集團(tuán)企業(yè)采購(gòu)商務(wù)管理制度
某集團(tuán)采購(gòu)商務(wù)管理制度
(接受訂單-申請(qǐng)編碼-在途監(jiān)控-提貨或接貨-辦理入庫(kù))
一、采購(gòu)原則:具備條件,方能進(jìn)行采購(gòu)。
1、有符合流程及規(guī)定銷(xiāo)售訂單支持。
2、依據(jù)市場(chǎng)分析和預(yù)測(cè),確能保障銷(xiāo)路。
3、依據(jù)總公司任務(wù)或者月季預(yù)算。
二、采購(gòu)審批規(guī)定。
1、商品購(gòu)入一律實(shí)行訂單管理制,凡是采購(gòu)商品(無(wú)論是主營(yíng)商品或外購(gòu)商品或公司內(nèi)部進(jìn)貨還是當(dāng)?shù)夭少?gòu))均需要填寫(xiě)采購(gòu)定單。
2、各分公司采購(gòu)商務(wù)根據(jù)本公司庫(kù)存、銷(xiāo)售情況,以及隨時(shí)收集的儲(chǔ)運(yùn)和銷(xiāo)售人員提出采購(gòu)建議,及時(shí)填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ獑?并上報(bào)至主管業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理。
3、主管業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理根據(jù)市場(chǎng)及經(jīng)營(yíng)情況審批合理采購(gòu)計(jì)劃,并簽字認(rèn)可后,報(bào)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。
4、經(jīng)總經(jīng)理審批后采購(gòu)訂單由采購(gòu)商務(wù)員統(tǒng)一執(zhí)行。
(1)集團(tuán)內(nèi)部統(tǒng)一購(gòu)貨,由采購(gòu)商務(wù)人員統(tǒng)一向集團(tuán)內(nèi)各分公司訂購(gòu),確認(rèn)采購(gòu)訂單生效。
(2)集團(tuán)外部購(gòu)入,由采購(gòu)商務(wù)員或指定專(zhuān)人統(tǒng)一購(gòu)貨,并在確認(rèn)采購(gòu)訂單生效后向商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗申請(qǐng)外購(gòu)商品編號(hào)。
5、分公司采購(gòu)商務(wù)員確認(rèn)采購(gòu)訂單生效后,應(yīng)于當(dāng)日將單據(jù)其他聯(lián)次傳送給儲(chǔ)運(yùn)、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)主管。
6、財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購(gòu)訂單對(duì)到貨后入庫(kù)金額進(jìn)行復(fù)核、監(jiān)控。儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)根據(jù)采購(gòu)訂單對(duì)庫(kù)房貨物存放地點(diǎn)做好接貨準(zhǔn)備,對(duì)貨物到貨周轉(zhuǎn)情況提供信息。財(cái)務(wù)主管對(duì)資金作出合理安排。
7、對(duì)未按定單方式進(jìn)行管理的商務(wù)及負(fù)責(zé)人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。
8、定單按月分類(lèi)單獨(dú)歸檔、備查。
三、接受采購(gòu)訂單流程。
1、采購(gòu)商務(wù)接受由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理所下采購(gòu)訂單。
2、采購(gòu)商務(wù)審核銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)采購(gòu)訂單,不合格采購(gòu)訂單返回銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén),發(fā)出合格采購(gòu)訂單。
3、采購(gòu)商務(wù)將采購(gòu)訂單發(fā)給儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),由儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)做接貨準(zhǔn)備。
4、采購(gòu)商務(wù)負(fù)責(zé)將采購(gòu)訂單替換成通用格式發(fā)給供應(yīng)商。
四、進(jìn)口商品付稅、付匯流程。
1、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)出付稅或付匯通知。
2、資金商務(wù)填寫(xiě)支票借款單,到財(cái)務(wù)部審批備案。
3、資金商務(wù)傳遞數(shù)據(jù),通知財(cái)務(wù)部當(dāng)日用款。
4、資金商務(wù)持簽字后借款單到財(cái)務(wù)部借支票。
5、資金商務(wù)將支票送到海關(guān)或銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)。
