第1篇 某物業(yè)管理公司保安部質(zhì)量目標(biāo)
物業(yè)管理公司保安部質(zhì)量目標(biāo)
根據(jù)公司總質(zhì)量目標(biāo),保安部特制定以下分目標(biāo),作為公司保安工作及各管理處保安工作考核依據(jù):
1.管轄區(qū)內(nèi)無(wú)重大安全責(zé)任事故,區(qū)內(nèi)治安案件年發(fā)生率占總?cè)丝诘?.2%,無(wú)重大火災(zāi)、刑事和交通事故。
2.業(yè)主對(duì)管轄區(qū)保安服務(wù)滿(mǎn)意率達(dá)95%以上。
3.無(wú)重大業(yè)主投訴。
4.有效投拆處理100%。
5.保安員上崗前培訓(xùn)合格率達(dá)100%。
第2篇 三級(jí)文件：物業(yè)促銷(xiāo)及宣傳行為管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
物業(yè)三級(jí)文件:促銷(xiāo)及宣傳行為管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
1、目的
對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)外來(lái)商戶(hù)的各種促銷(xiāo)及宣傳行為進(jìn)行管理,確保小區(qū)正常的公共秩序和生活環(huán)境。
2、適用范圍
適用于對(duì)外界主動(dòng)提供上門(mén)的或由物管處為方便住戶(hù)而聯(lián)系的各種促銷(xiāo)和宣傳活動(dòng)(政府機(jī)構(gòu)、國(guó)家事業(yè)單位組織的各類(lèi)活動(dòng)除外)的管理。
3、職責(zé)
3.1各管理處負(fù)責(zé)各類(lèi)促銷(xiāo)和宣傳活動(dòng)的申請(qǐng)的洽談,經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。
3.2管理處專(zhuān)人負(fù)責(zé)聯(lián)系安排和協(xié)調(diào)各種促銷(xiāo)/宣傳活動(dòng)的進(jìn)行。
3.3社區(qū)服務(wù)員(客戶(hù)服務(wù)員)負(fù)責(zé)對(duì)促銷(xiāo)/宣傳過(guò)程的巡查、監(jiān)督,提供必要的協(xié)助。
4、方法和過(guò)程控制
4.1各管理處應(yīng)確定本社區(qū)可以進(jìn)行室外展示的地點(diǎn)、部位,報(bào)小區(qū)經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
4.2對(duì)于在小區(qū)進(jìn)行臨時(shí)性展/促銷(xiāo)活動(dòng)商戶(hù)的管理。
4.2.1展示的歸口管理部門(mén)為管理處,具體同商家的合作事宜由管理處指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)談判,談判結(jié)果的審批權(quán)在管理處經(jīng)理。
4.2.2每個(gè)展位6平方米,超過(guò)須增加費(fèi)用,每增加6平方米(含6平方米)按增加一個(gè)展位的費(fèi)用計(jì)算。
4.2.3展示費(fèi)用在公司規(guī)定的框架內(nèi)根據(jù)各小區(qū)實(shí)際情況談判。
4.2.4需在小區(qū)內(nèi)進(jìn)行臨時(shí)性展/促銷(xiāo)活動(dòng)的商戶(hù),應(yīng)請(qǐng)其到管理處進(jìn)行登記并填寫(xiě)《臨時(shí)展位申請(qǐng)表》,并提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照或其復(fù)印件。如果展/促銷(xiāo)活動(dòng)涉及到服務(wù)人員技能及政府部門(mén)管理規(guī)定要求的行為,須出具政府主管部門(mén)的批準(zhǔn)文件。
4.2.5對(duì)于展/促銷(xiāo)商戶(hù)提供的證明,管理處指定的負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行核對(duì)。如果其不能提供所要求的證明或?qū)ζ渌峁┑淖C明的真實(shí)性產(chǎn)生懷疑,應(yīng)拒絕其臨時(shí)性展/促銷(xiāo)申請(qǐng)的要求。如果申請(qǐng)方是專(zhuān)營(yíng)廣告業(yè)務(wù)的企業(yè)或兼營(yíng)廣告業(yè)務(wù)的單位,還要驗(yàn)證其《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》或《廣告經(jīng)營(yíng)許可證》。
4.2.6管理處與商戶(hù)進(jìn)行洽談合作事宜,并將在展示期間應(yīng)遵守的規(guī)定予以告知。雙方認(rèn)可一切事項(xiàng)后商戶(hù)交納臨時(shí)展示費(fèi),報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.2.7展示有以下內(nèi)容的,不予批準(zhǔn):
a、違反我國(guó)法律、法規(guī)的;
b、損害我國(guó)民族尊嚴(yán)的;
c、有*、淫穢、迷信、荒誕內(nèi)容的;
d、弄虛作假的;
e、貶低同類(lèi)產(chǎn)品的;
f、產(chǎn)品質(zhì)量不符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的。
4.2.8社區(qū)服務(wù)部應(yīng)向促銷(xiāo)/宣傳人員發(fā)放《臨時(shí)展位申請(qǐng)表》b聯(lián),并向促銷(xiāo)/宣傳人員指定展示地點(diǎn),促銷(xiāo)/宣傳人員可憑此單出入小區(qū)。
4.3對(duì)需長(zhǎng)期在小區(qū)內(nèi)進(jìn)行促銷(xiāo)或宣傳的商戶(hù)之管理。
4.3.1商戶(hù)需要長(zhǎng)期在小區(qū)內(nèi)進(jìn)行促銷(xiāo)或宣傳活動(dòng),應(yīng)事先向社區(qū)服務(wù)部提出申請(qǐng),并填寫(xiě)《臨時(shí)展位申請(qǐng)表》。促銷(xiāo)和宣傳的產(chǎn)品須出具有關(guān)部門(mén)的檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等資料;涉及服務(wù)人員技能及政府部門(mén)管理規(guī)定要求的促銷(xiāo)/宣傳行為,須出具政府主管部門(mén)的批準(zhǔn)文件。
4.3.2若展示期為一個(gè)月(含一個(gè)月以上),管理處根據(jù)行情確定展示費(fèi)用框架報(bào)公司審批;管理處經(jīng)理根據(jù)審批后的范圍與商戶(hù)進(jìn)行洽談;如遇特殊情況需優(yōu)惠或減免展位費(fèi)的如配合營(yíng)銷(xiāo)部或舉辦活動(dòng)進(jìn)行展示的管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后現(xiàn)場(chǎng)出納方可辦理展示聯(lián)辦單。
4.3.3促銷(xiāo)或宣傳活動(dòng)不得散發(fā)、張貼宣傳單頁(yè)及印刷品,不得在園區(qū)懸掛條幅。
4.3.4在接到有關(guān)申請(qǐng)后,社區(qū)服務(wù)部應(yīng)對(duì)促銷(xiāo)/宣傳單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期、負(fù)責(zé)人和相關(guān)資信予以驗(yàn)證,對(duì)促銷(xiāo)/宣傳人員進(jìn)行審核,包括人員的身份、使用的工具及負(fù)責(zé)人聯(lián)系辦法等。社區(qū)服務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)《臨時(shí)展位申請(qǐng)表》進(jìn)行審批并根據(jù)實(shí)際情況決定是否簽訂合同或協(xié)議。
4.3.5社區(qū)服務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員將批準(zhǔn)意見(jiàn)知會(huì)促銷(xiāo)/宣傳單位,并安排有關(guān)人員予以管理與配合,有關(guān)促銷(xiāo)/宣傳單位的各種資料(《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》或《廣告經(jīng)營(yíng)許可證》)須建檔保存。
4.3.6進(jìn)出小區(qū)的促銷(xiāo)/宣傳人員必須按規(guī)定持社服部發(fā)放的《臨時(shí)展位申請(qǐng)表》b聯(lián)。
4.4公共秩序管理員負(fù)責(zé)驗(yàn)證聯(lián)辦單的有效性,若展示單位無(wú)聯(lián)辦單或有效證明,要立即制止并上報(bào)管理處。
4.5社區(qū)服務(wù)部有關(guān)人員須對(duì)進(jìn)場(chǎng)促銷(xiāo)/宣傳人員進(jìn)行管理和監(jiān)督,對(duì)于只準(zhǔn)在指定的場(chǎng)合進(jìn)行的活動(dòng),促銷(xiāo)/宣傳人員應(yīng)按物管處規(guī)定的時(shí)間進(jìn)、出場(chǎng),自覺(jué)遵守小區(qū)的安全管理規(guī)定和清潔衛(wèi)生管理規(guī)定,不得損壞公共設(shè)施。
4.5.1促銷(xiāo)/宣傳人員的著裝及宣傳攤位的擺放須符合小區(qū)要求,以保證小區(qū)良好的形象。
4.5.2促銷(xiāo)/宣傳人員攜帶顧客的物品離開(kāi)小區(qū)時(shí)需按物資搬運(yùn)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
4.6社區(qū)服務(wù)部對(duì)來(lái)社區(qū)進(jìn)行展示的商戶(hù)建立目錄,并對(duì)其在展示期間的表現(xiàn)結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)和登記。
4.7對(duì)于違反有關(guān)規(guī)定的商戶(hù),可以將其列為“不受歡迎”的商戶(hù)并不允許其今后在小區(qū)內(nèi)進(jìn)行展/促銷(xiāo)活動(dòng)。
5、相關(guān)文件
無(wú)
6、質(zhì)量記錄表格
**wy7.5.1-k03-03-f1《臨時(shí)展位申請(qǐng)表》
第3篇 項(xiàng)目物業(yè)管理處員工獎(jiǎng)懲機(jī)制
項(xiàng)目物業(yè)管理處員工的獎(jiǎng)懲機(jī)制
1、獎(jiǎng)勵(lì)
(1)獎(jiǎng)勵(lì)情形
如有下列情形,公司將予獎(jiǎng)勵(lì):
*對(duì)改革物業(yè)管理、提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻(xiàn)者。
*在服務(wù)工作中創(chuàng)造出優(yōu)異成績(jī),多次受到客戶(hù)表?yè)P(yáng)者。
*嚴(yán)格控制開(kāi)支、節(jié)約費(fèi)用有顯著成效者。
*提出合理化建議,并經(jīng)實(shí)施有顯著成效者。
*為公司取得重大經(jīng)濟(jì)效益者。
*為公司取得重大社會(huì)榮譽(yù)者。
(2)獎(jiǎng)勵(lì)方式
獎(jiǎng)勵(lì)方式為:下發(fā)《獎(jiǎng)勵(lì)通知書(shū)》、通報(bào)表?yè)P(yáng)、升職、授予榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、頒發(fā)獎(jiǎng)狀和獎(jiǎng)金等。
2、處分
如有違反以下情況之一的,視其情節(jié)輕重按下列規(guī)則予以紀(jì)律處分:
(1)口頭警告
*工作態(tài)度不認(rèn)真的(如值班時(shí)看報(bào)紙、吃零食、吸煙、聽(tīng)音樂(lè)、喧嘩、離崗等)。
*值班時(shí)制服衣著不整的。
*個(gè)人衣著打扮、外觀(guān)形象、儀容儀表不符合要求的。
*遲到、早退在十分鐘以?xún)?nèi)的。
*在本物業(yè)范圍內(nèi)粗言穢語(yǔ)的。
*做出任何有損公共衛(wèi)生的事,如隨地吐痰、亂丟垃圾或亂寫(xiě)亂畫(huà)等。
*占用本物業(yè)電話(huà)作私人用途的。
*工作散漫或粗心大意的。
*違反安全守則或項(xiàng)目規(guī)定的。
*下班后,無(wú)特殊原因仍在本物業(yè)范圍內(nèi)逗留的。
*忘記佩戴員工證的。
*未經(jīng)同意,穿著制服外出的。
*未經(jīng)許可,擅自截留、撕毀服務(wù)中心安排傳閱的各項(xiàng)有關(guān)規(guī)定、通知、公告等的。
(2)書(shū)面警告
*擅離工作崗位或遲到、早退超過(guò)十分鐘的。
*值班時(shí)打瞌睡的。
*曠工一天的。
*對(duì)上級(jí)不禮貌,頂撞、違背或不服從主管或上級(jí)合理工作指令的。
*對(duì)用戶(hù)、同事粗暴或不禮貌的。
*蓄意損耗、損壞物業(yè)公司財(cái)物的。
*在物業(yè)公司內(nèi)銷(xiāo)售、買(mǎi)賣(mài)私人物品的。
*制造謠言或惡意中傷其他同事或物業(yè)公司業(yè)務(wù)的。
*在公司內(nèi)聚賭或睡覺(jué)的。
*未經(jīng)許可,將物業(yè)公司的物品移送別處的。
*在物業(yè)公司內(nèi)私自派發(fā)各類(lèi)文字或印刷品的。
*拾遺不報(bào)的。
*消極怠工,態(tài)度不端正,在崗上、禁煙區(qū)、禁區(qū)或公共區(qū)域吸煙的。
*有嚴(yán)重失職行為的。
*未經(jīng)同意私自接聽(tīng)私人電話(huà)時(shí)間超過(guò)五分鐘的。
*未經(jīng)同意私自換班或調(diào)崗的。
3.即時(shí)開(kāi)除
*使用恐嚇手段,威脅、危害同事人身安全的。
*工作時(shí)間飲用酒類(lèi)或服用麻醉藥物的。
*偷竊的。
*虛報(bào)個(gè)人概況資料的。
*對(duì)外泄露物業(yè)公司商業(yè)管理機(jī)密的。
*收受賄賂或向別人行賄的。
