s局會議制度管理辦法
會議管理辦法【1】
第一章 總則
第一條 為改進(jìn)工作作風(fēng),精簡會議,縮短會議時(shí)間,提高會議質(zhì)量,加強(qiáng)會議管理,根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所實(shí)際,制定本辦法。
第二條 會議的有效組織和管理是改善辦公秩序,及時(shí)傳遞、執(zhí)行和保存辦公信息,提高辦公效率的一種重要手段,本所各部門應(yīng)重視對會議的組織和管理。
第三條 本辦法所指的會議,包括本所黨組會議、行政會議、所長辦公會議等例會,各職能部門、業(yè)務(wù)部門組織的全所性不定期工作會議,以及在重要來訪或外事活動過程中組織的全所性會議。
不包括本所及所屬各部門組織的各類專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)會議。
第四條 會議的管理部門為所辦公室,會議的具體會務(wù)工作由承辦部門協(xié)作安排。
第二章 會議召開原則
第五條 本所及各部門召開會議應(yīng)遵循如下原則:
(一)精簡。大力壓縮會議,盡量縮短會議時(shí)間,減少與會人員。逐步利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和通信傳播工具部署工作,能合并召開的會議盡可能合并召開。
(二)高效。召開會議應(yīng)具備必要性,注重實(shí)效,主題鮮明,準(zhǔn)備充分。
(三)務(wù)實(shí)。把工作重點(diǎn)放在科研、開發(fā)、管理和生產(chǎn)等重要部位,加強(qiáng)調(diào)研和督查,集中精力研究和解決實(shí)際問題,可采取現(xiàn)場辦公會議等形式,及時(shí)協(xié)調(diào)研究解決有關(guān)問題。
(四)節(jié)約。會議要厲行節(jié)約,凡涉及經(jīng)費(fèi)開支的會議應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)廉政建設(shè)的各項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行,嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。
第三章 會議安排
第六條 本所例行會議均列入例會制度,要求按照例行會議規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容組織召開。
第七條 本所臨時(shí)組織的會議,涉及本所有關(guān)部門的,部門負(fù)責(zé)人應(yīng)給予積極配合,保證會議所需材料、設(shè)備、器材、場地及時(shí)安排到位。
第八條 本所各部門組織的全所性不定期會議,均須經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,提前7天報(bào)送所辦公室列入會議計(jì)劃。所辦公室負(fù)責(zé)于每周星期五將全所各類會議統(tǒng)籌安排,編制會議安排表,印發(fā)到會議參加人員。
第九條 會議召集部門應(yīng)做好會議準(zhǔn)備工作,將會議主持者、議題、議程、與時(shí)間、地點(diǎn)安排報(bào)送所辦公室,由所辦公室統(tǒng)籌安排。
第十條 列入會議計(jì)劃的會議,如遇特殊情況需更改日期、地點(diǎn)或會議內(nèi)容時(shí),會議召集部門應(yīng)提前3天報(bào)送所辦公室調(diào)整會議計(jì)劃。未經(jīng)所辦公室同意,任何部門或個(gè)人不得隨意打亂或更改正常會議計(jì)劃。
第十一條 凡需要所領(lǐng)導(dǎo)參加的會議,召集部門應(yīng)提前請示分管所領(lǐng)導(dǎo),按分管所領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。
第十二條 對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相近的幾個(gè)會議,所辦公室有權(quán)合并召開。對于準(zhǔn)備不充分,或有重復(fù)性,或無多大作用的會議,所辦公室有權(quán)拒絕安排。
第十三條 不定期會議必須服從統(tǒng)一安排,各部門會議不應(yīng)安排在全所例會同期召開,應(yīng)堅(jiān)持部門會議服從全所會議,局部服從整體的原則。
第四章 會議管理
第十四條 會議召集部門應(yīng)做好充分的會前準(zhǔn)備工作,擬定會議議程、準(zhǔn)備會議材料、落實(shí)布置會場、做好報(bào)到簽到等工作。
第十五條 會議應(yīng)有專人負(fù)責(zé)記錄和整理:所黨組會議由所人事勞資處負(fù)責(zé)記錄,行政會議、所長辦公會議由所辦公室主任負(fù)責(zé)記錄;各部門召集的全所性專業(yè)會議由各部門派專人負(fù)責(zé)記錄;全所性的行政事務(wù)會議由辦公室負(fù)責(zé)記錄;部門會議由各部門負(fù)責(zé)記錄。
第十六條 會議原始記錄應(yīng)由會議主持人和主要與會人員簽字認(rèn)可。
第十七條 會議形成決議或決定事項(xiàng)需要所屬各部門組織職工學(xué)習(xí)、貫徹、執(zhí)行或全所職工知曉的,可編制會議紀(jì)要,及時(shí)印發(fā)各部門。
第十八條 會議材料的歸檔:各級會議的文件資料、會議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)、照片、錄像、領(lǐng)導(dǎo)講話和題詞等均應(yīng)及時(shí)整理,按時(shí)歸檔。
第五條 會議紀(jì)律
第十九條 與會人員應(yīng)遵守如下紀(jì)律:
(一)與會人員必須按會議通知時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到會,無特殊情況不得遲到、早退或缺席,會議期間應(yīng)將手機(jī)和傳呼機(jī)打到振動方式(有特殊要求的會前另行通知)。
