某酒店總經(jīng)理辦公室管理制度
酒店總經(jīng)理辦公室管理制度
(一)總經(jīng)理辦公會(huì)制度
總經(jīng)理辦公會(huì)每周召開(kāi)一次,由酒店總經(jīng)理主持,副總以上領(lǐng)導(dǎo)出席?？偨?jīng)理缺席時(shí),由授權(quán)委托人主持會(huì)議。
總經(jīng)理辦公會(huì)內(nèi)容:
研究黨的路線、方針、政策和國(guó)家有關(guān)法規(guī)以及上級(jí)的重要指示,規(guī)定在本店的貫徹執(zhí)行。
研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。
討論酒店月度、季度、年度工作計(jì)劃、總結(jié)。
討論酒店的重大經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。
討論酒店人事安排與組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整。
討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關(guān)問(wèn)題。
討論員工重大獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。
討論研究其他酒店的有關(guān)問(wèn)題。
(二)專(zhuān)題工作會(huì)議制度
酒店專(zhuān)題工作會(huì)議視經(jīng)營(yíng)管理需要確定。
酒店專(zhuān)題會(huì)議事先由辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指令,列出會(huì)議內(nèi)容和要求,責(zé)成有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查研究,充分準(zhǔn)備,待時(shí)機(jī)成熟后召開(kāi)。
會(huì)議由總經(jīng)理主持,視會(huì)議內(nèi)容確定出席人員。
酒店專(zhuān)題會(huì)議一般可分為:經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì);價(jià)格政策會(huì)議;餐飲工作會(huì)議;銷(xiāo)售工作會(huì)議;酒店質(zhì)量管理會(huì)議;培訓(xùn)工作會(huì)議;酒店更新改造會(huì)議;重大接待任務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)等等。
(三)酒店晨會(huì)制度
酒店晨會(huì)每天上午8:30召開(kāi),由酒店總經(jīng)理主持召集,會(huì)議時(shí)間一般控制在半小時(shí)內(nèi)。
會(huì)議出席人員:酒店副總經(jīng)理及各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人,如主要負(fù)責(zé)人因事不能出席,應(yīng)指定副職或代理人參加。
會(huì)議內(nèi)容主要是各部門(mén)匯報(bào)一天(24小時(shí))內(nèi)本部門(mén)發(fā)生的重大問(wèn)題或需要酒店協(xié)調(diào)的工作以及上次晨會(huì)布置的工作貫徹落實(shí)情況。
會(huì)議主持人對(duì)晨會(huì)上各部門(mén)提出的問(wèn)題或需要協(xié)調(diào)解決的工作應(yīng)作出明確決斷,并明確分工落實(shí)。
會(huì)議結(jié)束,出席會(huì)議的各部門(mén)人員應(yīng)迅速傳達(dá)布置和落實(shí)工作指令和要求。
(四)文件傳閱制度
酒店領(lǐng)導(dǎo)日常應(yīng)閱讀上級(jí)黨、政部門(mén)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志,了解黨和政府部門(mén)及業(yè)務(wù)主管部門(mén)各類(lèi)重要信息和最新的方針、政策精神,正確指導(dǎo)酒店的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。
各類(lèi)文件資料由辦公室專(zhuān)職檔案管理人員負(fù)責(zé)收、發(fā)、登記后,交酒店領(lǐng)導(dǎo)按序迅速傳閱,對(duì)酒店領(lǐng)導(dǎo)批示的文件,應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)職能部門(mén)貫徹執(zhí)行。
(五)閱簽值班記錄和有關(guān)重要經(jīng)營(yíng)報(bào)表制度