*連續(xù)曠工2天的。
*攜帶違禁物品的(如武器、毒品、爆炸品等)。
*構(gòu)成刑事犯罪或觸犯國(guó)家法律、法規(guī)的。
*因?yàn)^職給物業(yè)公司帶來(lái)重大損失的。
*無(wú)事生非,挑起事端或動(dòng)手打人的(造成傷害自行承擔(dān)有關(guān)費(fèi)用)。
*擅離職守或值班睡覺(jué)給物業(yè)公司造成嚴(yán)重后果的。
*違反安全條例或守則,導(dǎo)致重大損失的。
*未經(jīng)許可,以物業(yè)公司名義對(duì)外承諾、簽合同、訂協(xié)議、發(fā)函件等造成影響的。
第4篇 物業(yè)企業(yè)管理體系文件之總說(shuō)明
物業(yè)企業(yè)管理體系文件總說(shuō)明
一、體系文件的構(gòu)成及分類(lèi)
生產(chǎn)、研發(fā)
一級(jí)文件
二級(jí)文件
三級(jí)文件
四級(jí)文件
對(duì)物業(yè)管理企業(yè)而言,公司的管理體系,基本可由以下四個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成:質(zhì)量、環(huán)境管理體系;營(yíng)銷(xiāo)管理體系;人事行政管理體系;財(cái)務(wù)管理體系。其分別對(duì)應(yīng)企業(yè)的'生產(chǎn)、研發(fā);營(yíng)銷(xiāo);人事;財(cái)務(wù)'五種基本職能。
文件體系分四個(gè)層次,'管理手冊(cè)'為一級(jí)文件,'程序文件'為二級(jí)文件,'工作手冊(cè)'為三級(jí)文件,'企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)'為四級(jí)文件。
二、體系文件使用指南
質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件
我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過(guò)認(rèn)證,符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標(biāo)準(zhǔn)要求。
質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè):iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標(biāo)準(zhǔn),適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別,企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點(diǎn),用行業(yè)的語(yǔ)言來(lái)理解、描述iso9001、 iso14001標(biāo)準(zhǔn)條款的要求,從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》章節(jié)號(hào)和iso9001標(biāo)準(zhǔn)基本相同,通過(guò)把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中,將其進(jìn)行整合。《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》是企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境體系的一級(jí)文件,通過(guò)閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》,可對(duì)物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)職權(quán)分配、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實(shí)現(xiàn)過(guò)程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測(cè)分析和改進(jìn)方法等有一個(gè)整體綜合的理解。
程序文件:《程序文件》對(duì)物業(yè)管理活動(dòng)中的重要過(guò)程、重要環(huán)境因素進(jìn)行了識(shí)別,并告訴每個(gè)過(guò)程應(yīng)做什么、什么時(shí)間做、什么地點(diǎn)做、由誰(shuí)來(lái)做、為什么要做,如何做,即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級(jí)文件。
接管入伙手冊(cè):本手冊(cè)和以下手冊(cè)均為質(zhì)量體系中的第三級(jí)文件,基本按專(zhuān)業(yè)進(jìn)行劃分。本手冊(cè)詳細(xì)地描述了房屋接管過(guò)程與業(yè)主入伙過(guò)程的5w1h(比程序文件要詳細(xì)得多),并提供了部分工作標(biāo)準(zhǔn)、方法、流程及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)索引等。
工程管理手冊(cè):包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容。介紹了土建、設(shè)備、精裝修管理模式、制度及運(yùn)作程序。
支持《工程管理手冊(cè)》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》、《紅旗設(shè)備檢評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》、《計(jì)量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個(gè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(四級(jí)文件)?！斗课菰O(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法、使用規(guī)程、經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行措施等內(nèi)容,《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》為我司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),按'三級(jí)保養(yǎng)'詳細(xì)敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。《節(jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。
清潔綠化手冊(cè):實(shí)施清潔綠化工作的管理手冊(cè)。包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、綠化標(biāo)準(zhǔn)、清潔過(guò)程控制程序、綠化過(guò)程控制程序、清潔檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、綠化檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。
安全護(hù)衛(wèi)手冊(cè):由安全管理、消防管理、車(chē)輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護(hù)衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車(chē)輛管理中的轄區(qū)和車(chē)場(chǎng)管理。包括部分應(yīng)急情況的處理,如消防演習(xí)、緊急集合等方面。另對(duì)護(hù)衛(wèi)員的職責(zé)、紀(jì)律、權(quán)限、著裝方面進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。
應(yīng)急手冊(cè):識(shí)別了物業(yè)管理活動(dòng)中可能出現(xiàn)的緊急情況、災(zāi)害、事故,并制定了預(yù)防、反應(yīng)措施及解決方案。
服務(wù)手冊(cè):廣義上講,物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進(jìn)行的全部活動(dòng)均稱(chēng)為服務(wù),可分為公共服務(wù)、專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊(cè)中的'服務(wù)'是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動(dòng),'客戶(hù)'指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊(cè)是進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)、家政服務(wù)、社區(qū)文化活動(dòng)及會(huì)所管理的指導(dǎo)性文件。
人事行政管理體系
行政管理手冊(cè):按照行政管理方法編制而成的,在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車(chē)輛管理、督辦辦法、公共關(guān)系、對(duì)外宣傳等。
人事手冊(cè):文件規(guī)定了公司對(duì)人力資源的需求、識(shí)別、招聘、評(píng)估、培訓(xùn)、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對(duì)員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細(xì)說(shuō)明。
財(cái)務(wù)管理體系
財(cái)務(wù)管理手冊(cè):財(cái)務(wù)管理手冊(cè)是在嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊(cè),包括財(cái)務(wù)人員職責(zé)、財(cái)務(wù)管理、核算體制、各類(lèi)費(fèi)用政府標(biāo)準(zhǔn)等。
營(yíng)銷(xiāo)管理體系
市場(chǎng)拓展手冊(cè):是企業(yè)開(kāi)拓市場(chǎng)的指導(dǎo)性文件。
第5篇 學(xué)校物業(yè)管理部職能3
學(xué)校物業(yè)管理部職能(三)
a、負(fù)責(zé)制定部門(mén)的工作目標(biāo)。組織部門(mén)內(nèi)部各班組協(xié)同配合共同完成集團(tuán)賦予的職能。
b、做好本部門(mén)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和各項(xiàng)規(guī)范化操作流程的建立,培養(yǎng)和建立一支工作高效服務(wù)專(zhuān)業(yè)的隊(duì)伍。
c、配合集團(tuán)各部門(mén)開(kāi)展工作,做好維修、環(huán)境管理和物業(yè)服務(wù)工作。
d、做好部門(mén)的人力、財(cái)力、物力的預(yù)算,合理節(jié)約,降低運(yùn)行成本。
e、做好學(xué)校周邊環(huán)境的協(xié)調(diào)溝通工作,給學(xué)校的正常教學(xué)工作創(chuàng)造一個(gè)和協(xié)的環(huán)境。
f、接受集團(tuán)的檢查、指導(dǎo),組織人員參與集團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng),加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí),激活員工工作的熱情。
第6篇 物業(yè)管理費(fèi)用收取管理程序
公司程序文件版號(hào):a
修改號(hào):0
ej-qp4.13物業(yè)管理費(fèi)用的收取管理程序 頁(yè)碼:1/4
1.目的:
為規(guī)范物業(yè)管理服務(wù)收費(fèi)行為,確保公司的經(jīng)濟(jì)收入,促進(jìn)公司事業(yè)的運(yùn)作、發(fā)展。
2.適用范圍:
適用于公司經(jīng)營(yíng)管理部對(duì)住戶(hù)收取費(fèi)用的工作。
3.引用文件:
3.1 質(zhì)量手冊(cè)第4.9章
3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9章
4.職責(zé):
4.1經(jīng)營(yíng)管理部主任負(fù)責(zé)年物業(yè)管理費(fèi)用收取的計(jì)劃工作和月收費(fèi)情況的檢查工作。
4.2收費(fèi)員負(fù)責(zé)年度、日常物業(yè)管理費(fèi)用的收取。
4.3物業(yè)管理員負(fù)責(zé)年度、日常物業(yè)管理費(fèi)用收取的統(tǒng)計(jì)報(bào)表工作。
5.工作程序:
5.1計(jì)劃工作:
5.1.1經(jīng)營(yíng)管理部主任每年年初根據(jù)物業(yè)管理委員會(huì)通過(guò)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和政府的各類(lèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)制定《物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)收費(fèi)計(jì)劃》,并報(bào)副總經(jīng)理審核。
5.1.2物業(yè)管理員檢查收費(fèi)員各項(xiàng)收費(fèi)項(xiàng)目表格、報(bào)表是否齊全。
5.1.3物業(yè)管理員協(xié)助綜合辦公室檢查微機(jī)內(nèi)收費(fèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù):住戶(hù)的姓名、樓房號(hào)、面積等是否反映現(xiàn)實(shí)居住情況,由綜合辦公室打印出收費(fèi)表。
