a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
1文檔管理人員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報(bào)告、通報(bào)、會議紀(jì)要)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、個(gè)人簡歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
4職員、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標(biāo)明。
6要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時(shí)清理,無保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
