第1篇 物業(yè)管理標(biāo)書編制方法
物業(yè)管理標(biāo)書的編制方法
(一)物業(yè)管理投標(biāo)書的基本要素
1、計量單位。投標(biāo)書中必須使用國家統(tǒng)一規(guī)定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)計量單位,不允許混合使用不同的度量制。
2、貨幣。國內(nèi)物業(yè)管理投標(biāo)書使用的貨幣應(yīng)為人民幣,而國際投標(biāo)中所使用的貨幣則應(yīng)按招標(biāo)文件的規(guī)定執(zhí)行。
3、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。編制投標(biāo)書應(yīng)使用國家統(tǒng)一頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,若采用國外的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,應(yīng)將所使用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范譯成中文,并在標(biāo)書中說明。
4、表述方式。簡潔、明確、文法流暢、條理清楚是投標(biāo)書文字必須滿足的基本要求。圖紙、表格較之于文字在表述上更為直接,簡單明了,但這同樣要求其編寫做到前后一致、風(fēng)格一致、符合招標(biāo)文件的要求。
5、理論和技巧。投標(biāo)書的編寫不僅應(yīng)做到投標(biāo)目標(biāo)明確、方案可行,編寫人員還應(yīng)熟練掌握與投標(biāo)書內(nèi)容相關(guān)的法律、技術(shù)和財務(wù)知識,并以服務(wù)為出發(fā)點,綜合運用心理學(xué)、運籌學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等方面的理論和技巧。
6、資料真實。投標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)符合招標(biāo)文件的所有條款、條件和規(guī)定,且無重的偏離與保留,保證所提供全部資料的真實性,以實用投標(biāo)文件對應(yīng)招標(biāo)文件的要求。
(二)物業(yè)管理投標(biāo)書的編寫要求
1、要有說服力。
2、要有競爭力。
3、要有鼓動力。
4、要有吸引力。
(三)物業(yè)管理投標(biāo)書編寫的注意事項
1、投標(biāo)文件應(yīng)完全按照招標(biāo)文件的各項要求。
2、確保填寫無遺漏,無空缺。
3、填寫方式要規(guī)范。
4、計算數(shù)字必須準(zhǔn)確無誤。
5、報價合理。
6、包裝整潔美觀。
7、投標(biāo)方式規(guī)范。
8、嚴(yán)守秘密,公平競爭。
第2篇 某物業(yè)公司管理者代表任命書
物業(yè)公司管理者代表任命書
為了貫徹執(zhí)行《質(zhì)量管理體系-要求》(gb/t19001-2000 idt iso9001:2000), 確保質(zhì)量管理體系持續(xù)有效地運行,特任命曹慶秋為我公司管理者代表。
管理者代表的職責(zé)和權(quán)限規(guī)定如下:
1、確保公司質(zhì)量管理體系所需的過程得到建立、實施和保持;
2、向最高管理者報告質(zhì)量管理體系的業(yè)績和任何改進(jìn)的需求;
3、確保在整個公司貫標(biāo)范圍內(nèi)提高滿足顧客要求的意識;
4、負(fù)責(zé)與質(zhì)量管理體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)。
最高管理者:
任命日期:
第3篇 某物業(yè)分公司采購與分包管理程序
物業(yè)分公司采購與分包管理程序
1總則
1.1嚴(yán)格規(guī)范物業(yè)服務(wù)過程中的采購及業(yè)務(wù)分包,不僅是保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、維護(hù)ee物業(yè)服務(wù)品牌的基本要求,也是有效控制物業(yè)服務(wù)成本,倡導(dǎo)廉潔自律的重要舉措,各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定,確保采購及業(yè)務(wù)分包活動公開、有序地進(jìn)行。
1.2根據(jù)管理公司《ee地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定,結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況,各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務(wù),必須納入招標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行控制,包括但不限于:
a)物料、設(shè)備采購;
b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增);
c)服務(wù)分包等。
2相關(guān)職責(zé)界定
2.1物業(yè)分公司負(fù)責(zé)供方管理、物料采購及服務(wù)分包的計劃制訂和具體實施,以及
20萬元以下的招標(biāo)工作。
2.2項目所在公司負(fù)責(zé)組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標(biāo)工作。
2.350萬元(含)以上的招標(biāo)項目按《au*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.4管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。
3供方管理
3.1供方合格評定準(zhǔn)則
3.1.1為確保供方提供的物料或服務(wù)滿足規(guī)定要求,所有物料采購和服務(wù)分包必須首先進(jìn)行供方合格評定。
3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于):
a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照,合法經(jīng)營;
b)有資質(zhì)證書;
c)固定的營業(yè)地點;
d)充足的供貨資源;
e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù);
f)合理的產(chǎn)品價位;
g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達(dá)到98%以上;
h)供貨及時性達(dá)到95%以上;
i)對不合格品能及時退換的良好售后服務(wù)等。
3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強的供暖等)服務(wù)部門沒有可供選擇的余地,但對其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)特殊規(guī)定等亦應(yīng)進(jìn)行了解,以便與其配合達(dá)到滿足服務(wù)的需求。
3.1.4可供選擇的服務(wù)(工程)供方,其合格評定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于):
a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點;
b)滿足服務(wù)項目的能力;
c)良好的社會信譽;
d)合理的承包價格;
e)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量,及跟蹤服務(wù)的有效性和及時性。
3.2供方合格評定方法
3.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集供方基本信息,根據(jù)供方的資質(zhì)等級、技術(shù)力量、設(shè)備條件等方面進(jìn)行供方初評,至少應(yīng)評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢:
a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性;
b)價格;
c)信譽--履約信譽與社會信譽度;
d)售后服務(wù);
e)付款方式;
f)交貨方式、交貨周期;
g)公共關(guān)系;
h)品牌;
i)供方內(nèi)部運作狀況;
3.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)填寫《供方合格評定審批表》,記錄對上述評審結(jié)論。品
質(zhì)部負(fù)責(zé)復(fù)核,并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進(jìn)行驗證,其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。
3.2.3經(jīng)初評合格的供方,在可行時應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進(jìn)行現(xiàn)場考察,現(xiàn)場考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。
3.2.4現(xiàn)場考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等,必要時對其所承包的項目進(jìn)行考察核實,以確定其承包業(yè)務(wù)能力和社會的信譽程度。
3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后,業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂現(xiàn)場考察報告,并由考察人員會簽。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)將現(xiàn)場考察報告,連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。
3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負(fù)責(zé)列入《合格供方名錄》,并分發(fā)至業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門執(zhí)行。
3.3合格供方的監(jiān)督評估
3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)建立合格供方檔案,并適時更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息:
a)供方的名稱、注冊地址;
b)評審結(jié)果和記錄;
c)供方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;
d)資質(zhì)等級證書;
e)質(zhì)量保證書;