5.2費(fèi)用的收取:
5.2.1物業(yè)管理委托服務(wù)費(fèi):
5.2.1.1此項(xiàng)費(fèi)用收費(fèi)期為每年底和次年初,收費(fèi)員在大門(mén)宣傳欄和單元防盜門(mén)右上角張貼收費(fèi)通知。
5.2.1.2住戶(hù)交納費(fèi)用時(shí),收費(fèi)員向住戶(hù)出示《物業(yè)管理委托服務(wù)收費(fèi)表》,住戶(hù)確認(rèn)無(wú)誤后,由住戶(hù)在表上簽字,同時(shí)請(qǐng)住戶(hù)交納費(fèi)用,收費(fèi)員開(kāi)出票據(jù),在收費(fèi)過(guò)程中執(zhí)行服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)。
5.2.1.3收費(fèi)完畢,收費(fèi)員填寫(xiě)《物業(yè)管理委托服務(wù)收費(fèi)臺(tái)帳》,作復(fù)寫(xiě)收據(jù),將錢(qián)或支票交與財(cái)務(wù)部。
5.2.1.4完成上述程序后,收費(fèi)員將程序中涉及的文件移交物業(yè)管理員,物業(yè)管理員審核后歸檔。
5.2.2“五費(fèi)”的收取:
5.2.2.1“五費(fèi)”是指冷水費(fèi)、熱水費(fèi)、燃?xì)赓M(fèi)、電費(fèi)、電話(huà)費(fèi)。收費(fèi)員每月或每?jī)稍孪蜃?hù)收取。
5.2.2.2收費(fèi)員接到市政部門(mén)送來(lái)的水、電、氣費(fèi)交納通知單后,將費(fèi)用、表數(shù)分別填寫(xiě)到《五費(fèi)統(tǒng)收(單元)記錄》表上。
5.2.2.3收單后第二天開(kāi)始,物業(yè)管理員下戶(hù)查表,準(zhǔn)確記錄各表示數(shù),將數(shù)據(jù)計(jì)入《五費(fèi)統(tǒng)收(分戶(hù))記錄》。
5.2.2.4收單后第四天,收費(fèi)員在小區(qū)大門(mén)宣傳欄和單元防盜門(mén)右上角張貼交費(fèi)通知。
5.2.2.5住戶(hù)交費(fèi)時(shí),收費(fèi)員向住戶(hù)出示《五費(fèi)統(tǒng)收(分戶(hù))記錄》,住戶(hù)確認(rèn)后,向住戶(hù)收取費(fèi)用,并開(kāi)據(jù)收據(jù)。過(guò)程中實(shí)行服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)。
5.2.2.6收費(fèi)后收費(fèi)員將錢(qián)和支票填寫(xiě)復(fù)寫(xiě)收據(jù)后交與財(cái)務(wù)部。
5.2.3車(chē)輛的收費(fèi):
5.2.3.1每年不定期向車(chē)主收取車(chē)輛有關(guān)費(fèi)用,收費(fèi)員嚴(yán)格按照《車(chē)輛通行停放收費(fèi)規(guī)定》收費(fèi)。
5.2.3.2當(dāng)車(chē)主通行證、停車(chē)證即將到期時(shí),保安服務(wù)部車(chē)輛管理員應(yīng)通知車(chē)主交費(fèi)。
5.2.3.3車(chē)主到保安服務(wù)部交費(fèi)時(shí),保安服務(wù)部記清車(chē)主姓名、住址、車(chē)牌號(hào),將收取的費(fèi)用及時(shí)交給經(jīng)營(yíng)管理部收費(fèi)員。
5.2.3.4收費(fèi)員核準(zhǔn)后,填寫(xiě)收據(jù),錢(qián)或支票交與財(cái)務(wù)部。
5.2.4有償服務(wù)收費(fèi):
5.2.4.1住戶(hù)申請(qǐng)有償服務(wù)時(shí),物業(yè)管理員如實(shí)填寫(xiě)《有償服務(wù)派工單》,并轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)執(zhí)行。
5.2.4.2工作人員完工后,將派工單由住戶(hù)簽完字后交回收費(fèi)員,由收費(fèi)員通知住戶(hù)交費(fèi),并填寫(xiě)《有償服務(wù)收費(fèi)臺(tái)帳》。
5.3收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整:
5.3.1收費(fèi)員應(yīng)嚴(yán)格按照各項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi),不收無(wú)標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)、不收無(wú)批示的費(fèi)。
5.3.2當(dāng)政府對(duì)某項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整時(shí),經(jīng)營(yíng)管理部主任將政府的文件和本小區(qū)調(diào)整的范圍上報(bào)公司審批,無(wú)需物業(yè)管理委員會(huì)批準(zhǔn),若公司對(duì)內(nèi)部自定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整時(shí),應(yīng)上報(bào)公司審批后,經(jīng)物業(yè)管理委員會(huì)通過(guò)后才能執(zhí)行。
5.3.3審批和通過(guò)后的標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)營(yíng)管理部主任組織管理員、收費(fèi)員學(xué)習(xí)調(diào)整收費(fèi)的文件和本小區(qū)實(shí)行新收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的測(cè)算方法,以便工作人員向住戶(hù)解釋。
5.3.4收費(fèi)員及時(shí)將調(diào)整費(fèi)用的通知在宣欄中通告住戶(hù),物業(yè)管理員將審批文件的復(fù)印件給綜合辦公室保存。
5.3.5在質(zhì)量體系運(yùn)行前已執(zhí)行的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),在質(zhì)量體系運(yùn)行中未作調(diào)整的不執(zhí)行本章程序。
5.4收費(fèi)報(bào)表的制定:
5.4.1收費(fèi)員根據(jù)各項(xiàng)收費(fèi)記錄表,將各項(xiàng)費(fèi)用匯總,每月最后一個(gè)工
作日填寫(xiě)月《物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)匯總表》,每年十二月最后一個(gè)工作日填寫(xiě)年度《物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)匯總表》。
5.4.2上述報(bào)表需收費(fèi)員填寫(xiě),物業(yè)管理員核準(zhǔn),經(jīng)營(yíng)管理部主任
審核。
5.5催繳費(fèi)用:
5.5.1住戶(hù)逾期未交納物業(yè)管理服務(wù)各項(xiàng)費(fèi)用,由收費(fèi)員發(fā)出《費(fèi)用催繳通知單》,限期交付。
5.5.2《費(fèi)用收繳通知單》發(fā)出后,過(guò)期不交又無(wú)正當(dāng)理由的,物業(yè)管理員和收費(fèi)員應(yīng)登門(mén)征徇住戶(hù)意見(jiàn),做其工作直到住戶(hù)交費(fèi)為止。
6、支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)收費(fèi)計(jì)劃》 ej-qr-qp4.13-01
6.2《交費(fèi)通知》 ej-qr-qp4.13-02
6.3《物業(yè)管理委托服務(wù)收費(fèi)表》 ej-qr-qp4.13-03
6.4《物業(yè)管理委托服務(wù)費(fèi)臺(tái)帳》 ej-qr-qp4.13-04
6.5《五費(fèi)統(tǒng)收(分戶(hù))記錄》 ej-qr-qp4.13-05
6.6《五費(fèi)統(tǒng)收(單元)記錄》 ej-qr-qp4.13-06
6.7《物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)匯總表》 ej-qr-qp4.13-07
6.8《五費(fèi)統(tǒng)收臺(tái)帳》 ej-qr-qp4.13-08
6.9《費(fèi)用催繳通知單》 ej-qr-qp4.13-09
6.10《有償服務(wù)派工單》ej-qr-qp4.13-10
6.11《有償服務(wù)費(fèi)臺(tái)帳》ej-qr-qp4.13-11
6.12《機(jī)動(dòng)車(chē)車(chē)位登記表》ej-qr-qp4.8-01
6.13《費(fèi)用調(diào)整的請(qǐng)示》無(wú)固定格式
6.14《車(chē)輛通行、停放收費(fèi)規(guī)定》ej-wi-qp4.13-01
6.15《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》ej-wi-qp8.1-01
第7篇 物業(yè)轄區(qū)消防設(shè)施運(yùn)行管理程序
質(zhì)量管理程序文件
--物業(yè)轄區(qū)消防設(shè)施運(yùn)行及管理程序
1.0 目的
加強(qiáng)消防工作及設(shè)施運(yùn)行的管理,保證所轄物業(yè)的消防設(shè)施安全使用,確保管轄區(qū)域內(nèi)用戶(hù)生命、財(cái)產(chǎn)安全。
2.0 適用范圍
適用于公司所轄物業(yè)的消防工作及設(shè)施運(yùn)行管理。
3.0 職責(zé)
3.1 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)組建消防組織機(jī)構(gòu),并擔(dān)任指揮。
3.2 經(jīng)理部經(jīng)理為公司本部消防責(zé)任人,全面負(fù)責(zé)公司本部的消防工作。
3.3 管理處主任為管轄物業(yè)消防責(zé)任人,對(duì)管轄物業(yè)消防工作全面負(fù)責(zé)。各部門(mén)、管理處設(shè)立義務(wù)消防隊(duì),所有員工均為義務(wù)消防隊(duì)隊(duì)員。
3.4 機(jī)電主管負(fù)責(zé)對(duì)維修工工作進(jìn)行檢查監(jiān)督;負(fù)責(zé)監(jiān)控設(shè)備、供水、供電系統(tǒng)、消防設(shè)備的管理、檢查、監(jiān)督。
3.5 維修工負(fù)責(zé)消防系統(tǒng)供水、供電系統(tǒng)、發(fā)電機(jī)組的維修、保養(yǎng)、清潔、運(yùn)行、操作、監(jiān)控、記錄;負(fù)責(zé)監(jiān)控室的設(shè)備維修、保養(yǎng)。
4.0 工作程序
4.1 消防機(jī)構(gòu)的建立
4.1.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)建立公司質(zhì)量/環(huán)境/安全管理委員會(huì),規(guī)定組織機(jī)構(gòu)及人員職責(zé),并報(bào)上級(jí)主管部門(mén)。
4.1.2 各部門(mén)/管理處防火責(zé)任人負(fù)責(zé)通知住宅、商鋪、寫(xiě)字樓等用戶(hù)設(shè)立安全責(zé)任人和聯(lián)系人,并登記在《用戶(hù)安全責(zé)任人和聯(lián)系人名單》上面。
4.1.3 經(jīng)理部將公司《質(zhì)量/環(huán)境/安全管理委員會(huì)設(shè)置》的文件發(fā)放到公司各部門(mén)、管理處,并登記存檔。各部門(mén)、管理處確保所有員工了解公司質(zhì)量/環(huán)境/安全管理委員會(huì)人員設(shè)置情況。
4.1.4 管理委員會(huì)成員和用戶(hù)安全責(zé)任人和聯(lián)系人有變動(dòng)時(shí),經(jīng)理部應(yīng)及時(shí)將變動(dòng)情況上報(bào)相關(guān)主管部門(mén)。
4.2 消防設(shè)施配備
4.2.1 各部門(mén)、管理處根據(jù)國(guó)家和深圳市有關(guān)消防法規(guī)配備消防設(shè)施和設(shè)備。
4.2.2 管理處維修班根據(jù)實(shí)際情況對(duì)主要消防設(shè)備設(shè)施,做文字或顏色的標(biāo)識(shí)。
4.3 消防制度
4.3.1 消防檢查制度。
4.3.1.1 管理委員會(huì)負(fù)責(zé)制定《消防檢查制度》,內(nèi)容包括檢查人員安排、檢查內(nèi)容、檢查周期、頻次等。
4.3.1.2 各管理處每周對(duì)消防工作情況進(jìn)行檢查,檢查內(nèi)容包括:消防器材配置與完好程度;消防通道是否通暢;是否有新的火災(zāi)隱患等,并填寫(xiě)《消防工作周檢記錄》中。
4.3.1.3 各部門(mén)、管理處防火責(zé)任人進(jìn)行消防檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,應(yīng)填寫(xiě)《整改通知書(shū)》發(fā)放到安全責(zé)任人(聯(lián)系人)或用戶(hù),限期整改,并跟蹤記錄整改結(jié)果。
4.3.1.4《整改通知書(shū)》中防火責(zé)任人應(yīng)提出整改意見(jiàn),其內(nèi)容可以是:
a. 損壞消防設(shè)施,要求賠償損失并恢復(fù);
b. 超負(fù)荷用電,要求限制警告罰款;
c. 明火作業(yè)未經(jīng)批準(zhǔn),要求停止違章行為;
d. 違章使用液化氣或違章更改液化氣管道;
e. 裝修使用易燃材料,要求立即停工并更換材料;
f. 違章使用、搬運(yùn)、貯存化學(xué)危險(xiǎn)品;
g. 堵塞消防通道;
h. 其它不符合消防安全規(guī)定的行為。
4.3.2 動(dòng)火審批制度
4.3.2.1 動(dòng)火作業(yè)按消防部門(mén)規(guī)定進(jìn)行,公司編制《動(dòng)火作業(yè)安全操作規(guī)程》。
4.3.2.2 動(dòng)火作業(yè)人需填寫(xiě)《動(dòng)火作業(yè)申請(qǐng)表》,由防火責(zé)任人審批,重點(diǎn)部位動(dòng)火報(bào)市消防局。
