房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度
房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度
檔案是公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存和利用價值的資料,對公司開展各項經(jīng)營業(yè)務具有指導性、參考性和依據(jù)性。公司為加強對檔案的收集、整理和管理,有效地保護和利用檔案資源,特制定本辦法。
云鼎房地產(chǎn)發(fā)展有限公司檔案是指政府與上級領導、公司領導和公司各部門在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及電子文件等不同形式的歷史紀錄資料或材料。
1、文書立卷
(1)、文書立卷歸檔是公司辦公室和各職能部門的工作任務之一。立卷歸檔工作要求:文件收集完整,文件制成材料、書寫材料符合要求,組卷合理,案卷標題、封面、卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范,裝訂結(jié)實美觀,案卷排列有序。
(2)、辦公室及各職能部門應隨時或每年年底將辦理完畢的歸檔文件,收集整理后移交給檔案管理人員,移交的文件必須完整規(guī)范,符合歸檔質(zhì)量要求。
(3)、文件組卷按年度并遵循文件材料的形成規(guī)律和特點、保持文件之間有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則;組卷以問題為主,一個問題的請示、批復及聯(lián)系密切的文件組成一卷。
(4)、卷內(nèi)文件按問題、時間、作者、單位等方法排列。文件排列:印本在前,簽發(fā)稿在后;本單位的批復在前,下級單位的請示在后;本單位的請示在前,上級單位的批復在后;復制件在前,原件在后。
2、檔案管理
(1)、公司辦公室負責收集、整理、保管公司黨、政、工、團、經(jīng)營管理及一切經(jīng)辦公室收發(fā)的文件、材料、信函等;各職能部門負責收集整理本部門的相關文件,年底將本年度案卷移交辦公室保管。檔案管理要做到嚴格貫徹執(zhí)行國家和上級機關頒發(fā)的保密制度,維護檔案完整與安全。
(2)、辦公室接收歸檔文件時,要填寫'檔案移交單',詳細清點,并由雙方經(jīng)手人在單上簽字,各執(zhí)一份。
(3)、檔案人員調(diào)離工作時,離職前需將本人保管的檔案數(shù)量級狀況交代清楚,并辦理書面交接手續(xù)。
(4)、文書材料每年立卷歸檔一次,辦公室和各職能部門將整理完整的前一年文件登記造冊,于第二年第一季度末向檔案部門移交。
(5)、檔案管理員將文書檔案按年代、組織機構整理,保持文件的歷史聯(lián)系,卷內(nèi)文件按科目、時間、作者、問題、名稱系統(tǒng)排列并裝訂成冊。
(6)、卷內(nèi)文件按時間、重要程度、問題分類順序排列。具有保存價值的屬于同一問題、同一時期的文件應盡量組織在一個保管單位里;某個問題向上級機關的請示、報告及上級機關對此文件的批復、通知應立卷在一起。
(7)、文件保管年限分為永久、長期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要職能活動,對公司工作有長遠利用價值的檔案列為永久保管;反映公司一般工作活動,在較長時間內(nèi)對公司工作具有參考價值的文件列為長期保管;在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料列為短期保管。
(8)、對無保存價值需銷毀的文件資料要登記造冊,經(jīng)公司主管領導批準后方可處理。
(9)、辦公適應建立檔案等績、統(tǒng)計制度,對收進、移出、銷毀案卷必須在專設的賬簿上登記,對保管、利用情況進行統(tǒng)計。
3、檔案借閱
(1)、公司內(nèi)部員工借閱公司重要、機密的文件資料,需經(jīng)總經(jīng)理或分管副總批準。
(2)、檔案室檔案原則上不借出室外,因工作需要,須借出檔案,經(jīng)檔案部門主管領導批準后,可辦理借出手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案資料,不得擅自復制、轉(zhuǎn)借、涂改、拆卷、損壞和丟失,發(fā)生問題須報檔案部門主管領導或公司領導。
(3)、借閱檔案文件需認真、逐項填寫借閱登記表,寫明借閱用途,用后及時歸還。
(4)、外單位人員利用檔案資料,除遵守公司內(nèi)部借閱制度外,只限在檔案室內(nèi)閱覽,不得借出,特殊情況須經(jīng)公司領導批準。
(5)、本辦法由辦公室負責解釋。