酒店領(lǐng)導(dǎo)每天要閱簽“大堂副理值班記錄簿”、“保衛(wèi)值班記錄簿”、“夜間經(jīng)理值班本”、“酒店?duì)I業(yè)收入日?qǐng)?bào)表”以及各類(lèi)有關(guān)的重要財(cái)務(wù)報(bào)表,還可通過(guò)電腦終端查閱各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資料,全面了解酒店近期的經(jīng)營(yíng)管理情況,以便對(duì)經(jīng)營(yíng)管理中存在的問(wèn)題迅速做出決策。
(六)節(jié)假日值班制度
節(jié)假日值班制度是加強(qiáng)酒店經(jīng)營(yíng)管理的一項(xiàng)重要措施,遇有重大節(jié)日,酒店領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自參加值班。
1、值班員要堅(jiān)守崗位,遵守紀(jì)律。
2、值班時(shí)要根據(jù)授權(quán)范圍主動(dòng)積極地處理各種問(wèn)題。遇重大、緊急情況或授權(quán)范圍以外的問(wèn)題,必須及時(shí)請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),按領(lǐng)導(dǎo)意圖處理,以免延誤。
3、值班時(shí)遇有賓客投訴,要協(xié)助有關(guān)部門(mén)一起妥善處理,需要時(shí)報(bào)
請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)處理。
4、做好領(lǐng)導(dǎo)用車(chē)調(diào)度等行政事務(wù)工作,完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
(七)酒店調(diào)研和信息工作制度
酒店調(diào)研和信息工作的目的是為領(lǐng)導(dǎo)決策和解決問(wèn)題提供依據(jù)。
酒店調(diào)研和信息工作由辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé),其他人員協(xié)助。
調(diào)研工作的重點(diǎn)是:
(1)酒店經(jīng)營(yíng)管理中帶有全局性、傾向性的情況和問(wèn)題。
(2)酒店經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
(3)酒店各項(xiàng)決策付諸實(shí)施后的效果和需要完善之處。
(4)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他調(diào)研工作。
信息工作的重點(diǎn)是:
員工信息:員工的思想動(dòng)態(tài)、工作情況,以及對(duì)經(jīng)營(yíng)管理的意見(jiàn)、建議。
(2)客人信息:住店客人的投訴、意見(jiàn)和表?yè)P(yáng)。
(3)客源信息:國(guó)際、國(guó)內(nèi)客源市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)、預(yù)測(cè)性的信息。
(4)同行信息:包括同行酒店的經(jīng)營(yíng)管理新動(dòng)向、特色、服務(wù)水平、價(jià)格政策、營(yíng)銷(xiāo)策略等基本信息。
(5)社會(huì)信息:酒店在公眾中的形象和知名度。
調(diào)研和信息工作要求客觀、全面、深入,堅(jiān)持實(shí)事求是,防止片面性和表面化。
調(diào)研工作程序是準(zhǔn)備、調(diào)查、研究、寫(xiě)出調(diào)研報(bào)告。信息工作的程序?yàn)樗鸭⒎诸?lèi)、分級(jí)、篩選、比較分析、匯總和交流。
調(diào)研報(bào)告寫(xiě)作要求:觀點(diǎn)和材料統(tǒng)一,結(jié)構(gòu)和條理嚴(yán)謹(jǐn)清楚,語(yǔ)言平實(shí)準(zhǔn)確、鮮明生動(dòng)。信息材料的寫(xiě)作要求:注意實(shí)效,注重功效,簡(jiǎn)明扼要。
(八)酒店印章和介紹信管理制度
酒店印章、總經(jīng)理個(gè)人印章、酒店介紹信均有專(zhuān)人管理和保管,存放安全可靠。未經(jīng)批準(zhǔn),不得把印章和介紹信交他人管理和使用。
使用印章和介紹信要經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),文件用印以文件簽發(fā)、簽字為準(zhǔn)。常規(guī)用印由辦公室秘書(shū)批準(zhǔn)。
用印、使用介紹信應(yīng)予登記。登記內(nèi)容包括用印和用信人、事由、時(shí)間、批準(zhǔn)人、經(jīng)手人和印數(shù)等。
蓋印位置要端正、清楚,不可斜、側(cè)、偏、模糊不清。
嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用印和使用介紹信。非法用印,非法使用介紹信,應(yīng)根據(jù)情節(jié)和后果嚴(yán)肅處理,直至依法懲處。