4.3.2.3 管理處要請(qǐng)專(zhuān)人到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督動(dòng)火作業(yè),防火責(zé)任人要抽查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要求動(dòng)火作業(yè)者立即整改。
4.4 消防知識(shí)宣傳與培訓(xùn)
4.4.1 對(duì)用戶(hù)的消防要求通過(guò)發(fā)放《用戶(hù)手冊(cè)》和簽定《消防安全責(zé)任書(shū)》來(lái)實(shí)行。通過(guò)發(fā)放消防資料、宣傳欄、組織用戶(hù)參觀(guān)火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)等形式,增強(qiáng)用戶(hù)的消防意識(shí)。
4.4.2 各管理處每季安排一次消防知識(shí)學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)內(nèi)容為消防法規(guī)等,并結(jié)合實(shí)際進(jìn)行消防設(shè)備操作方法的培訓(xùn)。將學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況填寫(xiě)在《會(huì)議/培訓(xùn)簽到表》上。
4.4.3 公司義務(wù)消防員培訓(xùn)按《員工培訓(xùn)和考核程序》進(jìn)行。
4.5 消防演習(xí)
4.5.1 管理處每年至少組織一次有全體義務(wù)消防員參加的消防演習(xí)。
4.5.2 演習(xí)結(jié)束后由管理處完成《消防演習(xí)報(bào)告》,其內(nèi)容包括演習(xí)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、演習(xí)內(nèi)容、演習(xí)狀況及存在問(wèn)題的整改措施等,并發(fā)出《整改通知書(shū)》到責(zé)任人,跟蹤并記錄整改結(jié)果。
4.6 日常消防管理
4.6.1 管理處維修班檢查所轄物業(yè)的日常消防安全情況,包括消防設(shè)備巡檢、動(dòng)火作業(yè)監(jiān)督、安全用火用電。各管理處在消防檢查中,對(duì)箱式消防栓及滅火器的檢查應(yīng)做適當(dāng)標(biāo)識(shí),就檢查情況填寫(xiě)《消防器材檢查記錄表》,貼于箱式消防栓玻璃上或滅火器上。檢查周期為每季一次。
4.6.2 所有日常管理中發(fā)現(xiàn)的安全、消防隱患,必須作好記錄,開(kāi)具《整改通知書(shū)》交相關(guān)人員,并報(bào)告消防負(fù)責(zé)人。
4.6.3 當(dāng)消防設(shè)備發(fā)生故障時(shí),監(jiān)控室值班員填寫(xiě)《維修通知書(shū)》,及時(shí)通知維修工進(jìn)行維修。
4.6.4 消防中控室值班員必須將消防設(shè)備監(jiān)控運(yùn)行情況及報(bào)警或故障信號(hào)等記錄在《中控制室消防設(shè)備監(jiān)控運(yùn)行記錄表》中,并保存電腦單等報(bào)警系統(tǒng)原始報(bào)警記錄。
4.6.5 管理處維修班根據(jù)《消防設(shè)施保養(yǎng)規(guī)定》負(fù)責(zé)管轄區(qū)域所有消防設(shè)備的保養(yǎng)及維修。
5.0 相關(guān)文件
5.1《公司質(zhì)量/環(huán)境/安全管理委員會(huì)設(shè)置》(***-qp-06-pz-01)
5.2《消防檢查制度》(***-qp-06-w*-02)
5.3《動(dòng)火作業(yè)安全操作規(guī)程》(***-qp-06-w*-03)
5.4《中控室設(shè)備運(yùn)行操作規(guī)程》(***-qp-06-w*-06)
5.5《用戶(hù)手冊(cè)》(不定格)
5.6《消防安全責(zé)任書(shū)》(***-qp-06-w*-04)
5.7《員工培訓(xùn)程序》(***-tp-08)
5.8《消防設(shè)施保養(yǎng)規(guī)定》(***-qp-06-w*-05)
6.0 質(zhì)量記錄
6.1《用戶(hù)安全責(zé)任人和聯(lián)系人名單》(***-qp-06-1/a)
6.2《動(dòng)火作業(yè)申請(qǐng)表》(***-qp-06-3/a)
6.3《整改通知書(shū)》(***-qp-04-4/a)
6.4《中控室消防設(shè)備監(jiān)控運(yùn)行記錄表》(***-qp-06-5/a)
6.5《會(huì)議/培訓(xùn)簽到表》(***-tp-06-1/a)
6.6《消防演習(xí)方案》(***-ep-07-4/a)
6.7《維修通知單》(***-qp-06-4/a)
6.8《消防器材檢查記錄表》(***-qp-06-6/a)
第8篇 物業(yè)太陽(yáng)城管理中心宣傳文案1
zz物業(yè)太陽(yáng)城管理中心宣傳文案(一)
主題a
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具有國(guó)家物業(yè)管理一級(jí)資質(zhì)
中國(guó)物業(yè)管理協(xié)會(huì)理事單位
天津市物業(yè)管理行業(yè)十強(qiáng)企業(yè)之一
zz物業(yè)現(xiàn)有管理面積120余萬(wàn)
第9篇 物業(yè)公司：鑰匙管理程序
物業(yè)公司程序文件:鑰匙管理程序
1.目的
加強(qiáng)鑰匙管理,消除安全隱患。
2.范圍
適用于物業(yè)公司鑰匙管理工作。
3.定義
顧客鑰匙:地產(chǎn)委托代管鑰匙(含未出售的房屋鑰匙、出售后業(yè)主未辦入住的鑰匙、地產(chǎn)公司管理用鑰匙等);因返修和入戶(hù)維修、代理租售等由業(yè)主(使用人)委托代管的鑰匙。
管理用鑰匙:除顧客鑰匙以外的所有鑰匙。包括辦公、公用區(qū)域內(nèi)的鑰匙等。
4.職責(zé)
部門(mén)/崗位工作職責(zé)
管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)鑰匙管理的監(jiān)督、檢查及鑰匙配制的批準(zhǔn)工作
管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)管理處所有鑰匙的接收、領(lǐng)/借用、保管和配制等相關(guān)具體工作的落實(shí)
部門(mén)鑰匙管理員負(fù)責(zé)部門(mén)所使用鑰匙的接收、借用、保管等
鑰匙使用人負(fù)責(zé)保證所借用鑰匙的正常使用,按時(shí)歸還
5.方法及過(guò)程控制
5.1鑰匙的統(tǒng)一管理及分配
5.1.1由管理處鑰匙管理員對(duì)管理處所接收的鑰匙,按顧客鑰匙和管理用鑰匙分別列制《鑰匙清單》。
5.1.2各部門(mén)可以根據(jù)實(shí)際工作需要,將日常使用或緊急備用鑰匙長(zhǎng)期借出,作為部門(mén)常用鑰匙,但借出時(shí)間不應(yīng)超過(guò)半年。部門(mén)需設(shè)置兼職鑰匙管理員,對(duì)部門(mén)所需鑰匙統(tǒng)一借出并管理。如超過(guò)期限,則須向管理處鑰匙管理員辦理續(xù)借手續(xù)。
5.1.3鑰匙使用人如需長(zhǎng)期使用部門(mén)常用鑰匙,需到部門(mén)鑰匙管理員處申請(qǐng)并辦理長(zhǎng)期借用手續(xù)。如需借用的鑰匙非本部門(mén)常用鑰匙,可直接到管理處鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。如需借用的鑰匙被其他部門(mén)作為常用鑰匙統(tǒng)一借出,鑰匙使用人則可到該部門(mén)鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。
5.1.4鑰匙管理員負(fù)責(zé)鑰匙的接收、領(lǐng)用、保管、配制,所有鑰匙的借出都應(yīng)填寫(xiě)《鑰匙使用登記表》。其間,由于鑰匙借用而發(fā)生的問(wèn)題,由鑰匙借出人員負(fù)責(zé)。
5.1.5所有鑰匙應(yīng)當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,如借出鑰匙當(dāng)天不能歸還,則需到管理處鑰匙管理員處辦理長(zhǎng)期借用手續(xù)。
5.1.6鑰匙管理員或當(dāng)值人員每天下班前應(yīng)清點(diǎn)鑰匙數(shù)量,發(fā)現(xiàn)鑰匙未歸還應(yīng)及時(shí)追回,如有異常應(yīng)在《鑰匙使用登記表》的'備注'欄中記錄
5.2管理用鑰匙的管理
5.2.1管理用鑰匙的更換、配制
5.2.1.1任何人未經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配制或鑰匙損壞時(shí),須由管理處鑰匙管理員填寫(xiě)《鑰匙配制申請(qǐng)表》,報(bào)管理處負(fù)責(zé)人同意后方可配制。
5.2.1.2門(mén)鎖損壞或鑰匙丟失(包括一套鑰匙中丟失任何一把)必須重新更換門(mén)鎖,應(yīng)填寫(xiě)《鑰匙配制申請(qǐng)表》,報(bào)管理處負(fù)責(zé)人審批后予以更換,同時(shí)應(yīng)查明原因,如屬人為原因,應(yīng)追究責(zé)任。
5.2.1.3重點(diǎn)部位門(mén)鎖的更換應(yīng)在24小時(shí)之內(nèi)完成(節(jié)假日時(shí)可口頭報(bào)管理處負(fù)責(zé)人同意),所更換的鑰匙交管理處鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記。無(wú)論何種原因,如果存在外部人員、離職人員等可以用鑰匙進(jìn)出這些部位的情況,必須更換門(mén)鎖。
5.2.2管理用鑰匙的保管
5.2.2.1管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)將所有鑰匙分類(lèi)加以標(biāo)識(shí),并確保標(biāo)識(shí)清晰及持久性。
5.2.2.2管理用鑰匙應(yīng)統(tǒng)一存放在管理處或部門(mén)鑰匙柜內(nèi),除員工因工作需要長(zhǎng)期借出鑰匙外,其它鑰匙必須統(tǒng)一保管。
5.2.2.3部門(mén)鑰匙柜鑰匙應(yīng)在管理處備份,存放于管理處鑰匙柜內(nèi)。
5.2.2.4管理處/部門(mén)鑰匙管理員休假或外出時(shí)須把鑰匙柜的鑰匙交給管理處負(fù)責(zé)人/部門(mén)負(fù)責(zé)人,接收人須在《鑰匙使用登記表》上簽名確認(rèn)。
5.2.3管理用鑰匙的使用
5.2.3.1鑰匙遺失須即刻報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人或鑰匙管理員,由部門(mén)負(fù)責(zé)人做出處理意見(jiàn),鑰匙管理員在《鑰匙使用登記表》'備注'欄中說(shuō)明。
5.2.3.2部門(mén)人員調(diào)動(dòng)、離職,鑰匙管理員負(fù)責(zé)收回其持有的鑰匙,并將變更情況在《鑰匙清單》上記錄。
5.3顧客鑰匙的管理
5.3.1在房屋移交驗(yàn)收時(shí),管理處鑰匙管理員接收所有房屋鑰匙,列出《鑰匙清單》,并填寫(xiě)《顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單》中顧客鑰匙一欄。房屋交付時(shí)發(fā)放鑰匙可參考《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》。
5.3.2如顧客委托管理處提供居家服務(wù)時(shí)要求代管鑰匙,管理處應(yīng)盡量委婉拒絕;如顧客堅(jiān)持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意,管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可接收,并由管理處鑰匙管理員保管,具體流程執(zhí)行《顧客財(cái)產(chǎn)管理程序》。
5.3.3因返修、代理租售等原因需為顧客代管鑰匙,須填寫(xiě)《顧客委托(收回)鑰匙登記表》,管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)鑰匙的接收、借、還等手續(xù)。顧客委托和領(lǐng)回時(shí)均須在《顧客委托(收回)鑰匙登記表》中簽字確認(rèn)。
5.3.4如須更換顧客門(mén)鎖必須由管理處負(fù)責(zé)人與顧客溝通,獲得顧客書(shū)面同意方可更換。
5.3.5顧客鑰匙借用的控制
5.3.5.1施工維修單位進(jìn)入轄區(qū)作業(yè)施工,施工單位責(zé)任人必須持有地產(chǎn)項(xiàng)目處或顧客服務(wù)中心簽發(fā)的《入戶(hù)維修承諾書(shū)》到物業(yè)鑰匙管理員處領(lǐng)取鑰匙。
5.3.5.2鑰匙管理員必須對(duì)施工維修單位所持《入戶(hù)維修承諾書(shū)》及其身份證進(jìn)行收驗(yàn)核實(shí)無(wú)異議后,發(fā)放所需要領(lǐng)取的鑰匙。
5.3.5.3業(yè)主辦理入住時(shí),必須認(rèn)真填寫(xiě)《顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單》的相關(guān)內(nèi)容,做好鑰匙的交接;如業(yè)主有預(yù)留鑰匙存在管理處,需填寫(xiě)《顧客委托(收回)鑰匙登記表》。
5.3.5.4業(yè)主需要借用鑰匙時(shí),應(yīng)出具有效身份證明或能證明為房屋所有人的有效證據(jù),管理處鑰匙管理員方可借出,并填寫(xiě)《鑰匙使用登記表》。
5.4鑰匙清查:
5.5.1每日下班前,鑰匙管理員必須對(duì)照《鑰匙使用登記表》清點(diǎn)所有借用鑰匙的數(shù)量,如有異常情況做好記錄及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào),并追究相關(guān)人員的責(zé)任。
5.5.2每周鑰匙管理員必須依據(jù)《鑰匙清單》清點(diǎn)鑰匙數(shù)量并進(jìn)行整理,結(jié)合工作需要,對(duì)鑰匙管理提出合理化建議逐級(jí)上報(bào)。
