石油銷售公司業(yè)務(wù)管理制度

石油銷售公司業(yè)務(wù)管理制度

石油銷售公司業(yè)務(wù)管理制度(試行)

第一章 總則

第一條為了加強管理,明確責(zé)任,理順業(yè)務(wù)程序,使銷售工作進一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化,適應(yīng)市場經(jīng)濟條件下的競爭要求,創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益。根據(jù)國家對化工產(chǎn)品銷售的有關(guān)規(guī)定及集團公司、上級單位的相關(guān)要求,結(jié)合公司實際,特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了石油銷售公司(以下簡稱'hb公司'或'公司')所有產(chǎn)品在銷售過程中(銷售與配置計劃的編制、客戶資質(zhì)審核、銷售業(yè)務(wù)流程、售后服務(wù)等)的工作程序和規(guī)范。

第三條公司的業(yè)務(wù)管理實行'統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一定價、統(tǒng)一運輸、分片結(jié)算'和'明碼標(biāo)價、掛牌經(jīng)營、先款后貨'的基本原則。凡參與公司產(chǎn)品銷售的各有關(guān)部門及客戶必須嚴(yán)格遵守本辦法。

第二章 機構(gòu)及業(yè)務(wù)劃分

第四條公司業(yè)務(wù)管理的職能部門為銷售部、市場信息部和物流部。負責(zé)對全公司業(yè)務(wù)工作進行管理。具體負責(zé)公司所有產(chǎn)品銷售計劃的編制、配置計劃的安排、重大銷售合同的簽訂、銷售統(tǒng)計報表的管理;銷售客戶的經(jīng)營資質(zhì)審核、開戶,鐵路銷售計劃的編制、申報、批復(fù)、執(zhí)行等工作。

第五條hb公司銷售部為組織及制定銷售計劃、資源配置管理、銷售業(yè)務(wù)的開展及支持性工作、銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計及分析、客戶關(guān)系管理、產(chǎn)品質(zhì)量、計量的售后服務(wù)、經(jīng)濟目標(biāo)責(zé)任考核等的職能部門;公司市場信息部負責(zé)市場調(diào)研、市場信息及市場價格的收集與分析,市場開拓與營銷體系建設(shè)、組織與指定營銷方案、品牌管理及形象宣傳等管理。物流管理部負責(zé)化工產(chǎn)品采購及配送中的物流和倉儲管理工作。

第三章 產(chǎn)品營銷管理

第一節(jié)市場信息

第六條公司市場信息部按照產(chǎn)品經(jīng)銷公司要求做好市場信息管理,為市場營銷管理決策提供依據(jù)。市場信息采集的主要方法包括電話交流、口頭交流、網(wǎng)絡(luò)查詢、公司信息收集、上級單位信息籌集等。

第七條信息的收集途徑包括:

(一)網(wǎng)絡(luò)站點的人員詢問、反饋的信息;

(二)業(yè)務(wù)人員調(diào)研、反饋的信息;

(三)相關(guān)產(chǎn)品專業(yè)網(wǎng)站的信息收集;

(四)直接或間接客戶的訪談、調(diào)研的信息收集;

(五)涉及到產(chǎn)品的相關(guān)新聞、資訊。

第八條采集內(nèi)容:

(一)市場價格:包括國家標(biāo)準(zhǔn)價格、內(nèi)部價格、外部價格;

(二)公司經(jīng)營信息:

1.公司目前購銷存情況,對銷售業(yè)務(wù)造成的影響;

2.公司目前所采取的營銷措施;

3.近期或當(dāng)天業(yè)務(wù)經(jīng)營中的主要問題及相關(guān)建議。

(三)競爭對手信息:

1.競爭對手的購銷存、價格變動情況;

2.競爭對手生產(chǎn)企業(yè)的產(chǎn)銷存情況;

3.競爭對手資源來源和經(jīng)營策略的變化;

4.周邊競爭對手所采取的營銷措施、供求情況及影響。

(四)銷售及服務(wù)信息:

1.市場占有率,季節(jié)性等市場消費特征;

2.市場消費的產(chǎn)品結(jié)構(gòu),消費需求等;

3.產(chǎn)品銷售和服務(wù)的滿意度。

(五)行業(yè)信息:

1.行業(yè)動態(tài):國際國內(nèi)產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售、價格、庫存變動情況及趨勢;

2.所在區(qū)域產(chǎn)品市場前景、行業(yè)發(fā)展趨勢、市場供求和價格走勢等;

3.產(chǎn)運信息:鐵路、航運和公路運輸動態(tài);與轄區(qū)資源調(diào)運有密切關(guān)聯(lián)的企業(yè)產(chǎn)銷存動態(tài);競爭對手的產(chǎn)運信息等。

