房地產(chǎn)公司售樓軟件系統(tǒng)管理制度
地產(chǎn)公司售樓軟件系統(tǒng)管理制度
1目的和范圍:為了科學、準確及時記錄、反饋銷售信息,減少因人為過失及監(jiān)管漏洞而給公司帶來的損失,提高公司的工作效率,規(guī)范使用售樓遠程管理系統(tǒng)及明確使用軟件的工作職責和操作程序,特制定本制度。
2職責:
2.1系統(tǒng)管理員(財務部)
2.1.1負責建立新項目、用戶帳戶及權限設置,屏蔽項目初始資料
2.1.2負責變更操作:按批件變更項目資料
2.1.3負責系統(tǒng)監(jiān)控操作
2.1.4負責系統(tǒng)的維護、更新和完善
2.2經(jīng)營銷售部
2.2.1負責按批件進行特殊預留操作
2.2.2負責初始資料及核定產(chǎn)權面積的錄入
2.2.3負責樓盤和預留樓盤的定購工作、定購的變更操作
2.2.4負責催收定金,并向財務部報送解除定購協(xié)議客戶清單
2.2.5負責辦理簽約手續(xù)并提供相關優(yōu)惠批件,負責未簽約客戶的跟蹤及反饋,辦理延遲簽約批準單
2.2.6負責合同審核操作,已審核合同的更改操作及審核,退房操作及退房款的報批。負責合同監(jiān)證、按揭收件送審并進行電腦登記。
2.2.7
2.2.8負責發(fā)送交房通知書并進行電腦登記,負責接樓申請及審核操作,通知財務接樓應收相關費用,特殊接樓通知書的送審和尾款的催收。
2.2.9負責發(fā)送辦理產(chǎn)權通知書并進行電腦登記,通知財務辦理產(chǎn)權應收相關費用,并簽定補充合同。
2.2.10負責會員積分申請的錄入。
2.3財務計統(tǒng)部
2.3.1負責項目初始資料的審核
2.3.2負責惡意預留的通報,反饋未及時簽約情況
2.3.3收取樓款、相關費用及相關變更款并開具相應票據(jù)
2.3.4負責合同及變更合同的復核,票據(jù)的換發(fā)工作,退款的審核及支付
2.3.5負責確定按揭送審銀行及協(xié)調、跟蹤工作
2.3.6負責復核辦理接樓、產(chǎn)權相關費用,收取接樓尾款
2.3.7負責接樓確認單復核,負責發(fā)出特殊接樓催款通知書給經(jīng)營部
2.3.8負責核定面積增減款的復核、補充合同的審核,開具購房發(fā)票并進行電腦登記
2.3.9負責會員積分兌換審核
2.3.10負責違約客戶樓款的催收,將惡意違約客戶清單送總經(jīng)室律師處理。
2.4總經(jīng)室
2.4.1負責合同、變更合同、補充合同的審核操作,蓋章
2.4.2負責惡意違約客戶的法律處理
2.5各部門及人員負責正確使用軟件及保密工作。
3程序
3.1初始設置管理
3.1.1新項目開盤前3天內(nèi),經(jīng)營部應通知系統(tǒng)管理員新建一個樓盤項目,同時提供一份經(jīng)營部操作人員名單,由系統(tǒng)管理員建立用戶賬號。
3.1.2經(jīng)營部根據(jù)樓號、層次、單元、建筑面積等建立新項目樓盤詳細資料:將公司已批準的項目銷售價目表、正常折扣標準等有關要素錄入售樓軟件;
3.1.3經(jīng)營部錄入公司評審通過的商品房買賣合同套打樣本。
3.1.4財務部根據(jù)批準后的銷售價目表原件進行核對,核實無誤后,即由系統(tǒng)管理員進行屏蔽初始資料,只允許查看。
3.1.5因設計施工變更或公司銷售策略變更需要調整樓盤銷售資料和銷售價格時,由經(jīng)營銷售部填寫申請單報經(jīng)批準后,系統(tǒng)管理員根據(jù)批準單日期調整原價目表,批準之后成交的樓盤以調整后新價目表為準。
3.1.6權限管理
各操作員按總經(jīng)理批準后的權限、工作職責范圍進行操作,各操作員權限一覽表如下:
部門操作人員預留定購定購更改簽約簽約更改簽約審核蓋章按揭收件按揭復核監(jiān)證接樓接樓復核產(chǎn)權產(chǎn)權復核收款對賬復核票據(jù)
總經(jīng)室總經(jīng)理√
副總經(jīng)理√
蓋章經(jīng)辦√
經(jīng)營銷售部銷售經(jīng)理√√√√
銷售副經(jīng)理√√√√
銷售主任√√√√√√√√
銷售業(yè)務員√√√
按揭經(jīng)辦√