5.5.3每月鑰匙管理員必須對(duì)鑰匙管理的質(zhì)量記錄相關(guān)內(nèi)容系統(tǒng)檢查整理成冊(cè),交由所在部門(mén)統(tǒng)一存檔。
6.支持性文件
tjvkwy6.1-k01 《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》
tjvkwy7.5.4-k02《顧客財(cái)產(chǎn)管理程序》
7.質(zhì)量記錄表格
tjvkwy7.5.1-k02-f1&nb
sp; 《鑰匙清單》
tjvkwy7.5.1-k02-f2《鑰匙使用登記表》
tjvkwy7.5.1-k02-f3《鑰匙配制申請(qǐng)表》
tjvkwy7.5.1-k02-f4《入戶(hù)維修/施工承諾書(shū)》
第10篇 z物業(yè)管理公司各部門(mén)的主要職能劃分
辦公室:辦公室是總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下的綜合辦事機(jī)構(gòu),也是綜合管理部門(mén)。主要負(fù)責(zé)公司內(nèi)部日常行政事務(wù),包括擬寫(xiě)文書(shū),組織會(huì)議,管理人事,后勤,檔案,培訓(xùn)員工以及接待來(lái)訪(fǎng)客各項(xiàng)工作。
財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)部在公司經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下,參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理,搞好財(cái)務(wù)核算。財(cái)務(wù)人員必須按照國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)管理的政策、法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度,監(jiān)督企業(yè)資金和資產(chǎn)的安全有效運(yùn)轉(zhuǎn),負(fù)責(zé)管理服務(wù)費(fèi)的收繳,做好報(bào)表、納稅工作,要經(jīng)常向總經(jīng)理報(bào)告公司財(cái)務(wù)情況。
管理部:管理部應(yīng)按照公司的計(jì)劃和安排,負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)、綠化、保安、消防、車(chē)輛管理等工作。
服務(wù)部:服務(wù)部應(yīng)依法建立各類(lèi)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn),開(kāi)展代辦業(yè)務(wù),監(jiān)督、檢查服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)的服務(wù)態(tài)度和遵紀(jì)守法情況,最大限度地為物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的各類(lèi)用戶(hù)提供優(yōu)良的服務(wù)。
工程部:工程部是負(fù)責(zé)物業(yè)維修及設(shè)備運(yùn)行的技術(shù)管理部門(mén),其主要職能是實(shí)施物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的房屋修繕及其配套設(shè)備的維護(hù),組織管理人員維護(hù)、管理好物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的房屋建筑及各種配套設(shè)備。做好物業(yè)的產(chǎn)籍管理、保管圖紙、資料,及時(shí)為各部門(mén)提供相關(guān)物業(yè)資料。
第11篇 物管培訓(xùn):物業(yè)管理財(cái)務(wù)預(yù)算
在物業(yè)管理企業(yè)的財(cái)務(wù)管理過(guò)程中,財(cái)務(wù)預(yù)算居于十分重要的地位。任何管理活動(dòng)都涉及了解過(guò)去、分析現(xiàn)在和規(guī)劃未來(lái),物業(yè)管理財(cái)務(wù)也不例外。財(cái)務(wù)預(yù)算既是這些了解、分析和規(guī)劃活動(dòng)結(jié)果的集中體現(xiàn),又是保證公司的規(guī)劃目標(biāo)或財(cái)務(wù)管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的管理控制工具。
一、財(cái)務(wù)預(yù)算的含義及其要求
財(cái)務(wù)預(yù)算是現(xiàn)代公司理財(cái)?shù)闹匾侄?通過(guò)對(duì)公司資金運(yùn)動(dòng)規(guī)律的認(rèn)識(shí),以及充分調(diào)動(dòng)公司員工參與財(cái)務(wù)預(yù)算編制和實(shí)施的積極性,它實(shí)現(xiàn)了科學(xué)管理和民主管理的結(jié)合。
(一)財(cái)務(wù)預(yù)算及其作用
理論上,財(cái)務(wù)預(yù)算有廣義和狹義之分。廣義的財(cái)務(wù)預(yù)算是根據(jù)物業(yè)管理公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)方針,在了解過(guò)去、分析現(xiàn)在和預(yù)測(cè)未來(lái)的基礎(chǔ)上,對(duì)公司未來(lái)資金運(yùn)動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果(包括資金來(lái)源、資金運(yùn)用和資金結(jié)構(gòu)等)進(jìn)行事先安排的一種財(cái)務(wù)管理活動(dòng)。具體而言,了解過(guò)去和分析現(xiàn)在是指了解公司過(guò)去和現(xiàn)在經(jīng)營(yíng)成果及其財(cái)務(wù)狀況;預(yù)測(cè)未來(lái)是在了解過(guò)去和分析現(xiàn)在的基礎(chǔ)上,對(duì)未來(lái)可能出現(xiàn)的各種情況及其對(duì)公司資金運(yùn)動(dòng)的影響進(jìn)行科學(xué)的推斷;而財(cái)務(wù)安排則是指為達(dá)成未來(lái)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果,針對(duì)相關(guān)影響因素而進(jìn)行的各種財(cái)務(wù)決策活動(dòng)。狹義的財(cái)務(wù)預(yù)算則是各種財(cái)務(wù)安排的系統(tǒng)化和具體化,即財(cái)務(wù)決策結(jié)果的匯總?？梢?jiàn),財(cái)務(wù)預(yù)算是物業(yè)管理公司理財(cái)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié),它提供了物業(yè)管理公司未來(lái)資金運(yùn)動(dòng)的信息,為物業(yè)管理公司管理層和業(yè)主等信息需求者評(píng)估物業(yè)管理公司未來(lái)的現(xiàn)金流量和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)提供了基礎(chǔ)。
財(cái)務(wù)預(yù)算是物業(yè)管理公司理財(cái)活動(dòng)的起點(diǎn)。廣義財(cái)務(wù)預(yù)算過(guò)程中,基于對(duì)公司資金運(yùn)動(dòng)的分析和預(yù)測(cè),管理層對(duì)物業(yè)管理公司未來(lái)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行了各種安排,財(cái)務(wù)預(yù)算就是這些安排的匯總。就本質(zhì)而言,廣義財(cái)務(wù)預(yù)算確立了物業(yè)管理公司下一年度理財(cái)?shù)姆较蚝筒呗?因而,作為集中體現(xiàn)其結(jié)果的載體――財(cái)務(wù)預(yù)算,指明了物業(yè)管理公司理財(cái)?shù)木唧w目標(biāo),提供了對(duì)物業(yè)管理公司日常資金運(yùn)動(dòng)進(jìn)行控制的依據(jù),并可作為物業(yè)管理公司經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。
(二)財(cái)務(wù)預(yù)算的要求
財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過(guò)程,是對(duì)公司未來(lái)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)結(jié)果的安排過(guò)程。為此,為了保證財(cái)務(wù)預(yù)算的有效性,編制財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí),必須遵循以下原則或要求:
1.加強(qiáng)調(diào)查研究,認(rèn)識(shí)資金運(yùn)動(dòng)規(guī)律
與其他企業(yè)的資金運(yùn)動(dòng)相比,物業(yè)管理公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)――物業(yè)管理服務(wù)的資金運(yùn)動(dòng)相對(duì)較為簡(jiǎn)單,主要涉及收取管理費(fèi)和費(fèi)用支出兩個(gè)環(huán)節(jié)。盡管如此,為提高財(cái)務(wù)預(yù)算的準(zhǔn)確性和可操作性,仍需在編制財(cái)務(wù)預(yù)算之前,了解其資金運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn),特別是設(shè)備維修保養(yǎng)等費(fèi)用支出項(xiàng)目的規(guī)律性。
2.實(shí)行參與管理,調(diào)動(dòng)員工積極性
財(cái)務(wù)預(yù)算是一種財(cái)務(wù)管理手段,其目的是對(duì)未來(lái)的資金運(yùn)動(dòng)進(jìn)行控制。這一控制通過(guò)公司各部門(mén)全體員工的執(zhí)行得以實(shí)現(xiàn)。實(shí)質(zhì)上,財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過(guò)程,就是財(cái)務(wù)管理目標(biāo)的設(shè)置過(guò)程?，F(xiàn)代管理研究表明:員工參與其目標(biāo)的確定過(guò)程,能有效地增強(qiáng)對(duì)其目標(biāo)的認(rèn)同,從而提高達(dá)成目標(biāo)的可能性。由于公司全體員工都將參與財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行,因此,應(yīng)盡可能讓員工參與財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過(guò)程。
3.符合實(shí)際,適當(dāng)留有余地
預(yù)算作為一種控制目標(biāo),其水平的高低既應(yīng)該體現(xiàn)出挑戰(zhàn)性,同時(shí)也應(yīng)是可實(shí)現(xiàn)的,不應(yīng)是高不可攀的,否則,財(cái)務(wù)預(yù)算難以起到應(yīng)有的作用。具體而言,編制的財(cái)務(wù)預(yù)算既應(yīng)符合公司的實(shí)際情況,不宜過(guò)低,同時(shí)也不宜過(guò)高,通過(guò)全體員工的努力應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)。
4.全面權(quán)衡,提高資金使用效益
現(xiàn)代管理研究證明:計(jì)劃帶來(lái)的節(jié)約是最大的節(jié)約。物業(yè)管理服務(wù)中,管理收費(fèi)有既定標(biāo)準(zhǔn),如何提高管理收費(fèi)的使用效益必然是物業(yè)管理公司始終關(guān)心的主題。為此,不僅要求嚴(yán)格控制費(fèi)用支出,更重要的是在財(cái)務(wù)預(yù)算過(guò)程中,應(yīng)充分考慮各費(fèi)用支出的必要性及其經(jīng)濟(jì)價(jià)值,防止預(yù)算中包含不應(yīng)發(fā)生的費(fèi)用項(xiàng)目。
(三)財(cái)務(wù)預(yù)算編制方法
財(cái)務(wù)預(yù)算有多種不同的編制方法。理論研究表明,財(cái)務(wù)預(yù)算的編制方法不同,其效益性和實(shí)現(xiàn)的可能性大不相同?，F(xiàn)實(shí)中,物業(yè)管理公司編制財(cái)務(wù)預(yù)算的常用方法為固定預(yù)算和零基預(yù)算兩種。
1.固定預(yù)算
固定預(yù)算,是指以過(guò)去的實(shí)際費(fèi)用支出為基礎(chǔ),考慮預(yù)算期內(nèi)相關(guān)因素可能發(fā)生的變動(dòng)及其影響,在過(guò)去實(shí)際費(fèi)用基礎(chǔ)上增加或減少一定的百分比確定出的預(yù)算。這種預(yù)算編制方法也稱(chēng)為增量預(yù)算或減量預(yù)算編制法。
固定預(yù)算是傳統(tǒng)的預(yù)算編制方法,在現(xiàn)實(shí)生活中得到了廣泛應(yīng)用。其優(yōu)點(diǎn)集中表現(xiàn)為:編制簡(jiǎn)單,預(yù)算的編制成本較低;此外,由于固定預(yù)算以過(guò)去的費(fèi)用支出為基礎(chǔ),費(fèi)用支出水平的控制要求易于為各部門(mén)所接受。這一方法的缺點(diǎn)為:沒(méi)有結(jié)合預(yù)算期的情況,重新對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用支出的必要性及其支出水平進(jìn)行論證,難以實(shí)現(xiàn)費(fèi)用支出效益的最大化;同時(shí),由于采用該方法編制的預(yù)
