第1篇 人事檔案管理的規(guī)章制度-范文
第一章 總 則
第一條 為了進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性,完善人才流動社會化服務(wù)體系,促進人才合理流動,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:
1、辭職或被辭職的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
4、自費出國留學(xué)人員的人事檔案;
5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
6、外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案;
7、其它流動人員人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循:“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 流動人員人事檔案管理機構(gòu)
第四條 流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門素數(shù)的人才流動服務(wù)就(以下簡稱人才流動服務(wù)機構(gòu)),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動的人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理,也可由其現(xiàn)在工作單位所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理。
第六條 尚未建立人才流動服務(wù)機構(gòu)的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動人員人事檔案的收集、管理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作,人證做好與流動人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務(wù)工作。
第三章 流動人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第八條 人才流動服務(wù)機構(gòu)憑符合國家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函十五天內(nèi),將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動服務(wù)機構(gòu),轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動服務(wù)機構(gòu)經(jīng)審核無誤后,及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動服務(wù)機構(gòu)發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全或不清楚,應(yīng)要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞,應(yīng)通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務(wù)機構(gòu)不得接受。
第十條 人才流動服務(wù)機構(gòu)接管人員人事檔案,須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽定檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容。
第十一條 人才流動服務(wù)機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),與機關(guān)、國有企事業(yè)單位開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同的效力。機關(guān)、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務(wù)機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。
第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)加強與流動人員及其現(xiàn)在工作單位的聯(lián)系做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員認(rèn)識檔案的內(nèi)容。收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別。需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)按照干部檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)按照《干部檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員檔案應(yīng)辦理審批手續(xù)。查閱單位應(yīng)申名查閱理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應(yīng)派*黨員到人才流動服務(wù)機構(gòu)查閱流動人員人事檔案。對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務(wù)機構(gòu)可根據(jù)實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情況。
(三)人才流動服務(wù)機構(gòu)對高級專業(yè)技術(shù)人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴(yán)格保管,嚴(yán)格查閱手續(xù)。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
第五章 流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)具備流動人員人事檔案的物質(zhì)條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵制的檔案柜;經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案的內(nèi)部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標(biāo)管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。檔案管理人員必須是黨性強、作風(fēng)正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的共產(chǎn)黨員。
第六章 監(jiān)督與處罰
第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關(guān)部門進行處理:
1、擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人;
2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的;
3、擅自向外公布、泄露檔案材料的;
4、在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴(yán)重后果的。
對前款所列情形負(fù)有責(zé)任的單位或直接責(zé)任者,要視情節(jié)的輕重,給予批評教育或黨紀(jì)、政紀(jì)處分;觸犯法律的,要依法追究責(zé)任。
第2篇 人事檔案管理制度范本
人事檔案管理制度
一、人事檔案保管制度
□目的
第一,保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
――對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進入庫房。嚴(yán)禁吸煙。
第3篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-7
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(七)
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺帳、報告,以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料,由經(jīng)辦人保存,年終根據(jù)內(nèi)容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等,除保密薪資文件外,均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔,年終按內(nèi)容類型、成文時間編號裝訂成冊。
③外部文件包括國家和市政府有關(guān)部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等,應(yīng)作為公開業(yè)務(wù)資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司后相關(guān)人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
①總辦負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;
③員工離職,辦理相關(guān)手續(xù)后,總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定,查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn),并辦理相關(guān)手續(xù),檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進入公司工作的員工,總辦需為其建立人事檔案,包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等材料。
②員工在入職前,需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書復(fù)印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負(fù)責(zé),連同求職申請表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格后,公司與其簽定的勞動合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容,總辦員工、各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用,由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。
2、其他各部門人員應(yīng)積極配合總辦,做好檔案管理工作。
第4篇 公司人事檔案管理制度
公司人事檔案管理制度（一）