監(jiān)證經(jīng)辦√
產(chǎn)權經(jīng)辦√
接樓經(jīng)辦√
財務計統(tǒng)部財務總監(jiān)√√√√
銷售會計主任√√√√√√√
銷售會計√√√√
收款員√
所有操作權限人均有查詢權限,通過查詢環(huán)節(jié)進行操作。
3.2預留管理
預留是指由有權限的相關人員按口令錄入,電腦根據(jù)設定的預留天數(shù)進行保留,暫不對外銷售,超過預留天數(shù)后,電腦將自動取消預留登記,轉作未售樓盤,供自由銷售。
3.2.1因特殊需要或公司銷售政策安排需預留較長時間的,應形成書面文件報經(jīng)總經(jīng)理同意,批準后由經(jīng)營部進行特別預留操作。
3.2.2因公司關系需要或銷售現(xiàn)場需要,應進行臨時預留的,由相關權限人員直接按照各自口令錄入預留客戶姓名、聯(lián)系電話。預留時限如下圖:
權限人總經(jīng)理副總經(jīng)理財務總監(jiān)銷售經(jīng)理銷售副經(jīng)理銷售主任
預留天數(shù)
3.2.3相關權限人員及銷售主任應催促客戶及時辦理正式認購手續(xù),預留樓盤的認購工作由銷售主任操作,當實際成交對象與預留登記不符時,銷售主任應先告知相關預留權限人員,征得同意后才能變更。
3.2.4項目開盤第一周,預留統(tǒng)一由銷售經(jīng)理操作。
3.3定購管理
3.3.1錄入定購協(xié)議:與客戶簽訂定購協(xié)議時,置業(yè)顧問應將相關信息及時錄入到售樓軟件中。
3.3.2交納定金:置業(yè)顧問持定購協(xié)議文本,帶客戶到收款員處交納定金,經(jīng)收款員確認后,才完成定購操作。
3.3.3對于已定購但未按協(xié)議規(guī)定交納定金的客戶,電腦在12小時內(nèi)自動取消定購,轉作未售樓盤。
3.3.4根據(jù)已定購未交足定金的客戶清單,置業(yè)顧問應及時調查,認為需保留協(xié)議的應有書面說明原因并催促客戶及時補足定金,需解除協(xié)議或退房的,及時報送清單給財務部,進行取消定購/沒收定金操作。
3.3.5更名:在規(guī)定簽約時限之前,客戶提出更名或換房申請要求的,由銷售主任進行更名或換房操作,同時置業(yè)顧問持客戶申請書、新舊定購協(xié)議書、原樓款收據(jù)帶客戶到收款員處換發(fā)收據(jù),收款員根據(jù)電腦通知更名清單,辦理客戶換發(fā)收據(jù)的
手續(xù),才完成更名操作。
3.3.6定購退房申請:在規(guī)定簽約時限之前,客戶提出退房申請要求,由銷售主任按照協(xié)議規(guī)定允許退房的條款進行退房操作,并填寫退房款申請單上報財務總監(jiān)批準,銷售會計根據(jù)批準單和電腦通知退房清單辦理客戶退款手續(xù),才完成退房操作。
3.4簽約管理
項目具備簽約條件時,置業(yè)顧問應及時催促已交定金未簽約的客戶辦理簽約手續(xù)。
3.4.1正常簽約的普通客戶:置業(yè)顧問詳細錄入合同條款要素及客戶信息。
3.4.2優(yōu)惠客戶簽約:屬于公司關系戶的,申請人應及時填寫'購房優(yōu)惠批示單',詳細填寫優(yōu)惠折扣、優(yōu)惠原因等,并按規(guī)定程序送公司審批。置業(yè)顧問根據(jù)已批準的'購房優(yōu)惠批示單'詳細錄入優(yōu)惠單內(nèi)容、合同條款要素及客戶信息。購房優(yōu)惠批示單原件應送交財務部存檔。
3.4.3未及時簽約的客戶:銷售主任根據(jù)電腦未簽約清單進行調查,屬于特殊關系需延長簽約時間的客戶,銷售部應將延遲簽約(超過1個月)客戶清單報經(jīng)公司總經(jīng)理批準,批準單送財務部存檔。
3.5合同審核管理
合同的審核由經(jīng)營部銷售主任及經(jīng)理對簽約合同及時進行審核,再由財務銷售主任及總監(jiān)進行復核,并完成電腦簽字確認工作。
完成審核完成復核
銷售主任及經(jīng)理會計主任及總監(jiān)完成電腦簽字
2個工作日內(nèi)2個工作日內(nèi)
(屬于優(yōu)惠折扣合同,收到優(yōu)惠批示單原件1天內(nèi),財務完成復核)