f)其他證明材料。
3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)督評估,根據(jù)不同類型供方采用適當(dāng)?shù)脑u估周期和方式,包括:
a)對常用物料的合格供方每半年進(jìn)行一次綜合的監(jiān)督評估;
b)對提供長期連續(xù)服務(wù)的供方應(yīng)每季度進(jìn)行一次綜合評估;
c)對提供一次性服務(wù)或一次性工程的供方,應(yīng)在合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)完成供方監(jiān)督評估。
3.3.3物業(yè)分公司在進(jìn)行合格供方監(jiān)督評估時,可參照管理公司《供方合格評定與
監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行,并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。
3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等,尤其應(yīng)注意對以下內(nèi)容的評估:
a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況;
b)供方產(chǎn)品價格的變化;
c)社會信譽的變化;
d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤;
e)其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素。
3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的任何必要措施由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)實施,品質(zhì)部對措施實施情況進(jìn)行跟蹤驗證,并形成跟蹤記錄。
4招標(biāo)工作程序
4.1招標(biāo)項目立項
4.1.1招標(biāo)項目由物業(yè)分公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計劃提出,計劃內(nèi)的招標(biāo)項目可直接編制招標(biāo)文件。非計劃內(nèi)的招標(biāo)項目由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擬定招標(biāo)計劃,必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報批手續(xù)。
4.1.2招標(biāo)計劃的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于):招標(biāo)內(nèi)容、成本估算額、招標(biāo)方式、招標(biāo)文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標(biāo)日期、進(jìn)場時間等。
4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂招標(biāo)文件,招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于):
a)招標(biāo)人(公司)簡介,包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等;
b)招標(biāo)項目簡介,包括項目內(nèi)容、項目要求等;
c)對投標(biāo)人及投標(biāo)書的要求,包括投標(biāo)人的資格、投標(biāo)書的格式、主要內(nèi)容等;
d)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及方法;
e)評標(biāo)活動方案,包括招標(biāo)組織機構(gòu),開標(biāo)時間及地點等;
f)其他事項的說明。
4.1.4擬訂招標(biāo)文件的其它具體要求按管理公司《au*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.1.5招標(biāo)文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標(biāo)計劃、招標(biāo)
小組、招標(biāo)文件及擬邀請投標(biāo)單位的資格審查可同步報批。
4.2成立招標(biāo)小組
4.2.1每個招標(biāo)項目均必須根據(jù)招標(biāo)項目的特點成立招標(biāo)小組,負(fù)責(zé)整個招標(biāo)工作。原則上與投標(biāo)單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標(biāo)小組成員。
4.2.2招標(biāo)小組人數(shù)必須為奇數(shù),且不少于3人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)為招標(biāo)小組成員,全過程參與招標(biāo)工作。
4.2.3在整個招標(biāo)過程中,每次評審招標(biāo)小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。
4.3投標(biāo)單位確定
4.3.1物業(yè)分公司招標(biāo)一般宜采用邀請招標(biāo)方式,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)供方信息,由招標(biāo)小組審查確定擬邀請投標(biāo)單位。
4.3.2各類招標(biāo)項目預(yù)選投標(biāo)單位應(yīng)不少于三家。投標(biāo)單位應(yīng)優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇,合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時,才可從其它推薦途徑選擇投標(biāo)單位。投標(biāo)單位的資格預(yù)審應(yīng)遵循以下規(guī)定:
a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標(biāo)資格;
b)未列入公司《合格供方名錄》的單位,應(yīng)按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標(biāo)單位;
c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位,兩年內(nèi)不得參與投標(biāo)。
4.4發(fā)標(biāo)
4.4.1招標(biāo)文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標(biāo)小組負(fù)責(zé)組織,公司各部門視實際需要指派人員配合,但至少應(yīng)保證同時有來自不同部門的二人參加。
4.4.2招標(biāo)文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標(biāo)答疑均應(yīng)形成書面記錄,其中招標(biāo)答疑記錄應(yīng)作為招標(biāo)文件的補充附件一并發(fā)給投標(biāo)單位。
4.5開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)
4.5.1招標(biāo)小組主持開標(biāo)工作,現(xiàn)場拆封,該過程應(yīng)形成書面記錄,參加開標(biāo)的全體人員簽字確認(rèn)。
4.5.2開標(biāo)后招標(biāo)小組組織相關(guān)人員進(jìn)行標(biāo)書的分析,以便進(jìn)一步的評標(biāo)定標(biāo)工作。
4.5.3招標(biāo)小組組長主持招標(biāo)項目的評標(biāo)工作,招標(biāo)小組全體人員參加,實際人數(shù)
不少于3人。
4.5.4各類專業(yè)的評標(biāo)工作均必須遵循管理公司《au*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,經(jīng)招標(biāo)小組評標(biāo),并將評標(biāo)結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報批后確定中標(biāo)單位。
4.5.5確定中標(biāo)單位后3日內(nèi),招標(biāo)小組向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書,并將中標(biāo)結(jié)果以書面形式通知其他投標(biāo)單位。
4.6合同簽訂及招標(biāo)文檔管理
4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定,組織內(nèi)部的合同評審過程,并與中標(biāo)單位進(jìn)行合同洽談,簽訂正式采購或分包合同。
4.6.2招標(biāo)過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)整理成冊,并在正式合同簽訂后一個月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。
5物料采購
5.1物料定額標(biāo)準(zhǔn)
5.1.1各物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)實際需要,明確各類材料、部件、工具、用品及小型設(shè)備的基本庫存量,包括工程設(shè)備維護(hù)所需的備品備件,建立物料庫存量標(biāo)準(zhǔn)及部門或個人使用工具的配備標(biāo)準(zhǔn),編制《物業(yè)采購分類明細(xì)表》,經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
5.1.2《物料采購分類明細(xì)表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一,物業(yè)分公司行政人事部部應(yīng)每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細(xì)表》進(jìn)行評審更新,并報本公司總經(jīng)理審批。
5.2年度采購計劃
5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標(biāo)準(zhǔn)、各類工作人員數(shù)量,及各單位自然狀況等信息,制定年度物料采購計劃,報總經(jīng)理審批。
5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預(yù)算的依據(jù)之一,在年度采購計劃執(zhí)行過程中,因業(yè)務(wù)變化或其它因素導(dǎo)致年度采購計劃調(diào)整時,必須相應(yīng)調(diào)整公司年度收支預(yù)算計劃,并報項目所在公司審批。
5.3月度采購計劃
5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如勞保用品、清潔用品、易損備件(燈管、鎮(zhèn)