6、每周由資金商務(wù)報(bào)給財(cái)務(wù)部資金計(jì)劃,每季報(bào)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)作資金盤(pán)點(diǎn)。
五、聯(lián)系供應(yīng)商和貨運(yùn)公司、進(jìn)口商品報(bào)關(guān)、在途商品監(jiān)控管理。
1、目的。
(1)開(kāi)展在途商品管理,監(jiān)控各分公司、供貨商各方面執(zhí)行貨物計(jì)劃情況,明確各自責(zé)任和關(guān)系。
(2)監(jiān)控集團(tuán)公司總部至外地分公司物資流通過(guò)程和貨物在各個(gè)環(huán)節(jié)中狀態(tài)。
(3)在途商品管理工作側(cè)重于對(duì)貨物在途時(shí)間、在途數(shù)量、在途金額及供應(yīng)商發(fā)運(yùn)能力控制。
(4)跟蹤集團(tuán)公司和供應(yīng)商及分公司之間調(diào)撥商品在途時(shí)間、數(shù)量和金額,為相關(guān)部門(mén)提供真實(shí)和準(zhǔn)確在途信息。
2、國(guó)內(nèi)在途意義。
(1)為貫徹集團(tuán)公司物資管理目標(biāo),在各個(gè)物資流通環(huán)節(jié)監(jiān)控到每一件貨物,商務(wù)部開(kāi)展了國(guó)內(nèi)在途業(yè)務(wù)。
國(guó)內(nèi)在途:主要指分公司之間因內(nèi)部銷(xiāo)售而產(chǎn)生在途商品。
(2)在途商品定義:貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán),正在運(yùn)輸途中或已運(yùn)達(dá)企業(yè)但未驗(yàn)收入庫(kù)商品。
3、國(guó)內(nèi)在途目的。
(1)監(jiān)控分公司在途商品管理,明確銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)、運(yùn)輸公司、分公司各方面責(zé)任。
(2)對(duì)分公司在運(yùn)輸途中產(chǎn)生在途商品數(shù)量、金額以及狀況進(jìn)行監(jiān)控,縮短運(yùn)輸時(shí)間,加快物資流通速度,提高資金周轉(zhuǎn)速度。
(3)收集、匯總、加工、整理在途數(shù)據(jù),掌握物流信息,根據(jù)在途數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題促使銷(xiāo)售部盡快解決。
4、在途商品確認(rèn)。
集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部傳遞銷(xiāo)售給分公司發(fā)票清單及銷(xiāo)售數(shù)據(jù)和商務(wù)部向地區(qū)分公司發(fā)送的發(fā)貨信息及時(shí)傳送到相應(yīng)分公司商務(wù)統(tǒng)計(jì)崗并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)生效后,即視為在途商品。
5、在途商品管理。
分公司商務(wù)統(tǒng)計(jì)人員每日接收發(fā)貨信息后,根據(jù)實(shí)際到貨數(shù)量統(tǒng)計(jì)本公司在途情況,并逐日向集團(tuán)公司商務(wù)部傳送在途數(shù)據(jù)。對(duì)超出正常期限在途商品標(biāo)注、說(shuō)明,便于供應(yīng)商及時(shí)協(xié)調(diào)與解決。對(duì)未按規(guī)定進(jìn)行監(jiān)管或雖已監(jiān)管但未及時(shí)準(zhǔn)確提交在途信息而造成損失分公司,其損失由分公司分擔(dān),同時(shí)責(zé)任人應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告上報(bào)總經(jīng)理。
6、國(guó)內(nèi)操作流程。
(1)集團(tuán)公司商務(wù)部采購(gòu)商務(wù)員將到貨清單遞交商務(wù)統(tǒng)計(jì)。
(2)商務(wù)統(tǒng)計(jì)根據(jù)《到貨登記單》和《商品入庫(kù)單》及發(fā)貨清單核減在途商品數(shù)量、金額和計(jì)算在途時(shí)間。
(3)商務(wù)統(tǒng)計(jì)將到貨清單上商品與實(shí)際到達(dá)商品差異表傳遞財(cái)務(wù)部。
(4)財(cái)務(wù)部依據(jù)商務(wù)統(tǒng)計(jì)傳遞《到貨登記單》和《商品入庫(kù)單》辦理付款手續(xù)。
(5)商務(wù)統(tǒng)計(jì)將在途商品差異信息傳遞相關(guān)部門(mén)。
(6)對(duì)在途時(shí)間監(jiān)控:掌握商品貨運(yùn)周期。同時(shí),注重發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)期未到,滯留途中貨物情況,促使銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)盡快解決提高物流周轉(zhuǎn)速度,加快資金周轉(zhuǎn),搶占市場(chǎng)。
(7)對(duì)商品在途數(shù)量、在途金額監(jiān)控:使分公司掌握在途商品規(guī)模及占用資金量大小,促使銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)加緊運(yùn)輸力度,加速資金周轉(zhuǎn)。
