某企業(yè)技術文件管理制度
企業(yè)技術文件管理制度
一、總則及范圍
為了保持已有工藝技術文件的完整性,使之完全能指導生產,以保證質量和生產正常進行,避免混亂,特制定本標準。
本標準適用于技術文件管理。
二、管理業(yè)務與分工
1、技術部負責人:負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業(yè)務的審批及有關事項的確定。
2、檔案保管員:負責技術文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1、技術文件的種類
①法律法規(guī)及標準性文件
a.相關的法律法規(guī)
b.國家規(guī)定的產品標準及有關管理標準
c.相關的質量標準
②作業(yè)類文件
a.圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書;
b.工序質量表及質量控制點一覽表
c.產品使用說明書
d.公司內所有設備使用說明書
e.設備使用說明書;
f.各種明細表。
③管理類文件
公司日常制定的有關技術要求的通知、計劃及規(guī)定等。
2、文件登記
①技術部必須建立【技術文件管理臺賬】,掌握本廠全部技術文件的情況。其臺賬至少包括:編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間、發(fā)布時間、發(fā)放部門及銷毀情況。
②文件接收后,檔案保管員應及時對文件進行分類編號并作記錄,每月或者每季度將記錄復印件送技術部,技術部根據記錄及時掌握本廠技術文件動態(tài)。
3、文件的歸檔及保管
技術文件的保管由檔案保管員按檔案管理標準進行保管,廠內發(fā)行的技術文件,除按檔案管理的要求進行管理外,尚須對儲備待發(fā)的文件進行登記保管。
4、技術文件的復制與分發(fā)
技術文件的復制打印由技術部提出打印數(shù)字,但必須保證分布完畢后有一定儲備。技術文件發(fā)送時,要備好【技術文件發(fā)放/領用表】進行文件名稱、編號、日期等內容的登記,接收人員應在登記表上簽收。
5、技術文件的借用
1質量管理類文件的借用應填寫《文件借閱記錄登記表》,
2作業(yè)類文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準,方可借閱。
6、技術文件的修改與審批
①當某專業(yè)的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時,由技術部該專業(yè)的工程師(或專業(yè)的業(yè)務負責人)分析確定是否需要修改。
②技術文件確定修改后,由技術部該專業(yè)工程師(或專業(yè)的業(yè)務負責人)填寫【設計更改單】。
【設計更改單】應包括下列內容:
a.技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號;
b.更改理由;
c.會審意見、會審簽名;
d.設計、工藝負責人簽名;
e.修改內容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。
③技術文件的審查與批準
一般性的內容更改只須將填好的【設計更改單】交技術部負責人進行審查和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改有技術部召集有關人員參加審定,會議通過審定后,由技術部負責人簽字后交公司批準。
④檔案管理員接到【設計更改單】后,應立即著手工作,更改時,必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應同時將舊圖紙收回并登記)。
5技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔(在登記時應作出標記)。
7、技術文件的回收與銷毀
技術部應及時掌握相關國家標準動態(tài),及時更新,過期的應進行回收銷毀。當新的技術文件進行分發(fā)時,分發(fā)人同時應將相應的舊文件進行回收,整理后由技術部決定對其進行歸檔或銷毀。