(九)財(cái)產(chǎn)物資管理制度
財(cái)產(chǎn)設(shè)備管理
(1)辦公室使用的各種辦公設(shè)備和交通工具由辦公室秘書(shū)具體負(fù)責(zé)管理,建立辦公室財(cái)產(chǎn)二級(jí)明細(xì)帳,以便隨時(shí)與財(cái)務(wù)部相互核對(duì),做到帳帳相符,帳物相符。
各種財(cái)產(chǎn)設(shè)備實(shí)行“誰(shuí)使用,誰(shuí)負(fù)責(zé)”并切實(shí)做好日常的維護(hù)和清潔保養(yǎng)工作,做到物盡其用,愛(ài)惜使用。
各種財(cái)產(chǎn)設(shè)備的調(diào)撥、出借必須經(jīng)財(cái)務(wù)部或總經(jīng)理審核,按批準(zhǔn)文件填寫(xiě)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”;在酒店內(nèi)部各部門(mén)之間的轉(zhuǎn)移,應(yīng)填寫(xiě)“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”,并辦理財(cái)產(chǎn)變動(dòng)登帳手續(xù)。
設(shè)備因使用年久和因損壞不能使用,或因技術(shù)進(jìn)步而淘汰,需要報(bào)廢時(shí),必須經(jīng)財(cái)務(wù)部和工程部組織技術(shù)鑒定小組進(jìn)行鑒定,確認(rèn)無(wú)使用價(jià)值時(shí),才能辦理報(bào)廢手續(xù)。
新設(shè)備的添置必須經(jīng)酒店批準(zhǔn),會(huì)同財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收,并填寫(xiě)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“財(cái)產(chǎn)領(lǐng)用單”,辦理領(lǐng)用手續(xù)后,登記入帳。
辦公室秘書(shū)每季度應(yīng)對(duì)辦公室使用的各種設(shè)備進(jìn)行一次檢查和核對(duì),每年定期清查盤(pán)點(diǎn),確保帳物相符;發(fā)生盈虧必須
查明原因,并填寫(xiě)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告單”,報(bào)財(cái)務(wù)部處理。
物料用品管理
(1)辦公室物料用品由辦公室秘書(shū)統(tǒng)一管理,具體負(fù)責(zé)編制年度物料用品消耗計(jì)劃;按照物料用品分類(lèi),建立專(zhuān)用物料用品臺(tái)帳,掌握使用及消耗情況,辦理物料用品領(lǐng)用、發(fā)放、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、報(bào)廢和缺損申報(bào)工作。
各類(lèi)物料用品的領(lǐng)用,應(yīng)填寫(xiě)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“物料用品領(lǐng)用單”,經(jīng)辦公室秘書(shū)審核簽字后,向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取,并及時(shí)登記入帳。工具類(lèi)物品,除因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增領(lǐng)外,實(shí)行以舊換新的辦法,并須填寫(xiě)“物料用品領(lǐng)用單”和“酒店低值易耗品報(bào)廢單”,報(bào)廢的物品由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一處理。
各種物料用品的消耗、領(lǐng)用、報(bào)廢、報(bào)損每月底由秘書(shū)統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)一次,確保統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確,數(shù)、物和臺(tái)帳相符。
(十)辦公室人員考勤制度
辦公室人員必須按時(shí)上下班,嚴(yán)格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。
辦公室人員考勤由辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)。每天考勤記錄在酒店統(tǒng)一印制的個(gè)人考勤卡上。記錄要做到準(zhǔn)確無(wú)誤。
辦公室人員考勤每月匯總一次,填寫(xiě)在酒店統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報(bào)表”,送人力資源部,作為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。
