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第1篇 酒店采購(gòu)工作管理制度
喜來(lái)登大酒店采購(gòu)管理制度
為使酒店的采購(gòu)工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購(gòu)管理制度:
一、 采購(gòu)管理部門(mén)
酒店設(shè)立專(zhuān)職采購(gòu)部,隸屬酒店財(cái)務(wù)部管理,接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團(tuán)稽查部及其它部門(mén)的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店的采購(gòu)工作.
二、 采購(gòu)部工作基本要求
1. 所有采購(gòu)項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意
2. 所有采購(gòu)物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類(lèi)物品每月每一類(lèi)至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單
3. 所有采購(gòu)物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4. 采購(gòu)部工作人員須對(duì)自己采購(gòu)物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)
5. 采購(gòu)部須每半個(gè)月一次通過(guò)電話(huà)、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類(lèi)物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫(kù),以書(shū)面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)
6. 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購(gòu)部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息采購(gòu)部每天須錄入至采購(gòu)部?jī)r(jià)格信息庫(kù).
7. 采購(gòu)時(shí)間要求:一般物品采購(gòu)時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購(gòu)回來(lái);印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門(mén)須提前一個(gè)月下單采購(gòu)
8. 采購(gòu)部禁止采購(gòu)任何未下申購(gòu)單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷(xiāo)
9. 禁止使用部門(mén)自行采購(gòu)物品或私自與供應(yīng)商洽談采購(gòu)事宜
10. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對(duì)到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù),同時(shí)也為日后的采購(gòu)工作提供便利.
三、 采購(gòu)審批程序
1.申購(gòu)單審批程序:
使用部門(mén)經(jīng)理(倉(cāng)庫(kù)主管) 資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)查 董事同意 采購(gòu)部詢(xún)價(jià) 財(cái)務(wù)總監(jiān) 稽查部 行政辦
董事會(huì) 申購(gòu)單返回采購(gòu)部
2.單位價(jià)值1000元以下或批量?jī)r(jià)值在2000元以下的由采購(gòu)部現(xiàn)金自購(gòu)的物品,采購(gòu)部須事先貨比三家,并在申購(gòu)單上注明詢(xún)價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會(huì)最后批準(zhǔn)后方可采購(gòu).酒店財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對(duì)價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.
2. 單位價(jià)值1000元以上或批量?jī)r(jià)值在2000元以上的物品采購(gòu)審批程序:
采購(gòu)部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì) 評(píng)定小組確定供貨商 采購(gòu)部與供貨商共同草擬合同或采購(gòu)協(xié)議
財(cái)務(wù)審批 行政辦審批 董事會(huì)審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評(píng)定小組由采購(gòu)部、使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查組成)
3.賒購(gòu)(月結(jié))物品采購(gòu)審批程序
蔬菜、肉類(lèi)、凍品、三鳥(niǎo)、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購(gòu)部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法:采購(gòu)部每月每類(lèi)物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià),采購(gòu)部、使用部門(mén)、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評(píng)定小組,通力合作,進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論,選定供應(yīng)商。采購(gòu)部及上述相關(guān)部門(mén)可分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查,根椐市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格,與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià),在此確認(rèn)期間內(nèi),供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料.
四、 采購(gòu)監(jiān)督
采購(gòu)成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、使用部門(mén)及集團(tuán)稽查部共同完成,平時(shí)各部門(mén)應(yīng)及時(shí)到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情,以促進(jìn)酒店采購(gòu)成本的控制與監(jiān)督.
五、 供應(yīng)商管理
1. 財(cái)務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、使用部門(mén)及集團(tuán)稽查部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估(酒店每類(lèi)物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應(yīng)商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類(lèi)商品一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、n個(gè)考察供應(yīng)商。這類(lèi)商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商,大約70%的物資從他手中購(gòu)買(mǎi)。2個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資,一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量,也使酒店在采購(gòu)極其特殊物資時(shí)無(wú)購(gòu)買(mǎi)死角。
3. 采購(gòu)部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)酒店形象.
