造價咨詢公司技術(shù)檔案管理制度
造價咨詢公司技術(shù)檔案管理制度
1、總則：
1.1為建立、健全事務(wù)所技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學地管理事務(wù)所的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在事務(wù)所發(fā)展中的作用，更好地為事務(wù)所各技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。
1.2本事務(wù)所技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門在工程審核、招投標代理、預(yù)(決)算等技術(shù)活動中形成的應(yīng)當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、電子文檔等技術(shù)資料以及外來、外購資料、圖書等。
1.3事務(wù)所相關(guān)部門要把技術(shù)檔案工作放在重要位置，保證其技術(shù)文件材料的積累，做到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證事務(wù)所技術(shù)檔案公所的順利開展。
1.4按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，事務(wù)所設(shè)立檔案室，并配備專職資料員管理。綜合檔案室在總工程師的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理事務(wù)所的技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達到事務(wù)所技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
2、技術(shù)文件資料的歸檔：
2.1每個執(zhí)業(yè)項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按事務(wù)所形成的、技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位(卷、代、冊、盒)，有總工程師審查后及時向事務(wù)所綜合檔案室移交歸檔。
2.2 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。
2.3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整。
2.4 凡各部門形成的成果類文件，應(yīng)復(fù)制電子文檔一份，并經(jīng)總工程師簽字后，向檔案室移交歸檔。
2.5 凡外來、外購回事務(wù)所的資料、標準圖集、計價規(guī)則等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得具為私有或拿走。
3、綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責：
3.1 綜合檔案室的任務(wù)：
3.1.1 集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負主要責任，嚴重者調(diào)離崗位。
3.1.2 協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。
3.1.3 承擔技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為事務(wù)所有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。
3.2 技術(shù)檔案管理人員的職責：
3.2.1 認真貫徹事務(wù)所技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動的為執(zhí)業(yè)項目提供技術(shù)資料。
3.2.2 科學地管理事務(wù)所技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計等工作。
3.2.3 遵守事務(wù)所保密制度。
3.2.4 嚴格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。
3.2.5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復(fù)制。
4、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：
4.1 認真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為一年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為三年。
4.2 凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造冊登記，經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。
5、技術(shù)檔案的保管和借閱：
5.1 對接收來的技術(shù)檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
5.2 認真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底前面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交總工程師審查?？偣こ處煾鶕?jù)檢查報告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復(fù)查。
5.3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風，注意防塵、放火、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復(fù)制。
5.4 技術(shù)檔案的保密制度
5.4.1 事務(wù)所職工必須嚴守機密，維護技術(shù)檔案安全。凡借閱重要的檔案，要有總工程師批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。
5.4.2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報并采取措施做妥善處理。
5.4.3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)資料。
5.5 技術(shù)檔案的借閱：
5.5.1 凡本事務(wù)所技術(shù)人員、工作人員，因需要都可借閱技術(shù)檔案。有管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。
5.5.2 技術(shù)檔案和各種圖書等，均在事務(wù)所內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術(shù)主管批準方能借出。
5.5.3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到后期需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其期限歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值(各類書籍按標價、資料按制作價格)報技術(shù)主管審查，所長批準后，送公司財務(wù)部綜合部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額退回。
5.5.4 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方用共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術(shù)主管審查，所長批準后，送事務(wù)所財務(wù)部，對檔案借閱人進行處罰。
6、技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：
6.1 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時復(fù)制補充完整。
6.2 因工作原因，需要發(fā)放各自使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》，發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其他需要文件單位或個人，應(yīng)提出申請，填寫《文件領(lǐng)用申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準后，可簽名領(lǐng)取。
6.3 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應(yīng)承擔重新發(fā)放文件的資料費用，其金額按復(fù)制資料的實際價格核算，由檔案管理員報總工審查，所長審批后，送交公司財務(wù)部綜合部。
7、技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：
7.1 當文件編制部門需對技術(shù)檔案實施更改或補充時，應(yīng)由更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記，堅持技術(shù)責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。
7.2技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。
7.3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復(fù)使用時，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認可后方可再次使用。
附件一：工程審核項目歸檔內(nèi)容要求 附件二：工程招標代理項目歸檔內(nèi)容要求
附件一：工程審核項目歸檔內(nèi)容要求
工程審核執(zhí)業(yè)項目結(jié)束后，項目負責人應(yīng)及時對工作進行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對審核資料檢查歸檔，檔案內(nèi)容要求如下：
1、工程審核業(yè)務(wù)約定書(咨詢合同、委托書等)2、基本建設(shè)工程審核報告(包括附件中的結(jié)算書、定案表原件、審核明細表等)3、項目審核計劃書
4、基本建設(shè)工程審核原始資料，依次為：
工程施工合同、協(xié)議
工程前期招投標資料(包括技術(shù)經(jīng)濟資料)施工單位報審施工結(jié)算書 工程變更資料 工程簽證資料
工程施工期間材料認價資料
5、工程審核過程中的會議紀要、詢證工作底稿
6、工程審核工程量計算原始底稿 7、客戶回訪意見書 8、工程師承諾函 9、其他相關(guān)資料
附件二：工程招標代理項目歸檔內(nèi)容要求
工程招標代理執(zhí)業(yè)項目結(jié)束后，項目負責人應(yīng)當及時對工作進行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對審核資料檢查歸檔，要求如下：
1、發(fā)布的招標公告
2、投標報名及資格預(yù)審文件領(lǐng)取表
3、資格預(yù)審文件
4、資格預(yù)審文件送簽表
5、資格預(yù)審報告
6、建設(shè)工程項目報建表
7、銀行資金證明
8、計劃批準文件
9、資格預(yù)審合格通知書領(lǐng)取表
10、施工招標申請書
11、建設(shè)工程投標申請書
12、發(fā)標會簽到表
13、發(fā)標會招標文件、圖紙領(lǐng)取簽收表
14、答疑會簽到表
15、答疑文件簽收表
16、圖紙答疑紀要
17、開標程序
18、開標會簽到表
19、投標文件送交及簽收確認表
20、開標會議投標文件密封確認表
21、專家通知結(jié)果記錄表
22、開標記錄表
23、投標報價評分表
24、措施費評分表
25、評標結(jié)果匯總表
26、擬評分清單項表
27、主要清單項目綜合單價評分表
28、技術(shù)標評分表
29、技術(shù)標評分匯總表
30、評標委員會評標報告書
31、攔標價
32、中標通知書
33、招標人對代理機構(gòu)的意見
34、施工招標工作總結(jié)