算缺乏挑戰(zhàn)性,因而,也難以調(diào)動(dòng)各部門(mén)和全體員工控制費(fèi)用支出的積極性。
2.零基預(yù)算
零基預(yù)算是指一切從零開(kāi)始,通過(guò)重新考慮費(fèi)用預(yù)算的必要性和各項(xiàng)支出的經(jīng)濟(jì)效益而編制的預(yù)算。該方法是美國(guó)學(xué)者p.德魯克等于20世紀(jì)60年代首先提出的,它很快就受到美國(guó)政府和工商界的重視。1976年,美國(guó)總統(tǒng)卡特將零基預(yù)算引入政府的預(yù)算管理,取得了較好的成效。在我國(guó),零基預(yù)算作為成本費(fèi)用預(yù)算的一種編制方法,越來(lái)越多地應(yīng)用于政府部門(mén)和以微利為主要特征的行業(yè)(如物業(yè)管理行業(yè)等)。
零基預(yù)算不受以往實(shí)際費(fèi)用支出水平的限制,完全根據(jù)預(yù)算期業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的輕重緩急,對(duì)各支出項(xiàng)目進(jìn)行逐個(gè)分析和計(jì)量,從而制定出費(fèi)用預(yù)算。具體而言,零基預(yù)算的編制程序?yàn)?①由各部門(mén)提出預(yù)算期內(nèi)可能發(fā)生的費(fèi)用項(xiàng)目及費(fèi)用額,而不考慮這些費(fèi)用項(xiàng)目以往是否發(fā)生及發(fā)生額是多少;②將全部的費(fèi)用項(xiàng)目分為必須保證支出的費(fèi)用項(xiàng)目和費(fèi)用額可以增減變動(dòng)的費(fèi)用項(xiàng)目?jī)纱箢?lèi);③對(duì)各費(fèi)用支出額可以增減變動(dòng)的費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行成本效益分析,并按照成本效益率的大小進(jìn)行排序;④將預(yù)算期內(nèi)可動(dòng)用的經(jīng)濟(jì)資源在各費(fèi)用支出項(xiàng)目之間進(jìn)行分配。分配時(shí),首先滿(mǎn)足必須保證支出的費(fèi)用項(xiàng)目,然后再按成本效益率的高低,將經(jīng)濟(jì)資源在費(fèi)用額可以增減變動(dòng)的費(fèi)用項(xiàng)目之間進(jìn)行優(yōu)化分配。
對(duì)物業(yè)管理公司而言,零基預(yù)算有著重要價(jià)值。在既定的管理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)下,它有助于提高管理收費(fèi)的使用效益,改善公司與業(yè)主之間的關(guān)系,從而增強(qiáng)物業(yè)管理公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。但值得注意的是,零基預(yù)算也有一定的不足,主要表現(xiàn)為:編制預(yù)算的工作量相對(duì)較大,各費(fèi)用項(xiàng)目的成本效益率的確定缺乏客觀(guān)依據(jù)等。
二、物業(yè)管理財(cái)務(wù)預(yù)算的主要內(nèi)容
物業(yè)管理的財(cái)務(wù)預(yù)算,是對(duì)物業(yè)管理中資金運(yùn)動(dòng)過(guò)程和結(jié)果的全面反映,它涉及到公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的方方面面,內(nèi)容十分豐富。為此,有必要對(duì)其具體內(nèi)容作一認(rèn)識(shí)。
(一)編制財(cái)務(wù)預(yù)算的假定
現(xiàn)實(shí)中,物業(yè)管理公司的未來(lái)資金運(yùn)動(dòng)面臨著較高的不確定性。編制財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí),首先應(yīng)明確編制預(yù)算的前提條件,即為公司財(cái)務(wù)預(yù)算的編制作出必要的、合理的假定。
1.持續(xù)經(jīng)營(yíng)假定
持續(xù)經(jīng)營(yíng)假定與持續(xù)經(jīng)營(yíng)會(huì)計(jì)假定相同,是指在可預(yù)見(jiàn)的將來(lái),物業(yè)管理公司將繼續(xù)為目前所管理的物業(yè)提供服務(wù)。物業(yè)管理公司根據(jù)合同對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理,除雙方或單方違約情形外,這一假定是合理的。
2.單一業(yè)務(wù)假定
單一業(yè)務(wù)假定是指物業(yè)管理公司僅提供物業(yè)管理服務(wù),不從事多種經(jīng)營(yíng)。現(xiàn)實(shí)中,許多物業(yè)管理公司從事多種經(jīng)營(yíng),但由于其非物業(yè)管理服務(wù)業(yè)務(wù)的預(yù)算與一般公司的預(yù)算并無(wú)差別,而物業(yè)管理財(cái)務(wù)預(yù)算需經(jīng)業(yè)主大會(huì)批準(zhǔn),因此,有必要確立該假定,以簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)預(yù)算的編制。
3.現(xiàn)金收支假定
現(xiàn)金收支假定是假定公司有完善的財(cái)務(wù)管理制度,包括內(nèi)部牽制制度、內(nèi)部稽核制度和現(xiàn)金庫(kù)存量(上、下限)制度等。
4.存貨假定
存貨假定是指假定公司的存貨按經(jīng)濟(jì)批量(經(jīng)濟(jì)批量是確定存貨采購(gòu)量的一種方式,在該方式下,預(yù)算期內(nèi)存貨的采購(gòu)費(fèi)用和存儲(chǔ)費(fèi)用之和最小)訂購(gòu),且?guī)齑媪磕軡M(mǎn)足日常維修保養(yǎng)之用。由于物業(yè)管理服務(wù)所需存貨多可在本地購(gòu)買(mǎi),因此,公司無(wú)需儲(chǔ)備額外的存貨(也稱(chēng)安全儲(chǔ)備量)以備不時(shí)之需。
5.營(yíng)運(yùn)資金假定
營(yíng)運(yùn)資金為任何公司從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所必需。營(yíng)運(yùn)資金假定是指假定公司的營(yíng)運(yùn)資金由物業(yè)管理公約所規(guī)定的、由業(yè)主繳納的管理費(fèi)押金提供。確立這一假定的現(xiàn)實(shí)意義在于,物業(yè)管理公司僅在極少數(shù)情形下為日常物業(yè)管理服務(wù)進(jìn)行外部融資。
(二)財(cái)務(wù)預(yù)算的內(nèi)容
各物業(yè)管理公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是在財(cái)務(wù)預(yù)算的指導(dǎo)下展開(kāi)的,財(cái)務(wù)預(yù)算綜合反映了公司預(yù)算期內(nèi)的資金運(yùn)動(dòng)。一般而言,物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)預(yù)算包括收入預(yù)算、營(yíng)業(yè)成本預(yù)算、管理費(fèi)用預(yù)算、財(cái)務(wù)費(fèi)用預(yù)算、資本預(yù)算、預(yù)計(jì)損益表、現(xiàn)金預(yù)算和預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表等多項(xiàng)內(nèi)容。
財(cái)務(wù)預(yù)算的具體內(nèi)容,主要包括八部分:
1.收入預(yù)算
物業(yè)管理公司的收入來(lái)自物業(yè)管理服務(wù)和多種經(jīng)營(yíng)(多種經(jīng)營(yíng)部分的預(yù)算應(yīng)單獨(dú)編制預(yù)算,在此僅探討物業(yè)管理服務(wù)部分)兩個(gè)方面。管理服務(wù)收入是物業(yè)管理公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入,這一主營(yíng)業(yè)務(wù)收入又可進(jìn)一步分為管理收入(包括公共服務(wù)、公眾代辦性服務(wù)和特約服務(wù)三部分)、經(jīng)營(yíng)收入和大修收入等。
2.營(yíng)業(yè)成本預(yù)算
營(yíng)業(yè)成本是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)中發(fā)生的各項(xiàng)直接支出,其預(yù)算包括直接人工費(fèi)和直接材料費(fèi)預(yù)算兩部分。其中,直
接人工費(fèi)預(yù)算是公司在預(yù)算期內(nèi)直接從事物業(yè)管理活動(dòng)人員的工資、獎(jiǎng)金和福利費(fèi)等預(yù)計(jì)支出,而直接材料費(fèi)預(yù)算是物業(yè)管理活動(dòng)中直接消耗的各種材料、輔助材料、燃料和動(dòng)力、低值易耗品和包裝物等方面的預(yù)計(jì)支出。
3.管理費(fèi)用預(yù)算
管理費(fèi)用預(yù)算是財(cái)務(wù)預(yù)算的主要組成部分之一,是從事物業(yè)管理活動(dòng)中所發(fā)生間接費(fèi)用的預(yù)算。其內(nèi)容包括物業(yè)管理公司管理人員的工資、獎(jiǎng)金及職工福利費(fèi)、固定資產(chǎn)折舊費(fèi)和修理費(fèi)、水電費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、租賃費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、勞動(dòng)保護(hù)費(fèi)、保安費(fèi)、低值易耗品攤銷(xiāo)和其他費(fèi)用等。
4.財(cái)務(wù)費(fèi)用預(yù)算
財(cái)務(wù)費(fèi)用預(yù)算是物業(yè)管理公司在預(yù)算期內(nèi)為籌措資金所發(fā)生費(fèi)用的預(yù)算,其構(gòu)成項(xiàng)目包括利息支出、匯兌損失、金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)和其他財(cái)務(wù)費(fèi)用等。
5.資本預(yù)算
資本預(yù)算也稱(chēng)設(shè)備維修更新計(jì)劃,是物業(yè)管理公司為實(shí)現(xiàn)物業(yè)的保值和增值,根據(jù)設(shè)備的運(yùn)行狀況和管理服務(wù)的需要制定的有關(guān)長(zhǎng)期資產(chǎn)(固定資產(chǎn)等)購(gòu)入和更新改造支出的預(yù)算。
6.現(xiàn)金預(yù)算
現(xiàn)金預(yù)算亦稱(chēng)現(xiàn)金流量表,是反映預(yù)算期內(nèi)貨幣資金的流入、流出以及資金調(diào)度的預(yù)算。在此,現(xiàn)金并非指現(xiàn)鈔,而是指公司的貨幣資金。該預(yù)算是物業(yè)管理公司進(jìn)行貨幣資金日常管理的基本手段。
7.預(yù)計(jì)損益表
預(yù)計(jì)損益表又稱(chēng)年度利潤(rùn)計(jì)劃,是在經(jīng)營(yíng)決策(包括財(cái)務(wù)決策)基礎(chǔ)上,綜合反映物業(yè)管理公司預(yù)算期(通常為一年,下同)內(nèi)收入、成本費(fèi)用和凈利潤(rùn)的預(yù)算。
8.預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表
預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表或稱(chēng)預(yù)計(jì)財(cái)務(wù)狀況表,是揭示物業(yè)管理公司資產(chǎn)、負(fù)債和股東權(quán)益在預(yù)算期末的水平及其構(gòu)成的預(yù)算。
(三)現(xiàn)金預(yù)算和現(xiàn)金持有量的確定
現(xiàn)金預(yù)算是財(cái)務(wù)預(yù)算中居于中心地位的預(yù)算,它由現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出、現(xiàn)金余缺及其籌措和運(yùn)用四部分組成。由于現(xiàn)金是無(wú)收益或收益較低的資產(chǎn),編制現(xiàn)金預(yù)算時(shí),確定現(xiàn)金持有量是一項(xiàng)十分重要的財(cái)務(wù)決策。
1.現(xiàn)金預(yù)算
現(xiàn)金預(yù)算集中反映了物業(yè)管理公司預(yù)算期內(nèi)現(xiàn)金或貨幣資金收支及余缺情況,為物業(yè)管理公司日常的資金管理、融資和投資決策提供了依據(jù),因而,在物業(yè)管理公司理財(cái)中,對(duì)這一工具應(yīng)予以足夠的重視。
通常,現(xiàn)金預(yù)算由四部分內(nèi)容組成:
(1)現(xiàn)金收入
現(xiàn)金收入是指公司物業(yè)管理服務(wù)取得的現(xiàn)金收入?，F(xiàn)金收入不同于營(yíng)業(yè)收入,營(yíng)業(yè)收入是一個(gè)會(huì)計(jì)概念,其確認(rèn)基礎(chǔ)是權(quán)責(zé)發(fā)生制,無(wú)論款項(xiàng)是否收到,只要取得了收取款項(xiàng)的權(quán)利,即可確認(rèn)為收入;現(xiàn)金收入是一個(gè)財(cái)務(wù)概念,其確認(rèn)以收付實(shí)現(xiàn)制為基礎(chǔ),即只有收到現(xiàn)金后才確認(rèn)為現(xiàn)金收入。兩者之間的差異主要體現(xiàn)在公司的應(yīng)收款項(xiàng)上。
(2)現(xiàn)金支出
現(xiàn)金支出的內(nèi)容很多,分為營(yíng)業(yè)現(xiàn)金支出和其他現(xiàn)金支出兩部分。營(yíng)業(yè)現(xiàn)金支出是預(yù)算期內(nèi)同物業(yè)管理公司管理服務(wù)有關(guān)的現(xiàn)金支出,包括采購(gòu)材料、員工工資、營(yíng)業(yè)費(fèi)用和管理費(fèi)用(不含折舊)等成本費(fèi)用中的付現(xiàn)部分;其他現(xiàn)金支出主要有固定資產(chǎn)更新、上交的營(yíng)業(yè)稅和所得稅等方面的付現(xiàn)支出。