(8)對(duì)供應(yīng)商監(jiān)控:體現(xiàn)在運(yùn)輸貨物能力和返款速度,供應(yīng)商發(fā)運(yùn)能力高低直接影響貨物周轉(zhuǎn)速度,周轉(zhuǎn)速度越快越有助于分公司降低貨物風(fēng)險(xiǎn)系數(shù),返款速度快慢,影響分公司資金周轉(zhuǎn)及利潤(rùn)取得
(9)生成結(jié)果:對(duì)分公司在途商品管理,側(cè)重于從商品在途數(shù)量、在途金額;在途時(shí)間,供貨商運(yùn)作能力方面提供在途信息。
7、國(guó)內(nèi)在途程序所需數(shù)據(jù):財(cái)務(wù)數(shù)量+以銷(xiāo)未提=統(tǒng)計(jì)結(jié)存。
(1)銷(xiāo)售數(shù)據(jù):資金商務(wù)收款臺(tái)銷(xiāo)售庫(kù)數(shù)據(jù)(已銷(xiāo)數(shù))和庫(kù)房提貨數(shù)據(jù)(已提數(shù))進(jìn)行核對(duì)后,生成已銷(xiāo)已提商品數(shù)據(jù)庫(kù),包括銷(xiāo)售單號(hào)、銷(xiāo)售日期、發(fā)票號(hào)、商品編號(hào)、代理編號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等內(nèi)容。
(2)入庫(kù)數(shù)據(jù):各分公司商品入庫(kù)數(shù)據(jù)包括入庫(kù)單號(hào)、入庫(kù)日期、發(fā)票號(hào)、商品編號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等內(nèi)容。
8、核對(duì)依據(jù):以銷(xiāo)售方發(fā)票號(hào)作為核對(duì)依據(jù),依據(jù)每張發(fā)票發(fā)票號(hào)、商品編號(hào),同分公司入庫(kù)單上發(fā)票號(hào)和商品編號(hào)自動(dòng)進(jìn)行核減生成各地在途商品信息。
9、國(guó)外在途商品管理。
(1)定義。
〈1〉在途存貨:包括運(yùn)入在途存貨和運(yùn)出在途存貨是指貨款已經(jīng)支付或雖未付款但已取得所有權(quán)正在運(yùn)輸途中或已運(yùn)達(dá)公司尚未驗(yàn)收各種存貨。
〈2〉商務(wù)部在途商品:進(jìn)口商對(duì)集團(tuán)公司進(jìn)行銷(xiāo)售并開(kāi)制發(fā)票,貨物尚未運(yùn)抵各目的地商品。商務(wù)部對(duì)在途商品管理主要通過(guò)核對(duì)進(jìn)口商發(fā)票和分公司入庫(kù)單據(jù),監(jiān)控公司在途物資狀況,多角度、多側(cè)面反映物資流通狀況。
(2)意義。
〈1〉開(kāi)展進(jìn)出口商在途管理,跟蹤進(jìn)出口商、分公司各方面執(zhí)行貨物計(jì)劃情況,明確各自責(zé)任和關(guān)系。
〈2〉監(jiān)控進(jìn)出口商至集團(tuán)公司或分公司物資流通過(guò)程,對(duì)貨物在各環(huán)節(jié)中狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控、過(guò)程監(jiān)控,檢查進(jìn)、出口商運(yùn)作能力,降低風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。對(duì)在途商品管理工作,側(cè)重于對(duì)長(zhǎng)期在途商品及進(jìn)出口商發(fā)運(yùn)能力控制。
10、具體物控工作流程。
(1)工作內(nèi)容:依據(jù)進(jìn)口商發(fā)貨資料核對(duì)公司入庫(kù)信息,獲取在途數(shù)據(jù)。
(2)進(jìn)口商發(fā)貨,商務(wù)部采購(gòu)商務(wù)接收各種發(fā)貨資料流程。
〈1〉商務(wù)部采購(gòu)商務(wù)每日接收進(jìn)口商和銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)各種發(fā)貨資料。進(jìn)口商涉及單據(jù)有:發(fā)貨通知書(shū)、裝箱單、發(fā)票、進(jìn)口發(fā)貨單、訂單。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)單據(jù):貨物清單。
〈2〉商務(wù)部采購(gòu)商務(wù)整理各種單據(jù),并分別在登記本中詳細(xì)記錄。
〈3〉核對(duì)裝箱單與發(fā)票中商品品名、型號(hào)、數(shù)量、金額,保證單據(jù)配套性、一致性。
〈4〉核對(duì)裝箱單與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)貨物清單。檢驗(yàn)單據(jù)中發(fā)票號(hào)、發(fā)運(yùn)編號(hào)、發(fā)貨日期、品名規(guī)格、數(shù)量等信息是否一致,還有貨物清單、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)制定分貨計(jì)劃,還提供貨物運(yùn)抵不同目的地、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。
〈5〉依據(jù) 進(jìn)口商發(fā)貨單 核查每周進(jìn)口商發(fā)貨規(guī)模。
