第1篇 公司檔案管理制度格式怎樣的
第一章管理部門
第一條 管理部門。
(1) 文書結(jié)案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經(jīng)辦部門視實際需要留存復印件。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復印件歸檔,原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回復印件。
(2) 各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報送總管理處總經(jīng)理室。第二章整理與分類
第二條 文件點收。文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點收。
(1) 檢查文件的本文及 是否完整,如有短少,應即追查、歸入。
(2) 文件應有管理部門主管的簽認。
⑶ 文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應立即退回,由經(jīng)辦部門補辦。
(4) 與本案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。
(5) 有價證券或其他貴重物品,應退回經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。
第三條 文件整理。點收文件后,應依下列方式整理。
(1) 中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
(2) 右方裝訂文件及其 均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
⑶ 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
第四條 檔案分類。
(1) 檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。檔案先以部門別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
(2) 檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不夠用時,可在第三級之后另增第四級細類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級。
⑶ 同一小類(或細類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不夠用時,可分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設(shè)卷次編號,以便查考。
(4) 每一檔夾封面內(nèi)頁應設(shè)目次表,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個目次編號為原則。
(5) 檔號的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門代號,b1b2為大類號,c1c2為小類號,d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。
第五條 檔案名稱及編號。
(1) 檔案各級分類應命名,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。
(2) 各級分類、卷次及目次的編號,均以阿拉伯數(shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。
⑶ 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
(4) 檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增加時,隨時增補。
(5) 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先研究,并編制新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
第六條 檔號編列。
(1) 案件如系新案,應就檔案分類編號表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。
(2) 案件如可歸屬前案,應查明前案的檔號,予以同號編列。
⑶ 檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,編列檔號。
(4) 檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。第三章歸檔與檔案清理
第七條 保存期限。
(1) 歸檔文件,應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。
(2) 檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。
第八條 保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。
(1) 永久保存。①公司章程。②股東名簿。③組織規(guī)程及辦事細則。④董事會及股東會紀錄。⑤財務(wù)報表。⑥政府機關(guān)核準文件。⑦不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。⑧工程設(shè)計圖。⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(2) 10年保存。①預算、決算書類。②會計憑證。③事業(yè)計劃資料。④其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
⑶ 5年保存。①期滿或解除之合約。②其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(4) 1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
(5) 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第九條 檔卷清理。
(1) 管檔人員應隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應造冊報總經(jīng)理核準,必要時向主管政府部門報備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷毀日期。
(2) 保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,管檔人員應將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第四章調(diào)卷
第十條 檔案借閱程序。
(1) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)調(diào)閱檔案時,應填寫“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門主管核準后,向管檔人員調(diào)閱。
(2) 管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。
⑶ 在檔案室當場借閱者,可免填“調(diào)卷單”。
(4) 檔案歸還時,經(jīng)管檔人員核查無誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后,檔案即可歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第十一條 調(diào)卷管理。
(1) “調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時,應按調(diào)閱程序重新辦理。
(2) 調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開時,亦須說明原因,請管檔人員負責處理。
⑶ 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時,應變更調(diào)卷登記,不得私自借出。
(4) 調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件,應經(jīng)文書管理部門主管同意。
第2篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應嚴格裝飾施工檔案管理要求負責工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。
3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。
第3篇 某某公司文件檔案管理制度
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負責公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。