(六)消費需求信息:

1.消費類型:根據(jù)不同銷售環(huán)節(jié)、消費種類劃分客戶類消費類型;

2.消費行為:包括消費者的習(xí)慣購買心理,消費周期等情況。

(七)宏觀經(jīng)濟信息:

1.政策法規(guī):對產(chǎn)品、天然氣市場和產(chǎn)品營銷有影響的政府部門政策、規(guī)律、法規(guī)等;

2.環(huán)境信息:公司業(yè)務(wù)運作所處的自然環(huán)境,包括生態(tài)環(huán)境、自然環(huán)境和人文環(huán)境等;

3.經(jīng)濟信息:目標(biāo)市場所在地域的經(jīng)濟發(fā)展情況、市場機制、企業(yè)資本、產(chǎn)品價格、生活水平、關(guān)鍵資源、服務(wù)成本等可能影響客戶消費的因素。

(八)媒體動態(tài):主要是指國家與當(dāng)?shù)卣畠r格政策執(zhí)行情況,時點或時期性價格檢查情況及檢查結(jié)果反饋。

第九條信息的整理、分析、匯報:

(一)營銷人員應(yīng)定期或當(dāng)市場情況有變時就其所調(diào)研市場的相關(guān)企業(yè)、社會經(jīng)營單位的批發(fā)價格、貨源、購進價格等信息進行收集,匯總備用。

(二)營銷人員或基層業(yè)務(wù)人員應(yīng)就當(dāng)月的市場調(diào)研結(jié)果形成書面的市場調(diào)研報告以備審閱。

(三)銷售部統(tǒng)計人員要定時匯總信息資料,以整理備用,就收集到的各崗位人員所反饋的信息進行分類、分析、整理、總結(jié),提出營銷策劃建議,并定時向主管領(lǐng)導(dǎo)做出匯報。

第二節(jié)業(yè)務(wù)管理

第十條公司銷售部應(yīng)對營銷工作進行統(tǒng)籌安排,統(tǒng)一規(guī)劃市場范圍及程序。公司應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品經(jīng)銷公司所劃定的市場和規(guī)定的任務(wù)目標(biāo)完成相應(yīng)的營銷管理任務(wù)。

第十一條銷售部對產(chǎn)品經(jīng)銷公司下達的任務(wù)進行分解,落實到人。根據(jù)不同時期的產(chǎn)品和市場情況,考慮市場營銷策略的調(diào)整、人員調(diào)整等。

第十二條銷售部在落實營銷管理任務(wù)時,應(yīng)組織制定業(yè)務(wù)開拓執(zhí)行計劃,并應(yīng)寫明業(yè)務(wù)對象、地點、時間、事由及如何完成計劃等內(nèi)容。

第十三條營銷互動、業(yè)務(wù)開拓執(zhí)行計劃須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施。

第三節(jié)營銷銷售網(wǎng)絡(luò)開拓與建設(shè)

第十四條按照產(chǎn)品經(jīng)銷公司的要求,公司遵循'開拓、創(chuàng)新、提升、跨越'的方針,進行公司產(chǎn)品銷售體系的建設(shè),構(gòu)建完善的營銷網(wǎng)絡(luò)。

第十五條以公司的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃為依據(jù),逐步建立公司的營銷管理體系,銷售網(wǎng)絡(luò)的建立。

第四節(jié)市場推廣

第十六條公司應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)、電視、報紙、雜志、文本及其他宣傳品等各種媒介向客戶宣傳產(chǎn)品的用途、性能、運輸?shù)戎R,不斷擴大公司和品牌的知名度。

第十七條公司的廣告策劃方案應(yīng)報上級單位進行內(nèi)容審核。

第四章 客戶的經(jīng)營資質(zhì)審核及開戶辦法

第十八條凡參與hb公司產(chǎn)品銷售的各經(jīng)營單位,必須進行經(jīng)營資質(zhì)審核。審核通過后方可建立相應(yīng)的客戶檔案,在公司開展經(jīng)營活動?？蛻舻馁Y質(zhì)審核工作在公司銷售部。

第十九條客戶經(jīng)營資質(zhì)審核的基本原則:客戶的經(jīng)營手續(xù)齊全、儲運設(shè)施完善、銷售網(wǎng)絡(luò)健全,資信程度高、資金實力強、年均購銷量穩(wěn)定、有共贏意識。

第二十條客戶申請開戶的步驟:

(一)提交開戶申請書和法人授權(quán)委托書(包括法人身份證復(fù)印件、法人簽名、印鑒)。并附公司簡介和近三年經(jīng)營情況介紹,填寫客戶檔案表。

(二)提交相關(guān)經(jīng)營許可資質(zhì)的原件和復(fù)印件(原件供審查,復(fù)印件供備案)。

(三)提交企業(yè)正常經(jīng)營所必須的各類證照的原件及復(fù)印件。包括:①企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照;②稅務(wù)登記證(國稅、地稅均應(yīng)齊全);③一般納稅人資質(zhì)證(可以開具增值稅發(fā)票);④企業(yè)組織代碼證;⑤銀行開戶許可證。①②④三證合一的企業(yè)提供企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證(國稅、地稅均應(yīng)齊全)、一般納稅人資質(zhì)證(可以開具增值稅發(fā)票)、銀行開戶許可證即可,沒有三證合一的需提供上述五種證照。

第二十一條客戶提交開戶的各類證照及相關(guān)資料齊全后,經(jīng)公司按流程審核,符合客戶經(jīng)營資質(zhì)審核基本原則的,下發(fā)正式文件準(zhǔn)予開戶。并在各銷售服務(wù)中心(聚烯烴客戶除外)、西部交易所處辦理相應(yīng)的登記入會建檔手續(xù)。

第五章 調(diào)運入庫

第二十二條計劃編制

公司物流部按月編制月度公路、鐵路調(diào)運計劃,報產(chǎn)品經(jīng)銷公司化工品銷售部。

第二十三條計劃執(zhí)行

(一)化工品銷售部根據(jù)公司的計劃與承運商進行溝通,最終由銷售服務(wù)中心負責(zé)化工品調(diào)運入庫的業(yè)務(wù)辦理及調(diào)運過程中協(xié)調(diào)事項。

(二)物流部跟蹤發(fā)運情況,并通知中央倉收貨;

(三)化工產(chǎn)品運至中央倉后,中央倉應(yīng)填寫入庫單,做好入庫記錄,并將入庫單反饋至物流部和銷售部。

(四)物流部將實收量反饋至銷售服務(wù)中心、承運單位及公司化工品銷售部;

(五)物流部及時、準(zhǔn)確的將貨物安全到貨信息(主要涉及到包裝質(zhì)量、運輸車輛狀況、貨物損耗、污染、短少等情況)向產(chǎn)品經(jīng)銷公司化工品銷售部及對應(yīng)的銷售服務(wù)中心進行反饋。

(六)定期對承運單位運輸情況、服務(wù)水平等進行綜合評價,評價結(jié)果可作為后續(xù)合作的依據(jù)。

第二十四條運費結(jié)算

承運商將運費相關(guān)票據(jù)提交給物流部,物流部進行核對無誤后提交給財務(wù)部,財務(wù)部根據(jù)票據(jù)信息與承運商結(jié)算運費。

第六章 銷售業(yè)務(wù)管理

第二十五條銷售計劃的編制及上報

(一)銷售部計劃管理崗接收產(chǎn)品經(jīng)銷公司化工品銷售部下達的銷售(配置)計劃,編制公司銷售計劃,明確各種化工品銷售量目標(biāo)、銷售收入目標(biāo)和銷售毛利潤目標(biāo),提交部門經(jīng)理進行審核。

(二)部門經(jīng)理審核、平衡銷售計劃,提交公司總經(jīng)理進行審批。

(三)經(jīng)公司審議通過后,上報產(chǎn)品經(jīng)銷公司化工品銷售部。

第二十六條中央倉銷售程序:

(一)公司財務(wù)部提供客戶資金情況至銷售部。

(二)公司銷售部計劃管理崗根據(jù)公司審批后的銷售計劃及客戶經(jīng)理提報的需求計劃及客戶資金情況,開具發(fā)貨通知單,提交部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理簽字確認后提交至公司物流管理部,物流管理部核實發(fā)貨通知單內(nèi)容,蓋章傳真至中央倉辦理發(fā)貨手續(xù)。

(三)銷售計劃一經(jīng)確定,公司各相關(guān)部門和員工務(wù)必各司其職,認真組織落實。

第二十七條網(wǎng)拍銷售程序:

(一)銷售部下達各產(chǎn)品掛單量、發(fā)貨地、掛單價格以及客戶可競拍的最大最小單量,而后在西部交易中心網(wǎng)頁上登錄掛單;

(二)客戶繳付交易資金(保證金、手續(xù)費),西部交易中心計劃財務(wù)部確認資金錄入結(jié)算系統(tǒng)。

(三)經(jīng)西部交易中心審核后,發(fā)布掛單信息,在確認客戶資金信息后下單競拍,西部交易中心交易交收部將成交報表反饋至公司,公司接收成交報表,并監(jiān)督執(zhí)行。

