永安地產(chǎn)會(huì)議管理制度
安永地產(chǎn)會(huì)議管理制度
1.綜述
企業(yè)會(huì)議是企業(yè)討論議事,做出決策的場(chǎng)合。企業(yè)會(huì)議管理工作做得好會(huì)極大地提高企業(yè)的運(yùn)行效率和效益。因此,會(huì)議管理也應(yīng)體現(xiàn)在行政經(jīng)理的工作中。
會(huì)議管理的原因:企業(yè)會(huì)議指的是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的聚眾議事。內(nèi)容一般包括商討問(wèn)題、檢查部署工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)以及進(jìn)行決策等。當(dāng)然,任何事情都有其消極的一面,具體來(lái)說(shuō),有的會(huì)議要么過(guò)長(zhǎng)、規(guī)模過(guò)大,要么搞形式主義。不僅如此,還有很多會(huì)議往往伴隨著巨大的經(jīng)濟(jì)浪費(fèi)。為了盡可能減少會(huì)議的消極性,行政經(jīng)理要對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的管理。綜合高效的管理是會(huì)議管理的最高境界。
2.會(huì)議控制管理
企業(yè)必須對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的控制才能保證會(huì)議的質(zhì)量,這是會(huì)議控制管理的前提條件。
會(huì)議的數(shù)量控制見(jiàn)下表:
控制方法
具體要求
提高領(lǐng)導(dǎo)者的水平和素質(zhì)
掌握包括會(huì)議在內(nèi)的各種工作方式,能根據(jù)客觀實(shí)際的需要與可能選取其中最適用、最有效的工作方式
合理設(shè)置機(jī)構(gòu)
正確分割職能與權(quán)力,避免或減少職能的交叉重復(fù),避免權(quán)力的過(guò)于集中或過(guò)于分散,明確各部門(mén)、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)
建立會(huì)議審批制度
會(huì)議不經(jīng)審批一律不得召開(kāi)。審批權(quán)應(yīng)集中在行政管理者中的一個(gè)人身上,由一個(gè)人把關(guān)
協(xié)調(diào)安排機(jī)制
由綜合部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排各部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議。合并召開(kāi)有關(guān)會(huì)議,避免會(huì)出多門(mén),重復(fù)浪費(fèi)定期檢查分析
取消已無(wú)存在價(jià)值的例會(huì),合并功能不高的例會(huì)
會(huì)議的質(zhì)量控制:會(huì)議質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)也就是會(huì)議效果的優(yōu)劣程序。要使會(huì)議有效,就必須對(duì)會(huì)議質(zhì) 量進(jìn)行控制管理。
衡量會(huì)議優(yōu)劣的主要標(biāo)準(zhǔn)有如下九個(gè)方面:會(huì)議是否確有召開(kāi)的必要性;會(huì)議目的是否端正; 召開(kāi)會(huì)議的時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟;會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格是否適度,絕不小會(huì)大開(kāi),隨意升格;會(huì)議節(jié)奏是否緊湊,要盡可能化繁為簡(jiǎn),絕不短會(huì)長(zhǎng)開(kāi);會(huì)議是否有備而開(kāi),各項(xiàng)準(zhǔn)備工作務(wù)必充分;會(huì)議是否守法守則,一切應(yīng)有條不紊依序進(jìn)行;各類(lèi)會(huì)議主持者是否能視主持會(huì)議為一種藝術(shù),注意掌握科學(xué)的方法與技巧;會(huì)議是否能有正面的實(shí)際效果,要充分溝通,推動(dòng)工作,實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。
堅(jiān)定會(huì)議效果的主要因素企業(yè)會(huì)議是否有效取決于五個(gè)方面:會(huì)議部門(mén)是否具備必要的行政權(quán)力;會(huì)議準(zhǔn)備是否是充分;是否有必要召開(kāi)會(huì)議;與會(huì)人員的范圍和人數(shù)是否有利于必要的消息交流;會(huì)議期間能否排除各種干擾。
3.會(huì)議前、中、后概要
會(huì)前:任何會(huì)議都必須做到有目的、有計(jì)劃、有組織?！胺彩骂A(yù)則立,不預(yù)則廢”。對(duì)會(huì)議做出事先安排與準(zhǔn)備是提高會(huì)議效率的必要條件。在會(huì)議開(kāi)始之前,要對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備工作和會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行逐一的審核,以確保會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)前準(zhǔn)備工作是企業(yè)會(huì)議管理的第一步,對(duì)會(huì)議做出事先安排與充分準(zhǔn)備,是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的重要條件。
會(huì)中:會(huì)中事務(wù)主要包括簽到、執(zhí)行、安排一定程序發(fā)言、會(huì)議記錄等,另外,會(huì)議結(jié)束之前,會(huì)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)需要為外地人員登記購(gòu)買(mǎi)返程車(chē)票、機(jī)票、船票等;安排好送站車(chē)輛和人員;還要幫助個(gè)別需要留下的與會(huì)人員解決食宿問(wèn)題等。
會(huì)中事務(wù)的管理工作主要包括會(huì)議簽到、會(huì)場(chǎng)服務(wù)和會(huì)議進(jìn)程三個(gè)方面。
會(huì)后:會(huì)議結(jié)束后如果不能及時(shí)做好會(huì)后工作,其效果都會(huì)受到嚴(yán)重的影響,因此,會(huì)后工作在整個(gè)會(huì)議管理事務(wù)中是相當(dāng)重要的。
一般情況下,會(huì)后工作內(nèi)容包括:整理會(huì)議記錄,總結(jié)會(huì)議內(nèi)容,立卷歸納會(huì)議文件,撰寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要,總結(jié)會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)以及檢查催辦等方面。對(duì)會(huì)后工作,會(huì)務(wù)人員應(yīng)按部就班做好,不可遺漏,不可拖延。
(說(shuō)明:會(huì)前、中、后事務(wù)具體操作細(xì)則在此略去,在實(shí)際工作中可指導(dǎo))
