某小區(qū)管理處費用報銷制度-5
小區(qū)管理處費用報銷制度(5)
一、目的:進一步規(guī)范和完善管理處的費用報銷管理制度,加強費用控制,減少成本支出,完善財務工作流程,提高工作效率。
二、適用范圍:**家園管理處
三、過程與方法控制:
(一)物資采購費用報銷程序:
a、零星物資采購:
1、物資采購之前,須由倉管員填寫《物資采購申請單》報請部門經理同意,方能按照程序進行采購;
2、管理處物資的采購由采購員統(tǒng)一辦理,特殊情況下(如采購員休假),由部門經理指定人員負責采購,且須先申請后采購;
3、物資采購完畢,由指定的檢驗人對物資檢驗并辦理入庫/出庫手續(xù),當天的采購單據(jù)必須在次日交由出納報銷及入帳,且當月申請必須當月采購完備,特殊情況下,不能完成項,該項當月取消,于次月再行申請。對于零星物資采購的報銷單據(jù)必須在背面填寫用途、經手人、證明人、供貨商電話及供貨商聯(lián)系人等。
b、指定供應商物資采購:
1、日常維修材料及清潔用品由指定供應商送貨。
2、辦公用品的采購由供應商直接送貨至管理處后,由部門經理指定專人負責驗貨并簽收;
3、維修、設備類物資采購后,由倉管員負責驗貨并簽收;
4、除直接在公司財務部結帳的貨款外,其余指定供應商款項的結算必須在當月的25-27日由供應商負責人或指定的財務人員持發(fā)票及
有管理處相關人員簽字的送貨單前來管理處支取現(xiàn)金或支票,逾期或單據(jù)不齊,出納員有權拒付;超過此規(guī)定時間期限者不予辦理付款手續(xù),相應款項推延至下一個月;
5、以上指定供應商物資采購的報銷流程及規(guī)定事項由采購員負責知會相關供應商。
(二)交通費、醫(yī)藥費、通訊費報銷:
1、采購交通費由采購人員直接與采購物資費用一起,填寫同一張《付款申請單》予以及時報銷;
2、上下班交通費,據(jù)2002年交通費報銷辦法,每位職員(工)提出書面報告據(jù)實報銷,但報銷額度不得超過公司規(guī)定的金額。除上下班交通費外,所有外出交通費都要注明起止地點、時間、事由、人數(shù)。
3、員工報銷規(guī)定范圍以內的交通費(培訓、管理處委派外出辦事、公司指定事項外出),將當天車票交由安全、保潔主辦予以登記(時間、事由、金額、車票數(shù))并在每張車票上注明當事人及時間經人事管理員證明確認后,于每月25-27日統(tǒng)一填寫《付款申請單》交出納處報銷,其余時間不予辦理報銷;
4、規(guī)定限額以內(員工30元/月、職(員)工100元/月)的醫(yī)藥費報銷,統(tǒng)一于每月25-27日進行,員工的醫(yī)藥費由保安/保潔主辦統(tǒng)一填單匯總于指定日報銷,職工的醫(yī)藥費由其本人填單于指定日內報銷,其余時間不予辦理,所有醫(yī)療費用不得累計跨季度(當月發(fā)生當月)報銷。
5、按公司規(guī)定享受通訊費的人員,憑電信局發(fā)票扣除長途、聲訊、漫游話費后按標準據(jù)實報銷,通訊費用標準當月有效,不能累積。
報銷注意事項:
除員工交通費以外,《付款申請單》必須由直接經手人填寫;
《付款申請單》必須依照管理報告收支表中所列開支項目列明用途;
3、每一張《付款申請單》均須填寫齊全日期、付款方式(現(xiàn)金/支票/公司轉帳)、用途說明、大寫金額、小寫金額及經手人,備注欄內注明所附單據(jù)份額;
4、每一份報銷單據(jù)背面必須注明用途、日期、經手人及證明人;
5、所有報銷單據(jù)嚴禁使用釘書機。
6、外出辦事的巴士票、的士票、汽車停車票等小票撕線邊剪齊,同等面值發(fā)票排列整齊稍微錯開在廢紙底單上豎列粘貼,并在底單上注明張數(shù)*面值=金額。
7、付款申請單、發(fā)票單、報銷附件等均粘貼左上角,四邊不封死。
8、交通費、醫(yī)藥費單據(jù)均單獨填單報銷。
9、凡不符合上述8點要求的付款憑證,出納員有權拒絕報銷。
