山東中學發(fā)展基金會印章管理制度
為了規(guī)范梅州市山東中學發(fā)展基金會（以下簡稱“基金會”）的印章使用，使基金會印章管理規(guī)范化、制度化，更有效的防范因印章使用管理不規(guī)范可能引致的風險，根據(jù)《基金會管理條例》《梅州市山東中學發(fā)展基金會章程》的規(guī)定，制定本制度。
第一條 本制度中的“印章”包括：“梅州市山東中學發(fā)展基金會公章”（以下簡稱“公章”）、“梅州市山東中學發(fā)展基金會財務專用章”（以下簡稱“財務專用章”）、“梅州市山東中學發(fā)展基金會稅務專用章”（以下簡稱“發(fā)票專用章”）、法定代表人“【z】”印章（以下簡稱“法人私章”）。基金會如需要刻制另外的印章，應由秘書處提交申請，經(jīng)理事長審批同意后，由理事會秘書處負責根據(jù)有關法律規(guī)定予以刻制和備案。除此外，基金會以及任何人不得刻制基金會其他任何印章。
第二條 印章的保管
（一）基金會公章和法人私章由理事長保管，理事長可以指定專人專門保管基金會公章和法人私章，但必須辦理授權(quán)保管手續(xù)。
基金會財務專用章和發(fā)票專用章由基金會財務負責人保管。
（二）印章保管人外出或休假期間，應在征得秘書長以及理事長的同意下，委托副理事長保管，并必須辦理印章交接以及相關委托授權(quán)保管手續(xù)。印章保管人回來后應及時收回印章。
（三）印章保管人應妥善保管印章，不得丟失或損壞。印章丟失、被盜、被盜用的或其他任何原因遺失的，印章保管人和使用人應立即報告基金會理事長，并報告當?shù)赜嘘P部門（如公安、銀行等），同時應根據(jù)理事會決議登報聲明作廢。
（四）印章保管人不得違反本制度的規(guī)定私自用章或協(xié)助他人私自用章。
（五）印章不使用時或印章保管人下班后，須將印章鎖于基金會指定的保險柜內(nèi)，保險柜鑰匙由印章保管人掌握。
第三條 印章使用范圍
（一）基金會公章用于如下范圍：
1.以基金會名義簽訂的合同、協(xié)議；
2.基金會對外出具感謝函、捐贈證書、捐贈證明、捐贈明細、捐贈發(fā)票；
3.以基金會名義對外發(fā)出的文、函等；
4.基金會出具的介紹信、證明等；
5.基金會有關行政事務合同、財務報告等；
6.其它需要加蓋公章的文件。
（二）基金會財務專用章用于基金會的現(xiàn)金、銀行收付業(yè)務（內(nèi)部借款、往來結(jié)算）；基金會對外的現(xiàn)金、銀行收付業(yè)務（預留銀行印鑒、支票、匯票、業(yè)務委托書等）以及其他外部涉及財務的業(yè)務等。
（三）基金會發(fā)票專用章在基金會領購或開具發(fā)票時加蓋，以證明開出發(fā)票的合法有效性。
第四條 印章使用規(guī)定
（一）任何情況使用基金會印章，均應在《印章使用登記表》上進行登記并應同時對用印后的文件掃描后發(fā)至秘書長和理事長郵箱留檔。
（二）《印章使用登記表》應至少包括：用章申請人名稱、蓋章文件名稱、印章類別、份數(shù)、受文單位、用印時間、申請人簽署、審批人簽署等。
（三）申請蓋章的文件上有理事長簽名的，由用章申請人填寫《印章使用登記表》，由印章保管人直接加蓋印章；
（四）申請蓋章的文件上無基金會理事長簽名的，由用章申請人填寫《印章使用登記表表》，經(jīng)理事長同意后方可加蓋印章；
（五）如理事長沒有在申請蓋章的文件上簽名且也未在《印章使用登記表》上簽名，可以由用章申請人以電子郵件的方式向理事長進行申請并抄送印章保管人，理事長的批復郵件應同時抄送印章保管人并由印章保管人打印附在《印章使用登記表》后，方可加蓋印章，并由印章保管人提交給理事長在《印章使用登記表》上補簽名手續(xù)；
（六）基金會財務應按照財務規(guī)則使用“財務專用章”、“發(fā)票專用章”，除相應發(fā)票及支票的印章依法使用外，其他使用均需填寫《印章使用登記表》；
（七）基金會的法人登記證、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證等證照復印件需加蓋印章的，需填寫《印章使用登記表》，并在登記表中以及證照復印件上備注使用用途；
（八）印章保管人應當認真核對有關內(nèi)容，使用人所填寫的內(nèi)容和擬使用印章的文稿材料不符的，不予用章。
第五條 印章保管人應規(guī)范使用印章，做到“齊年蓋月”（即印章的左邊緣與落款日期的年相齊，月、日蓋在印章的下面）；蓋章時用力要均勻，落印要平衡，印泥（油）要適度，保證印跡端正、清晰。
第六條 基金會印章原則上用印應在基金會辦公室進行。如在辦公室其他地方用印的，如屬于不是理事長保管的印章，則應經(jīng)理事長批準，由兩人（其中一人應為印章保管人）共同攜帶，且兩人應共同封存印章、共同見證用印并在用印完畢后立即共同重新封存印章交回印章保管人保管。
第七條 嚴禁在空白圖表、證件、文紙或任何空白紙張上加蓋基金會任何印章。如確因工作需要需在空白函件上加蓋公章的，須經(jīng)基金會理事長批準，并應進行用印登記。
用印申請人持空白函件外出工作返回后，必須及時在《印章使用登記表》上備注使用情況，且該空白函件如已經(jīng)填寫使用，則應將該已經(jīng)填寫使用的函件掃描或復印給印章保管人并在《印章使用登記表》上補充登記，未使用的應立即交回并由印章保管人銷毀，銷毀時應在《印章使用登記表》中登記和批注說明，并由使用人、印章保管人以及秘書長共同簽署確認以備查。
第八條 印章保管情況納入印章保管人離職時移交工作的一部分，如員工持有基金會印章，須辦妥歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。
第九條 如基金會變更或原印章磨損需更換新印章，應征得理事長同意，并在啟用新印章的同時，聲明舊印章作廢。
第十條 基金會印章停用或作廢，應書面告知相關業(yè)務往來單位，說明舊章停用原因、停用時間、標明舊章的印模等。
第十一條 停用或作廢的印章，要及時送交秘書處封存或銷毀，不得私存或銷毀；民政部等部門另有規(guī)定的，按其規(guī)定辦理。銷毀舊印章，須報基金會理事長批準后，在監(jiān)事和秘書長監(jiān)督下銷毀并在《印章使用登記表》中予以登記確認備查。
第十二條 基金會員工不得留存蓋有已停用或作廢印章的空白頁（含介紹信等），違者視為嚴重違反基金會規(guī)章制度。
第十三條 印章管理責任不落實、工作措施不到位、用印管理不嚴格，造成基金會印章遺失、毀損、被冒用、超范圍使用或違規(guī)使用的或其他非法使用，視為嚴重違反基金會的規(guī)章制度，基金會將從嚴追究相關人員責任，乃至解除勞動關系以及追究經(jīng)濟責任；涉嫌違法犯罪的，將移送司法機關依法處理。
第十四條 本制度解釋權(quán)歸理事會。
第十五條 本制度自基金會第一屆第二次理事會審議通過之日起生效。