流器、窗把手、水龍頭、電話線)等的月度補充計劃,由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。
5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要,結(jié)合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃,說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求,須說明),經(jīng)本公司財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后,于每月25日前報行政人事部。
5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃,于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。
5.4計劃采購實施
5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標(biāo)范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定,通過招標(biāo)選擇采購供方。不屬于招標(biāo)范圍的采購必須從經(jīng)批準(zhǔn)的《合格供方名錄》選擇,未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評定合格后方可選擇。
5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行,凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進(jìn)貨驗收合格后付款。
5.4.3對簽訂長期供貨合同,分批供貨的采購項目,行政人事部采購人員應(yīng)以書面形成發(fā)出采購訂單,特殊情況下口頭提出的采購訂單應(yīng)予以記錄。
5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時,一般應(yīng)通知合格供應(yīng)商送貨上門。
5.4.5行政人事部采購人員應(yīng)及時組織進(jìn)貨的驗收入庫手續(xù),具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。
5.5零星、應(yīng)急物料的申購
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少,且沒有庫存的物料。應(yīng)急物料是指突發(fā)性急用,且沒有庫存的物料。
5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行:
a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》,說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量,并交部門經(jīng)理(管
理處主任)審核;
b)《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交財務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理審批;
c)經(jīng)審批的《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。
5.5.3緊急情況下的非常用物料采購,可以采取緊急措施在供方處對實物質(zhì)量進(jìn)行驗證后自行購買,但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續(xù)。
5.6物料采購時效
5.6.1常用物料采購原則上應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.2特殊物料的采購原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.3零星物料的采購原則上應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.4緊急物料的采購原則上應(yīng)在3個小時內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
6物料保管
6.1各物業(yè)分公司應(yīng)建立物料管理程序,明確規(guī)定物料進(jìn)貨驗收、入庫、儲存保管及領(lǐng)用出庫的管理責(zé)任、方法和控制要求。
6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進(jìn)貨驗收,確認(rèn)符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應(yīng)設(shè)置物料貯存?zhèn)}庫,將各類物料分區(qū)存放,做到擺放整齊、標(biāo)識明確,防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中,有毒有害化學(xué)物資必須隔離存放,并做好防護(hù)措施。
6.3物料進(jìn)、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù),入庫物料應(yīng)經(jīng)驗收合格,出庫物料應(yīng)辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。
6.4各類物料應(yīng)按種類、規(guī)格分別列賬,逐次記錄進(jìn)、出明細(xì),并每月盤點一次,確保各項物料賬物相符。
6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料,在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應(yīng)建立相應(yīng)的記錄,并由領(lǐng)用人簽收。
7服務(wù)(工程)分包
7.1物業(yè)分公司的服務(wù)分包應(yīng)在《物業(yè)管理方案》中予以明確,經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務(wù)分包,按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限,2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批,超過2萬元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。
7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務(wù)應(yīng)明確質(zhì)量要求,包括服務(wù)范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務(wù)過程及效果評價方法等,并作為分包合同必需附件。
7.3物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)本手冊的規(guī)定,明確分包服務(wù)監(jiān)管責(zé)任部門(人員)對分包服務(wù)執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估,并針對不同類型的分包服務(wù)采用適當(dāng)?shù)目刂品椒?包括(不限于):
a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(wù)(如清潔、綠化等),應(yīng)根據(jù)分包合同要求制定相應(yīng)的管理規(guī)定,對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行連續(xù)監(jiān)控;
b)針對周期性的分包業(yè)務(wù)(如:消殺、電梯保養(yǎng)等),由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專責(zé)人員進(jìn)行監(jiān)理,并要求服務(wù)供方提供每次業(yè)務(wù)執(zhí)行報告,監(jiān)管人員跟蹤確認(rèn);
c)針對一次性的分包服務(wù)或一次性維修工程,根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案,并由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。
7.4物業(yè)分公司所有分包服務(wù)監(jiān)視和評估均應(yīng)形成書面記錄,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求服務(wù)供方進(jìn)行整改,相關(guān)整改過程和結(jié)果確認(rèn)均應(yīng)形成書面記錄。
8相關(guān)文件與記錄
8.1管理公司《ee地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標(biāo)管理》
8.2wdwy-fr-mm6201供方合格評定表
8.3wdwy-fr-mm6202合格供方名錄
8.4wdwy-fr-mm6203合格供方監(jiān)督評估表
8.5wdwy-fr-mm6204招標(biāo)工作計劃
8.6wdwy-fr-mm6205招標(biāo)文件審批表
8.7wdwy-fr-mm6206評標(biāo)、定標(biāo)審批表
8.8wdwy-fr-mm6207物料采購計劃
第4篇 物管培訓(xùn):物業(yè)管理公司資金籌措
物業(yè)管理公司需要的資金主要靠合適的籌措方式和最佳籌措方案來完成。
本章簡要介紹物業(yè)管理公司資金的基本籌措方式,物業(yè)投資的籌資成本、抵押貸款、對資金籌措方案的分析與評估。
一、物業(yè)管理公司資金的籌措方式
物業(yè)經(jīng)營的巨額資金,一般都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過大多數(shù)經(jīng)營者的財力。對多數(shù)經(jīng)營者而言,沒有外援就根本無法完成項目的建設(shè),因而,資金籌措是物業(yè)經(jīng)營管理活動過程中關(guān)鍵的一環(huán)。而廣泛地尋找資金來源,大量獲取借貸資金,即俗語所謂“用別人的錢來賺錢”,幾乎成了物業(yè)經(jīng)營資金籌集措施的主導(dǎo)思想。即使經(jīng)營者手中有足夠的資金,由于其自有資金的價值可能大于借貸資金的價值,經(jīng)營者也愿意靠借貸去投資。也就是說,如果經(jīng)營者通過借貸資金而將其自有資金“分散”到更多的經(jīng)營項目中去,將會創(chuàng)造更多的收益。
(一)物業(yè)經(jīng)營的資金籌措方式
一般來講,物業(yè)經(jīng)營的資金籌措方式可分為自有資金與借貸資金兩大類。其具體的籌措方式主要有:
1.自有物業(yè)收入