(3)現(xiàn)金余缺
現(xiàn)金余缺是現(xiàn)金收入和現(xiàn)金支出之間的差額。差額為正數(shù),說(shuō)明現(xiàn)金有多余;差額為負(fù)數(shù),表明物業(yè)管理公司入不敷出,現(xiàn)金短缺。
(4)余缺的運(yùn)用或籌措
持有現(xiàn)金,收益很低;現(xiàn)金短缺,則公司的正常運(yùn)作難以為繼。為此,在保證現(xiàn)金最低余額的前提下,可將多余的現(xiàn)金用于償還物業(yè)管理公司的借款或作短期投資;現(xiàn)金短缺部分,應(yīng)考慮利用各種融資方式,如向銀行借款、調(diào)整物業(yè)管理收費(fèi)等加以解決。
2.現(xiàn)金持有量的確定
物業(yè)管理公司持有現(xiàn)金的動(dòng)機(jī)不同,其現(xiàn)金持有量各不相同。合理確定現(xiàn)金持有量的方法很多,較為常用的有鮑摩爾模式等。
(1)持有現(xiàn)金的動(dòng)機(jī)
現(xiàn)金持有量的確定,與公司持有現(xiàn)金的動(dòng)機(jī)有密切關(guān)系。理論上,物業(yè)管理公司持有現(xiàn)金的動(dòng)機(jī)主要表現(xiàn)為:
①交易性動(dòng)機(jī)。交易性動(dòng)機(jī)是指企業(yè)為了滿(mǎn)足日常營(yíng)業(yè)的需要而持有現(xiàn)金。在任何企業(yè),現(xiàn)金收入和現(xiàn)金支出都不可能完全同步、同金額發(fā)生,為此,必須持有一定數(shù)量的現(xiàn)金,以滿(mǎn)足支出大于收入時(shí)的現(xiàn)金需求。對(duì)物業(yè)管理公司而言,由于其現(xiàn)金收入主要來(lái)自物業(yè)管理服務(wù)收費(fèi),在時(shí)間上相對(duì)集中,而支出發(fā)生的時(shí)間又相對(duì)分散,出于交
易性動(dòng)機(jī)而持有現(xiàn)金顯得尤為必要。
②預(yù)防性動(dòng)機(jī)。預(yù)防性動(dòng)機(jī)是指企業(yè)為了應(yīng)付意外情況而持有現(xiàn)金。構(gòu)成現(xiàn)金預(yù)算的現(xiàn)金收入和支出,都來(lái)源于公司對(duì)未來(lái)的預(yù)測(cè)。由于未來(lái)存在不確定性,任何預(yù)測(cè)都難以百分之百準(zhǔn)確,出現(xiàn)意外情況在所難免。為了滿(mǎn)足出現(xiàn)意外情況下的現(xiàn)金需求,有必要持有一定數(shù)量的現(xiàn)金作緩沖之用。如物業(yè)管理公司預(yù)計(jì)的公眾代辦性或特約服務(wù)收費(fèi)未能及時(shí)取得,或物業(yè)的供水(電)系統(tǒng)的維修支出大大超出計(jì)劃等,這些情況都要求公司有一定的、超出正常營(yíng)業(yè)需要的現(xiàn)金儲(chǔ)備。
③投機(jī)性動(dòng)機(jī)。投機(jī)性動(dòng)機(jī)是指企業(yè)為了利用可能出現(xiàn)的有利機(jī)會(huì)而持有現(xiàn)金。如預(yù)期存貨價(jià)格可能會(huì)發(fā)生暫時(shí)性大幅波動(dòng)時(shí),物業(yè)管理公司若計(jì)劃利用這一可能機(jī)會(huì),則必須持有與之相應(yīng)的現(xiàn)金?，F(xiàn)實(shí)中,僅有極少數(shù)公司出于此動(dòng)機(jī)而持有現(xiàn)金。
一般而言,公司持有現(xiàn)金的數(shù)量取決于上述三項(xiàng)動(dòng)機(jī),但值得注意的是,若出現(xiàn)現(xiàn)金需求時(shí),公司能從銀行等外部渠道取得資金,則公司持有現(xiàn)金的數(shù)量可相應(yīng)地減少。
(2)現(xiàn)金持有量的確定
現(xiàn)金是一項(xiàng)無(wú)直接收益或收益甚低的資產(chǎn),為此,公司持有現(xiàn)金數(shù)量越少越好;但另一方面,持有現(xiàn)金不足,又會(huì)給公司帶來(lái)嚴(yán)重后果。可見(jiàn),合理確定公司的現(xiàn)金持有量十分重要。最佳現(xiàn)金持有量的確定方法有多種,物業(yè)管理公司常用的方法為鮑摩爾模式。
鮑摩爾模式中,假定公司將多余的現(xiàn)金投資于國(guó)庫(kù)券等有價(jià)證券。需要現(xiàn)金時(shí),則出售有價(jià)證券?，F(xiàn)金支出相對(duì)穩(wěn)定:即在0~t1或ti~ti+1期間內(nèi),公司的現(xiàn)金持有量n隨支出穩(wěn)步減少至0(見(jiàn)圖2-3-4)。最佳現(xiàn)金持有量是總成本最低時(shí)的持有量,它取決于兩個(gè)因素:持有現(xiàn)金的機(jī)會(huì)成本。即一筆資金既以現(xiàn)金形式持有,就無(wú)法同時(shí)以有價(jià)證券形式持有,此時(shí),因持有現(xiàn)金而損失的有價(jià)證券投資收益,稱(chēng)為持有現(xiàn)金的機(jī)會(huì)成本。一般而言,持有現(xiàn)金的機(jī)會(huì)成本是一項(xiàng)變動(dòng)成本,即與現(xiàn)金持有量成正比例變化;有價(jià)證券轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金的成本。轉(zhuǎn)換成本是指出售有價(jià)證券所必須支付的費(fèi)用,如通訊費(fèi)、稅金和手續(xù)費(fèi)等。轉(zhuǎn)換成本是一項(xiàng)固定成本,即僅與轉(zhuǎn)換次數(shù)有關(guān)系,而與每次的轉(zhuǎn)換金額無(wú)關(guān)(注:即使轉(zhuǎn)換成本中存在變動(dòng)成本,鮑摩爾模式仍然成立)。
三、物業(yè)管理財(cái)務(wù)預(yù)算的編制
不同的物業(yè)管理公司,編制預(yù)算的方式和程序各不相同。一般而言,為調(diào)動(dòng)廣大員工的積極性,在全面預(yù)算的編制過(guò)程中,應(yīng)盡可能讓物業(yè)管理公司的各個(gè)部門(mén)和所有員工共同參與,并由物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)編制財(cái)務(wù)預(yù)算。
(一)財(cái)務(wù)預(yù)算的編制程序
財(cái)務(wù)預(yù)算的編制涉及公司的各個(gè)部門(mén),編制預(yù)算時(shí),需對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算的編制方式和編制程序作出具體、明確的規(guī)定。現(xiàn)實(shí)中,財(cái)務(wù)預(yù)算的編制方式和程序?yàn)?
1.編制方式
各物業(yè)管理公司常用的預(yù)算編制方式為“二下一上式”。物業(yè)管理公司管理層首先將財(cái)務(wù)規(guī)劃確定的預(yù)計(jì)損益表分部門(mén)下達(dá),作為各部門(mén)編制預(yù)算的控制目標(biāo)(一下);各部門(mén)根據(jù)控制目標(biāo)的要求,結(jié)合自身的實(shí)際情況,編制出分季度的預(yù)算草案,并上報(bào)物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部門(mén)(一上);財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)各部門(mén)的預(yù)算草案進(jìn)行匯總和綜合平衡,編制出正式的財(cái)務(wù)預(yù)算,并報(bào)物業(yè)管理公司管理層,然后再由管理層交業(yè)主大會(huì)討論批準(zhǔn)后,正式下達(dá)給各部門(mén)執(zhí)行(二下)。
2.財(cái)務(wù)預(yù)算的編制程序
財(cái)務(wù)預(yù)算是經(jīng)營(yíng)預(yù)算中其他預(yù)算的匯總,編制財(cái)務(wù)預(yù)算應(yīng)以其他預(yù)算為基礎(chǔ)。具體編制程序?yàn)?①根據(jù)相關(guān)法規(guī)和管理服務(wù)合同的要求(特別是物業(yè)管理的內(nèi)容和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等),編制資本預(yù)算及年度收入預(yù)算;②以收入預(yù)算為基礎(chǔ),制訂營(yíng)業(yè)成本預(yù)算,即直接材料費(fèi)和直接人工費(fèi)預(yù)算;③依據(jù)收入預(yù)算,編制管理費(fèi)用預(yù)算;④根據(jù)收入預(yù)算、營(yíng)業(yè)成本和管理費(fèi)用預(yù)算等,并進(jìn)而結(jié)合物業(yè)管理公司的收付款政策和資本預(yù)算,編制現(xiàn)金預(yù)算;⑤最后,綜合所有各項(xiàng)預(yù)算,編制利潤(rùn)預(yù)算(預(yù)計(jì)損益表)和預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表。值得注意的是,利潤(rùn)預(yù)算與財(cái)務(wù)規(guī)劃中的預(yù)計(jì)損益表并無(wú)不同。因?yàn)?預(yù)計(jì)損益表作為物業(yè)管理公司的控制目標(biāo)下達(dá)給各部門(mén),然后再由各部門(mén)按照以上程序編制相應(yīng)的預(yù)算。這一編制過(guò)程,一方面使預(yù)計(jì)損益表得以分解,具備了實(shí)現(xiàn)的可能;另一方面,為物業(yè)管理公司理財(cái)提供了所需的新信息,如現(xiàn)金預(yù)算等。
(二)財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過(guò)程
財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過(guò)程十分復(fù)雜,現(xiàn)以天馬物業(yè)管理公司為例,具體揭示財(cái)務(wù)預(yù)算的編制過(guò)程。
天馬物業(yè)管理公司僅負(fù)責(zé)一高層住宅小區(qū)――簡(jiǎn)稱(chēng)“閑逸小區(qū)”的物業(yè)管理服務(wù)。1999年10月,天馬物業(yè)管理公司管理層進(jìn)行調(diào)查研究后決定:2000年的財(cái)務(wù)預(yù)算按靜態(tài)預(yù)算進(jìn)行編制。此后,天馬物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部將預(yù)計(jì)損益表(表5.5)按部門(mén)進(jìn)行了分解,并下達(dá)給各部門(mén)。各部門(mén)根據(jù)下達(dá)的控制目標(biāo),結(jié)合自身的實(shí)際情況,編制了預(yù)算草案,其編制過(guò)程為:
1.收入預(yù)算
天馬公司的物業(yè)管理收入相對(duì)簡(jiǎn)單,僅包括公共服務(wù)收入、公眾代辦
性服務(wù)收入和特約服務(wù)收入三部分。根據(jù)管理服務(wù)合同,公共服務(wù)的收費(fèi)執(zhí)行微利原則,并盡可能與政府指導(dǎo)定價(jià)相一致;公眾代辦性服務(wù)和特約服務(wù)的收費(fèi)執(zhí)行政府指導(dǎo)價(jià)。原則上,各項(xiàng)收費(fèi)都應(yīng)按時(shí)收取,但據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)知,本季度的管理公共服務(wù)收入中,80%于當(dāng)季收到款項(xiàng),其余20%于下季度收到;其他服務(wù)收費(fèi)基本上都于當(dāng)季收取。
另外,按照我國(guó)現(xiàn)行稅法的規(guī)定,物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)就其營(yíng)業(yè)收入繳納營(yíng)業(yè)稅、城市建設(shè)維護(hù)稅、教育費(fèi)附加和防洪工程維護(hù)費(fèi)等流轉(zhuǎn)稅。由于其流轉(zhuǎn)稅的征稅對(duì)象為營(yíng)業(yè)收入,為簡(jiǎn)便起見(jiàn),將付現(xiàn)支出――營(yíng)業(yè)稅金列入了營(yíng)業(yè)收入預(yù)算。
2.營(yíng)業(yè)成本預(yù)算
營(yíng)業(yè)成本是公司為賺取收入而發(fā)生的直接費(fèi)用,包括直接材料和直接人工費(fèi)。因此,編制營(yíng)業(yè)成本預(yù)算,應(yīng)以收入預(yù)算為基礎(chǔ),分別確定公共服務(wù)收入、公眾代辦性服務(wù)收入和特約服務(wù)收入的直接成本。其中,公眾代辦性服務(wù)和特約服務(wù)直接成本的確定較為容易,可參照其他工商企業(yè)采用的方法確定;公共服務(wù)的直接人工費(fèi),據(jù)保安人員、維修工程人員和清潔人員等直接從事公共服務(wù)人員的人數(shù)和當(dāng)?shù)氐墓べY水平(包括職工福利費(fèi))確定,其材料成本可以上年度實(shí)際發(fā)生的成本為基礎(chǔ),增減一定百分比(通常為物價(jià)指數(shù))來(lái)確定。由于直接材料多定點(diǎn)采購(gòu),公司的付款政策為:本季度采購(gòu)額或成本的70%于當(dāng)季支付,其余的30%于下季度付款。因此,本季度直接材料費(fèi)的現(xiàn)金支出=70%×本季度直接材料費(fèi)+30%×上季度直接材料費(fèi)。
3.管理費(fèi)用預(yù)算
管理費(fèi)用預(yù)算是財(cái)務(wù)預(yù)算的重要組成部分。它涵蓋了天馬物業(yè)管理公司在提供服務(wù)過(guò)程中發(fā)生的所有間接費(fèi)用,包括管理人員的工資和福利費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、固定資產(chǎn)的折舊、保險(xiǎn)費(fèi)等。編制管理費(fèi)用預(yù)算的最佳方法為零基預(yù)算,但為了簡(jiǎn)便起見(jiàn),天馬公司采用的仍然是固定預(yù)算。