第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧有姓块T保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責(zé)
（一）、保管員工檔案；
（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；
（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；
（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況；
（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；
（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；
（八）、辦理其它有關(guān)事項。
第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔
（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；
（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料；
（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；
（四）、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料；
（五）、員工參入黨、團材料；
（六）、獎勵（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進事跡材料；
（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；
（八）、處分、取消處分的材料；
（九）、任免、工資、職稱等材料；
（十）、學(xué)歷和評定的技能等材料；
（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應(yīng)分類編號后存放，編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
第八條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。
三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交報告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個月內(nèi)移交其檔案。
九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 “ 員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單 ” 的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應(yīng)從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。
第十條本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
公司人事檔案管理制度（二）
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。(www.)在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
人力資源部
第5篇 人事檔案保管制度范例
人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體
位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤
等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
――對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(
4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進入庫房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方,以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點,如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應(yīng)及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔
案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分 ,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內(nèi)容與查檔報告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負(fù)責(zé)人簽字。
再次,人事檔案部門對其進行審核、批準(zhǔn)。
然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。
最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續(xù):
首先,由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;
其次,人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部
門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。
第6篇 某腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度
腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度
(一)干部檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是*黨員,持有《查閱干部檔案審批表》。不得憑借'調(diào)查證明材料介紹信'和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應(yīng)根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提供什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)主管部門同意,不得復(fù)制干部人事檔案材料;不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上,摘錄的材料要細(xì)致核對,經(jīng)主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出,因特殊需要,須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理,并填寫借條,借出的檔案要妥善保管,不得交無關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借,不得復(fù)制,限期歸還。
(二)干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設(shè)備,熟悉機器性能,按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和'四統(tǒng)一'管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護,確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三日內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞和丟失。
7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息,無關(guān)人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
(三)干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案必須是組織上形成的,或是組織上審定認(rèn)可的材料,未經(jīng)組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部,都應(yīng)填寫'干部履歷表',審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內(nèi),將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。
7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
(四)干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部人事檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進行認(rèn)真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細(xì)登記,并報主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純監(jiān)墨水書寫的材料,必須經(jīng)過復(fù)制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進行整理立卷。
(五)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
2、縣及相當(dāng)于縣以上的黨委組織、人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應(yīng)通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交干部自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫'干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單',辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后,應(yīng)認(rèn)真核對,并在'干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單'的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉(zhuǎn)出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動或職務(wù)的變動及時轉(zhuǎn)遞,避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封,并加蓋機密章。
(六)干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴(yán)格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯,及時糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時,應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后,方可使用。