主要指自有物業(yè)的銷售收入和出租收入。目前的趨勢是,為了應(yīng)付市場行情與產(chǎn)業(yè)政策的波動與變化,許多經(jīng)營者將自己投資開發(fā)或購置的物業(yè)(主要是寫字樓、酒樓、商場之類的物業(yè))用于出租,以獲取穩(wěn)定的租金收入。
2.銀行借貸
從銀行透支以應(yīng)付短期債務(wù),或向銀行借貸利率較高的長期貸款。
3.抵押貸款
以自身所擁有的物業(yè)作抵押物,向銀行等金融機構(gòu)申請長期貸款。抵押貸款一般是經(jīng)營者籌集長期資金來源的重要途徑。
4.發(fā)行債券
在市場經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展的今天,債券發(fā)行已成為資金籌措的重要渠道。按發(fā)行的主體不同,可分為企業(yè)債券和金融債券兩大類。
企業(yè)債券是項目投資公司(如房地產(chǎn)開發(fā)公司、物業(yè)公司)以債務(wù)人身份發(fā)行的債權(quán)憑證。持券人可憑此債券取得規(guī)定的利息并到期還本。金融債券是銀行自身為籌集資金而發(fā)行的債權(quán)憑證,或受政府及企業(yè)委托而發(fā)行的債權(quán)憑證。債權(quán)人可憑債券到期收回本息,也可提前向銀行申請貼現(xiàn)。
債券有規(guī)定的期限,到期就要還本付息,靠發(fā)行債券籌集資金而開發(fā)的房地產(chǎn)項目,一般都靠出售來收回投資,償付債務(wù)本息及其他費用后即為投資利潤。因此,在制定項目的籌資方案時,債券的還本付息期限通常就是該物業(yè)的投資開發(fā)期限。
5.發(fā)行股票
股票是股份制企業(yè)以股份形式集資、發(fā)放股息的憑證。認(rèn)購股票是一種投資行為。認(rèn)股后就只有從企業(yè)經(jīng)營收入中按期領(lǐng)取股息的紅利(即超過規(guī)定股息標(biāo)準(zhǔn)的利潤)的權(quán)利。股票不能還本,只能在證券市場上轉(zhuǎn)讓和出售。故發(fā)行股票籌集的資金,可用作項目的長期資金。項目開發(fā)后可租賃經(jīng)營,靠每年的租金收入支付股息、紅利和其他費用后,形成投資者長期、穩(wěn)定的利潤。
在物業(yè)項目經(jīng)營中,經(jīng)營者自有資金所占的比例越少,其投資利潤率就越高。若同一物業(yè)的兩個投資方案(a、b)所獲利潤均為800萬元,a方案需投入自有資金1000萬元,b方案需投入自有資金2000萬元。即使經(jīng)營者可提供2000萬元的自有資金,他也愿意選擇a方案。因為a方案的自有資本利潤率為80%(800/1000),而b方案的自有資本利潤率只有40%(800/2000),經(jīng)營者寧肯拿它擁有的2000萬元資金投資兩個或更多的項目,而不愿集中投資在一個項目上。作為經(jīng)營者,他最關(guān)心的當(dāng)然莫過于自有資金利潤率(或稱為自有資金收益率)了。
(二)物業(yè)經(jīng)營的籌資成本
籌資成本是指經(jīng)營者在一定時期為籌措資金而付出的全部費用。如前所述,資金的籌集就是依靠一定的手段購買資金在一定時期內(nèi)的使用權(quán)。因而籌集資金是要付出代價的,這個代價就是籌資成本?；I資成本的高低取決于籌資方式、籌資使用期、籌資數(shù)額等因素。目前,我國的物業(yè)經(jīng)營籌資成本主要是借款利息、發(fā)行股票與債券的股息及企業(yè)自有資金的存款利息等。
1.借款利息
指經(jīng)營者向銀行或其他金融信貸部門借款或抵押貸款、企業(yè)間資金拆借而付出的利息。借款利息按復(fù)利計算。利息的大小取決于借貸(還貸)方式、借貸期限、利率及借貸金額。
2.股息(或債券利息)
股息(或債券利息)是指公司發(fā)行股票與債券后,按一定的股息率(或債券利率)支付的利息。股息率的多少,取決于公司經(jīng)營狀況,投資分析時,應(yīng)按當(dāng)時的平均水平考慮。債券利率則是在發(fā)行時便已確定的。股息(或債券利息)的大小等于股息率(或債券利率)乘以發(fā)行股票(或債券)的總額。
3.公司自有
資金的存款利息
自有資金存款利息是一種虛擬的籌資成本,相當(dāng)于把這筆自有資金存入銀行而得到的存款利息。其利息額等于存款利率與自有資金額之積。
籌資成本的構(gòu)成將隨著國家金融體制的改革,房地產(chǎn)金融市場的進(jìn)一步開放,籌資方式的多樣化而發(fā)生變化?；I資成本的分析評價指標(biāo)是籌資成本率,即籌資成本額與籌資總額之比:
籌資成本額
籌資成本率=―――――――――――――×100%
籌資總額
二、抵押貸款
抵押貸款屬于擔(dān)保貸款的一種,與信用放款相比具有風(fēng)險小、安全性高的特點。在我國,由于社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立與完善,市場機制的作用,加之許多歷史的原因,銀行貸款面臨著諸多的風(fēng)險。商業(yè)銀行等金融企業(yè)也從自身的經(jīng)營原則出發(fā),借鑒發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗,更多地采用財產(chǎn)擔(dān)保方式發(fā)放抵押貸款,是其信貸資金運用的最佳選擇。抵押貸款既適宜于短期貸款,又適宜于長期貸款;既適宜于人民幣貸款,又適宜于外匯貸款。因此,有必要在此對抵押貸款進(jìn)行探討。
(一)抵押貸款及其特點
抵押就是債務(wù)人在法律上把財產(chǎn)抵押權(quán)轉(zhuǎn)讓給債權(quán)人,作為債務(wù)人履行擔(dān)保的一種形式。在債務(wù)清償以前,債權(quán)人擁有財產(chǎn)的抵押權(quán),以避免遭受經(jīng)濟(jì)損失,當(dāng)債務(wù)人按期償還債務(wù),抵押財產(chǎn)關(guān)系結(jié)束;一旦債務(wù)人不能按期履行償債責(zé)任,債權(quán)人具有處分抵押財產(chǎn)并優(yōu)先受償?shù)臋?quán)利,抵押的目的是為了擔(dān)保債務(wù)的履行。
抵押貸款是指銀行以及其他金融機構(gòu)要求借貸人提供自己合法的財產(chǎn)作為抵押物而發(fā)放的貸款。借款人按期償還貸款本息,貸款人把抵押物歸還給借款人;否則,貸款人根據(jù)借款合同以及抵押協(xié)議處分抵押物,并以所得價款優(yōu)先償還貸款。所以,抵押貸款是以財產(chǎn)為擔(dān)保物的一種放款方式。
抵押貸款相對于信用貸款而言,不僅具有銀行信用的一般特征,而且具有自己獨特的性質(zhì),具體體現(xiàn)在以下幾個方面:
(1)“兩權(quán)”分離具有雙重性質(zhì)。抵押貸款不僅具有信貸資金所有權(quán)和使用權(quán)分離的性質(zhì),而且具有抵押物抵押權(quán)和使用權(quán)分離的特點。抵押期間,抵押物抵押權(quán)屬貸款人,使用權(quán)通常仍歸借款人;只有按期償還貸款本息,抵押物才能重新歸還給借款人。因此,在整個抵押期間,無論是資金,還是抵押物,其抵押權(quán)和使用權(quán)都是分離的。
(2)貸款和抵押物具有融合性。抵押貸款是依靠抵押物價值而發(fā)放的貸款,也就是抵押數(shù)量受抵押物價值的制約。因此,抵押貸款將貸款與抵押物融合在一起,借款人為了取得定量的抵押貸款,必須提供足夠價值的抵押物。
(3)擔(dān)保具有憑物性。抵押貸款的擔(dān)保是以借款人的財產(chǎn)作為抵押標(biāo)的,必須提供實實在在的抵押物,才能獲得貸款。因此,抵押物的擔(dān)保須憑借現(xiàn)實的財產(chǎn),可有效地避免貸款風(fēng)險。
此外,相對于信用擔(dān)保貸款而言,抵押貸款還具有擔(dān)保責(zé)任現(xiàn)實性的特點。信用擔(dān)保貸款人的實際責(zé)任發(fā)生在借款人借款到期不能償還的時候,因而是一種“未來責(zé)任”;抵押貸款在辦理貸款時提供實實在在的抵押品,否則便不能取得貸款,擔(dān)保責(zé)任是現(xiàn)實的。
(二)抵押貸款的作用
抵押貸款是一種古老的貸款形式。在商品經(jīng)濟(jì)條件下,抵押貸款得到迅速的發(fā)展。在我國,抵押貸款業(yè)務(wù)尚在恢復(fù),需要大膽實踐,所以應(yīng)該不斷總結(jié)經(jīng)驗,提高其管理水平,以適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的要求,充分認(rèn)識抵押貸款的作用,以利于進(jìn)一步開展這項業(yè)務(wù)。
1.有利于物業(yè)管理公司增強信譽觀念,按期償還貸款
我國過去長期實行高度集中的計劃經(jīng)濟(jì)體制,銀行一直采用供給方式向工商企業(yè)提供貸款。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的逐步建立,原來那種單一信用放款方式已不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求,并暴露出許多弊端,概括起來為“三化、三高”。所謂“三化”就是短期貸款長期化,長期貸款固定化,信貸資金財政化;“三高”指三個居高不下,即產(chǎn)品資金占用居高不下,逾期貸款比例居高不下,虧損掛賬占用居高不下。這必然導(dǎo)致公司信譽度低,甚至發(fā)生賴賬有理的怪現(xiàn)象,致使銀行貸款不能按期收回,甚至根本不能收回。抵押貸款須將借款人所有的財產(chǎn)抵押給銀行,因而有利于增強借款公司的償債意識,提高其信譽觀念,促使其按時清償債務(wù)。
2.有利于保障信貸資金的安全性,提高銀行資產(chǎn)質(zhì)量
銀行資產(chǎn)質(zhì)量低下,大量逾期、呆滯貸款的出現(xiàn),不僅嚴(yán)重影響銀行的流動性和盈利性,而且直接威脅著信貸資金的安全和其債權(quán)人利益。抵押貸款所具有的擔(dān)保責(zé)任現(xiàn)實性和憑物性特點,使銀行在借款人一旦不能按期償還貸款本息時,可依據(jù)抵押貸款合同強制處分抵押物,并享有優(yōu)先受償?shù)臋?quán)利;若借款企業(yè)破產(chǎn),依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法》第32條“破產(chǎn)宣告前成立的有財產(chǎn)擔(dān)保的債權(quán),債權(quán)人享有就該擔(dān)保物優(yōu)先受償?shù)臋?quán)利”的規(guī)定,銀行同樣享有破產(chǎn)企業(yè)財產(chǎn)拍賣后以價款優(yōu)先受償?shù)臋?quán)利
,這就大大增強了信貸資金的安全。因此,銀行更多地以抵押方式放款,有利于提高資產(chǎn)的質(zhì)量,也有利于保護(hù)債權(quán)人的利益,保障銀行貸款的安全。
3.有利于物業(yè)管理公司增強風(fēng)險約束機制,限制其短期行為
物業(yè)管理公司由于存在利益驅(qū)動性,因而具有強烈的擴大投資的需求。但是,因我國投資體制不完善,爭項目、爭投資現(xiàn)象普遍,缺乏投資風(fēng)險意識,特別是對銀行貸款能否按期歸還,考慮甚少。采用抵押財產(chǎn)形式發(fā)放貸款,促使公司提高償還貸款的自覺性,迫使公司從自身的經(jīng)濟(jì)利益出發(fā)考慮投資項目的可行性,可有效地避免盲目投資。因此,開展抵押貸款業(yè)務(wù),有利于公司增強風(fēng)險約束機制,限制短期行為。
4.有利于物業(yè)管理公司加速資金周轉(zhuǎn),保證再生產(chǎn)順利進(jìn)行