(二)會議須限時(shí)召開,無特殊情況應(yīng)按時(shí)結(jié)束。發(fā)言應(yīng)確定時(shí)間,緊扣主題,簡明扼要,嚴(yán)禁偏離主題,延誤會議進(jìn)程。
(三)會議內(nèi)容如有保密事項(xiàng),與會人員必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。
第六章 附則
第二十條 本辦法自**年3月1日起實(shí)行。原規(guī)定同時(shí)廢止。
第二十一條 本辦法由所辦公室負(fù)責(zé)解釋。
會議管理制度【2】
一、目的
為規(guī)范公司各項(xiàng)會議及各類培訓(xùn)流程,統(tǒng)一會議管理模式,減少會議數(shù)量、縮短會議時(shí)間,提高會議質(zhì)量,特制定本制度。
二、職責(zé)
(一)行政管理部負(fù)責(zé)會議管理,所有重要會議要在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到綜合部登記備案。
(二)會務(wù)工作主要由行政管理部承辦;其他部門主辦或召集的會議,行政管理部應(yīng)予協(xié)助。
(三)除其他部門主辦的會議資料各自存檔外,會議資料由行政管理部整理、分發(fā)、立卷、存檔。
三、會議分類
(一)、公司部門周會制度
1、主持與記錄:各部門助理記錄,由部門主管主持
2、召開時(shí)間:每周一上午10:00。特殊原因需要延期召開的由部門主管提前通知。
3、參加人員:部門主管、部門員工
由于出差等特殊原因不能參加例會的,應(yīng)提前向部門主管請假。
4、會議內(nèi)容:該部門上周工作總結(jié)、本周工作計(jì)劃。
(二)、公司員工周會制度
1、主持與記錄:由人力資源部召集,總經(jīng)理主持,行政專員進(jìn)行會議記錄?？偨?jīng)理未列席會議時(shí),由副總經(jīng)理主持。
2、召開時(shí)間:每周五下午4點(diǎn)。特殊原因需要延期召開時(shí)由行政專員提前通知。
3、參加人員:為公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的,應(yīng)提前向人力資源部請假。
4、會議內(nèi)容:
(1)公司日常運(yùn)作情況的總結(jié)。
(2)各部門匯報(bào)上周工作任務(wù)完成情況,著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。
(3)全體與會人員就工作中所遇到的問題進(jìn)行發(fā)言。
(三)、公司工作述職會議制度
1、主持與記錄:工作述職會議由人力資源部負(fù)責(zé)召集,總經(jīng)理主持,行政專員進(jìn)行會議記錄。
2、召開時(shí)間:每年召開兩次,分別在年中和年末召開,具體時(shí)間由人力資源部安排。
3、參加人員:公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的,應(yīng)提前向人力資源部請假。
4、會議內(nèi)容:各與會人員各自總結(jié)、匯報(bào)半年來的工作情況,如工作具體內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等。
(四)、其他會議
1、公司年終總結(jié)表彰大會
總結(jié)全年工作情況,布署下一年度工作任務(wù),表彰獎勵(lì)先進(jìn)集體及個(gè)人。此項(xiàng)會議由行政管理部具體組織實(shí)施。
2、各專題會議
相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際工作需要不定期地召開。會議的內(nèi)容主要是針對運(yùn)營管理、招商工作、企劃工作、物業(yè)管理工作、預(yù)算管理及合約事宜等專項(xiàng)工作進(jìn)行討論、布署和總結(jié)。
3、員工發(fā)起的會議
公司員工可以發(fā)起一定級別的會議,員工對公司的某一制度,或者工作中出現(xiàn)的問題提出解決方案,需要多個(gè)部門協(xié)同時(shí),可以提請適當(dāng)級別的會議。由行政管理部門將會議納入臨時(shí)會議的范圍,并由主經(jīng)理批準(zhǔn)。
四、會議召開
(一)會議安排:
1、凡涉及到多個(gè)部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時(shí)召開的會議,會議召集部門應(yīng)在召開前1-2天將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的會議通知單報(bào)行政管理部,由行政管理部進(jìn)行統(tǒng)一安排,方可召開。
2、行政管理部每月統(tǒng)一編制例會會議計(jì)劃,與月排班表同時(shí)公布。
3、凡公司已列入會議計(jì)劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需臨時(shí)安排其它會議,組織部門應(yīng)提前2天報(bào)總經(jīng)理審批并報(bào)請行政管理部調(diào)整會議計(jì)劃,未經(jīng)行政管理部調(diào)整的,任何人(部門)不得隨意調(diào)整正常會議計(jì)劃。
4、各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排,各部門小會不得安排在公司例會同期召開,應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會,局部服從整體的原則。
5、會議一經(jīng)確定,與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排,原則上不可請假缺席或遲到,遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假,獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加,會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項(xiàng),確保會議布署的各項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負(fù)責(zé)。
