麗晟房地產(chǎn)公司檔案管理制度

發(fā)布時間：2023-06-27 11:05:02 查看人數(shù)：24

麗晟房地產(chǎn)公司檔案管理制度

麗灣地產(chǎn)公司檔案管理制度

第一章總則

第一條為了加強公司檔案的系統(tǒng)管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項工作服務(wù),根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,特制訂本辦法。

第二條凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何部門、單位和個人不得據(jù)為已有。

第二章檔案管理體制

第三條公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級保管,分級查閱的原則。其中:一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理,由綜合部指定專職人員負責(zé);二級管理是指各部門的檔案資料管理工作,由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作,或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。

第四條公司檔案管理的分散與集中。

1、與公司財務(wù)有關(guān)的資料由財務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可,綜合部可視情況保存財務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。

2、有關(guān)人事方面的資料,由綜合部人事專員保管。

3、屬工程項目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門可視情況保留復(fù)印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內(nèi),把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。

4、設(shè)計部負責(zé)工程圖紙資料的臨時保管,并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結(jié)的資料,但屬機密級以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實際需要報請分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同,應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時,即向綜合部檔案管理員移交,本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個月市場調(diào)查報告,項目策劃與廣告,和銷售策劃方案方面的資料。

6、銷售合同的檔案管理:銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號永久保存。并在房管局辦完手續(xù),合同上加蓋備案章 (按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章 )后,當(dāng)日即移交另一份售樓合同,和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價書各一份到綜合部檔案室保管,其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價書對應(yīng)原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后,綜合部檔案室再將對應(yīng)的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證,并最終將此合同移交給房管局。

7、招標(biāo)中心在第一時間將簽署完畢的對外經(jīng)濟合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后,將相關(guān)的簽證單移交到財務(wù)部保存。

8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,原則上公司應(yīng)保留兩份原件,財務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務(wù)部保存原件,綜合部保存復(fù)印件(售樓合同除外)。

9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時,應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。

10、各子公司及事業(yè)部負責(zé)本單位的檔案管理,屬機密級以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管,本單位可視情況保留復(fù)印件。

第五條各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負責(zé)立卷和歸檔,綜合部檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第六條各部門向綜合部檔案室移交檔案時,要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定,人員變動應(yīng)及時通知綜合部檔案室,因工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,才能離職。

第三章檔案的歸檔范圍

第七條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

1、部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規(guī)劃,各種重大決議、總結(jié)、報告,和各種重要通知、通報,及各種公文、會議紀(jì)要、大事記。

2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計變更通知書等工程資料。

3、各類工程檢測、鑒定報告。

4、各種協(xié)議書、合同書,各種技術(shù)資料,和各種設(shè)備檔案及說明書。

5、公司年初財務(wù)預(yù)算報告及年終財務(wù)報告,各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

6、公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。

7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。

8、公司各種注冊、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。

9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。

10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動,及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

11、公司發(fā)展大事記,和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

12、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級主管部門、單位的來文等。

13、其他需要歸檔的重要文件。

第四章檔案的歸檔與立卷

第八條檔案在形成過程中,經(jīng)辦人員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理,不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員負責(zé)收集。

第九條歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。

第十條凡屬歸檔范圍的文件,經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將原件及時歸檔,任何單位和個人不得私自留存;經(jīng)辦部門視實際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)綜合部負責(zé)人同意后妥為保存,綜合部以復(fù)印件歸檔,經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。

第十一條各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第十二條為避免歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況,設(shè)立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

第十三條立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組

合在一起,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起,文件上視情況加蓋密級印鑒,按保管期限和文件年限分開立卷。

第十四條立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達出來,填寫備考表,注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固,無任何金屬物。

第五章檔案的分類與編號

第十五條檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進行。

第十六條檔案分類與編號規(guī)則,見附表。

第六章檔案的保管工作

第十七條公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專門庫房,庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條件,門窗應(yīng)結(jié)實牢固。各部門根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜。

第十八條歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄,完善檢索工具,以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對檔案進行科學(xué)的分類編號,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

第十九條檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時上報綜合部負責(zé)人,重要問題應(yīng)及時上報總經(jīng)理。要熟悉所負責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生,做到不堆放、不雜亂,整潔有序,醒目易找。

第二十條檔案管理員要做好檔案流失的防護工作,妥善保管,謹防丟失,不得隨意轉(zhuǎn)借,或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容;檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無關(guān)人員進入檔案室,非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,對檔案的機密內(nèi)容,要做到守口如瓶,嚴(yán)守職責(zé),不得傳播或泄露內(nèi)容。

第二十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時,根據(jù)給公司所造成損失的大小,按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進行處罰。

第七章檔案的保管期限與密級

第二十二條根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值,確定其保管期限和密級。

第二十三條保管期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:

1、永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀(jì)錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計圖;(9)規(guī)章制度;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、10年保存:(1)預(yù)算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4、1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。

第二十四條檔案密級

公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級,并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。

1、'絕密'文書含:相關(guān)政府批文、會計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。

2、'機密'文書含:公司各類經(jīng)濟合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀(jì)要(決議)、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀(jì)要。

3、'密'文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。

4、'普通'文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。

第八章檔案的借閱管理辦法

第二十五條凡需借閱公司檔案者,均須填寫檔案調(diào)閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

第二十六條借閱的檔案密級與領(lǐng)導(dǎo)簽批

公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱。

借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可,方可借閱。

借閱公司人事、財務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可借閱。

第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復(fù)制,須經(jīng)綜合部負責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進行檢查、清點,經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

第二十八條公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時查閱,一般不得借出檔案室,如有特殊情況,在綜合部負責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借,普通檔案借閱期為七天,密級檔案為三天;機密級以上檔案不許外借,并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調(diào)閱期限,應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊,外部人員須出具其單位書面證明,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可查閱無密級檔案。

第二十九條借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機密,絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經(jīng)檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。

第九章檔案的銷毀

第三十條綜合部檔案室每年對公司檔案進行一次清理,清除不必要保存的資料,對破損和褪色的資料進行修補和復(fù)制。

第三十一條對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料,經(jīng)綜合部負責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定,報分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn),并進行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。

第三十二條銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字,銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式,嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。

第十章罰則

第三十三條有下列行為之一,視情節(jié)輕重,給予100元-5000元罰款處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:

1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。

6、泄露公司檔