麗晟房地產(chǎn)公司檔案管理制度
麗灣地產(chǎn)公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制訂本辦法。
第二條 凡公司各部門(mén)、子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交,集中管理,任何部門(mén)、單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第二章 檔案管理體制
第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)保管,分級(jí)查閱的原則。其中:一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理,由綜合部指定專(zhuān)職人員負(fù)責(zé);二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作,由各部門(mén)指定人員專(zhuān)(兼)職本部門(mén)的檔案管理工作,或由綜合部派駐專(zhuān)職人員協(xié)助管理。
第四條 公司檔案管理的分散與集中。
1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可,綜合部可視情況保存財(cái)務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。
2、有關(guān)人事方面的資料,由綜合部人事專(zhuān)員保管。
3、屬工程項(xiàng)目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或?qū)I(yè)主管部門(mén)審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門(mén)可視情況保留復(fù)印件。在工程項(xiàng)目竣工檔案?jìng)浒负蟀雮€(gè)月內(nèi),把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。
4、設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時(shí)保管,并在每月初第一個(gè)工作日向綜合部檔案室移交上個(gè)月已辦結(jié)的資料,但屬機(jī)密級(jí)以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計(jì)圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實(shí)際需要報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、營(yíng)銷(xiāo)中心對(duì)外簽定的廣告、策劃合同,應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時(shí),即向綜合部檔案管理員移交,本部門(mén)可視情況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個(gè)月市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告,項(xiàng)目策劃與廣告,和銷(xiāo)售策劃方案方面的資料。
6、銷(xiāo)售合同的檔案管理:銷(xiāo)售人員在合同簽署完畢后的第一時(shí)間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號(hào)永久保存。并在房管局辦完手續(xù),合同上加蓋備案章 (按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章 )后,當(dāng)日即移交另一份售樓合同,和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價(jià)書(shū)各一份到綜合部檔案室保管,其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價(jià)書(shū)對(duì)應(yīng)原合同編號(hào)永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后,綜合部檔案室再將對(duì)應(yīng)的蓋有備案章 的售樓合同移交給客戶服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證,并最終將此合同移交給房管局。
7、招標(biāo)中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門(mén)可視情況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后,將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保存。
8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,原則上公司應(yīng)保留兩份原件,財(cái)務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由財(cái)務(wù)部保存原件,綜合部保存復(fù)印件(售樓合同除外)。
9、各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí),應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門(mén)自行保管。
10、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案管理,屬機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個(gè)工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管,本單位可視情況保留復(fù)印件。
第五條 各部門(mén)、單位形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔,綜合部檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第六條 各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合部檔案室,因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,才能離職。
第三章 檔案的歸檔范圍
第七條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤(pán)片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門(mén)類(lèi)和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門(mén)(含部門(mén))以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃,各種重大決議、總結(jié)、報(bào)告,和各種重要通知、通報(bào),及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記。
2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計(jì)變更通知書(shū)等工程資料。
3、各類(lèi)工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。
4、各種協(xié)議書(shū)、合同書(shū),各種技術(shù)資料,和各種設(shè)備檔案及說(shuō)明書(shū)。
5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告,各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。
7、公司各種管理規(guī)章 制度和人事檔案。
8、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng),及用于營(yíng)銷(xiāo)策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記,和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。
12、國(guó)家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級(jí)主管部門(mén)、單位的來(lái)文等。
13、其他需要?dú)w檔的重要文件。
第四章 檔案的歸檔與立卷
第八條 檔案在形成過(guò)程中,經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理,不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員負(fù)責(zé)收集。
第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě),不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
第十條 凡屬歸檔范圍的文件,經(jīng)辦部門(mén)資料員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件及時(shí)歸檔,任何單位和個(gè)人不得私自留存;經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者,應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存,綜合部以復(fù)印件歸檔,經(jīng)辦部門(mén)在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。
第十一條 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無(wú)損。聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要認(rèn)真核對(duì)歸檔檔案的名稱(chēng)、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況,設(shè)立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱(chēng)、份數(shù)及必要說(shuō)明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
第十三條 立卷應(yīng)以部門(mén)為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組
合在一起,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起,文件上視情況加蓋密級(jí)印鑒,按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
第十四條 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門(mén)等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),填寫(xiě)備考表,注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固,無(wú)任何金屬物。
第五章 檔案的分類(lèi)與編號(hào)
第十五條 檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
第十六條 檔案分類(lèi)與編號(hào)規(guī)則,見(jiàn)附表。
第六章 檔案的保管工作
第十七條 公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,庫(kù)房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條 件,門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。各部門(mén)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜。
第十八條 歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄,完善檢索工具,以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類(lèi)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)編號(hào),分卷裝訂成冊(cè),保管要有條 理,主次分明,存放科學(xué)。庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十九條 檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人,重要問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生,做到不堆放、不雜亂,整潔有序,醒目易找。
第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作,妥善保管,謹(jǐn)防丟失,不得隨意轉(zhuǎn)借,或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容;檔案柜及庫(kù)房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室,非檔案管理人員無(wú)故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,對(duì)檔案的機(jī)密內(nèi)容,要做到守口如瓶,嚴(yán)守職責(zé),不得傳播或泄露內(nèi)容。
第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時(shí),根據(jù)給公司所造成損失的大小,按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。
第七章 檔案的保管期限與密級(jí)
第二十二條 根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值,確定其保管期限和密級(jí)。
第二十三條 保管期限
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章 特定者外,依下列規(guī)定辦理:
1、永久保存:(1)公司章 程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)規(guī)章 制度;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
2、10年保存:(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi);(2)會(huì)計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。
3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。
4、1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
第二十四條 檔案密級(jí)
公司檔案文書(shū)分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí),按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí),并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1、'絕密'文書(shū)含:相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書(shū)。
2、'機(jī)密'文書(shū)含:公司各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書(shū)、公司章 程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要(決議)、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。
3、'密'文件含:公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件。
4、'普通'文件含:部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。
第八章 檔案的借閱管理辦法
第二十五條 凡需借閱公司檔案者,均須填寫(xiě)檔案調(diào)閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
第二十六條 借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批
公司各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱。
借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可,方可借閱。
借閱公司人事、財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可借閱。
第二十七條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復(fù)制,須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷(xiāo)手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱,一般不得借出檔案室,如有特殊情況,在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借,普通檔案借閱期為七天,密級(jí)檔案為三天;機(jī)密級(jí)以上檔案不許外借,并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限,應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊,外部人員須出具其單位書(shū)面證明,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可查閱無(wú)密級(jí)檔案。
第二十九條 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。
第九章 檔案的銷(xiāo)毀
第三十條 綜合部檔案室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的資料,對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
第三十一條 對(duì)已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門(mén)經(jīng)理共同鑒定,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn),并進(jìn)行登記造冊(cè)后按規(guī)定予以銷(xiāo)毀。
第三十二條 銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo),并在清冊(cè)上簽字,銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。銷(xiāo)毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式,嚴(yán)禁將要銷(xiāo)毀的文件作為它用,或作廢紙出售。
第十章 罰則
第三十三條 有下列行為之一,視情節(jié)輕重,給予100元-5000元罰款處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:
1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級(jí)查閱者(檔案管理者同罰)。
6、泄露公司檔
案機(jī)密者。
第十一章 附則
第三十四條 本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。
