文檔檔案管理制度
一、文檔是單位的重要資料,加強(qiáng)文檔的管理,是保障和促進(jìn)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序開展,實(shí)現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達(dá)到高效、安全的目的,特制定本制度。
二、文檔管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作
1、文件收集:堅(jiān)持隨時(shí)對(duì)收集的文件進(jìn)行歸檔,保證文件資料的完整,對(duì)已辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)收回存檔;對(duì)會(huì)議文件要及時(shí)整理,單位對(duì)外發(fā)文件報(bào)送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時(shí)應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類,再根據(jù)時(shí)間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應(yīng)填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時(shí)間、收文時(shí)間、收文人簽名。
文件發(fā)文應(yīng)填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應(yīng)有一個(gè)安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應(yīng)由專職人員負(fù)責(zé)。
3、專職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時(shí)間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。
5、文件銷毀:單位年終進(jìn)行文件銷毀工作,對(duì)無歸檔存放價(jià)值的文件、材料,上級(jí)指定需要銷毀的文件,其他無存檔價(jià)值的文書。對(duì)需要銷毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長(zhǎng)簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時(shí)由分管站長(zhǎng)在場(chǎng)監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件,文件管理員應(yīng)制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時(shí)間,借閱人簽名。交待紀(jì)律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛護(hù)文件注意清潔,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長(zhǎng)同意后方可借閱。
3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴(yán)禁借閱。
六、處理
對(duì)違反本制度的行為,按照車站《職工獎(jiǎng)懲實(shí)施細(xì)則》處理。
