第1篇 裝飾設(shè)計(jì)工程公司 檔案管理制度
裝飾設(shè)計(jì)工程公司檔案管理制度
1總則
1.2本制度所指的檔案,包括文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔
1.3公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門(mén)內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
1.4公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應(yīng)及時(shí)交由本部門(mén)文書(shū)管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí),必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷毀。
2檔案的收集與管理
2.1堅(jiān)持按部門(mén)收集、管理文件資料的制度。公司各部門(mén)、各分公司均應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件資料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng),應(yīng)及時(shí)通知公司檔案主管部門(mén)。
2.2公司檔案的主管部門(mén)為公司行政人事部。
2.3凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)、請(qǐng)示、報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。
2.4一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門(mén)收集歸檔。公司召開(kāi)會(huì)議形成的文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸檔。
2.5公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的人員,在核報(bào)旅差費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才能給予報(bào)銷。
2.6本公司召開(kāi)全公司性的會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才能報(bào)銷相關(guān)的會(huì)議費(fèi)用。
2.7公司專(兼)職檔案管理人員的職責(zé)是:了解本公司(部門(mén))的工作業(yè)務(wù),掌握本公司(部門(mén))文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門(mén))的文件資料;認(rèn)真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對(duì)本公司(部門(mén))承辦的文件資料及時(shí)收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書(shū)、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財(cái)務(wù)檔案暫由財(cái)務(wù)部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時(shí),應(yīng)按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。
3歸檔范圍
3.1重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)材料、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.2上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資3.3本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關(guān)單位往來(lái)的文書(shū)。
3.4本公司向上級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
3.5反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.6本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。
3.7本公司關(guān)于中、高層管理人員職務(wù)任免的文件資料,以及員工考核、獎(jiǎng)懲的文件資
3.8本公司員工勞動(dòng)、薪酬、福利等方面的文件資料。
3.9本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶和剪報(bào)等資料。
4平時(shí)歸檔
4.1各部門(mén)對(duì)已處理完畢或批存的文件資料要及時(shí)交由本部門(mén)兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。
4.2各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件資料歸檔使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
4.3公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門(mén)兼職檔案管理員立卷歸檔。
4.4兼職檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將立卷的文件資料,按照“案卷類目”的條款放入平時(shí)保存文件夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座,予以保存,并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。
5立卷歸檔
5.1為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質(zhì)量,立卷工作由各部門(mén)兼職檔案管理員負(fù)責(zé),公司辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。
5.2案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和使用。
5.3歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份文件資料的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
5.4在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷。絕密文件單獨(dú)立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
5.5不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示和批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文年立卷。沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷。跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷。跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
5.7卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)該統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角和背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
5.8永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
5.9有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置于卷尾。
5.10案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
5.11案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件要去掉金屬物質(zhì),對(duì)破壞的文件資料應(yīng)加以裱糊。字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5.12案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。
第2篇 裝飾設(shè)計(jì)工程公司檔案管理制度
裝飾設(shè)計(jì)工程公司檔案管理制度1總則
1.2 本制度所指的檔案,包括文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔
1.3 公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門(mén)內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
1.4 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應(yīng)及時(shí)交由本部門(mén)文書(shū)管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí),必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷毀。2檔案的收集與管理
2.1 堅(jiān)持按部門(mén)收集、管理文件資料的制度。公司各部門(mén)、各分公司均應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件資料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng),應(yīng)及時(shí)通知公司檔案主管部門(mén)。
2.2 公司檔案的主管部門(mén)為公司行政人事部。
2.3 凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)、請(qǐng)示、報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。
2.4 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門(mén)收集歸檔。公司召開(kāi)會(huì)議形成的文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸檔。
2.5 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的人員,在核報(bào)旅差費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才能給予報(bào)銷。
2.6 本公司召開(kāi)全公司性的會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才能報(bào)銷相關(guān)的會(huì)議費(fèi)用。
2.7 公司專(兼)職檔案管理人員的職責(zé)是:了解本公司(部門(mén))的工作業(yè)務(wù),掌握本公司(部門(mén))文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門(mén))的文件資料;認(rèn)真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對(duì)本公司(部門(mén))承辦的文件資料及時(shí)收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書(shū)、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財(cái)務(wù)檔案暫由財(cái)務(wù)部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時(shí),應(yīng)按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。3歸檔范圍
3.1 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)材料、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.2 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資
3.3 本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關(guān)單位往來(lái)的文書(shū)。
3.4 本公司向上級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
3.5 反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.6 本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。
3.7 本公司關(guān)于中、高層管理人員職務(wù)任免的文件資料,以及員工考核、獎(jiǎng)懲的文件資
3.8 本公司員工勞動(dòng)、薪酬、福利等方面的文件資料。
3.9 本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶和剪報(bào)等資料。4平時(shí)歸檔
4.1 各部門(mén)對(duì)已處理完畢或批存的文件資料要及時(shí)交由本部門(mén)兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。
4.2 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件資料歸檔使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
4.3 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門(mén)兼職檔案管理員立卷歸檔。
4.4 兼職檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將立卷的文件資料,按照“案卷類目”的條款放入平時(shí)保存文件夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座,予以保存,并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。5立卷歸檔
5.1 為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質(zhì)量,立卷工作由各部門(mén)兼職檔案管理員負(fù)責(zé),公司辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。
5.2 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和使用。
5.3 歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份文件資料的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
5.4 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷。絕密文件單獨(dú)立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
5.5 不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示和批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文年立卷。沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷。跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷?？缒甓鹊臅?huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
5.7 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)該統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角和背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
5.8 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
5.9 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置于卷尾。
5.1 0案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
5.1 1案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件要去掉金屬物質(zhì),對(duì)破壞的文件資料應(yīng)加以裱糊。字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5.1 2案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。