辦公室人員應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動(dòng)紀(jì)律,上班時(shí)間內(nèi)嚴(yán)守崗位。外出公差應(yīng)征得同意。
辦公室人員因病請(qǐng)假必須持有酒店醫(yī)務(wù)室或酒店指定醫(yī)院開(kāi)具的病假證明,并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。
辦公室人員因私請(qǐng)假(含婚、喪和探親假等)和休工假,均需事先提出申請(qǐng),并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。辦公室秘書(shū)請(qǐng)假需經(jīng)酒店總經(jīng)理同意。
(十一)辦公室安全管理制度
辦公室人員應(yīng)自覺(jué)遵守酒店員工治安管理制度和規(guī)定。
嚴(yán)格執(zhí)行酒店保密規(guī)定。特別是涉及酒店機(jī)密事宜要做到不該問(wèn)的不問(wèn),不該說(shuō)的不說(shuō)。
辦公室人員一般不要在辦公室內(nèi)接待客人。接待客人應(yīng)在指定接待場(chǎng)所。
辦公室人員應(yīng)保管好個(gè)人保管使用的辦公室鑰匙。如有遺失,應(yīng)報(bào)告保衛(wèi)部作出處理。
辦公室人員要注意用電安全。下班前應(yīng)切斷電源,關(guān)好門(mén)窗,確保辦公室安全。
(十二)預(yù)算管理制度
根據(jù)《酒店預(yù)算管理制度》的規(guī)定,辦公室年度預(yù)算的編制,應(yīng)按照酒店經(jīng)營(yíng)方針和預(yù)算大綱,由秘書(shū)負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員擬訂編制,報(bào)酒店審定后執(zhí)行。辦公室預(yù)算編制應(yīng)服從酒店的總體平衡。
辦公室預(yù)算計(jì)劃內(nèi)容包括:交通工具、辦公設(shè)備的添置和維修費(fèi)用、物料耗用費(fèi)用、勞動(dòng)力成本,以及公關(guān)、交際等活動(dòng)而發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用等。
預(yù)算中審定的各項(xiàng)費(fèi)用管理目標(biāo),要分解至月度、季度。要堅(jiān)持以部門(mén)為成本中心的指導(dǎo)思想,嚴(yán)格控制在計(jì)劃范圍內(nèi)的日常開(kāi)支。
為了保證預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),辦公室對(duì)每月的成本費(fèi)用進(jìn)行分析、研究和提出加強(qiáng)管理的改進(jìn)措施和方法,探索降低費(fèi)用的途徑,并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時(shí)寫(xiě)出預(yù)算執(zhí)行情況的分析報(bào)告,報(bào)店領(lǐng)導(dǎo)審閱。
(十三)人事管理制度
人員調(diào)配管理
(1)辦公室員工調(diào)配和招聘,報(bào)請(qǐng)人力資源部負(fù)責(zé)辦理。
(2)因?qū)嶋H人員少于定編,需要增補(bǔ)時(shí),應(yīng)填寫(xiě)人力資源部統(tǒng)一印制的
“人員增補(bǔ)申請(qǐng)計(jì)劃”,報(bào)人力資源部辦理。
(3)專(zhuān)業(yè)人員調(diào)動(dòng)和要害部位人員變動(dòng),均應(yīng)與人力資源部商議,報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
員工檔案管理
(1)員工檔案分人事檔案和工作檔案。員工檔案由人力資源部統(tǒng)一管理,并負(fù)責(zé)資料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。辦公室員工必須按《員工手冊(cè)》的規(guī)定,準(zhǔn)確填寫(xiě)員工登記表和如實(shí)反映情況,員工家庭地址和電話號(hào)碼變更,家庭人口和婚姻狀況變化等情況,均應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告,并轉(zhuǎn)報(bào)人力資源部備案。
(2)員工工作檔案由辦公室負(fù)責(zé)管理。工作檔案記錄員工在為酒店服務(wù)和工作中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲等情況,辦公室秘書(shū)應(yīng)做好材料搜集和登記工作,保證員工工作檔案的完整和準(zhǔn)確。員工跨部門(mén)之間的調(diào)動(dòng),其工作檔案即隨之轉(zhuǎn)移。