〈6〉單據(jù)核對(duì)過(guò)程中,針對(duì)有問(wèn)題單據(jù)向有關(guān)各方(進(jìn)口商、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén))進(jìn)行必要信息反饋,補(bǔ)充、更正單據(jù)信息,最終進(jìn)行存檔、備查。
〈7〉各種單據(jù)審核無(wú)誤后,將進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票錄入程序中。
(3)貨物抵庫(kù),商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計(jì)核減在途流程。
〈1〉貨物抵庫(kù),采購(gòu)商務(wù)人員填寫(xiě)到貨登記單和入庫(kù)單。
實(shí)物運(yùn)抵集團(tuán)公司,采購(gòu)商務(wù)按到貨、入庫(kù)流程,依據(jù)實(shí)到貨數(shù)量填寫(xiě)相應(yīng) 國(guó)外到貨登記單 和 入庫(kù)單 實(shí)物運(yùn)抵各分公司,銷(xiāo)售商務(wù)開(kāi)制 銷(xiāo)售小票 和內(nèi)容相對(duì)應(yīng) 國(guó)外到貨登記單 和 入庫(kù)單 辦理入庫(kù)。對(duì)于實(shí)物入庫(kù)和小票入庫(kù),采購(gòu)商務(wù)在途崗可以通過(guò)單據(jù)上庫(kù)別欄信息加以區(qū)分。
〈2〉每日采購(gòu)商務(wù)在途崗接收商務(wù)統(tǒng)計(jì)審核后到貨登記單和入庫(kù)單,在單據(jù)傳遞交接過(guò)程中要有相應(yīng)交接手續(xù),記錄在冊(cè)。采購(gòu)商務(wù)在途崗將對(duì)國(guó)外到貨登記單和入庫(kù)單進(jìn)行再次審核重點(diǎn)。國(guó)外到貨登記單和入庫(kù)單中有效訂單號(hào)和裝箱單號(hào)、發(fā)運(yùn)編號(hào)等于在途統(tǒng)計(jì)息息相關(guān)內(nèi)容,檢驗(yàn)單據(jù)中各項(xiàng)填制內(nèi)容是否一致。
〈3〉審核過(guò)程中注重進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫(kù)單之間對(duì)應(yīng)關(guān)系(一張發(fā)票針對(duì)一張貨物清單一張發(fā)票對(duì)應(yīng)一張或多張到貨登記單;一張發(fā)票對(duì)應(yīng)一張入庫(kù)單;一張到貨登記單可對(duì)應(yīng)多張入庫(kù)單),將審核無(wú)誤到貨登記單錄入在途程序中。
〈4〉錄入到貨登記單后,程序自動(dòng)核減發(fā)票信息,通過(guò)報(bào)表顯示在途變化情況。
(4)單據(jù)查詢(xún)流程。
(5)報(bào)表預(yù)覽、打印流程。
(6)在途數(shù)據(jù)傳輸流程。
(7)分析流程。
〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。
〈2〉分析角度:在途時(shí)間、在途數(shù)量、金額、進(jìn)出口商運(yùn)作能力。
〈3〉分析重點(diǎn):統(tǒng)計(jì)長(zhǎng)期在途商品(在途時(shí)間超過(guò)一個(gè)月),定期向銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)反饋,促使銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)盡快解決。
11、損失調(diào)賬:貨物在運(yùn)輸過(guò)程中,因丟失、損壞而產(chǎn)生差異情況,在途崗與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)商后,進(jìn)行賬面調(diào)整。
(1)屬于進(jìn)出口商責(zé)任,造成貨物丟失調(diào)賬方法。
〈1〉貨物丟失,銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)查清責(zé)任,落實(shí)賠償事宜。
〈2〉銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)制銷(xiāo)售小票,將丟失貨物進(jìn)行銷(xiāo)售,即視同銷(xiāo)售給索賠責(zé)任人。
〈3〉以銷(xiāo)售小票、國(guó)外到貨登記單、入庫(kù)單入庫(kù),采購(gòu)商務(wù)在途崗核減在途商品。
(2)屬于運(yùn)輸公司責(zé)任,致使貨物丟失調(diào)賬方法。
〈1〉銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)在確認(rèn)貨物丟失的同時(shí)通知商務(wù)部。
〈2〉銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)落實(shí)賠償、獲得索賠款后,將填制索賠通知單,并傳真給商務(wù)部(要求通知單有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理簽章,附有賠償款的證明資料)
〈3〉商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計(jì)依據(jù)索賠通知單,核減在途差異。
12、代運(yùn)商品:索賠、贈(zèng)品、配件、樣機(jī)等貨物。
