酒店設(shè)施設(shè)備管理制度：設(shè)備臺賬、檔案資料管理制度
酒店設(shè)施設(shè)備管理制度:設(shè)備臺賬、檔案資料管理制度
1.設(shè)備建立臺賬范圍
凡價(jià)值在2000元以上,連續(xù)使用一年以上,安全壽命周期內(nèi)都需要技術(shù)管理的固定資產(chǎn),都應(yīng)列入設(shè)備臺賬;
2.設(shè)備分類及編號應(yīng)按照各部門設(shè)備功能分為七大類;采用五級號碼制:
生活服務(wù)設(shè)備-s 信息設(shè)備-*
文娛保健設(shè)備-w 環(huán)境美化設(shè)備-h
保安設(shè)備-b 交通運(yùn)載設(shè)備-j
其他設(shè)備-q
設(shè)備編號說明:
(1)設(shè)備的統(tǒng)一編號即為各部門固定資產(chǎn)編號,為了統(tǒng)一方便,號碼順序從1開始(不從0開始);
(2)如有報(bào)廢和調(diào)撥出部門,其編號應(yīng)永久保留,并說明調(diào)出原因,不要用新購進(jìn)或其他設(shè)備來填補(bǔ)報(bào)廢設(shè)備的舊編號;
(3)設(shè)備的附件或附屬設(shè)備不必另外單獨(dú)編號,而可以在主機(jī)編號之后編附機(jī)號;
(4)每臺設(shè)備都必須在明顯處裝訂上固定資產(chǎn)編號或噴上編號;
3.設(shè)備管理類別劃分原則及代號
(1)重點(diǎn)設(shè)備:用a表示;凡具備下列條件之一者,為重點(diǎn)設(shè)備:
a.負(fù)荷高、耗能大、連續(xù)性運(yùn)行的設(shè)備;
b.對經(jīng)營質(zhì)量影響大的設(shè)備;
c.停機(jī)后,對經(jīng)營及酒店聲譽(yù)有嚴(yán)重影響的設(shè)備;
d.修理復(fù)雜程度高的設(shè)備;
e.備品、配件供應(yīng)困難的設(shè)備;
f.出現(xiàn)故障或事故嚴(yán)重影響人身安全的設(shè)備;
g.對環(huán)境保護(hù)及作業(yè)有嚴(yán)重影響的設(shè)備;
h.單臺(套)設(shè)備原值在五萬元以上的設(shè)備;
例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設(shè)備、壓力容器、大型制冷機(jī)組、大型空調(diào)設(shè)備、電梯等;
(2)重要設(shè)備:用b表示;凡具備下列條件之一者,為重要設(shè)備:
a.多班運(yùn)行或開機(jī)時(shí)間長的設(shè)備;
b.需要經(jīng)常或定期調(diào)整的設(shè)備;
c.故障停機(jī)對酒店經(jīng)營有影響的設(shè)備;
d.故障頻次多或停機(jī)時(shí)間長的設(shè)備;
e.有一定修理復(fù)雜程度的設(shè)備;
f. 配件供應(yīng)周期長的設(shè)備;
g.對操業(yè)人員安全及環(huán)境污染有影響的設(shè)備;
h.單臺(套)原值在一萬元以上的設(shè)備;
例:各種泵、通風(fēng)機(jī)、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、計(jì)算機(jī)、運(yùn)輸車輛等;
(3)一般設(shè)備:用c表示;凡屬下列情況之一的設(shè)備,為一般設(shè)備:
a.負(fù)荷低、開機(jī)時(shí)間短;
b.對生產(chǎn)、經(jīng)營質(zhì)量影響不大的設(shè)備;
c.修理復(fù)雜程度低或不維修設(shè)備;
d.故障停機(jī)不影響經(jīng)營的設(shè)備;
e.不構(gòu)成重點(diǎn)、重要設(shè)備的其他設(shè)備;
例:彩電、風(fēng)機(jī)盤管、分體空調(diào)、窗式空調(diào)等;
4.設(shè)備臺賬內(nèi)容
(1)使用單位:填寫單位名稱及酒店編號;
(2)管理類別:按上面的規(guī)定填寫;
(3)設(shè)備名稱:按設(shè)備銘牌填寫;
(4)設(shè)備編號:按上面的規(guī)定填寫;
(5)相關(guān)設(shè)備編號:填寫與本設(shè)備相關(guān)設(shè)備的編號;
(6)固定資產(chǎn)編號:按固定資產(chǎn)賬上填寫;
(7)規(guī)格型號:按設(shè)備銘牌填寫;
(8)總電功率:填寫本設(shè)備需要的總電功率;
(9)制造單位:按設(shè)備銘牌填寫;
(10)出廠編號:按設(shè)備銘牌填寫;
(11)出廠日期:按設(shè)備銘牌填寫;
(12)啟用日期:填寫實(shí)際投入使用的日期;
