d單位文書檔案管理制度
為了貫徹執(zhí)行《檔案法》,適應(yīng)辦公自動化及檔案管理規(guī)范化的要求,加強(qiáng)本局文書檔案管理,制定本制度。
一、文件材料歸檔范圍
(一)上級機(jī)關(guān)的文件材料。
1、上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要材料;
2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件,以及非本局主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本,上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本局的文件(包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載);
4、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料;
5、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
(二)本級的文件材料。
1、局黨組、行政領(lǐng)導(dǎo)會議文件材料,召開的工作會議、專題會議材料;
2、頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,重要文件的修改稿;
3、本級的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,下級單位的請示與本級的批復(fù)文件;
4、內(nèi)部職能部門活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告;
5、檢查下級單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;
6、內(nèi)部職能部門匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料;
7、形成的財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
8、黨委、團(tuán)委、工會等內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的重要文件材料;
9、內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料,領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理來信來訪形成的記錄、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析等;
10、征用土地及基本建設(shè)工程施工文件材料;
11、制定的規(guī)章制度等文件材料;
12、年鑒、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書。有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
13、干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、錄用、調(diào)資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎懲,黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊、報表,轉(zhuǎn)移關(guān)系存根等文件材料;
14、財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊;
15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;
16、與有關(guān)單位和個人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
17、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。
1、同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
2、相關(guān)單位對本局工作檢查形成的重要文件;
3、同級單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件等。
(四)下級單位的文件材料。
1、下級單位報送的重要工作計劃、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)算、決算等文件;
2、下級單位報送的重要工作、重大活動等文件材料;
3、下級單位報送的備案材料等。
二、文件材料收集整理
(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”,指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。
(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全,及時轉(zhuǎn)交本部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員保管。
(三)各部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料,要及時接收、清理、建檔,如有缺少應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施,確保每件檔案材料完整齊全。
(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行收集、整理和補(bǔ)充,立卷保存。
(五)信息中心要在每月終了后3日內(nèi),將本局機(jī)關(guān)生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤上(一式三份),交辦公室保存。
(六)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動后,應(yīng)將與會議和活動有關(guān)的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。
三、文書檔案管理使用
(一)各種文書檔案實(shí)行定人專管、入柜保存制度,任何個人都不得長期占用和私存文書檔案。
(二)內(nèi)部查、借閱文書檔案,原則在文書檔案存放場所進(jìn)行,否則要履行查、借閱登記手續(xù),并按期歸還。外單位查閱文書檔案,必須報經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù)。對需要復(fù)印檔案、出具證明材料的,必須報分管局長批準(zhǔn),經(jīng)認(rèn)真審查后方可出具有關(guān)證明。否則一切后果由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。
(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料,也不得在文書檔案上作任何標(biāo)記,更不得擅自將文書檔案轉(zhuǎn)借他人。
(四)銷毀過期無效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理,其他部門和個人不得擅自銷毀文件材料。
(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書檔案,嚴(yán)格按《保密法》執(zhí)行。