(1)辦理原則:所有權(quán)屬于集團(tuán)公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén),無(wú)價(jià)格或價(jià)格為零代運(yùn)商品,運(yùn)抵目的地后,需辦理入庫(kù)手續(xù)。
(2)具體操作方式:提供該類(lèi)商品在途信息,同時(shí),定期反饋代運(yùn)商品在途情況,督促銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)盡快辦理入庫(kù)。
13、匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。
(1)分公司各銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)在途商品一覽表。
控制每批貨物在途時(shí)間、在途數(shù)量、在途金額。對(duì)于長(zhǎng)期未到貨商品,應(yīng)及時(shí)提請(qǐng)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)重視,確定貨物滯留原因,加速運(yùn)輸,縮短貨物周轉(zhuǎn)時(shí)間,降低或減少貨物風(fēng)險(xiǎn)。
(2)分公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)主要商品進(jìn)貨概況(按商品大類(lèi))。
按銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)主要商品類(lèi)別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額,比較不同商品占用資金量大小。
14、匯總分公司在途時(shí)間一覽表。
(1)分公司入庫(kù)商品貨運(yùn)周期一覽表。
(2)分公司在途商品在途時(shí)間一覽表。
〈1〉控制入庫(kù)商品運(yùn)輸周期,加快運(yùn)輸力度。
〈2〉明確在途商品在途時(shí)間,及在途商品占?jí)嘿Y金量大小。
〈3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運(yùn)能力,加速貨物周轉(zhuǎn),降低風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。
六、商品到貨、驗(yàn)收、入庫(kù)管理。
(一)商品到貨、接貨和驗(yàn)收管理。
商品到貨是庫(kù)房管理工作開(kāi)始,是商品驗(yàn)收前期準(zhǔn)備工作,其工作好壞直接影響到商品驗(yàn)收工作質(zhì)量。為保證商品到貨和驗(yàn)收工作及時(shí)準(zhǔn)確完成,提高驗(yàn)收效率,要求對(duì)商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質(zhì)量和運(yùn)輸情況進(jìn)行檢查和確認(rèn)。采購(gòu)商務(wù)認(rèn)真按照要求填寫(xiě)單據(jù),保證商品在途管理工作順利開(kāi)展,為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎(chǔ)。
1、接貨規(guī)定:分公司采購(gòu)商務(wù)每天根據(jù)總公司發(fā)送到貨信息,以到貨通知單形式于當(dāng)日通知儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),以便其及時(shí)組織人力、物力,調(diào)劑存貨場(chǎng)地。
2、操作流程。
(1)采購(gòu)商務(wù)必須提前三天將需入庫(kù)商品詳細(xì)清單交給儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),確定商品編號(hào)、數(shù)量、到貨日期。
(2)商品抵達(dá)指定庫(kù)房后,采購(gòu)商務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)依據(jù)到達(dá)貨物清單共同清點(diǎn)商品種類(lèi)、拆包、分包點(diǎn)驗(yàn)。按商品的品種、規(guī)格、型號(hào)核對(duì)實(shí)物質(zhì)量和實(shí)際到貨數(shù)量及檢查外包裝質(zhì)量,是否破損,把好入庫(kù)前數(shù)量、質(zhì)量關(guān)。
(3)商品驗(yàn)收后,采購(gòu)商務(wù)立即填寫(xiě)《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、及時(shí)迅速。要填寫(xiě)部門(mén)、庫(kù)別、到貨日期,在裝箱單號(hào)處填寫(xiě)供應(yīng)商全稱(chēng)。詳細(xì)填寫(xiě)商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量,備注欄處填寫(xiě)商品編碼和發(fā)票號(hào)或貨單號(hào)。如果發(fā)票未到達(dá),待采購(gòu)商務(wù)拿到發(fā)票后,填寫(xiě) 入庫(kù)單 備注欄 。單獨(dú)注明有外包裝破損或質(zhì)量問(wèn)題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認(rèn),各分公司內(nèi)部調(diào)撥商品也要填寫(xiě)《到貨登記單》。