(13)安裝地點(diǎn):填寫設(shè)備安裝的具體地點(diǎn);
(14)設(shè)備原值:按固定資產(chǎn)賬填寫;
(15)預(yù)計(jì)殘值:按固定資產(chǎn)賬填寫;
(16)計(jì)提折舊:填寫累提的折舊額;
(17)使用年限:填寫預(yù)計(jì)使用的年限;
(18)設(shè)備現(xiàn)狀:填寫'在用'或'封存'、'閑置'、'報(bào)廢'等;
(19)備注:填寫其他需要說明的內(nèi)容。
5.設(shè)備臺賬卡由工程總監(jiān)/經(jīng)理或項(xiàng)目主管填制,總監(jiān)秘書負(fù)責(zé)保管存檔。
6.設(shè)備情況發(fā)生變化,及時(shí)修正臺賬記錄。
7.根據(jù)臺賬,定期對的所有設(shè)備進(jìn)行盤查,做到賬物相符。
8.設(shè)備技術(shù)檔案管理
(1)所有重點(diǎn)、重要設(shè)備以及列入計(jì)劃檢修的一般設(shè)備,都應(yīng)建立技術(shù)檔案;特種設(shè)備技術(shù)檔案的建立,應(yīng)符合勞動(dòng)管理部門的要求,按勞動(dòng)局要求的格式建立,其他設(shè)備按和管理公司要求建立;
(2)設(shè)備技術(shù)檔案由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術(shù)檔案能及時(shí)、準(zhǔn)確地反映設(shè)備的運(yùn)行狀況;
(3)應(yīng)根據(jù)設(shè)備技術(shù)檔案所記載的設(shè)備信息,及時(shí)分析、研究指導(dǎo)設(shè)備維護(hù)、檢修及改造、更新。
9.設(shè)備技術(shù)資料管理
(1)酒店技術(shù)資料由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)收集、整理、核實(shí)、登記和保管,堅(jiān)決杜絕資料散落個(gè)人手中的現(xiàn)象;
(2)設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)包括的主要內(nèi)容:
a.設(shè)備選型及技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料;
b.上級及領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)購置的文件;
c.設(shè)備購置合同;
a.設(shè)備出廠合格證;
e.設(shè)備裝箱單及開箱驗(yàn)收記錄;
f.設(shè)備安裝、調(diào)試記錄及竣工圖;
g.設(shè)備使用說明書及進(jìn)口設(shè)備說明書中文譯本;
h.設(shè)備圖紙和備件圖冊
10.使用設(shè)備技術(shù)資料,使用部門一般使用復(fù)印件,如不便復(fù)印,可將資料歸檔后,經(jīng)工程總監(jiān)/經(jīng)理批準(zhǔn),指定負(fù)責(zé)人,由使用者辦理長期原件借用手續(xù),存放于使用部門。
11.設(shè)備技術(shù)資料一般不送檔案室歸檔(或?qū)?fù)印件送檔案室歸檔),存放于工程部技術(shù)檔案柜。
12.資料檔案的管理
(1)維護(hù)檔案室的清潔環(huán)境和資料的保管環(huán)境;
(2)借還資料檔案的手續(xù)清楚,送閱、交辦的文件要及時(shí),并有責(zé)任催辦;
(3)文件、資料歸檔要及時(shí),做到每月整理一次,每年清理一次,分門別類做好歸檔并做好記錄;
(4)遵守保密規(guī)定,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或批準(zhǔn),一切文件資料不得外傳外借
13.資料檔案的使用規(guī)定
(1)查閱資料檔案應(yīng)在檔案室指定環(huán)境范圍內(nèi)進(jìn)行,未履行借閱登記手續(xù),任何人不得擅自將資料帶離檔案室;
(2)在使用資料檔案時(shí),使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;
(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹,不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無損;
(4)資料檔案在檔案室外未被使用時(shí),不得長時(shí)間擺放在桌面上,應(yīng)及時(shí)放入專用檔案柜中保存;
(5)未經(jīng)許可不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;
