某裝飾公司檔案管理制度（3篇范文）

發(fā)布時間：2024-11-06 查看人數(shù)：34

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第1篇某裝飾公司檔案管理制度第2篇裝飾公司工程部檔案管理制度第3篇裝飾公司文書檔案管理制度

某裝飾公司檔案管理制度

第1篇某裝飾公司檔案管理制度

裝飾公司檔案管理制度

第1條檔案的管理:

(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;

(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;

(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;

(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

第2條檔案歸檔范圍:

(一)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;

(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);

(五)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;

(六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門留用復(fù)印件備份等;

(七)公司各部門年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);

(八)公司有效證照、證件;

(九)具有法律效力及保存價值的文件;

(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

(十二)公司獲得的各種社會榮譽(yù)資料;

(十三)會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);

(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn);

(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

第3條檔案立卷要求:

(一)辦公室應(yīng)及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

(二)公司各部門應(yīng)及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點,保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用;

(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫頁號;

(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明,都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);

(七)案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。

第4條檔案歸檔時間:

(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;

(二)財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。

第5條檔案的借閱:

(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時歸還。

(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;

(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;

(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點,并在登記薄上注銷;

(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);

(六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;

(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;

(九)會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會計檔案時,應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

第6條檔案保密級別:

(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;

(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;

(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對內(nèi)予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。

第7條檔案的銷毀:公司定期對檔案進(jìn)行鑒定,制定銷毀清單,對失去保存價值的檔案,登記造冊,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核,報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,銷毀時需有兩人以上參加,并在銷毀清冊上簽字。

第2篇裝飾公司工程部檔案管理制度

裝飾公司工程部檔案管理制度

1、工程項目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應(yīng)嚴(yán)格裝飾施工檔案管理要求負(fù)責(zé)工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。

2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。

3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。

4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。