(4)《到貨登記單》填寫(xiě)后,必須由采購(gòu)商務(wù)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)共同簽字確認(rèn)后方可有效。
(5)商品到庫(kù)當(dāng)日(如晚上到貨,可在次日)必須辦理正式入庫(kù)手續(xù),填寫(xiě)《商品入庫(kù)單》。如未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù),儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)有權(quán)拒絕發(fā)貨并責(zé)成當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告報(bào)總經(jīng)理或授權(quán)人對(duì)其進(jìn)行處理解決。
(6)采購(gòu)商務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)應(yīng)妥善保管好到貨登記單,以便查詢(xún),商務(wù)統(tǒng)計(jì)根據(jù)到貨登記單審核入庫(kù)單正確性,同時(shí)便于核減在途數(shù)量。
3、《到貨登記單》出現(xiàn)錯(cuò)誤情況時(shí),儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)要求采購(gòu)商務(wù)重新辦理。
(1)有涂改痕跡,內(nèi)容和項(xiàng)目不清楚和不完全。
(2)商品編碼和規(guī)格名稱(chēng)與集團(tuán)公司不一致。
(3)數(shù)量不正確。
(4)《到貨登記單》格式、使用說(shuō)明、單據(jù)辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過(guò)程。
第一聯(lián)、采購(gòu)商務(wù),第二聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù),第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì),第四聯(lián)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。
(二)商品驗(yàn)收入庫(kù)管理。
1、入庫(kù)目的。
(1)為加速商品流通速度,保證工作正常開(kāi)展和商品入庫(kù)環(huán)節(jié)準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性。
(2)為商品在途管理和在途控制崗提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),保證在途控制環(huán)節(jié)暢通,更好地為銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)。
(3)把好審核關(guān),為財(cái)務(wù)成本核算準(zhǔn)確及時(shí)提供必要條件。
2、入庫(kù)操作辦法。
(1)商品驗(yàn)收完畢,填寫(xiě)《到貨登記單》后,采購(gòu)商務(wù)依據(jù)《到貨登記單》內(nèi)容在當(dāng)日(特殊情況,如晚間到貨可在次日)按商品批次和發(fā)票內(nèi)容填寫(xiě)入庫(kù)單(注意不要將相同商品累加),辦理入庫(kù)手續(xù)。采購(gòu)商務(wù)在辦理入庫(kù)手續(xù)時(shí),根據(jù)《到貨登記單》到商務(wù)統(tǒng)計(jì)處核對(duì)商品編號(hào),無(wú)誤后及時(shí)填寫(xiě)《商品入庫(kù)單》。
(2)入庫(kù)單由采購(gòu)商務(wù)填寫(xiě),儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)簽字。
〈1〉按單據(jù)規(guī)定項(xiàng)數(shù)填寫(xiě)商品種類(lèi)數(shù)。
〈2〉填寫(xiě)商品歸屬部門(mén)、庫(kù)別、入庫(kù)日期。
〈3〉按照《商品入庫(kù)單》規(guī)定內(nèi)容填寫(xiě)商品編號(hào)、數(shù)量、名稱(chēng)、金額。
〈4〉填寫(xiě)《到貨登記單》號(hào)和供應(yīng)商名稱(chēng)。
〈5〉《入庫(kù)單》備注欄處注明到貨時(shí)間,按照商品順序填寫(xiě)發(fā)票號(hào)和金額。
〈6〉相關(guān)人員填寫(xiě)姓名及人員編號(hào)。
〈7〉特別注意商品編號(hào)、名稱(chēng)及規(guī)格必須與公司保持一致,要求商務(wù)員字跡清楚、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和及時(shí)迅速。
(3)批量到貨如果到貨數(shù)量不全,采購(gòu)商務(wù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際到貨數(shù)量,隨時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù),做好該批商品收欠登記手續(xù)。
(4)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)先統(tǒng)計(jì)到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計(jì)到貨后數(shù)量,再倒擠出到貨數(shù)量。
