j機關(guān)單位檔案管理制度
第一條 為進一步加強本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
第一章 檔案人員崗位職責
第二條 檔案人員應(yīng)當忠于職守,遵守紀律,具備專業(yè)知識。
第三條 嚴格執(zhí)行檔案工作各項制度,加強檔案的日常管理和保護、利用工作。
第四條 對本局各部門的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第五條 維護本局檔案的完整與安全,對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。
第六條 機關(guān)檔案人員調(diào)動工作時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。
第二章 檔案歸檔制度
第七條 凡是本局在各項活動中形成的,具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學習、考察和參加各種會議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。
第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。
第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準確。
第十條 會計檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點后簽字。
第三章 檔案保管制度
第十一條 檔案庫房實行專人負責管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。
第十二條 要定時做好庫房內(nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。
第十三條 庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。
第十四條 綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報告,交接憑證,銷毀清冊,檢查記錄,全宗介紹等材料。
第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。
第四章 檔案保密制度
第十六條 嚴格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴防丟失或泄密。
第十七條 查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。
第十八條 檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。
第十九條 外單位來本局查閱檔案時,須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可調(diào)閱。
第二十條 機密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。
第五章 檔案利用制度
第二十一條 利用檔案必須愛護檔案材料,嚴禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好, 如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認無誤后加蓋證明章方能有效。
第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十三條 檔案歸還時,檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。
第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。
第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。
第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果 。
第六章 檔案安全制度
第二十七條 本局檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護檔案的完整、準確與安全。
第二十八條 對本局規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。
第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對外提供利用需嚴格按照本制度第四、五章執(zhí)行。
第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。
第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。
第三十二條 工作人員離開檔案室時應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。
第七章 檔案統(tǒng)計、鑒定、移交和銷毀制度
第三十三條 凡按規(guī)定接收進庫的檔案、資料都必須及時登記入冊,以作統(tǒng)計入庫數(shù)據(jù)。
第三十四條 建立檔案、資料、設(shè)備等實物統(tǒng)計臺帳,做到記錄正確,帳物相符。
第三十五條 在各科室檔案進檔案室前,要對準備移交的檔案進行鑒定、審查,對保管期限、密級確定不準的案卷提出升降意見。
第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進行整理鑒定,剔除無保存價值的材料,確保檔案的質(zhì)量。
第三十七條 銷毀文件必須慎重,對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間,確實沒有必要保存時,才予銷毀。
第三十八條 凡需銷毀的文件,要編造清冊,寫出書面報告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點,銷毀人要簽名、蓋章。
第八章 會計檔案管理辦法
第三十九條 會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。
第四十條 會計檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四十一條 本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計檔案,把歸檔工作列入本部門的職責范圍,明確專人負責。
第四十二條 會計檔案當年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。
第四十三條 檔案部門接收保管的會計檔案,原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝,不得自行拆封,對個別需要拆封重新整理的,應(yīng)當由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責任。
第四十四條 檔案室對會計檔案必須進行科學管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度。
第四十五條 檔案室對保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報單位領(lǐng)導(dǎo)批準,但不得拆散原卷冊,并限期歸還。
第四十六條 會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同檔案所屬部門共同鑒定,嚴格審查,編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。
第四十七條 在銷毀會計檔案時,應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案時嚴格把關(guān),并認真進行清點核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章。