第六條 公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條 打印、復印資料憑部門負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。
第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;
2、公司會議記錄、紀要、決定;
3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算、工作總結(jié);
4、會議形成的領(lǐng)導講話、文件;
5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;
6、公司各部門的發(fā)文;
7、其它具有保存價值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;
9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負責人及綜合管理部負責人批準。
2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復印檔案。
3、文件復制需經(jīng)綜合管理部負責人批準。
第4篇 公司員工檔案制度
公司的員工檔案有幾種,如原始的檔案,公司員工培訓檔案,業(yè)績檔案等,對于這些不同的檔案如何進行管理呢以下是公司員工檔案管理制度的范本,僅供參考。
員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料,未經(jīng)批準不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
⑸員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后,由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案:
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學歷證書等相關(guān)證件的復印件,員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
⑴人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
⑶部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
⑷員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后,員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
涉及部門
簽發(fā)人簽名
部經(jīng)理:
現(xiàn)將《員工檔案管理制度》抄發(fā)你部門,請嚴格執(zhí)行。
總經(jīng)理:(簽名)
執(zhí)行負責人簽名
總經(jīng)理:
茲收到《員工檔案管理制度》,本人明白本職責的詳細內(nèi)容,并謹此聲明本人保證盡職盡責做好本職工作。
部門經(jīng)理:(簽名)
第5篇 建筑公司檔案管理制度
建筑工程公司檔案管理制度
1.檔案管理目的
為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化,系統(tǒng)化的管理制度,全面加強公司各部門之間的檔案、文件、信息等內(nèi)容的綜合管理,促進檔案管理工作能為公司各部門的各項工作更好的服務(wù),公司根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī),制定本公司的檔案管理制度。
2.檔案管理范圍
2.1此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作。
2.2本制度中所稱的公司檔案,是指公司在各項建筑施工;經(jīng)營運行和管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記錄。具體的主要分類包括:文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。
3.檔案管理機構(gòu)及職責
3.1公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門對本部門檔案資料的整合管理。
3.2綜合部對公司各部門上交的檔案進行管理。
3.2.1 公司依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律,法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷毀和移交等有關(guān)規(guī)章制度。
3.2.2 綜合部負責監(jiān)督,指導公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。
3.2.3 統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門的檔案工作,并建立獨立的檔案室,負責公司檔案收集、整理、保管、鑒定和收發(fā)使用工作。
3.3各部門應該指定專人負責內(nèi)部的檔案管理工作--收集、整理、保管本部門的檔案資料,并建立檔案目錄,以方便入檔時能夠及時、有效的備案和日后查找復核工作。
3.3.1 堅持平時整理。根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成特征,制定案卷目錄,合理分類存放,便于利用和歸檔。
3.3.2 負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。
3.3.3 歸檔案卷做到組卷合理,頁碼編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。
3.3.4 保管好本部門應歸檔的案卷,保證文件材料的安全和保密。
3.3.5 接收檔案員的指導規(guī)劃,按規(guī)定時間向檔案室移交檔案。
3.4檔案管理人員負責檔案的日常管理工作,對文件、材料等的安全性、保密性負責,并且忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
3.5檔案管理人員變動時,綜合部部長要對檔案交接負有監(jiān)交責任,且應該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認。
3.6會計類檔案將由財務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管,以方便財務(wù)核對和審批工作。
4.檔案管理原則
4.1檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光、防泄密等安全條件。
4.2歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
4.3借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。需要長期借出的需經(jīng)檔案管理員上報經(jīng)理批準。
4.4任何人不得拒絕歸檔,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進行涂改,抽換,偽造,盜竊,隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。
4.5歸檔文件的密級,按照《保密工作管理規(guī)定》的相關(guān)條款確定,絕密類檔案應單獨入柜保管,嚴防丟失和泄密事件的發(fā)生;涉及知識產(chǎn)權(quán),專利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重點保管。
4.6借閱歸檔時如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞、缺頁等情況,檔案管理員立即向綜合部部長報告,經(jīng)查清責任后并視嚴重程度做出相應處理決定。
4.7借用存檔文件資料時,檔案員應視借閱文檔的密級,要求借閱人填寫《檔案借閱登記簿》等相應記錄,認真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必須保證檔案的保密工作,不得遺失、損毀或擴散閱讀范圍。
4.8公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下,外單位來人查閱本公司檔案,需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準,方可查閱,不得抄錄或借出。
4.9企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定,對確無保存價值的檔案登記造冊,按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后,由銷毀檔案材料的所屬部門負責人進行監(jiān)銷。
5.檔案管理辦法
5.1檔案檔號的編制:
5.1.1 檔號編制原則:檔號是存取檔案的代號,排架的依據(jù),它反映公司檔案分類體系和物理位置,必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求,并能適應計算機管理。
5.1.2 檔號編制方法
■檔號基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標志、分類號、(一級分類、二級分類)年度號和案卷號組成。
5.2檔案保存期限:
5.2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。
5.2.2 工程檔案(土建技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營;水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案)列為永久保存;人事檔案列為長期保存;會計類檔案資料保存期應按會計制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.3檔案的歸檔
5.3.1 歸檔范圍:可根據(jù)實際情況進行歸檔,具體應由公司各部門的負責人確定編制。
5.3.2 歸檔要求:
■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔;工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔;電子檔案由各部門形成、整理后,拷貝在耐久保存的介質(zhì)中,連同相應的文字性說明一起于年終時向檔案室移交;聲像檔案一般在年終由形成部門向檔案室歸檔,對于會議形成的聲像歸檔,會議結(jié)束后半個月歸檔。檔案交接時,雙方當面點清,并同時在《檔案案卷移交目錄》上簽字。
■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改,要報送給檔案管理部門《文件更改申請單》,連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私自涂改。
■歸檔的文件資料,必須是原件,原件出于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的,綜合部保存復印件。
5.4工程竣工檔案管理:
5.4.1 工程竣工驗收后十五日內(nèi),項目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目,并上報各相關(guān)主管部門審核合格后,裝訂成冊,上交綜合部,辦理檔案移交手續(xù)。
5.4.2 項目部必須將在上交建設(shè)單位的竣工檔案時所辦理的檔案交接單上交綜合部,歸檔存放。
5.4.3 檔案借閱時填寫《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導簽字,方可借閱。在借閱的過程中不允許在原始資料上作標記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。
5.4.4 年終檔案歸檔結(jié)束后,將存檔情況上報總經(jīng)理。
5.4.5 定期檢查檔案存放情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理并上報公司領(lǐng)導。
5.4.6 檔案一律存放在柜內(nèi),檔案按工程竣工時間分區(qū),按工程分類,按專業(yè)分號。按先后順序整齊存放,并填寫《竣工檔案登記明細表》,檔案號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。
6.檔案分類管理說明
6.1文件檔案的管理:
6.1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
6.1.2 公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
6.1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
6.1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導審批,各部門保密文件由各部門部長審批。
6.1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
6.1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
6.2電子文檔的管理:
6.2.1 收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常
改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關(guān)軟件一并收集。
■用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。
■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
■計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。
6.2.2 收集、積累方法:
■及時按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
6.2.3 歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。
6.3聲像檔案的管理:
6.3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
6.3.2 文字說明的編寫要求:
■基本內(nèi)容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
6.3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
6.3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應放在專用架內(nèi),嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
第6篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負責收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負責統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負責。
3.3.4校對、簽署
由發(fā)文部門/管理處負責,部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負責,并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負責,根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則,將文件進行編號,分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進行復印檔案,但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時,須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。
4月報制度
4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。
第7篇 某某公司綜合檔案管理制度
某有限公司綜合檔案管理制度
一、總 則
第一條為了加強公司的檔案管理工作,有效的保護和利用檔案,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在科研、管理和其它各項工作中的作用,按照檔案完整、真實、精煉、實用的要求,實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、制度化。使企業(yè)檔案工作納入工作管理體系,更好地為企業(yè)發(fā)展提升整體實力。
第二條檔案是科研、管理和其他各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件。檔案是公司員工智慧的結(jié)晶,是公司歷史的鑒證。
第三條檔案工作是辦好公司重要基礎(chǔ)工作之一,也是衡量公司管理質(zhì)量和管理水平的重要標志,是維護公司歷史真實面貌的一項重要事業(yè)。把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃,列入議事日程,納入有關(guān)人員職責范圍,加強對檔案工作的領(lǐng)導。
第四條公司檔案實行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準確、系統(tǒng)和安全,便于保管和開發(fā)利用。
二、公司檔案管理工作的基本原則
以集中管理與分散管理相結(jié)合,集中管理為主即公司文書檔案由總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理,檔案未交總經(jīng)辦的分別由相關(guān)部門管理,以便及時利用和維護檔案的完整性與安全性。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件材料,由主辦人負責將其相關(guān)的文件資料及時整理并歸檔。