(5)填寫(xiě)好入庫(kù)單應(yīng)由儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)簽字審核,傳真fa*件與原件核對(duì),到貨登記單與入庫(kù)單核對(duì)后,并確認(rèn)后蓋章 貨收訖 后,方能生效。入庫(kù)單不得涂改。
(6)消耗品和不必逐個(gè)檢驗(yàn)商品,由采購(gòu)商務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)共同清點(diǎn)數(shù)量后,當(dāng)時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù),填寫(xiě)《商品入庫(kù)單》。
(7)儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)依據(jù)庫(kù)房情況整齊碼放,及時(shí)建立、增加垛卡,登賬。
3、出現(xiàn)錯(cuò)誤情況,儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)拒絕辦理。
(1)有涂改痕跡,項(xiàng)目?jī)?nèi)容不清楚,不完全。
(2)缺少采購(gòu)商務(wù)和總經(jīng)理或授權(quán)人簽字。
(3)商品項(xiàng)數(shù)超過(guò)單據(jù)規(guī)定要求。
(4)商品編碼和規(guī)格名稱(chēng)與集團(tuán)公司不一致。
(5)《商品入庫(kù)單》格式與使用辦法。
第一聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)記賬,第二聯(lián)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)存檔,第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬,第四聯(lián)、采購(gòu)商務(wù)存查。
5、入庫(kù)核算:商品、材料入庫(kù)后,經(jīng)辦人應(yīng)持入庫(kù)單第二聯(lián)(即財(cái)務(wù)聯(lián))增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián),及時(shí)到財(cái)務(wù)部辦理付款或報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。財(cái)務(wù)根據(jù)入庫(kù)資料及發(fā)票、定單信息經(jīng)復(fù)核無(wú)誤后及時(shí)做商品增加賬務(wù)處理。
(三)外購(gòu)商品管理。
1、外購(gòu)商品規(guī)定:由于經(jīng)營(yíng)需要而到集團(tuán)外部采購(gòu)貨物行為屬于外購(gòu)管理范圍。
2、操作流程。
(1)采購(gòu)商務(wù)或銷(xiāo)售人員進(jìn)行采購(gòu)前,應(yīng)填寫(xiě) 請(qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ獑?由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字確認(rèn)后方能到財(cái)務(wù)借款外購(gòu)。
(2)借款后必須在一周內(nèi)辦理完驗(yàn)收、報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
(3)采購(gòu)商務(wù)或銷(xiāo)售人員在進(jìn)行賒銷(xiāo)采購(gòu)前,應(yīng)由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字同意,并填寫(xiě)賒銷(xiāo)采購(gòu)專(zhuān)用 欠款登記單 ,同時(shí)單據(jù)上加蓋本公司公章方能進(jìn)行欠款采購(gòu)。
(4)一次性外購(gòu)必須辦理直接入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù),辦理時(shí)必須持入庫(kù)單、與之對(duì)應(yīng)銷(xiāo)售單,并持實(shí)物進(jìn)行驗(yàn)收。
(5)特殊情況不能持實(shí)物驗(yàn)收,應(yīng)經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意,并持用戶(hù)收貨證明,方可辦理入庫(kù)手續(xù)。
(6)凡外購(gòu)商品一律辦理入庫(kù)手續(xù),辦理時(shí)到儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)處驗(yàn)收后加蓋 貨收訖 章,方能到財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。
(7)銷(xiāo)售單與入庫(kù)單編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量必須一致,銷(xiāo)售金額必須大于入庫(kù)金額,確保有合理毛利。
(8)一次性外購(gòu)商品不允許有庫(kù)存積壓。
(9)必須由采購(gòu)商務(wù)或指定專(zhuān)人辦理采購(gòu)、報(bào)銷(xiāo)、驗(yàn)收手續(xù)。
