藥業(yè)企業(yè)文件管理制度
xx藥業(yè)文件管理制度
1.目 的:為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進行,規(guī)范文件管理,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細則并報總公司批準后執(zhí)行。
3.權(quán)責說明:總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作,各部門負責本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文
4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā),加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。
4.2公司發(fā)文程序
4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草,交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。
4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件,并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后,由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發(fā)的文件,總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記?？偨?jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記,并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。
4.3公司發(fā)文分類、編號:西藏藥業(yè)〔2006〕××號。
4.4對外文件必須做成紅頭,以示嚴肅和正規(guī),格式附后。
4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門發(fā)文
5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負責人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)同時簽署生效,不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。
5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。
5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文:在管理制度內(nèi)制訂的實施細則,以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件,原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。
5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對公司內(nèi)部部門行文,經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,在公司內(nèi)部有效。
5.3公司部門發(fā)文格式附后。
5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍,又不應(yīng)由公司發(fā)文的,須由相關(guān)部門共同簽發(fā),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后行文。
5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號:
西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號
6.收文
6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收,包括:政府職能部門行文、業(yè)務(wù)管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等,同時填寫《收發(fā)文登記表》,格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關(guān)部門和有關(guān)人員,不得積壓延誤;屬于急件的,應(yīng)在接件后立即報送。
6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。
6.3各部門應(yīng)將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔,同時,每半年清理一次,沒有及時存檔的全部存檔,并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發(fā)文、收文部門負責人應(yīng)注明文件密級或者'不得復(fù)印'、'不得攜出'字樣。
7.1.1絕密:絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密,如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件,公司項目招投標文件、財務(wù)賬冊、營銷策劃方案、項目設(shè)計方案等文件。
7.1.2機密:機密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密:秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。
7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。
7.3單位、個人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件,必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表,屬秘密級以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準。
7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章,必須按規(guī)定嚴格辦理,并做好登記,嚴禁未經(jīng)同意私自處理。
7.5收發(fā)文處理不當或不及時造成損失的,由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規(guī)定處理,沒有或不及時歸檔的,每次貢獻50元愛心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經(jīng)辦負責解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