(二)、會議的準(zhǔn)備:
1、公司有專項(xiàng)主題的會議或需有投影設(shè)備演示說明的會議,應(yīng)由行政管理部提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作;
2、會議之前,行政管理部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)會議會標(biāo)的制作和設(shè)置,并根據(jù)會議級別或性質(zhì)準(zhǔn)備好會議飲用水或其他招待用品;
3、特別重大會議,應(yīng)由行政管理部專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,具體包括以下內(nèi)容:
3。1會議議程安排(應(yīng)提前報(bào)交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者);
3。2會議資料準(zhǔn)備(如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā));
3。3會議場所布置;
3。4會議服務(wù)人員的安排;
3。5會議簽到;
3。6會后事項(xiàng)安排。
3。7會議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。
(三)、會議召開及傳達(dá):
1、應(yīng)明確公司會議的目的,公司會議的目的是解決問題提高效率,因此會議應(yīng)明確主題,不開無邊際的會議。
2、參會人員在會前應(yīng)明確會議要研究的議題以便準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料。
3、與會者的發(fā)言要言簡意駭,一般發(fā)言不可過長,會議組織者或主持人在開會前應(yīng)該就每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間予以統(tǒng)計(jì)和控制,時(shí)間到后,無特殊情況不予延長。每次開會中應(yīng)該強(qiáng)調(diào)發(fā)言的時(shí)間要求。
4、重要會議決議或記錄未正式公布前,與會者不得提前透露會議內(nèi)容。
5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細(xì)的會議記錄,以便于會后向部門員工準(zhǔn)確傳達(dá)會議精神,落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù),行政管理部將不定期抽查與會人員的會議記錄。
6、公司會議的會議紀(jì)要由行政管理部專人負(fù)責(zé)整理并由公司領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā),會議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會人員,必要時(shí),分發(fā)給相關(guān)部門。其它會議由召集部門責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理,由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號存檔。
7、會議結(jié)束后行政管理部或其它會議組織部門負(fù)責(zé)將問題進(jìn)行匯總、分類,并將會議中對各部門工作的要求進(jìn)行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項(xiàng)的督辦、檢查和追蹤由行政管理部專人負(fù)責(zé),根據(jù)規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)跟進(jìn),并在下一次例會前將各部門完成情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
(四)、會議紀(jì)律
1、要嚴(yán)格遵守會議的開始時(shí)間,提前3分鐘到達(dá)會議現(xiàn)場。不得缺席、遲到、早退,會議記錄人員登記到會情況。遲到則贊助10元,遲到每超過一分鐘增加10元,依次累加。如需請假需經(jīng)會議召集人批準(zhǔn)。無故缺席者,贊助50元。
2、管理級別以上人員共同參加的為中層會議,中層會議應(yīng)至少提前一天通知。遲到的則繳納100元贊助費(fèi),遲到每超過一分鐘增加10元,依次累加。
3、決策層人員共同參加的為高層會議應(yīng)至少提前一天通知。參會人必須到場,遲到的則繳納500元贊助費(fèi),遲到每超過一分鐘增加10元,依次累加。
4、所有參會人員在開會期間應(yīng)將手機(jī)等通訊設(shè)備設(shè)置為無聲或震動狀態(tài)。會議期間,所有與會人員不得看報(bào)紙雜志、聽音樂、接聽手機(jī)等做與會議無關(guān)的動作。發(fā)現(xiàn)有以上情況者,一次贊助10元,成長10次。
5、會議需要表決時(shí),原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法,特殊情況可集中,一經(jīng)會議決議之事,應(yīng)按期完成。管理級別未能兌現(xiàn)承諾的每次贊助100元。對于需要在會議上討論的問題,提前與會議發(fā)起人溝通,以便于及時(shí)通知所有參會人,在提出問題的時(shí)候應(yīng)該同時(shí)提交對該問題的解決方案。
第三十三條 附則:
本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋,如有未盡事宜,將按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行