三、公司檔案管理基本制度
第一條 管理部門
1.文件歸檔結(jié)案后原稿由總經(jīng)辦歸檔,制訂文件部門根據(jù)實際需要留存復印件;如因工作、業(yè)務(wù)處理需要原稿須由制訂部門保管,應經(jīng)公司領(lǐng)導同意后妥善保存,總經(jīng)辦則以復印件歸檔。
2.公司檔案分類目錄及編號由總經(jīng)辦統(tǒng)一制定,各部門檔案則由各部門自行編定并報送總經(jīng)辦檔案管理處。
第二條 文件點收
文件結(jié)案移送歸檔時根據(jù)如下原則點收:
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應立即追查歸檔。
2.文件如經(jīng)過抽查應有公司領(lǐng)導的簽認。
3.文件的處理手續(xù)必須完備,如有遺漏應立即退回經(jīng)辦部門補辦。
4.與本案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件應立即退回經(jīng)辦部門。
第三條 文件整理
第8篇 某某公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
一、安全生產(chǎn)檔案員職責
1、負責對本公司安全生產(chǎn)檔案和資料進行管理。
2、負責對本公司安全資料的收集、整理及歸檔。
3、負責檔案資料的查詢、借閱、發(fā)放回收及文件的銷毀或隔離存放。
4、負責安全檔案的放火、防潮、防盜等。
5、保證安全檔案資料的安全,不得泄密。
二、安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容
安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容包括:安全檢查日志、安全會議紀要、各種設(shè)備的檢修、運轉(zhuǎn)記錄、鋼絲繩檢查記錄、調(diào)度簡報、每月生產(chǎn)記錄,測風記錄、防墜實驗記錄、各級部門檢查整改記錄、工傷事故分析會記錄、“三違”罰款單、安全生產(chǎn)文件等。
三、檔案文檔一般要求
1、字跡工整、書寫清楚,各種原始記錄封面做好標識記錄。
2、破損文件材料要及時修復。
3、標識簽署齊全。
4、按文件資料同組卷分類保存,跨年度資料按年月排列。
四、安全檔案借閱辦法執(zhí)行—qms—c01文件。
第9篇 紡織公司文件和檔案管理制度
為加強公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導簽批意見督辦落實。
2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
第10篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-7
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(七)
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺帳、報告,以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料,由經(jīng)辦人保存,年終根據(jù)內(nèi)容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等,除保密薪資文件外,均應保存一份原件或復印件歸檔,年終按內(nèi)容類型、成文時間編號裝訂成冊。
③外部文件包括國家和市政府有關(guān)部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等,應作為公開業(yè)務(wù)資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司后相關(guān)人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
①總辦負責公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當天建立員工人事檔案;
③員工離職,辦理相關(guān)手續(xù)后,總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應嚴格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定,查閱員工人事檔案應經(jīng)總辦主任批準,并辦理相關(guān)手續(xù),檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進入公司工作的員工,總辦需為其建立人事檔案,包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
②員工在入職前,需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業(yè)技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負責,連同求職申請表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格后,公司與其簽定的勞動合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容,總辦員工、各部門負責人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用,由總辦負責統(tǒng)一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦,做好檔案管理工作。
第11篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項工作的順利開展服務(wù),特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料,包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管,設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理,各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標檔案
3.財務(wù)類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、利用。
2.各管理處以管理項目為單位,按檔案分類要求,在第一時間將文件、證照原件整理后,負責移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負責人審簽后,及時交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號
如:2004/市場/001
2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號
如:2004/百事可樂/項目/001
3)財務(wù)類檔案:會計年度設(shè)置
4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有說明文字材料,包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案,若跨部門借閱,須經(jīng)檔案主管部門負責人批準。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時,由辦公室主任負責監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷,防止泄密。
4.節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細則由部門另行制定。
第12篇 某快遞公司檔案管理制度
快遞公司檔案管理制度
1、目的 為了加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,加強公司信息安全措施,維護公司合法權(quán)益,特制訂本制度。
2、適用范圍及職責
2.1檔案管理責任人為財務(wù)部
2.2公司各部門、員工應遵守檔案管理要求,有保護檔案的義務(wù)。
3、檔案分類
3.1本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄;
4、檔案管理
4.1整理:根據(jù)分類和成立時間整理;
4.2分類:根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行分類;
4.3立卷:區(qū)分不同價值確定保管期限:永久、長期、短期;
4.4作好檔案的“三防”管理,即:防火、防潮、防遺失;
4.5檔案室管理:公司檔案存放鑰匙由專人負責保管、部門檔案存放鑰匙由指定人員負責保管,不得轉(zhuǎn)借;無關(guān)人員不得隨意進入或翻閱;
5、檔案備份對存入電腦的重要資料、檔案等必須備份。
6、本制度自頒布之日起實施。
