大廈客戶(hù)投訴處理管理制度3
大廈客戶(hù)投訴處理管理制度(三)
1.客戶(hù)投訴須堅(jiān)持'五清楚,一報(bào)告'的處理原則:
(1)聽(tīng)清楚:在接待客戶(hù)投訴時(shí),應(yīng)耐心聽(tīng)客戶(hù)講完,聽(tīng)清客戶(hù)投訴的內(nèi)容,不得打斷客戶(hù)說(shuō)話,更不能急于表態(tài)。
(2)問(wèn)清楚:待客戶(hù)講完后,要進(jìn)一步問(wèn)清有關(guān)情況,切忌與客戶(hù)正面辯駁,應(yīng)客觀冷靜地引導(dǎo)客戶(hù)敘述清楚實(shí)際情況。
(3)跟清楚:受理客戶(hù)投訴要一跟到底,直到問(wèn)題得到解決并回復(fù)客戶(hù)為止。對(duì)不能解決的投訴,應(yīng)婉轉(zhuǎn)地向客戶(hù)講清楚,并確定下次回復(fù)的時(shí)間。
(4)復(fù)清楚:對(duì)客戶(hù)的投訴在充分了解情況后,應(yīng)及時(shí)把處理的過(guò)程及結(jié)果清楚地回復(fù)客戶(hù),以表明客戶(hù)的投訴已得到足夠的重視和妥善的解決。
(5)記清楚:處理客戶(hù)投訴后,應(yīng)把投訴的事項(xiàng)、處理過(guò)程及結(jié)果清楚地記錄于客戶(hù)意見(jiàn)處理表內(nèi),由客戶(hù)確認(rèn)后收回存檔。
(6)報(bào)告:重大投訴,必須馬上報(bào)告部門(mén)經(jīng)理和物業(yè)管理中心領(lǐng)導(dǎo)。
2.客戶(hù)投訴處理程序:
(4)一般性投訴:當(dāng)接到一般性投訴時(shí),將投訴情況記錄在《客戶(hù)投訴記錄表》上,及時(shí)向職能部門(mén)進(jìn)行信息傳遞并立即將情況回復(fù)客戶(hù)。
(5)通過(guò)物業(yè)管理中心處理的一般性投訴有:大廈內(nèi)裝修噪音滋擾他人辦公;衛(wèi)生間等公共設(shè)施使用出現(xiàn)故障和問(wèn)題;客戶(hù)室內(nèi)設(shè)施需要維修;客戶(hù)郵件、報(bào)紙遺失或欠收;大廈公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生及綠化花木問(wèn)題;大廈鼠蟲(chóng)害防治問(wèn)題;涉及物業(yè)管理中心所提供的各類(lèi)服務(wù)問(wèn)題。
(6)重大投訴:遇到重大投訴,須將投訴事項(xiàng)及時(shí)上報(bào)部門(mén)經(jīng)理和中心領(lǐng)導(dǎo)并向投訴客戶(hù)解釋原因,確定回復(fù)時(shí)間;重大或突發(fā)事件包括:火災(zāi)、電梯困人、爆炸、突發(fā)性停電、水浸、盜竊等破壞性行為、刑事案件、客戶(hù)集體投訴(三家以上)、中央空調(diào)主機(jī)、發(fā)電機(jī)、高低壓電柜、通訊設(shè)備等主要設(shè)備設(shè)施故障、大廈主題結(jié)構(gòu)遭受破壞等。
(7)書(shū)面投訴:對(duì)客戶(hù)的書(shū)面投訴,確認(rèn)投訴性質(zhì)以書(shū)面形式回復(fù)客戶(hù)。
(8)投訴匯總:每月對(duì)投訴進(jìn)行一次匯總,記錄在《客戶(hù)月投訴統(tǒng)計(jì)表》上,并根據(jù)客戶(hù)投訴情況,進(jìn)行客戶(hù)回訪。
