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有限公司印章使用管理制度

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有限公司印章使用管理制度

有限公司印章使用管理制度

企業(yè)、公司

*****有限公司

標(biāo)題:《印章使用管理制度》

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2023年月日發(fā)布 2023年月日實(shí)施

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1目的

公司印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志,是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性,有效地維護(hù)公司利益,杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生,特制定本管理制度。

2公司印章的刻制

2.1 公司印章的刻制均須報(bào)公司總經(jīng)理審批。(見附件:表1《有限公司印章刻制申請表》)

2.2 法人個(gè)人名章、財(cái)務(wù)章、公章、合同章等,公司各部門的專用章(部門章等),由各部門根據(jù)工作需要提出申請,經(jīng)總經(jīng)理審批同意,開具公司證明到縣公安局指定的地方辦理雕刻手續(xù),印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,并經(jīng)縣公安局備案。

2.3 未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何單位和個(gè)人不得擅自刻制本公司或部門的印章。

3公司印章的啟用

新印章要做好登記,并統(tǒng)一在綜合辦公室留樣保存,以便備查。(見附件:表2《有限公司印章保管登記表》)

4公司印章的管理責(zé)任者及使用范圍

公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用,不得超出范圍使用,特殊緊急情況可在移動辦公群先審批同意后補(bǔ)簽。

4.1公司公章

4.1.1 公章由指定專人保管。各部門需要蓋公章的文件、通知等,須到領(lǐng)取并填寫《有限公司印章使用申請表》(附表3),由總經(jīng)理長審批簽字后,去印章保管人處填寫《有限公司印章使用登記表》(附表5)登記后方可蓋章。

4.1.2公司公章使用范圍主要為:

1、公司對外簽發(fā)的文件。

2、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。

3、由公司出具的證明及有關(guān)材料。

4、公司對外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告。

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5、公司章程、協(xié)議。

6、員工的任免聘用。

7、協(xié)議(合同)資金擔(dān)保承諾書。

4.2 公司合同專用章:

4.2.1 合同章由指定專人保管。主要用于公司簽訂各類對外合同,蓋章前須先到領(lǐng)取并填寫《有限公司印章使用申請表》,由部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批簽字后,去印章保管人處填寫《有限公司印章使用登記表》(附表5)登記后方可蓋章。

4.2.2 公司合同專用章的使用范圍主要為:

1、對外投資、合資、合作協(xié)議。

2、各類經(jīng)濟(jì)合同等。

4.3 公司(法人)個(gè)人名章:

4.3.1 法人私章由法人授權(quán)指定專人保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù),使用時(shí)憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。

4.3.2 法人變更或離職時(shí),在工商部門尚未完成變更登記手續(xù)情況下,變更或離職法人應(yīng)當(dāng)允許公司在其變更或離職后的合理時(shí)間內(nèi)繼續(xù)持有和使用該印章,但不再承擔(dān)變更或離職后的公司經(jīng)營責(zé)任和法律責(zé)任,法人變更或離職后應(yīng)將法人私章授權(quán)委托給公司相關(guān)人員保管,并填寫《有限公司法定代表人個(gè)人名章移交申明》,待完成法人變更手續(xù)后再收回原法人印章。

4.3.3 法人私章的使用范圍主要為:

1、主要用于需加蓋私章的合同、財(cái)務(wù)及報(bào)表等文件。

4.4 財(cái)務(wù)專用章:

4.4.1 財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)部保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用,發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章,發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部專人保管。

4.5 公司各職能部門專用章:

4.5.1 職能部門章由本部門負(fù)責(zé)人保管。主要適用于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用,蓋章前須先到指定專人領(lǐng)取并填寫《有限公司印章使用申請表》,由部門負(fù)責(zé)人同意簽字后,

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去印章保管人處填寫《有限公司印章使用登記表》(附表5)登記后方可蓋章。

5公司印章保管人的職責(zé):

5.1 負(fù)責(zé)印章的保管。

5.2 負(fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺帳。

5.3 負(fù)責(zé)印章使用的審核工作。

5.4 印章管理員必須切實(shí)負(fù)責(zé),不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的,可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替,但必須辦理移交手續(xù),并填寫印章移交登記表。(見附件:表4《有限公司印章移交登記表》)

5.5 為保證資金的絕對安全,財(cái)務(wù)專用章、法人個(gè)人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用,做到一人無法簽發(fā)支票、匯票,一人無法提出現(xiàn)金。

6公司印章的管理、使用

6.1 印章的使用

6.1.1 印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序,按照印章的使用范圍,經(jīng)審批后方可用章(見附件:表3《有限公司印章使用申請表》)??偨?jīng)理簽字的文件可以直接用印,不必留底,否則將總經(jīng)理未簽字的原文件留底備查。