第七章 銷售結(jié)算

第二十八條公司的銷售結(jié)算工作由銷售部和財務(wù)部負責(zé)。

第二十九條銷售結(jié)算的工作程序:

(一)銷售部每日歸集業(yè)務(wù)單據(jù),編制銷售日臺賬、銷售日報,定期根據(jù)銷售日報分核算主體編制銷售結(jié)算表,并與公司財務(wù)部進行核對,經(jīng)審核無誤后與客戶進行核對,客戶簽字確認。

(二)銷售結(jié)算表經(jīng)核對無誤后,財務(wù)部結(jié)算人員為客戶開具發(fā)票和發(fā)票簽收單。物流部對接榆林、延安銷售服務(wù)中心,與上游單位結(jié)算并及時索要回采購發(fā)票。

(三)客戶收到發(fā)票后,在發(fā)票簽收單上簽字,并回傳至公司。

第八章 客戶退款

第三十條對參與公司銷售業(yè)務(wù)的客戶,實行'打款自愿、退款自由'的原則。

需退款的客戶,應(yīng)持有法人簽字的單位雙聯(lián)介紹信(注明退款人、退款金額、單位賬號并加蓋公章和財務(wù)專用章),出示本人身份證,方可辦理。

第三十一條因市場發(fā)生變化,或其他原因,客戶提出退款請求的,根據(jù)不同產(chǎn)品由銷售服務(wù)中心業(yè)務(wù)部或本部核對客戶所有業(yè)務(wù)是否終止,并核對客戶賬戶余額,核對無誤后由業(yè)務(wù)人員填寫退款通知單并簽字,然后提交銷售會計核對并簽字。業(yè)務(wù)人員將該退款通知單依次提交銷售部經(jīng)理(業(yè)務(wù)部由業(yè)務(wù)副主任審核)審核,財務(wù)部經(jīng)理審核,業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審核,財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后,由財務(wù)部與集團財務(wù)中心申請退款,次月完成客戶客戶退款,并通知銷售服務(wù)中心業(yè)務(wù)部財務(wù)在銷售業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)上進行賬務(wù)處理。

第九章 產(chǎn)品售后服務(wù)管理

第三十二條hb公司產(chǎn)品售后服務(wù)遵循'信譽第一、用戶至上'的原則。公司所有職工均有義務(wù)向客戶宣傳公司產(chǎn)品的運輸、儲存、使用的安全須知及預(yù)防措施,幫助客戶解決銷售過程中需要解決的問題。

第三十三條因產(chǎn)品銷售引起售后服務(wù)的受理部門為公司銷售部,處理后報銷售部備案。

第三十四條為確?？蛻衾?公司每年組織一次走訪客戶活動。對產(chǎn)品質(zhì)量、性能等問題進行回訪,解決客戶的疑難問題。編寫走訪客戶報告,提出改進建議。

第三十五條為便于客戶及時反映情況,公司及各銷售處應(yīng)建立客戶投訴渠道和投訴熱線。對客戶投訴要認真接待,對投訴內(nèi)容進行登記,建立《客戶投訴記錄及處理意見》。同時,對客戶所反映的問題,應(yīng)盡快給予答復(fù),并將處理意見反饋客戶。

第三十六條產(chǎn)品質(zhì)量、計量售后處理

(一)hb公司售出產(chǎn)品如發(fā)生質(zhì)量計量問題,由該產(chǎn)品售出地所屬中央倉及時將情況報告銷售部。銷售部及時上報上級主管部門。

(二)在產(chǎn)品售后質(zhì)量、計量事故的處理中,凡屬我公司在儲存、交付及運輸過程中,因處理不當(dāng)或其他原因造成的,由調(diào)查組寫出書面調(diào)查報告,按上級單位有關(guān)規(guī)定進行處理。

(三)凡hb公司出售的產(chǎn)品發(fā)生質(zhì)量、計量問題,客戶均應(yīng)在貨到后24小時內(nèi),向產(chǎn)品出售地所屬庫、站及時反映,對逾期報告的,hb公司概不負責(zé)。

第十章 附則

第三十七條凡本辦法未規(guī)定的業(yè)務(wù)管理制度,諸如統(tǒng)計報表管理、價格制定管理、市場信息與調(diào)研管理、目標(biāo)考核管理等其他管理制度,將另行制定管理辦法后,下發(fā)執(zhí)行。

第三十八條因公司業(yè)務(wù)活動發(fā)生重大變化,本辦法將進行適時修訂和補充。目前相關(guān)的管理制度與本辦法相違背的,以本辦法為準(zhǔn)。