(10)外購(gòu)商品不允許做欠款銷(xiāo)售。
(11)如不符合規(guī)定,應(yīng)報(bào)分公司總經(jīng)理審批后方能辦理驗(yàn)收手續(xù)。
(12)一次性外購(gòu)為便于統(tǒng)計(jì)與管理,應(yīng)把入庫(kù)單與銷(xiāo)售單捏對(duì)粘貼,進(jìn)行入賬和留存。
(13)所有外購(gòu)商品實(shí)行比率控制,一般不得超出當(dāng)期進(jìn)貨額(除稅)7%,特殊情況需報(bào)分公司管理部門(mén)批準(zhǔn)。
(14)商務(wù)員或銷(xiāo)售人員因違反規(guī)定而帶來(lái)一切后果,均視同個(gè)人行為,并不代表公司名義,公司不承擔(dān)任何責(zé)任。
3、有關(guān)一次性外購(gòu)特殊規(guī)定:非本公司主營(yíng)產(chǎn)品,為滿(mǎn)足用戶(hù)特殊要求或?yàn)殇N(xiāo)售合同執(zhí)行,而一次性采購(gòu)商品。
(四)暫存商品管理。
1、范圍:符合條件,可以辦理暫存手續(xù)。
(1)接貨時(shí)由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題暫不能辦理入庫(kù)商品。
(2)由采購(gòu)商務(wù)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商交涉聯(lián)系解決某些問(wèn)題,而暫不能及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。
(3)公司已經(jīng)處理后積壓及報(bào)廢商品。
(4)由于其他原因經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)暫時(shí)放置庫(kù)房里商品。
(5)待點(diǎn)驗(yàn)商品:商品已到,尚待驗(yàn)收入庫(kù)商品,當(dāng)月份終結(jié),仍應(yīng)包括在 商品采購(gòu) 賬戶(hù)余額內(nèi)。
2、規(guī)定。
(1)暫存商品應(yīng)單獨(dú)設(shè)置庫(kù)區(qū),與正式商品區(qū)別碼放。
(2)進(jìn)入暫存庫(kù)貨物應(yīng)填寫(xiě)《暫存入庫(kù)單》,領(lǐng)取暫存庫(kù)貨物應(yīng)填寫(xiě)《暫存出庫(kù)單》。
(3)對(duì)于暫存庫(kù)貨物,應(yīng)設(shè)立備查賬,隨時(shí)登記入庫(kù)、出庫(kù)情況。
(4)對(duì)未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失,上報(bào)總經(jīng)理或授權(quán)人對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處理解決。
(5)單據(jù)格式及使用說(shuō)明:第一聯(lián)、經(jīng)辦人存查,第二聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬,第三聯(lián)、儲(chǔ)運(yùn)商務(wù)記賬。
(五)購(gòu)入商品計(jì)價(jià):按實(shí)際價(jià)值入賬:買(mǎi)價(jià)+買(mǎi)方負(fù)擔(dān)外埠運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)+途中合理?yè)p耗+關(guān)稅估價(jià)。
1、集團(tuán)公司內(nèi)購(gòu)入存貨:其估價(jià)入庫(kù)依據(jù)應(yīng)是集團(tuán)公司提供 發(fā)票清單及銷(xiāo)售記錄 。
2、集團(tuán)公司外購(gòu)入存貨,其估價(jià)入庫(kù)依據(jù)應(yīng)以采購(gòu)訂單注明價(jià)格扣除稅后估價(jià)入庫(kù)。
3、凡是按估價(jià)成本入賬,在收到發(fā)票等結(jié)算憑證后均需調(diào)整為實(shí)際成本。
(1)如估價(jià)金額與實(shí)際金額一致,只做賬務(wù)分錄調(diào)整,可用原入庫(kù)單復(fù)印件。說(shuō)明內(nèi)容:原入庫(kù)單號(hào)、估價(jià)賬務(wù)時(shí)間、憑證號(hào)。
(2)當(dāng)估價(jià)金額與實(shí)際金額不一致時(shí),必須沖銷(xiāo)原入庫(kù)單,重新辦理入庫(kù)手續(xù),財(cái)務(wù)據(jù)此處理賬務(wù)。
4、公司用現(xiàn)金采購(gòu)進(jìn)貨要有供應(yīng)商已收款證明,收取供應(yīng)商進(jìn)貨發(fā)票,沒(méi)有發(fā)票則不能入賬。
5、如果供應(yīng)商不開(kāi)進(jìn)項(xiàng)發(fā)票,則公司采購(gòu)進(jìn)貨費(fèi)用不能通過(guò)銀行結(jié)算,支付現(xiàn)金或通過(guò)內(nèi)部賬戶(hù)。
6、進(jìn)貨發(fā)票在同一個(gè)月內(nèi)入賬,可不受開(kāi)票日期限制,否則要用暫估價(jià)入賬。
7、暫估價(jià)入賬需要有上一批次進(jìn)貨發(fā)票復(fù)印件或暫估價(jià)抵扣憑證。
8、供應(yīng)商銷(xiāo)貨清單即本公司進(jìn)貨清單,需要有發(fā)票專(zhuān)用章和財(cái)務(wù)專(zhuān)用章,填寫(xiě)不含稅價(jià)。
