科技股份有限公司印章管理制度
印章管理制度
1目的：規(guī)范用印管理流程，加強(qiáng)對(duì)大區(qū)、分公司公司印章的刻制、改正與廢止、使用及管理，明確相關(guān)用印手續(xù)及責(zé)任，保證用印工作順利進(jìn)行
2適用范圍
2.1印鑒：公司向主管部門登記的或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。如:法人單位公章、
分公司財(cái)務(wù)/發(fā)票/合同專用章等；其中合同專用章由總部刻制；
2.2職銜簽字章：刻有總經(jīng)理職銜及簽名的印章；
2.3以上統(tǒng)稱為印章；
3詳細(xì)制度內(nèi)容
3.1印章管理的負(fù)責(zé)人、刻制
3.1.1印章管理負(fù)責(zé)人
3.1.1.1總部行政部負(fù)責(zé)全公司所有印章的數(shù)量及印章保管人員檔案的管
理,指導(dǎo)印章保管人用印規(guī)范，同時(shí)負(fù)責(zé)印章銷毀工作。
3.1.1.2總部法務(wù)部負(fù)責(zé)印章使用的法律責(zé)任的確定和相關(guān)問(wèn)題的咨詢解
答。
3.1.1.3行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）為分公司所有印章的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本
公司印章使用的監(jiān)控。
3.1.1.4分公司行政部為分公司的印章管理部門，負(fù)責(zé)分公司印章的刻制
及建帳管理，銷毀的申請(qǐng)工作。
3.1.1.5具體印章的保管人由行政總監(jiān)指定。
3.1.2刻制：分公司填寫《刻章申請(qǐng)單》，將印章樣式標(biāo)明在表單中，經(jīng)行政總監(jiān)
同意，報(bào)送總部行政部?？偛啃姓吭谝惶靸?nèi)回復(fù)同意后，方可組織印刻。
任何人不得私自刻制印章。
3.1.3由總部行政部刻制的印章，郵寄到各分公司行政總監(jiān)處，各分公司填寫貨
物確認(rèn)表示收到，同時(shí)行政總監(jiān)以郵件形式將印章保管人員的姓名、職位、
聯(lián)系方式報(bào)告總部行政部。
3.2印章的使用及管理
3.2.1每類印章（包括總部刻制的印章）必須由行政總監(jiān)確定唯一的印章保管人
員，由印章保管人員在《印章保管人員檔案表》簽字確認(rèn)后，分公司行政部
建立印章保管人員的檔案并報(bào)送總部行政部，總部行政部將其增加在公司印
章保管人員總檔案中。
3.2.2需要用印人員應(yīng)先在印章保管人員處領(lǐng)取《用印審批登記臺(tái)帳》，需用印的
文件、文稿等經(jīng)行政總監(jiān)同意，行政總監(jiān)在《用印審批登記臺(tái)帳》中簽字后，
即可用印。
3.2.3涉及合同、協(xié)議等文檔的用印（不包括總部下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)合同），必須有總部
法務(wù)部簽署同意的法律事務(wù)申請(qǐng)單，方可用印。
3.2.4對(duì)于附加協(xié)議的用印，同3.2.3條。
3.2.5印章保管人員在用印后，將《用印審批登記臺(tái)帳》填寫完全，發(fā)生崗位變
動(dòng)時(shí)，需要將《用印審批登記臺(tái)帳》全冊(cè)與新人進(jìn)行書面交接。
3.2.6印章保管人員因請(qǐng)假、出差等情況出現(xiàn)離崗4小時(shí)以上（重要印章的印章
保管人員離崗2小時(shí)以上）的，需將印章交行政總監(jiān)或總監(jiān)指定人員，并填
寫《印章交接單》，有交接記錄，各種用印程序、規(guī)定必須交代清楚，方可
離開。
3.2.7印章保管人員請(qǐng)假、出差等返回后，接替人員應(yīng)將接替期間的用印登記等
一并交還印章保管人員，同時(shí)將用印情況交接清楚。
3.2.8不允許在空白信箋或空白文書上加蓋印鑒。特殊情況必須取得總部法務(wù)部
同意方可用印，但必須在用印信箋或空白文書上編號(hào)。
3.2.9公章等印鑒不得帶出外用。特殊情況下需帶出外用的，由經(jīng)辦人做出書面
報(bào)告，注明用途、借用時(shí)間，經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可帶出外用。
3.2.10任何人包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)無(wú)權(quán)強(qiáng)迫印章保管人員用印，對(duì)于該種情況，印章保
管人員應(yīng)立即拒絕，否則一切責(zé)任由印章保管人員承擔(dān)。
3.2.11印章保管人員對(duì)遇有自己不能掌握的新型或復(fù)雜用印申請(qǐng)要在用印前咨詢
總部法務(wù)部，確認(rèn)后方能用印。
3.2.12公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況，各印章保管人員應(yīng)迅速向行政
總監(jiān)及總部行政部報(bào)告，行政部根據(jù)情況依照本規(guī)定的手續(xù)辦理。
3.3印章的銷毀
3.3.1印章銷毀由總部行政部負(fù)責(zé)。分公司行政部填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，與需
銷毀印章一起，報(bào)總部行政部，由總部行政部統(tǒng)一銷毀。
3.3.2印章保管人員保管使用的印章若損壞，按刻章申請(qǐng)程序辦理。新章刻好后，
原損壞印章應(yīng)同時(shí)交還總部行政部，由總部行政部存檔或統(tǒng)一銷毀。
3.4違反用印管理規(guī)定所承擔(dān)的后果
3.4.1未將印鑒或加蓋印鑒的空白文書（如合同等）進(jìn)行妥善保管，導(dǎo)致印鑒或
加蓋有效印鑒的空白文書遺失或被盜用的，對(duì)文書保管人處以100-500元的
罰款，由此造成的損失由空白文書保管人負(fù)責(zé)賠償，構(gòu)成犯罪的要依法追究
刑事責(zé)任。
3.4.2對(duì)于其他不按要求用印的，每查出一次，全公司內(nèi)通報(bào)印章管理員并處以
50元的罰款，同時(shí)印章保管人必須立即整改到位，否則加倍處罰。
3.4.3對(duì)于多次查出問(wèn)題，多次都無(wú)法整改到位的印章保管人，免去其印章保管
人資格，同時(shí)作為工作業(yè)績(jī)的一部分在人力備案，作為不再續(xù)聘該人的內(nèi)容
之一。
3.4.4行政總監(jiān)對(duì)本公司使用印章出現(xiàn)的用印問(wèn)題負(fù)連帶責(zé)任，處以100-1000元
的罰款并全公司內(nèi)通報(bào)；情節(jié)嚴(yán)重者，將按瀆職予以免職。
4相關(guān)說(shuō)明
4.1本文件適用于大區(qū)及分公司的印章管理。
4.2屬于公司標(biāo)準(zhǔn)合同用印的，可直接按程序辦理即可，不需按3.2.4條辦理。
4.3公司財(cái)務(wù)章與個(gè)人職銜簽字章必須分開保管。
5表格
5.1刻章申請(qǐng)表
5.2印章保管人員檔案表
5.3用印審批登記臺(tái)帳
5.4印章交接單
5.5印章銷毀申請(qǐng)表