6.1.2 印章的使用由管理員設(shè)立使用登記臺帳,嚴(yán)格審批和登記制度。(見附件:表5《有限公司印章使用登記表》)

6.1.3 公司法人個(gè)人名章由法人本人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。

6.1.4 財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章、法人個(gè)人名章由財(cái)務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用。

6.1.5 嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用,需填寫攜帶印章外出登記表后,由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可帶出,印章外出期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。(見附件:表6《有限公司攜帶印章外出登記表》)

6.1.6 以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等,由專業(yè)人員審核,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。對加蓋印章的材料,應(yīng)注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當(dāng),要齊年蓋月,字跡端正,圖形清晰。

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6.1.7 任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢,字跡須清晰、正確。

6.1.8 有下列情況之一的,印章管理人員不得用印:

1、涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)、法律糾紛等方面的文件、材料;

2、未批準(zhǔn)的文件、材料;

3、非公司員工或與公司工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料;

4、空白的介紹信、空白證件、空白紙張等。

6.2 印章的保管

6.2.1 印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。

6.2.2 印章保管必須安全可靠,須加鎖保存,印章不可私自委托他人代管。

6.2.3 印章管理員如因工作變動,應(yīng)及時(shí)上繳印章,并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù),以免貽誤工作。

6.2.4 非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

6.2.5 印章應(yīng)及時(shí)維護(hù)、確保其清晰、端正。

6.2.6 印章保管有異?,F(xiàn)象或遺失,應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場,管理員應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理和上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并備案,配合查處。

6.2.7 公司領(lǐng)導(dǎo)因異地執(zhí)行重大項(xiàng)目或完成重要業(yè)務(wù),需要攜帶公司印章出差的,須辦理攜帶印章外出登記手續(xù)(見附件:表6《有限公司攜帶印章外出登記表》)。6.2.8 公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務(wù),不得從事有損公司利益之行為。

6.2.9 所有印章的使用,必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的印章使用規(guī)定,做好申請和使用登記。如違規(guī)使用出現(xiàn)問題,后果自負(fù),給公司造成損失的,公司將依法追究其法律責(zé)任。

7公司印章的停用

7.1 有下列情況,印章須停用:

1、公司名稱變動。

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2、印章使用損壞。

3、印章遺失或被竊,聲明作廢;如遺失公司基本印章時(shí)必需按規(guī)定登報(bào)申明。7.2 印章停用時(shí)須經(jīng)股東會決議批準(zhǔn),及時(shí)將停用印章封存或銷毀,建立印章存檔、銷毀的登記檔案。(見附件:表7《有限公司印章停用申請表》)

7.3 印章的更換

7.3.1 更換印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員根據(jù)相關(guān)文件填寫《有限公司印章停用申請表》,經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后,交由按批示處理,并填寫《有限公司印章刻制申請表》申請新的印章。

8對印章違規(guī)使用行為的處理辦法

8.1 未經(jīng)審批,任何部門和個(gè)人不得擅自刻制公司印章,擅自私刻印章或有意隱瞞、拒絕登記者,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),必須追究其法律責(zé)任,由此造成的民事、行政、刑事責(zé)任,由當(dāng)事人本人承擔(dān)。

8.2 違反印章刻制、保管、使用規(guī)定,視情節(jié)和后果追究責(zé)任人的民事、行政、刑事責(zé)任。

8.3 印章管理員因使用公章不當(dāng)而造成損失的,視情節(jié)和后果追究其相應(yīng)責(zé)任。非印章管理人員違反公司印章管理制度,不當(dāng)使用印章,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)與印章管理員承擔(dān)同等的責(zé)任。

9附則

9.1 本制度由綜合辦公室起草、總經(jīng)理批準(zhǔn)后從2023年10月31日起實(shí)施。

9.2 本制度解釋權(quán)歸*****有限公司。

9.3.附件:

附表1《有限公司印章刻制申請表》

附表2《有限公司印章保管登記表》

附表3《有限公司印章使用申請表》

附表4《有限公司印章移交登記表》

附表5《有限公司印章使用登記表》

附表6《有限公司攜帶印章外出登記表》

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附表7《有限公司印章停用申請表》

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有限公司印章使用管理制度

企業(yè)、公司*****有限公司標(biāo)題:《印章使用管理制度》編號:版次: a頁數(shù):6頁受控標(biāo)識:發(fā)放號:編制:審核:批準(zhǔn):2023年月日發(fā)布 2023年月日實(shí)施企業(yè)、公司*****有限公司《印章使用管理制…
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