在生產(chǎn)經(jīng)營過程中,公司因某種臨時性原因亟須周轉(zhuǎn)資金,可將存貨、票據(jù)、證券等作為抵押物,向銀行申請抵押貸款。這樣,可使公司暫時閑置資產(chǎn)提前轉(zhuǎn)化為貨幣資金,滿足經(jīng)營過程對資金的需求,加速資金周轉(zhuǎn),提高經(jīng)濟(jì)效益,保證再生產(chǎn)的順利進(jìn)行。
(三)抵押貸款的一般原則
如前所述,抵押貸款是以自己所擁有的物業(yè)作為抵押物向銀行或其他金融機構(gòu)申請長期貸款的籌資方式。公司在依賴抵押貸款而籌集資金時,應(yīng)遵循如下原則:
1.公司的債務(wù)與其自有資產(chǎn)必須保持適當(dāng)平衡關(guān)系的原則
盡管“負(fù)債經(jīng)營”已成為當(dāng)代企業(yè)經(jīng)營的生財之道,然而恰當(dāng)?shù)呐e債規(guī)模仍然是企業(yè)經(jīng)營要堅持的一個原則,不考慮自身的經(jīng)濟(jì)實力與承受能力,一味舉債借款對公司是危險的。一遇市場波動,就會帶來損失,甚至面臨破產(chǎn)的危險。因而“量力而行”,保持公司的負(fù)債額與自有資本恰當(dāng)?shù)谋壤?是制定籌資方案,進(jìn)行融資決策的一項基本原則。
2.盡可能均勻安排債務(wù)償還期原則
集中于一個時期償還債務(wù),往往會使公司面臨巨大的壓力。為了保證公司有較穩(wěn)定的資金供給,最好同時安排有較長期限的貸款,應(yīng)力爭借款有一定的償還寬限期。
3.妥善安排,有效利用的原則
應(yīng)盡量安排長期貸款用于項目的開發(fā)建設(shè),短期貸款用于支付貸款本息及維持項目經(jīng)營,充分利用好每一筆貸款。
4.統(tǒng)籌兼顧、全面考慮的原則
申請抵押貸款時不僅要認(rèn)真考慮貸款利息,還應(yīng)研究賦稅條例、法律咨詢等問題及因不能按時還貸而承受的懲罰性支出(滯納金)等支出成本問題。
5.妥善制定還貸計劃的原則
所有的抵押貸款均要按時償還本息。因此,在每一筆貸款借款時都應(yīng)制定好切實可行的環(huán)節(jié)、計劃。盡可能均勻安排每年支付的貸款本息,以利于理財。
三、資金籌措方案的分析與評估
由于存在資金渠道多元化的現(xiàn)狀,物業(yè)管理公司的資金籌措方案也必然有多種。為此,應(yīng)對各方案進(jìn)行分析比較,取其優(yōu)者。
在對資金籌措方案進(jìn)行分析以前,首先應(yīng)剔除方案所存在的各種虛假因素,比較明顯的是不同方案服務(wù)的對象不一致,即不是為同一項目而籌集的方案,它們之間顯然沒有可比性;又如籌集不同方案中的資金來源不落實或根本不可能,則不用分析就應(yīng)否定該方案,再如方案中對各種資金的安排不合理,不符合要求,則也應(yīng)對方案中的具體安排調(diào)整落實后再進(jìn)行分析評估。通過分析評估,選擇具有獲取方便、使用安排最佳和資金成本最低的籌資方案。
(一)籌資結(jié)構(gòu)分析
物業(yè)管理公司籌措資金的來源各有各的優(yōu)缺點。一般而言,銀行貸款手續(xù)比較簡便,利率較低,基本無發(fā)行費用,但銀行限制條件較多,使用貸款的風(fēng)險較大。發(fā)行股票不需支付固定利息,股本不要歸還,使用無風(fēng)險,但發(fā)行手續(xù)較繁,成本較高。發(fā)行債券有利于保證企業(yè)的控制權(quán),籌資成本較低,債息固定,而且是稅前支付并且較低,但使用債券風(fēng)險較大,會在還本付息期間給企業(yè)造成資金壓力。企業(yè)自籌資金來源兼?zhèn)淞松鲜龈鞣N資金的優(yōu)點,但一般數(shù)量有限,無法保證需求。所以,應(yīng)該選擇一個合理的籌資結(jié)構(gòu),使各種資金的組合達(dá)到風(fēng)險最小、獲取容易、成本最低的目的。
(二)籌資成本分析
銀行貸款的資金成本是利息,利用國外貸款還要支付承諾費,股票的資金成本是各年的股利加發(fā)行費用,而債券則是固定利息加發(fā)行費用。自籌資金可以不計成本。資金成本一般用各項成本占各自資金總額的比例來表示。在成本支出時間不一致時,可以執(zhí)行折現(xiàn)計算。籌資成本分析,主要是通過比較分析,選擇條件優(yōu)惠的資金來源,使綜合資金成本最低。
綜合資金成本的計算可以用加權(quán)平均法。在求出各項資金成本的基礎(chǔ)上,將其分別乘以各項資金占總資金的比重并相加,即得加權(quán)平均資金成本。
(三)資金使用結(jié)構(gòu)分析
籌集資金以后如何使用,實際上也是關(guān)系到資金成本的重要問題。資金的使用一方面應(yīng)當(dāng)按需要在不同的時間投入,另一方面應(yīng)考慮不同來源的資金如何進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌才?。由于資金需求往往是跨年度的,資金的實際使用應(yīng)該在必需的時候投入,以縮短資金占用時間。對于不同時期和不同成本的資金,應(yīng)考慮得當(dāng),長期投資應(yīng)用于固定資產(chǎn),短期資金應(yīng)用于流動資產(chǎn);資金成本低的先投入,成本高的后投入。根據(jù)這些原則,將不同的資金作不同的搭配,形成最佳的使用結(jié)構(gòu)。
(四)利率與匯率風(fēng)險分析
第5篇 物業(yè)公司管理評審程序7
物業(yè)公司管理評審程序(七)
1.0目的
通過定期地對質(zhì)量體系的評審,保證本公司質(zhì)量體系持續(xù)有效地滿足gb/t19002-1994--iso9002;1994標(biāo)準(zhǔn)及本公司的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的要求。
2.0適用范圍
本程序適用于對公司質(zhì)量體系的適宜性和有效性進(jìn)行的評審。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織管理評審活動,并批準(zhǔn)《管理評審計劃》和《管理評審報告》。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)安排管理評審前的各項準(zhǔn)備工作,包括評審中所需的文件和資料的收集、《管理評審計劃》的編制和審核,并協(xié)助總經(jīng)理組織評審活動以及編寫《管理評審報告》。
3.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)評審中提出的糾正和預(yù)防措施的實施工作。
3.4質(zhì)管部負(fù)責(zé)對各部門的糾正和預(yù)防措施實施情況進(jìn)行監(jiān)督,并及時向管理者代表匯報執(zhí)行情況。
4.0工作程序
4.1評審的依據(jù)
a用戶的期望和社會要求;
b前期評審的重要質(zhì)量記錄;
c質(zhì)量體系發(fā)生重大變化時;
d市場情況發(fā)生重大變化時;
e出現(xiàn)重大質(zhì)量事故或連續(xù)被顧客投訴時;
f其他認(rèn)為有評審需要時。
4.2評審的計劃
a管理者代表負(fù)責(zé)組織編制《管理評審計劃》,并報總經(jīng)理批準(zhǔn);
b管理評審活動每年舉行一次,一般安排在內(nèi)部質(zhì)量審核完成之后;
c根據(jù)4.1項視情況的需要,可適時安排管理評審。
4.3評審的內(nèi)容
評審一般包括以下內(nèi)容:
a質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)貫徹和實施情況;
b組織架構(gòu)(包括人員配置和資源利用等)是否合理;
c質(zhì)量改進(jìn)和服務(wù)績效分析,如經(jīng)常發(fā)生的用戶投訴情況的分析、用戶反饋信息的分析等;
d是否發(fā)生重大安全、質(zhì)量事故;
e審批重大的糾正和預(yù)防措施;
f其他需評審的內(nèi)容。
4.4管理評審前的準(zhǔn)備
4.4.1管理者代表在組織編寫的《管理評審計劃》中必須明確:
a本次管理評審的目的、范圍、依據(jù);
b評審組成員名單;
c評審時間;
d評審議程安排;
e評審工作要求;
f所需的工作文件,包括上一次的管理評審報告、內(nèi)部質(zhì)量審核報告、不合格報告等。
4.4.2質(zhì)管部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備管理評審所需的文件和資料,包括以下內(nèi)容:
a上次的《管理評審報告》
b上一次管理評審會議提出的各項糾正和預(yù)防措施落實情況的分析報告;
c最近一次內(nèi)部質(zhì)量審核或外部質(zhì)量審核報告;
d客戶投訴和各項物業(yè)管理服務(wù)情況分析報告;
e重大預(yù)防措施建議報告等。
4.5評審的實施
4.5.1評審會議由總經(jīng)理或由其授權(quán)委托的人員主持。
4.5.2評審項目責(zé)任部門陳述被評審項目(活動)的現(xiàn)狀。
4.5.3與會人員對評審項目進(jìn)行評審,做好詳細(xì)的記錄并形成完整的評審報告。
4.6評審記錄和報告
4.6.1質(zhì)管部負(fù)責(zé)做會議記錄。
4.6.2管理者代表根據(jù)會議記錄進(jìn)行整理、編寫《管理評審報告》,負(fù)責(zé)對質(zhì)量體系的現(xiàn)關(guān)注和適用性作出評價,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后分發(fā)給各部門。
4.6.3《管理評審報告》、《管理評審計劃》由質(zhì)管部歸檔保存,并負(fù)責(zé)下發(fā)。
4.7糾正和預(yù)防措施
對管理評審中提出的不合格項,各相關(guān)部門依據(jù)《糾正和預(yù)防措施控制程序》執(zhí)行。由管理者代表負(fù)責(zé)跟蹤驗證。
5.0相關(guān)文件
5.1《質(zhì)理手冊》
5.2《糾正和預(yù)防措施控制程序》
5.3《管理評審計劃》
5.4《管理評審報告》
5.5《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》
5.6《會議記錄》
第6篇 物業(yè)管理手冊之管理組織
物業(yè)管理手冊:管理組織
1組織層次
物業(yè)服務(wù)的決策和運營在管理層次上分為四級:
1)管理公司(物業(yè)管理部),負(fù)責(zé)管理公司范圍內(nèi)物業(yè)服務(wù)的總體經(jīng)營決策和業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和評價。
2)項目所在公司對所屬物業(yè)分公司實施管理,接受管理公司物業(yè)管理決策、監(jiān)督和評價。
3)物業(yè)分公司,負(fù)責(zé)具體項目物業(yè)服務(wù)的策劃、組織、實施和控制,接受物業(yè)管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4)物業(yè)分公司管理處,負(fù)責(zé)具體項目的物業(yè)服務(wù)提供。
2組織機構(gòu)圖
集團(tuán)財務(wù)部
管理公司(經(jīng)營管理委員會)
管理公司財務(wù)部
物業(yè)管理部
項目所在公司
項目所在公司財務(wù)部
各地物業(yè)分公司
品質(zhì)部
管理處
工程部門
相關(guān)說明:
1)劃虛線部門可根據(jù)管理需要靈活設(shè)置,這些部門可歸物業(yè)分公司直接領(lǐng)導(dǎo),也可設(shè)置于管理處級別以下。
2)物業(yè)分公司各級組織架構(gòu)及崗位設(shè)置須經(jīng)管理公司經(jīng)營管理委員會審批
(見7.2節(jié)《物業(yè)分公司及管理處組建》)。
3)物業(yè)分公司總經(jīng)理為項目所在公司經(jīng)營委員會成員。
管理公司的物業(yè)管理職能(由物業(yè)管理部執(zhí)行)
1.策劃
1.1負(fù)責(zé)管理公司物業(yè)管理的總體策劃,組織擬定管理公司中長期物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃。
1.2負(fù)責(zé)策劃和建立管理公司物業(yè)管理體系,并組織、指導(dǎo)和監(jiān)督體系運行。
1.3確定《物業(yè)管理方案》的編寫原則,指導(dǎo)物業(yè)分公司(籌建處)制定物業(yè)管理方案。
1.4負(fù)責(zé)審核項目整體(分期)物業(yè)目標(biāo)管理責(zé)任書暨年度目標(biāo)管理責(zé)任書,并全程監(jiān)控。
2.監(jiān)督與指導(dǎo)
2.1監(jiān)督各項目所在公司嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)、au*地產(chǎn)物業(yè)管理制度。
2.2定期對項目所在公司在物業(yè)管理方面實行監(jiān)督審核、業(yè)績考評。
2.3負(fù)責(zé)組織第三方業(yè)主滿意度調(diào)查,提出年度業(yè)主滿意度分析報告。
2.4監(jiān)控各項目物業(yè)管理工作進(jìn)度。
2.5指導(dǎo)與項目開盤、入伙有關(guān)的物業(yè)管理工作。
2.6指導(dǎo)物業(yè)分公司開展物業(yè)管理日常工作。
3.成本控制
3.1協(xié)助財務(wù)部監(jiān)控物業(yè)分公司經(jīng)濟(jì)運行狀況,組織核算物業(yè)管理成本。
3.2負(fù)責(zé)與物業(yè)管理相關(guān)的大額采購的審核。
4.人事
4.1對物業(yè)分公司管理層的任命提出人事建議。
4.2審核物業(yè)分公司組織架構(gòu)、薪酬體系。
5.前期介入
5.1負(fù)責(zé)項目所在地同質(zhì)同類樓盤的調(diào)研工作,為項目公司提供當(dāng)?shù)赝|(zhì)同類樓盤物業(yè)管理關(guān)注點的調(diào)研報告。
5.2指導(dǎo)、監(jiān)督物業(yè)分公司(籌建處)的前期介入工作。
6.培訓(xùn)
建立物業(yè)管理培訓(xùn)體系,確立培訓(xùn)基地,推動各物業(yè)分公司的分級培訓(xùn)。
7.品牌及業(yè)務(wù)拓展
7.1負(fù)責(zé)管理公司物業(yè)管理系統(tǒng)的品牌建設(shè),提升、推廣au*物業(yè)品牌形象。
7.2指導(dǎo)物業(yè)分公司參加國家有關(guān)物業(yè)管理方面的評比。
7.3指導(dǎo)物業(yè)分公司對外開展物業(yè)管理招投標(biāo)工作。
8.協(xié)調(diào)與溝通
8.1負(fù)責(zé)收集、研究物業(yè)管理行業(yè)的政策法規(guī)、市場動態(tài)、典型案例等信息,并及時傳達(dá)到相關(guān)方。
8.2負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)管理公司各職能部門、項目所在公司及物業(yè)分公司之間與物業(yè)管理有關(guān)的工作關(guān)系。
8.3負(fù)責(zé)組織物業(yè)管理區(qū)域交流。
第7篇 金碧世家物業(yè)管理公司簡介
金碧世家物業(yè)管理有限公司簡介
一、企業(yè)現(xiàn)狀
廣州市金碧世家物業(yè)管理有限公司為廣州恒大實業(yè)集團(tuán)屬下五大產(chǎn)業(yè)集團(tuán)之一物業(yè)集團(tuán)屬下具有獨立法人資格的專業(yè)化、規(guī)范化物業(yè)管理公司,注冊資金100萬元,資質(zhì)4級。公司現(xiàn)下設(shè)辦公室、客戶服務(wù)中心、工程維修部、保安部、環(huán)衛(wèi)部5個部門。
公司建立了全面質(zhì)量管理體系和內(nèi)部運作管理機制,健全了各類規(guī)章制度,具有完善的計算機辦公與設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng),以及先進(jìn)的通訊、防盜、消防、工程維修等設(shè)備,秉承'規(guī)范管理、專業(yè)運作、優(yōu)質(zhì)服務(wù)'的經(jīng)營理念。在管理小區(qū)的過程中,始終堅持以人為本,以'業(yè)主至上,服務(wù)第一'為宗旨,灌輸'高起點、嚴(yán)管理、精服務(wù)'的管理服務(wù)思想,努力打造'金碧物業(yè)'的品牌,并銳意創(chuàng)新,不斷進(jìn)取,追求完美。
公司擁有一支事業(yè)心強,業(yè)務(wù)素質(zhì)高的專業(yè)化人才隊伍?，F(xiàn)有員工61人,其中,經(jīng)濟(jì)師1名,碩士1名,大專以上文化程度20余名,管理人員全部是大專以上文憑。公司吸納了行政管理、工程維修、園區(qū)綠化、社區(qū)文化等多方面的行業(yè)精英,組建了一支聞名廣州的特色保安隊伍,配備了智能化的小區(qū)保安監(jiān)控報警系統(tǒng),保安成為小區(qū)安全的守護(hù)神。
公司推出了獨特的服務(wù)理念。提出了'一個結(jié)果,兩種標(biāo)準(zhǔn)'的工作原則,即'一個結(jié)果':讓業(yè)主滿意的結(jié)果;'兩種標(biāo)準(zhǔn)',物業(yè)公司業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的,物業(yè)公司必須解決,處理的結(jié)果讓業(yè)主滿意;非物業(yè)公司業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的,物業(yè)公司必須設(shè)法解決,處理的過程讓業(yè)主感動,直至滿意。同時,推出了'人過地清'、'首問責(zé)任制'、'總經(jīng)理信箱'、'總經(jīng)理接待日'等服務(wù)舉措,在提升服務(wù)質(zhì)量,融洽物業(yè)公司與業(yè)主的關(guān)系方面,走出了一條成功之路。
二、企業(yè)理念
服務(wù)宗旨:堅持'業(yè)主至上,服務(wù)第一',營造現(xiàn)代化人文生活空間。
經(jīng)營理念:以業(yè)養(yǎng)業(yè)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
管理目標(biāo):創(chuàng)建具有金碧特色的全國一流物業(yè)管理模式。
產(chǎn)品目標(biāo):營造良好的社區(qū)人文環(huán)境和銷售氛圍,把在管小區(qū)建設(shè)成為'健康文明,和諧進(jìn)步'的全國一流文化小區(qū)。
三、公司業(yè)績
(一)公司管理項目:第三金碧花園
(二)物業(yè)集團(tuán)下屬4家具有獨立法人資格的物業(yè)公司,在管金碧花園、金碧華府、金碧新城、金碧世紀(jì)花園等10多個樓盤,形成各具特色的經(jīng)典樓盤。
(三)住宅業(yè)務(wù):我公司的住宅業(yè)務(wù)的發(fā)展取得了令人矚目的佳績,自前期介入第三金碧花園項目以來,業(yè)主滿意率高達(dá)98%以上,無一起治安案件發(fā)生,2003年保安部王澤忠同志因工作成績突出被評為集團(tuán)公司先進(jìn)個人。
四、管理優(yōu)勢
(一)人才優(yōu)勢。我司屬恒大物業(yè)集團(tuán)下屬公司,在管理人才方面,由集團(tuán)公司給予統(tǒng)一調(diào)配,資源共享,因此,在人才儲備與使用方面具有更優(yōu)于其他公司的明顯的優(yōu)勢。
(二)技術(shù)優(yōu)勢。公司擁有專業(yè)化、現(xiàn)代化的管理、運作、監(jiān)控系統(tǒng),引入了現(xiàn)代化科學(xué)管理機制,具有明顯的技術(shù)優(yōu)勢。
(三)公共關(guān)系優(yōu)勢。公司自成立以來,一直注重于品牌建設(shè),努力在業(yè)內(nèi)塑造一個良好的物業(yè)管理品牌,形成良好的口碑,注重對外宣傳及公眾形象,對于項目的宣傳效應(yīng)會起到積極推動的作用。公司多年的市場運作,與公安、工商、稅務(wù)、環(huán)衛(wèi)、供電、供水等各政府部門關(guān)系融洽,已形成良好的外圍環(huán)境。
(四)企業(yè)文化優(yōu)勢。公司十分重視企業(yè)文化建設(shè),弘揚'艱苦創(chuàng)業(yè)、無私奉獻(xiàn)、努力拼搏、開拓進(jìn)取'的企為精神,發(fā)揚'精心策劃、狠抓落實、辦事高效的'工作作風(fēng),提出并實踐'金碧園'、'金碧人'理念,推出以'共建'為特色的濃郁的社區(qū)文化,全面提升物業(yè)品質(zhì)。
第8篇 物業(yè)管理保安員的警容風(fēng)紀(jì)
物業(yè)管理(保安)員的警容風(fēng)紀(jì)
物業(yè)管理部是代表公司形象,面向業(yè)主、客人服務(wù)的一線對客部門。物業(yè)管理員嚴(yán)整的軍姿、儀容、良好的精神面貌、禮貌熱情的服務(wù)會給客人留下深刻的印象,對客人產(chǎn)生積極的影響。因此,制訂本規(guī)定,以規(guī)范物業(yè)管理員的軍容風(fēng)紀(jì)。
(一)著裝
物業(yè)管理員必須按照規(guī)定著裝,保持軍容嚴(yán)整。
1. 按規(guī)定佩帶帽徽、肩章、工卡、綏帶等;
2. 禮服應(yīng)當(dāng)保持整潔,配套著裝(著裝序號見附文),不得混穿,不得在禮服外罩便裝;
3. 不得披衣、敞懷、挽袖、卷褲腿;扣好衣扣,系制式領(lǐng)帶,著夏季白色短袖禮服時,不系領(lǐng)帶,不扣第一個紐扣,不佩綏帶,宜簡潔,著夏常黑色或白色短袖禮服時,下擺扎于褲內(nèi)。著冬季禮服時,必須內(nèi)著配發(fā)的黑色禮服,系配發(fā)的領(lǐng)帶;
4. 迷彩服只限于訓(xùn)練、勞動或處突時穿,工作期間不宜著迷彩服。領(lǐng)班級人員統(tǒng)一著裝,夏秋季以白色短長袖襯衣為主,冬季著冬常禮服,內(nèi)著白色襯衣,四季均須系黑色或統(tǒng)一的領(lǐng)帶(酒店或會所領(lǐng)班冬季可著黑色西服);主管著裝為白色短、長襯衣與黑色西服,系統(tǒng)一顏色的領(lǐng)帶;
5. 工作期間通常著黑色皮鞋,鞋面外視要有光澤、鮮亮;穿黑、灰、棕或白色襪子;不宜著其它如紅、紫、黃、橙等與鞋不相稱的色彩的襪子;
6.女隊員著黑色秋季禮服時,扣扎外腰帶;著裙時,穿與膚色相近的襪子;襪口不得低于20cm;
7.非工作時間不得著禮服或著禮服離開宿舍區(qū);不得外借或外賣;外出時,一律著便服。
(二)儀容
1. 物業(yè)管理員頭發(fā)應(yīng)當(dāng)整潔,男隊員不得留長發(fā)、大鬢角、大包頭和胡須,蓄發(fā)不得露于帽外,帽墻下發(fā)不得超過1.5cm;女隊員發(fā)辮不得過肩,不宜燙發(fā)、披頭散發(fā)。男女隊員均不得染與黑色相斥的頭發(fā);
