦公室人員考勤制度
辦公室人員必須按時上下班,嚴格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。
辦公室人員考勤由辦公室秘書負責。每天考勤記錄在酒店統(tǒng)一印制的個人考勤卡上。記錄要做到準確無誤。
辦公室人員考勤每月匯總一次,填寫在酒店統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報表”,送人力資源部,作為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。
辦公室人員應嚴格遵守勞動紀律,上班時間內(nèi)嚴守崗位。外出公差應征得同意。
辦公室人員因病請假必須持有酒店醫(yī)務室或酒店指定醫(yī)院開具的病假證明,并經(jīng)領導同意。
辦公室人員因私請假(含婚、喪和探親假等)和休工假,均需事先提出申請,并經(jīng)領導同意。辦公室秘書請假需經(jīng)酒店總經(jīng)理同意。
(十一)辦公室安全管理制度
辦公室人員應自覺遵守酒店員工治安管理制度和規(guī)定。
嚴格執(zhí)行酒店保密規(guī)定。特別是涉及酒店機密事宜要做到不該問的不問,不該說的不說。
辦公室人員一般不要在辦公室內(nèi)接待客人。接待客人應在指定接待場所。
辦公室人員應保管好個人保管使用的辦公室鑰匙。如有遺失,應報告保衛(wèi)部作出處理。
辦公室人員要注意用電安全。下班前應切斷電源,關(guān)好門窗,確保辦公室安全。
(十二)預算管理制度
根據(jù)《酒店預算管理制度》的規(guī)定,辦公室年度預算的編制,應按照酒店經(jīng)營方針和預算大綱,由秘書負責組織有關(guān)人員擬訂編制,報酒店審定后執(zhí)行。辦公室預算編制應服從酒店的總體平衡。
辦公室預算計劃內(nèi)容包括:交通工具、辦公設備的添置和維修費用、物料耗用費用、勞動力成本,以及公關(guān)、交際等活動而發(fā)生的各項費用等。
預算中審定的各項費用管理目標,要分解至月度、季度。要堅持以部門為成本中心的指導思想,嚴格控制在計劃范圍內(nèi)的日常開支。
為了保證預算目標的實現(xiàn),辦公室對每月的成本費用進行分析、研究和提出加強管理的改進措施和方法,探索降低費用的途徑,并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時寫出預算執(zhí)行情況的分析報告,報店領導審閱。
(十三)人事管理制度
人員調(diào)配管理
(1)辦公室員工調(diào)配和招聘,報請人力資源部負責辦理。
(2)因?qū)嶋H人員少于定編,需要增補時,應填寫人力資源部統(tǒng)一印制的
“人員增補申請計劃”,報人力資源部辦理。
(3)專業(yè)人員調(diào)動和要害部位人員變動,均應與人力資源部商議,報酒店領導批準。
員工檔案管理
(1)員工檔案分人事檔案和工作檔案。員工檔案由人力資源部統(tǒng)一管理,并負責資料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。辦公室員工必須按《員工手冊》的規(guī)定,準確填寫員工登記表和如實反映情況,員工家庭地址和電話號碼變更,家庭人口和婚姻狀況變化等情況,均應及時向上級報告,并轉(zhuǎn)報人力資源部備案。
(2)員工工作檔案由辦公室負責管理。工作檔案記錄員工在為酒店服務和工作中各個階段的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務技術(shù)培訓和獎懲等情況,辦公室秘書應做好材料搜集和登記工作,保證員工工作檔案的完整和準確。員工跨部門之間的調(diào)動,其工作檔案即隨之轉(zhuǎn)移。