第2篇 酒店物資采購(gòu)工作管理制度
物資采購(gòu)是酒店經(jīng)營(yíng)管理中的重要環(huán)節(jié),加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。
采購(gòu)員是酒店采購(gòu)工作的專(zhuān)業(yè)人員,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi),其他部門(mén)應(yīng)予以支持、配合、監(jiān)督。
l、采購(gòu)的計(jì)劃管理
加強(qiáng)計(jì)劃管理,嚴(yán)格審批手續(xù),是采購(gòu)管理的關(guān)鍵。
(1)房務(wù)部、餐飲部、工程部等各部門(mén)應(yīng)編制“物資需求計(jì)劃”,并于每月末報(bào)下月份“物資需求計(jì)劃”交財(cái)務(wù)成本控制審核,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)采購(gòu)員;
(2)倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)充請(qǐng)購(gòu),由倉(cāng)庫(kù)保管根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出申請(qǐng),填寫(xiě)物品申購(gòu)單,交財(cái)務(wù)成本控制審核,送財(cái)務(wù)經(jīng)理審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購(gòu)部;
(3)其他零星物品的申購(gòu),由使用部門(mén)提出申請(qǐng),經(jīng)理根據(jù)庫(kù)存情況審核簽字,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購(gòu)員;
(4)食品原材料批量采購(gòu)采取定期補(bǔ)給的辦法,由餐飲部報(bào)申購(gòu)計(jì)劃,交財(cái)務(wù)成本控制審核,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購(gòu)員;
(5)餐飲部每天需購(gòu)入的鮮活原料,由廚師長(zhǎng)、餐飲總監(jiān)簽字后,于下午5:00前將采購(gòu)單報(bào)采購(gòu)員。
2、采購(gòu)物資的擇商和價(jià)格管理
采購(gòu)物品堅(jiān)持貨比三家,嚴(yán)格價(jià)格控制。
(1)所有申購(gòu)計(jì)劃或申購(gòu)單送到采購(gòu)員后,由其具體負(fù)責(zé)對(duì)申購(gòu)計(jì)劃、申購(gòu)單上的采購(gòu)物資進(jìn)行擇商、確認(rèn)和報(bào)價(jià);
(2)采購(gòu)人員收到自己分管的申購(gòu)單后要認(rèn)真歸納、分類(lèi)整理。對(duì)其中有疑問(wèn)的內(nèi)容要與部門(mén)經(jīng)理、總監(jiān)和申購(gòu)部門(mén)及時(shí)溝通,在確認(rèn)無(wú)誤后,按照要求時(shí)限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商,進(jìn)行業(yè)務(wù)治談,經(jīng)過(guò)對(duì)比篩選,擇優(yōu)確定報(bào)價(jià)填入申購(gòu)單,并填好總金額、供應(yīng)廠商名稱(chēng)后,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購(gòu)員;
(3)供應(yīng)廠商的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送、回扣等必須歸酒店所有,并在報(bào)價(jià)中注明;
(4)所有采購(gòu)物資的擇商報(bào)價(jià),必須由采購(gòu)部在充分準(zhǔn)備掌握市場(chǎng)行情的條件下?lián)駜?yōu)確定,使用部門(mén)有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑,并對(duì)所掌握的供應(yīng)廠商及購(gòu)物意向要主動(dòng)通報(bào)采購(gòu)部,由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)廠商;
(5)鮮活原材料的價(jià)格受市場(chǎng)影響浮動(dòng)較大,市場(chǎng)詢(xún)價(jià)小組(財(cái)務(wù)人員)每周需作市場(chǎng)詢(xún)價(jià),根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格和采購(gòu)價(jià)格對(duì)比并作出分析,上報(bào)主管副總、總經(jīng)理。