2. 物業(yè)管理員不得文身,著禮服時不得化妝,不得留長指甲和染指甲,不得圍圍巾,不得在外露的腰帶上系掛鑰匙、手機和飾物,不得戴耳環(huán)、項鏈、領(lǐng)飾、戒指等首飾,除工作需要和眼痛外,不得戴有色眼鏡;
3. 工作期間可以戴白手套,但須以中隊為單位統(tǒng)一,手套要保持清潔,無破損。
(三)檢查
部門每月、中隊每半月、班每周至少進(jìn)行一次軍容風(fēng)紀(jì)檢查,及時糾正問題并講評,不合格者按照《紀(jì)律條令》適用條款處分。
附1:著裝序號
1. 夏1號著裝:夏常黑色禮服、褲、大檐帽、領(lǐng)帶、精神帶(綏帶);
夏2號著裝:白色短袖禮服、夏常褲、大檐帽;
2.冬1號著裝:冬常黑色禮服、夏常黑色禮服、冬常禮褲、大檐帽、領(lǐng)帶、精神帶;
冬2號著裝:冬常黑色禮服、夏常黑色禮服、大衣、大檐帽、領(lǐng)帶;
3.迷彩服
附2:檢查情況登記表
項目
狀況
不合格姓名
頭發(fā)
著裝
皮鞋
襪子
指甲
儀容
_____年____月____日檢查人:
第9篇 物業(yè)精細(xì)化管理案例--裝修管理
物業(yè)精細(xì)化管理案例培訓(xùn)--裝修管理
寫字樓內(nèi)一租戶入駐,履行驗房及裝修審批程序后,在裝修時,發(fā)現(xiàn)天花板內(nèi)布線較多,于是找到管理處予以解決。維修人員推測是前租戶裝修后導(dǎo)致的,管理處負(fù)責(zé)將天花板布線情況進(jìn)行恢復(fù)。
精細(xì)化操作建議:
1、入駐流程及退房流程應(yīng)明確,對驗房的具體內(nèi)容及要求應(yīng)清晰全面;
2、退房時需對應(yīng)入駐及裝修的具體情況進(jìn)行檢驗,以防漏項;
3、相關(guān)流程做好記錄,并有負(fù)責(zé)人簽字,對特殊情況要予以標(biāo)明;
4、加強維修的巡視檢查次數(shù),提高服務(wù)質(zhì)量。
第10篇 物業(yè)公司程序文件信息傳遞管理程序
1.目的
規(guī)范公司信息傳遞流程,加強信息管理,充分發(fā)揮信息管理工作在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用。
2.范圍
適用于公司范圍內(nèi)信息管理工作的全過程。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理辦公室為公司信息管理工作的主管部門,負(fù)責(zé)公司所有相關(guān)信息的收集、整合、傳遞、跟蹤及分析工作。
3.2各部門經(jīng)理是本部門信息管理工作第一責(zé)任人,對本部門信息管理工作的有效性、及時性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
3.3各部門指定專人擔(dān)任信息員,負(fù)責(zé)本部門各項日常信息管理工作。
4.方法和過程控制
4.1信息的收集
4.1.1 總經(jīng)理辦公室應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)、媒體、政府機關(guān)、行業(yè)協(xié)會、**集團(tuán)及集團(tuán)內(nèi)其它企業(yè)等渠道,建立并不斷完善公司的信息收集系統(tǒng)。
4.1.2總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)收集以下信息:
a.物業(yè)管理和企業(yè)經(jīng)營的相關(guān)法律、法規(guī);政府、主管部門、行業(yè)協(xié)會的通知、通告、指令及信息等;
b.房地產(chǎn)、物業(yè)管理行業(yè)的新聞、動態(tài)、信息等;
c.公司內(nèi)部的管理信息、突發(fā)事件、重要會議及活動信息等;
d.新聞媒介對本公司、**地產(chǎn)、集團(tuán)總部及集團(tuán)內(nèi)其它企業(yè)的報道;
e.與經(jīng)營管理相關(guān)的信息和資訊,如相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)信息、先進(jìn)的管理經(jīng)驗等;
f.**集團(tuán)總部、**地產(chǎn)公司及集團(tuán)內(nèi)其他公司的有關(guān)信息。
4.1.3公司各部門負(fù)責(zé)收集以下信息:
a.公司其他部門發(fā)送的各類工作信息;
b.來自顧客的投訴、建議、需求等信息;
c.其他部門的日常管理經(jīng)驗和舉措;
d.與本部門相關(guān)的政府及行業(yè)信息;
e.部門的管理信息、緊急事件、重要會議及活動等。
4.2公司內(nèi)部信息的傳遞
4.2.1 每月2日和17日pm17:30前,各部門應(yīng)將上一期的日常信息,填入《業(yè)務(wù)(職能)部門信息半月報》并上載到內(nèi)部信息網(wǎng)(如遇休息日或節(jié)假日,報送時限順延)。半月報的信息區(qū)間為每月1日至15日為上半月,每月16日至月底為下半月;
4.2.2 每月1日前制定本部門月工作計劃,并將上月工作完成情況在月工作計劃表中體現(xiàn),上載到內(nèi)部信息網(wǎng)相應(yīng)欄目;
4.2.3 部門級重要會議應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成《會議紀(jì)要》,通過郵件形式發(fā)送公司總經(jīng)理辦公室;
4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理報告》,并在公司內(nèi)部網(wǎng)頁相應(yīng)欄目內(nèi)發(fā)布;
4.2.5公司及各職能部門現(xiàn)行制度所要求即時報送并處理的各類信息,如突發(fā)事件、重大投訴等,由各部門按照相關(guān)制度或體系文件要求的格式和時限以郵件形式主報歸口部門并抄報總經(jīng)理辦公室;
4.2.6各部門發(fā)生突發(fā)事件除按上述要求處理外,還應(yīng)在事發(fā)后1小時內(nèi)知會總經(jīng)理辦公室和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),報送形式不限。同時每隔3-5天將處理過程和結(jié)果反饋總經(jīng)理辦公室和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),直至問題處理完畢;
4.2.7信息員若不能確定信息報送部門,重要性較高的信息,工作時間發(fā)生的應(yīng)在發(fā)生當(dāng)日,非工作時間發(fā)生的應(yīng)在事件發(fā)生后1個工作日內(nèi)以《信息快報》的形式上報總經(jīng)理辦公室;
4.2.8各部門《信息半月報》和《信息快報》的內(nèi)容原則上不應(yīng)重復(fù);
4.2.9向公司全體發(fā)送的信息,可在內(nèi)部信息網(wǎng)的網(wǎng)上公告欄目發(fā)布,原則上此類信息不再用outlook形式發(fā)送,以提高工作效率;
4.2.10重要信息必須通過郵件形式按限定級別發(fā)送,不得通過信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)
4.2.11各部門應(yīng)定期對本部門網(wǎng)頁內(nèi)容進(jìn)行更新和維護(hù),強化內(nèi)部網(wǎng)的使用效率;
4.2.12職能部門在內(nèi)部信息網(wǎng)發(fā)布的需下發(fā)到各部門的信息,應(yīng)注明傳送級別,由各部門信息員根據(jù)要求采取打印、張貼、傳閱或會議等形式傳達(dá)到部門內(nèi)相應(yīng)級別,未附傳送級別的信息視為要求傳達(dá)到全體員工;
4.2.13各部門如需職能部門協(xié)助完成某項工作,應(yīng)同時將郵件抄送對方部門經(jīng)理或業(yè)務(wù)主管,否則將視為無效信息。
4.3公司信息的傳遞
4.3.1總經(jīng)理辦公室每月3日和18日負(fù)責(zé)匯總公司半月工作信息,完成公司《物業(yè)管理半月報》的編輯和上載,報送集團(tuán)物業(yè)管理部,抄報集團(tuán)辦公室、設(shè)計工程部和**地產(chǎn)公司;
4.3.2若公司發(fā)生重大事件,總經(jīng)理辦公室應(yīng)在事件發(fā)生后兩個工作日內(nèi)編輯公司《物業(yè)信息快報》,報送集團(tuán)物業(yè)管理部及地產(chǎn)公司。且在事件發(fā)生后及時將處理情況報送集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門,并跟蹤事件進(jìn)展,直至問題妥善處理完畢;
4.3.3公司級會議由總經(jīng)理辦公室在會議結(jié)束后三個工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要,并傳遞至相關(guān)人員;
4.3.4除在固定時間向集團(tuán)和地產(chǎn)公司報送固定欄目信息外,總經(jīng)理辦公室還應(yīng)及時將公司各類重要管理信息、重要人事變動、活動信息等及時報送集團(tuán)相關(guān)部門和地產(chǎn)公司。
4.4 信息的分析和處理
4.4.1各部門上報的信息,由各信息歸口的職能部門負(fù)責(zé)整合、分析、處理或反饋;
4.4.2沒有明確信息歸口部門的信息,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)整合、分析、處理或反饋;
4.4.3各負(fù)責(zé)信息分析處理的部門應(yīng)視具體信息內(nèi)容,知會公司領(lǐng)導(dǎo)并及時就相關(guān)事件、部門或個人提出適時處理意見。
4.5信息管理制度
4.5.1各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)信息管理的操作流程,以確保公司整個信息系統(tǒng)的正常有效運作。
4.5.2各部門應(yīng)結(jié)合本部門的具體情況,制定包括部門內(nèi)部收集、傳遞、發(fā)布等工作流程的信息管理制度,明確各相關(guān)崗位對本部門信息管理工作應(yīng)負(fù)的責(zé)任,確保部門各項信息管理工作的順利開展。
4.5.3各部門信息員崗位若發(fā)生變動,必須及時通報總經(jīng)理辦公室,并完善各項交接手續(xù),前任信息員或總經(jīng)理辦公室應(yīng)對新信息員進(jìn)行必要的培訓(xùn),以保證信息管理工作的連續(xù)性?？偨?jīng)理辦公室應(yīng)制作并不斷修訂完善《內(nèi)部網(wǎng)網(wǎng)頁制作教材》,以幫助各部門信息員掌握信息網(wǎng)的各項操作。
4.5.4各部門應(yīng)保持開放心態(tài),及時、準(zhǔn)確地發(fā)布或傳遞各類信息,公司賦予各部門信息員越過直屬上級或部門經(jīng)理直接向公司信息主管部門報送信息的權(quán)力,各部門不得用任何方法限制或阻撓信息員正常的信息報送工作,對因信息報送不及時或漏報造成嚴(yán)重后果的,將追究信息員的責(zé)任。
4.5.5各部門信息員須對各類信息及時進(jìn)行跟蹤反饋,信息跟蹤反饋工作
應(yīng)貫穿事件處理的全過程,直至事件處理完成后關(guān)閉,以保證所有問題都能夠得到實時有效地解決。