(七)干部人事檔案保管保密制度
1、嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室),配置鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(房)和檔案拒,應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴(yán)禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
(八)
送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應(yīng)在材料形成的一個月內(nèi),主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應(yīng)主動與有關(guān)部門聯(lián)系。
第7篇 中學(xué)干部人事檔案保管、保密、檢查核對制度
鄴建中學(xué)干部人事檔案保管、保密、檢查核對制度
一、干部人事檔案必須統(tǒng)一由組織人事部門保管，保管范圍原則上應(yīng)與干部管理權(quán)限相一致。
二、干部人事檔案工作人員必須政治上可靠，具有一定工作能力和文化水平的黨員干部。
三、干部人事檔案工作人員，不得保管本人及親屬的檔案。
四、各級干部人事檔案保管單位都應(yīng)配備專職和兼職工作人員，設(shè)立專門檔案室，配制鐵制檔案箱，妥善保管干部人事檔案。
五、對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取措施予以處理。
六、嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》做好干部人事檔案的保密工作。
七、干部人事檔案必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等保安設(shè)施，確保絕對安全。
八、非保管人員及無關(guān)人員一律不得進入檔案室。
九、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案進入公共場所和娛樂場所。
十、干部人事檔案工作人員不得向無關(guān)人員談?wù)?、泄露有關(guān)干部人事檔案的內(nèi)容，在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
十一、每半年核對一次檔案順序號，發(fā)現(xiàn)編錯號或放錯位置的及時糾正，按干部人事檔案名冊檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)缺少的，應(yīng)及時查找。
十二、每年對干部人事檔案必須清點，按人頭核對一次，做到有人有檔有冊。
第8篇 z學(xué)院干部人事檔案查借閱制度
學(xué)院干部人事檔案查(借)閱制度
一、查(借)閱干部人事檔案,須填寫《干部人事檔案查(借)閱審批表》,并經(jīng)人事科長初審、副處長審核、處長審批同意后方可查(借)閱。
二、查(借)閱干部人事檔案,要愛護檔案,嚴(yán)禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復(fù)制,不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違者給予批評教育直至紀(jì)律處分。
三、個人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。
四、查閱干部人事檔案,須持查閱部門介紹信在檔案室查閱。
五、干部人事檔案原則上不得外借,如有特殊情況必須借閱,須履行借閱審批手續(xù),借閱時間一般不超過5天。如需續(xù)借,應(yīng)及時履行審批手續(xù),續(xù)期不超過3天。外借檔案必須妥善保管,不得攜帶回家,不得讓無關(guān)人員翻閱。
六、嚴(yán)禁在查閱檔案時喝水、吸煙,謹(jǐn)防損壞檔案。
七、外單位人員查閱我院干部人事檔案,須持《查閱干部人事檔案介紹信》,經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查閱。
八、借出檔案,應(yīng)清點登記;收回檔案,應(yīng)在核對無誤后放歸原位。
第9篇 人事檔案工作管理制度
企業(yè)管理中,人事管理還包括認(rèn)識檔案的管理。現(xiàn)向你提供人事檔案管理制度,助你了解有關(guān)的內(nèi)容。
一、 人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機密便是企 業(yè)機密
的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)
遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要
求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放
入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的
環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
——突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
——對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等
原因
引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在
回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進入庫房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人
員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方,
以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點,如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的
主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用
人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應(yīng)及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情
況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理
由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請
報告進行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內(nèi)容與查檔報告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負(fù)責(zé)人簽字。
再次,人事檔案部門對其進行審核、批準(zhǔn)。
然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。
最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下
手續(xù):首先,由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;其次,人事
檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公
章,然后登記、發(fā)出。
第10篇 某食品公司人事檔案保管制度
食品公司人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機密便是企 業(yè)機密
的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
――對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等
原因
引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進入庫房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
第11篇 某學(xué)院干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
學(xué)院干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
一、干部工作調(diào)動后,應(yīng)及時將其人事檔案轉(zhuǎn)至新單位。
二、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案,必須通過機要轉(zhuǎn)遞或派黨員干部專人送取,不得郵寄或交干部本人自帶。
三、轉(zhuǎn)出的干部人事檔案必須完整齊全,并按《干部檔案整理工作細(xì)則》進行規(guī)范整理。不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出,未經(jīng)規(guī)范整理的檔案不得轉(zhuǎn)遞。
四、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案,必須按“轉(zhuǎn)遞干部人事檔案材料通知單”詳細(xì)登記,嚴(yán)密包封。
五、檔案轉(zhuǎn)出1個月后未收到檔案回執(zhí),應(yīng)及時與接收單位聯(lián)系,嚴(yán)防檔案丟失。
六、違犯檔案轉(zhuǎn)遞制度,造成檔案丟失,發(fā)生抽取、更換檔案材料等現(xiàn)象的,要追究當(dāng)事人和管理人員的責(zé)任。
第12篇 z學(xué)院干部人事檔案室保密制度
學(xué)院干部人事檔案室保密制度
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》及上級有關(guān)法規(guī),做好檔案安全保密工作。
二、嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案材料接收、保管和提供利用制度。
三、干部人事檔案室為機要重地,非工作人員不得入內(nèi)。
四、檔案進出,須嚴(yán)格履行審批、核對、簽字、登記等手續(xù)。
五、查閱檔案原則上在檔案室進行。查閱密級檔案不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照。
六、借閱檔案必須辦理借閱手續(xù),借閱人員要承擔(dān)檔案安全保管責(zé)任。
七、復(fù)印秘密級檔案材料,應(yīng)嚴(yán)格履行審批、登記手續(xù),標(biāo)明復(fù)印單位、份數(shù)、日期。復(fù)印件視同原件管理。
八、干部人事檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不得以任何形式泄露檔案內(nèi)容。
九、嚴(yán)禁任何個人私自保存他人檔案。
十、對違犯保密紀(jì)律,玩忽職守,造成重大遺失、泄密等責(zé)任事故者,按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。