3.5.1所有審核通過的合同電腦將自動列入已審核清單,經(jīng)營銷售部在1個工作日內(nèi)將合同送往總經(jīng)室秘書蓋章,以便及時辦理合同監(jiān)證。
3.5.2合同更改:對于已審核的合同客戶又提出申請更名、換房等其他合同條款,由置業(yè)顧問提出合同更改并詳細填寫更改內(nèi)容,電腦將其自動轉入再更改未審核清單,經(jīng)合同審核、復核人員同意更改后,完成電腦簽字確認,電腦自動列入已審核清單代替原合同。如合同審核、復核人員不同意更改,不做電腦簽字確認,電腦仍以已審核原合同為準。
3.5.3申請退房:對于已審核的合同客戶又提出退房申請,置業(yè)顧問填寫退房申請單報經(jīng)公司批準,批準后由銷售主任進行退房操作,財務部根據(jù)退房批準單和電腦通知退房清單辦理客戶退房手續(xù)。
3.6蓋章監(jiān)證管理
3.6.1公司公章管理人員根據(jù)銷售合同與電腦上列入已審核清單合同內(nèi)容進行核對,確認無誤后方能蓋章,同時對已蓋章合同電腦簽字確認。
3.6.2經(jīng)營部監(jiān)證經(jīng)辦人員應在合同蓋章及收到現(xiàn)金交款單后2天內(nèi)將合同送到交易中心辦理合同監(jiān)證,并將送交時間進行電腦登記;對于已監(jiān)證好的合同,應將合同監(jiān)證時間、登記編號進行電腦登記。
3.7按揭管理
3.7.1對于選擇按揭付款方式的客戶,電腦將自動列入申請按揭客戶清單,置業(yè)顧問按合同規(guī)定時間及時收取按揭材料、出具材料收取證明單,并進行電腦登記。
3.7.2銷售按揭經(jīng)辦對置業(yè)顧問送交的客戶按揭材料進行復核,并在電腦上進行登記。如果送交的材料不齊全或不符合規(guī)定,按揭經(jīng)辦將不做審核。直到資料齊全為止。
3.7.3由按揭經(jīng)辦根據(jù)已審核材料及已監(jiān)證合同的清單作出送審銀行決定,按揭經(jīng)辦根據(jù)財務部安排,及時將貸款申請材料送交銀行審核并進行電腦登記,并及時跟蹤了解。
3.7.4對于銀行已通過審核的客戶,按揭經(jīng)辦及時通知客戶前往簽字,并將合同送交易所辦理抵押監(jiān)證,辦妥抵押監(jiān)證后,在電腦上進行登記。
3.7.5對于已完成抵押登記的貸款合同,財務部應負責催促銀行放款,財務部對銀行放款的樓房單元應及時進行電腦登記。
3.8接樓管理
3.8.1項目具備接樓條件時,財務經(jīng)辦根據(jù)所有已簽約清單結清尾款、違約金利息等各類款項后,進行電腦確認后,電腦自動列入可正常接樓清單;未交清樓款提前接樓的樓盤,財務部根據(jù)批準單確認,電腦自動列入可可提前接樓清單。
3.8.2經(jīng)營部接樓經(jīng)辦根據(jù)可正常接樓清單、可提前接樓清單與客戶辦理接樓手續(xù),并錄入通知接樓日期、實際接樓日期,經(jīng)營部主任復核并進行電腦確認,電腦自動列入已接樓清單和已提前接樓清單。
3.9產(chǎn)權管理
3.9.1公司通過產(chǎn)權總登記后,經(jīng)營部經(jīng)辦根據(jù)產(chǎn)權處核定的建筑面積錄入到產(chǎn)權面積表中,由經(jīng)營部主任復核,電腦自動計算客戶應增(減)面積樓款。
3.9.2經(jīng)營銷售部根據(jù)核定面積及其他各項扣減金額調整原合同價,并提供產(chǎn)權處核定面積表單給財務部,財務部復核無誤后生成新合同價,經(jīng)營部與客戶簽訂補充合同。
3.9.3財務部根據(jù)新合同價與客戶進行結算,所有款項收清后,銷售會計開出購房發(fā)票,財務主任審核確認后,會計與客戶辦理換取購房發(fā)票手續(xù),會計錄入發(fā)票號碼,客人領走時間,并進行電腦登記。
3.10會員管理
3.10.1會員持會員卡在被推薦到售樓點簽定《商品房買賣合同》的同時,在置業(yè)顧問引導下填寫《會員積分申請書》,并將會員積分申請錄入電腦。
3.10.2財務收款員收到經(jīng)營部經(jīng)理已批準的《會員積分申請書》原件后,進行電腦確認登記。
3.10.3被推薦人付清80%以上房款后,由銷售會計進行復核,開出會員積分兌換單,并進行電腦確認。
4.相關文件
4.1《銷售過程管理程序》