4.5.6信息傳遞專用郵箱及帳號僅供工作使用,不得用于任何私人目的,損害公司利益,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認(rèn)識的企業(yè)或機構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。
4.5.7網(wǎng)絡(luò)使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守internet國際慣例,遵守國家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)使用法律規(guī)定和公司網(wǎng)絡(luò)及郵件使用的相關(guān)規(guī)定,對于違反上述規(guī)定對公司造成損失的將追究相關(guān)人員的責(zé)任。
5、質(zhì)量記錄表格
第11篇 麗江物業(yè)管理評審控制程序
1.0 目的
按計劃的時間間隔評審質(zhì)量管理體系,包括對質(zhì)量方針、目標(biāo)的評審,確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的適應(yīng)性、充分性和有效性。
2.0 范圍
適用于對麗江花園物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系的評審。
3.0 職責(zé)
3.1總經(jīng)理主持管理評審會議并負(fù)責(zé)對《管理評審報告》的審批。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系運行情況,組織管理評審會議的召開,組織編寫《管理評審報告》。
3.3行政部負(fù)責(zé)評審計劃的制定,收集并提供管理評審所需資料,建立并保存管理評審會議記錄,協(xié)助管理者代表編制《管理評審報告》,負(fù)責(zé)組織對評審后的糾正、預(yù)防措施的跟蹤和驗證。
3.4各部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、提供與本部門工作有關(guān)的對質(zhì)量管理體系評審所需的資料、參加管理評審會議,實施會議提出的糾正與預(yù)防措施。
4.0 定義(無)
5.0 工作程序
5.1管理評審頻次
5.1.1 管理評審每年至少進(jìn)行一次,發(fā)生下列情況可增加評審次數(shù),具體評審時機由總經(jīng)理確定。
5.1.2 內(nèi)部審核之后,外部(第二或第三方)審核之前。
5.1.3 出現(xiàn)重大質(zhì)量事故或有重大的客戶投訴。
5.1.4 認(rèn)證證書即將到期。
5.1.5 社會環(huán)境、市場需求、公司機構(gòu)發(fā)生重大變化。
5.1.6 總經(jīng)理認(rèn)為必要時。
5.2評審前的準(zhǔn)備工作
5.2.1 行政部必須于管理評審前編制《管理評審計劃》,報管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。計劃主要內(nèi)容包括:
a) 評審時間;
b) 評審目的;
c) 評審范圍及評審重點;
d) 參加評審部門(人員);
e) 評審依據(jù);
f) 評審內(nèi)容。
5.2.2 行政部在管理評審前做好會議籌備工作,并通知參加評審的人員以及準(zhǔn)備本次評審的計劃和有關(guān)資料。
5.2.3 各有關(guān)部門應(yīng)整理好本部門質(zhì)量管理體系運行的相關(guān)資料送行政部匯總整理后報管理者代表。
5.2.4 參加管理評審會議人員:總經(jīng)理及受邀請的部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員。
5.3評審輸入
管理評審輸入包括以下方面的內(nèi)容:
5.3.1質(zhì)量方針、目標(biāo)和指標(biāo)的貫徹實施情況及其適宜性。
5.3.2審核結(jié)果(包括內(nèi)部、外部質(zhì)量管理體系審核的結(jié)果)。
5.3.3質(zhì)量管理體系運行的有效性及其組織結(jié)構(gòu)的配置和調(diào)整。
5.3.4顧客反饋情況,包括滿意程度測量結(jié)果及與顧客溝通的結(jié)果等。
5.3.5過程業(yè)績和產(chǎn)品的符合性,包括過程、產(chǎn)品測量和監(jiān)控的結(jié)果。
5.3.6改進(jìn)、預(yù)防和糾正措施的狀況,包括對糾正和預(yù)防措施的實施及其有效性的監(jiān)控結(jié)果。
5.3.7以往管理評審的跟蹤措施的實施及有效性。
5.3.8可能影響質(zhì)量管理體系的變更。
5.3.9相關(guān)方所關(guān)心的問題。
5.3.10改進(jìn)的建議及其它。
5.4實施評審
5.4.1 總經(jīng)理主持召開管理評審會議,管理者代表報告質(zhì)量管理體系的總體運行情況,有關(guān)部門匯報質(zhì)量管理體系運行的相關(guān)情況,參加會議的各部門負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員對評審輸入進(jìn)行評價,對存在或潛在的不合格提出糾正和預(yù)防措施,確定責(zé)任人員和整改要求。
5.4.2 總經(jīng)理對所涉及管理評審內(nèi)容作出結(jié)論性的評價意見,行政部負(fù)責(zé)形成會議記錄。
5.5評審輸出
管理評審的輸出包括以下方面的任何決定和措施:
5.5.1 質(zhì)量管理體系及其過程有效性的改進(jìn),包括對質(zhì)量方針、目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、過程控制和產(chǎn)品質(zhì)量方面的評價。
5.5.2 與顧客要求有關(guān)的產(chǎn)品的改進(jìn),對現(xiàn)有產(chǎn)品符合要求的評價,包括是否需要進(jìn)行產(chǎn)品、過程審核等與評審內(nèi)容相關(guān)要求。
5.5.3 資源需求等。
5.6管理評審報告
5.6.1 管理評審結(jié)束后,由行政部協(xié)助管理者代表起草《管理評審報告》。
《管理評審報告》內(nèi)容如下:
a)本次評審的目的、范圍、依據(jù)和信息;
b)參加本次評審的人員、日期、地點;
c)對質(zhì)量管理體系評審的綜述和結(jié)論;
d)相關(guān)部門需采取的糾正或預(yù)防措施。
5.6.2 《管理評審報告》經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,形成正式文件,發(fā)至每個參加評審活動的部門及相關(guān)人員。
5.6.3 根據(jù)《管理評審報告》的要求,各相關(guān)部門實施糾正或預(yù)防措施。
5.6.4 行政部跟蹤《管理評審報告》有關(guān)要求落實的情況,各部門協(xié)助,并向管理者代表報告,管理者代表組織對相關(guān)部門改進(jìn)的有效性進(jìn)行驗證。
5.6.5 糾正或預(yù)防措施如涉及質(zhì)量管理體系文件的修改,按《文件控制程序》進(jìn)行。
5.6.6 《管理評審報告》及評審會議中形成的其它質(zhì)量記錄由行政部歸檔保存。
6.0 相關(guān)文件
6.1《文件控制程序》rgpm
第12篇 某小區(qū)物業(yè)管理處機構(gòu)編制說明
小區(qū)物業(yè)管理處機構(gòu)編制說明
根據(jù)管理處實際應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)與范圍,管理處設(shè)專職經(jīng)理(主任)1人,主持管理處全盤工作,組織落實管理處各項工作的實施和檢查,對日常工作出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的糾偏指導(dǎo)。
其下劃分為以下五個職能部門:
1、財務(wù)室:負(fù)責(zé)整個管理處的物業(yè)管理服務(wù)費、公共維修基金、車位使用費及營業(yè)外收入的收繳,日常運營經(jīng)費支出管理,管理處帳務(wù)處理。負(fù)責(zé)每季度向各小區(qū)住戶公布財務(wù)報表的制表和公布。財務(wù)室設(shè)會計1人負(fù)責(zé)整個管理處的帳務(wù)處理,對所轄小區(qū)進(jìn)行獨立建帳。各小區(qū)分別設(shè)立1個出納人員,各自負(fù)責(zé)本小區(qū)物業(yè)管理服務(wù)費、公共維修基金、車位使用費及營業(yè)外收入的收繳和日常收支流水帳的登帳,同時負(fù)責(zé)轄區(qū)住戶的報修、投訴申請的登記和轉(zhuǎn)達(dá)以及其他事務(wù)工作。
2、行政事務(wù)室:負(fù)責(zé)管理處日常行政事務(wù)處理、人員招聘工作、住戶投訴處理、住戶回訪工作、住戶滿意度調(diào)查等客戶服務(wù)工作。行政事務(wù)室設(shè)管服主管1人,主管行政事務(wù)室全面工作,具體負(fù)責(zé)一個小區(qū)的客戶服務(wù)工作。設(shè)立事務(wù)助理1人,具體負(fù)責(zé)一個小區(qū)的客戶服務(wù)工作。
3、維修管理室:負(fù)責(zé)小區(qū)日常公共設(shè)施、設(shè)備的維修保養(yǎng),負(fù)責(zé)小區(qū)住戶的有償維修服務(wù)。由于各小區(qū)沒有較大設(shè)施設(shè)備,故僅物業(yè)公司總部設(shè)立一個維修管理室,維修室設(shè)維修工二名,負(fù)責(zé)處理各社區(qū)的突發(fā)事件。維修管理室設(shè)主管1人,負(fù)責(zé)小區(qū)的維修計劃的制訂、計劃性維修的組織、指導(dǎo)和實施,負(fù)責(zé)小區(qū)突發(fā)維修項目的組織和調(diào)度。
4、環(huán)境管理室:負(fù)責(zé)小區(qū)日常清潔保潔,小區(qū)綠化、植物的養(yǎng)護(hù)、修剪。環(huán)境管理室設(shè)主管1人,負(fù)責(zé)對所轄小區(qū)日常清潔、保潔、綠化工作的檢查、指導(dǎo)和作業(yè)計劃的制訂、組織、實施。在清潔保潔、綠化養(yǎng)護(hù)外包時,環(huán)境室與行政事務(wù)室則合并組成物業(yè)管理室。
5、安全管理室:負(fù)責(zé)所轄社區(qū)安管隊的管理,統(tǒng)籌計劃安排小區(qū)內(nèi)的公共秩序管理、物業(yè)使用安全管理、消防安全管理、車輛出入管理、物品搬遷管理和住戶及人員(流動人口)流動管理。安全管理室設(shè)安全主管1人,負(fù)責(zé)制訂并組織實施小區(qū)的公共秩序管理方案、突發(fā)事件處理預(yù)案,指導(dǎo)并監(jiān)督各小區(qū)安管隊的車輛出入管理、物品搬遷管理和住戶及人員(流動人口)流動登記管理,負(fù)責(zé)對各小區(qū)安管隊日常工作偏差的糾集指導(dǎo)。各社區(qū)安管隊設(shè)隊長1人,具體負(fù)責(zé)所轄社區(qū)安管隊日常工作的安排和突發(fā)事件的處理。各小區(qū)安管隊員編制設(shè):大門崗每班1人、側(cè)門崗每1人,監(jiān)控中心每班1人,小區(qū)巡邏崗不少至2人。每班5人×3班=15人,另設(shè)輪休人員1人,共計16人。每班設(shè)班長1人,班長為巡邏崗,便于巡回對本班工作進(jìn)行全盤掌握。