4.現(xiàn)金預(yù)算
現(xiàn)金預(yù)算的編制,如上所述,以收入預(yù)算和成本費(fèi)用預(yù)算為依據(jù)。天馬物業(yè)管理公司所需營(yíng)運(yùn)資金由管理費(fèi)押金提供,最低的現(xiàn)金余額為10萬(wàn)元,多余資金用于償還借款或購(gòu)買(mǎi)國(guó)庫(kù)券(年利率平均為7%);1999年度,物業(yè)管理公司無(wú)借款,也無(wú)投資。按物業(yè)管理合同,物業(yè)管理公司每季度收取經(jīng)理人酬金10萬(wàn)元,預(yù)計(jì)所得稅為30萬(wàn)元。
5.預(yù)計(jì)損益表
預(yù)計(jì)損益表是物業(yè)管理公司在預(yù)算期內(nèi)經(jīng)營(yíng)成果的匯總反映。
由于缺少1999年度天馬物業(yè)管理公司的資產(chǎn)負(fù)債表,在此省略其預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表的編制。天馬物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)預(yù)算經(jīng)“閑逸小區(qū)”業(yè)主大會(huì)通過(guò)后,于2000年1月正式下達(dá)執(zhí)行。
四、物業(yè)管理的財(cái)務(wù)預(yù)算控制
財(cái)務(wù)預(yù)算,就其本質(zhì)而言,是一種控制手段。在物業(yè)管理公司,財(cái)務(wù)預(yù)算的實(shí)施就是借助于財(cái)務(wù)預(yù)算,對(duì)物業(yè)管理公司的資金運(yùn)動(dòng)過(guò)程進(jìn)行控制,即財(cái)務(wù)預(yù)算控制。為了保證財(cái)務(wù)預(yù)算能真正落到實(shí)處,公司財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)搞好物業(yè)管理財(cái)務(wù)的預(yù)算控制工作。
(一)財(cái)務(wù)預(yù)算控制的目的
財(cái)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算控制的目的主要有:
(1)落實(shí)財(cái)務(wù)預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。財(cái)務(wù)預(yù)算能否有效地實(shí)施,很大程度上取決于財(cái)務(wù)預(yù)算控制是否有效。如果財(cái)務(wù)預(yù)算編制得好,但財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)失效,則很難保證公司目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。
(2)及時(shí)糾正偏差。由于不可預(yù)見(jiàn)因素的存在,財(cái)務(wù)預(yù)算在實(shí)施過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)偏差,因而需要通過(guò)財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng),及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,找出產(chǎn)生偏差的原因,然后提出修改和補(bǔ)救辦法進(jìn)行糾正,保證財(cái)務(wù)預(yù)算任務(wù)的完成。
(3)提供決策依據(jù)。財(cái)務(wù)預(yù)算控制是對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算在實(shí)施過(guò)程中所進(jìn)行的定期性考核與檢查,因而在財(cái)務(wù)預(yù)算控制的過(guò)程中會(huì)形成各種反饋信息,這些反饋信息又將成為公司管理層決策時(shí)的重要參考依據(jù)。
財(cái)務(wù)預(yù)算控制的內(nèi)容很廣泛,主要有成本費(fèi)用控制、現(xiàn)金流轉(zhuǎn)控制、應(yīng)收票據(jù)控制、存貨控制、流動(dòng)負(fù)債控制、長(zhǎng)期負(fù)債控制和利潤(rùn)分配控制等。
(二)財(cái)務(wù)預(yù)算控制的內(nèi)容
財(cái)務(wù)預(yù)算控制主要應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作:
(1)將財(cái)務(wù)計(jì)劃的各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)分配落實(shí)到公司各部門(mén)。
(2)通過(guò)會(huì)計(jì)核算反映和監(jiān)督公司各部門(mén)有關(guān)指標(biāo)的實(shí)際完成情況。
(3)定期(按年或月)把實(shí)際完成情況同財(cái)務(wù)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行對(duì)比分析,找出存在的偏差,并分析產(chǎn)生偏差的原因,提出降低成本費(fèi)用的途徑,制定糾偏的有效措施。
(4)對(duì)責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。
(5)根據(jù)考核結(jié)果和獎(jiǎng)懲辦法進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。
(6)調(diào)整預(yù)算。在財(cái)務(wù)
預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中會(huì)發(fā)生一些不可預(yù)見(jiàn)的因素,造成財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行發(fā)生偏差,為了做到考核合理,獎(jiǎng)罰分明,一般在每年第三季度對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行有依據(jù)的必要調(diào)整,保證預(yù)算的合理性和可行性。
(三)財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)的構(gòu)成要素
為保證財(cái)務(wù)預(yù)算的貫徹落實(shí),物業(yè)管理公司應(yīng)建立有效的財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)。一般來(lái)說(shuō),財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)由組織系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、考核和獎(jiǎng)懲制度等組成。
(1)組織系統(tǒng)
組織系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算控制機(jī)構(gòu)及其各自工作職責(zé)作了規(guī)定。實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算控制的基本要求是實(shí)行責(zé)任中心制,即在公司內(nèi)部劃小預(yù)算單位,各預(yù)算單位(公司內(nèi)部有特定責(zé)任的單位或部門(mén))成為責(zé)任中心,每個(gè)責(zé)任中心都有明確的責(zé)任和控制范圍。根據(jù)所負(fù)責(zé)任和控制范圍的不同,責(zé)任中心又可分為成本中心、費(fèi)用中心,利潤(rùn)中心和投資中心。一般地,物業(yè)管理公司的業(yè)務(wù)部門(mén)(如保安隊(duì)、綠化隊(duì)、維修隊(duì)等)和各職能科室成為成本中心,該成本中心負(fù)責(zé)將人工、原材料和機(jī)器設(shè)備等投入轉(zhuǎn)變?yōu)槲飿I(yè)管理服務(wù)。利潤(rùn)中心是獲取最大凈利潤(rùn)為經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的組織單位。對(duì)一般物業(yè)管理公司或物業(yè)管理企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō),投資中心和利潤(rùn)中心應(yīng)分開(kāi),母公司或集團(tuán)公司是投資中心,而緊密層、松散層和各子公司則是利潤(rùn)中心,母公司或集團(tuán)公司對(duì)子公司實(shí)行投資控股關(guān)系,集團(tuán)公司內(nèi)部的各分公司和具體業(yè)務(wù)部門(mén)則是成本中心。
(2)信息系統(tǒng)
信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)的重要組成部分。財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)的信息分為公司內(nèi)部信息和外部信息。內(nèi)部信息包括財(cái)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)和實(shí)際執(zhí)行結(jié)果的數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)可從財(cái)務(wù)計(jì)劃(或財(cái)務(wù)預(yù)算)和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中取得。而外部信息如市場(chǎng)預(yù)測(cè)、市場(chǎng)行情、政策法規(guī)變動(dòng)等一般較難取得。在編制財(cái)務(wù)計(jì)劃預(yù)算時(shí),預(yù)算人員必須熟悉公司內(nèi)部和外部信息,計(jì)劃(預(yù)算)信息和現(xiàn)實(shí)信息。
(3)考核制度
考核是財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)發(fā)揮其作用的重要因素?？己说囊话阕龇ㄊ?根據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù),找出實(shí)際發(fā)生的結(jié)果與財(cái)務(wù)計(jì)劃(或財(cái)務(wù)預(yù)算)要求之間的差異,分析產(chǎn)生這種差異的原因,落實(shí)責(zé)任人,并提出補(bǔ)救辦法,最后形成財(cái)務(wù)報(bào)告,并作為公司決策和采取行動(dòng)的依據(jù)。
(4)獎(jiǎng)懲制度
獎(jiǎng)懲是根據(jù)業(yè)績(jī)考核結(jié)果,對(duì)業(yè)績(jī)突出者給予獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)造成嚴(yán)重?fù)p失的責(zé)任者給予處罰的行為?？己说慕Y(jié)果必須與獎(jiǎng)懲掛鉤,否則,財(cái)務(wù)預(yù)算控制就如同紙上談兵,財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)也就形同虛設(shè)。
(四)財(cái)務(wù)預(yù)算控制的步驟
財(cái)務(wù)管理部門(mén)實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算控制,一般應(yīng)遵循以下幾個(gè)步驟:
(1)建立財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)。建立財(cái)務(wù)預(yù)算控制系統(tǒng)包括建立財(cái)務(wù)預(yù)算控制的組織系統(tǒng)和信息系統(tǒng),建立考核制度和獎(jiǎng)懲制度。財(cái)務(wù)預(yù)算控制組織系統(tǒng)是財(cái)務(wù)預(yù)算控制的組織保證,包括專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)的設(shè)立、人員的配置、崗位責(zé)任的確立和責(zé)任中心、利潤(rùn)中心與投資中心的建立。信息系統(tǒng)包括建立各種量化的控制標(biāo)準(zhǔn)(指標(biāo)),它是實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算控制的依據(jù)。信息系統(tǒng)還應(yīng)包括信息反饋系統(tǒng),以保證各種信息能及時(shí)傳遞和反饋,保證控制措施的及時(shí)落實(shí)。考核制度和獎(jiǎng)勵(lì)制度是實(shí)施控制以及對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行處理的有關(guān)規(guī)定。它們?cè)谥贫壬媳ＷC了財(cái)務(wù)預(yù)算控制的有效實(shí)施及財(cái)務(wù)預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
(2)檢查監(jiān)督。根據(jù)信息系統(tǒng)確立的標(biāo)準(zhǔn),實(shí)行監(jiān)督、檢查,比較實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)之間的差異。
(3)分析原因。實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與財(cái)務(wù)預(yù)算的標(biāo)準(zhǔn)之間必然會(huì)產(chǎn)生偏差,那么,到底是什么原因產(chǎn)生這些偏差,責(zé)任者是誰(shuí),應(yīng)該予以明確。
(4)糾正偏差。提出糾正偏差的對(duì)策,并組織實(shí)施,盡最大努力減少損失。
第12篇 物業(yè)管理手冊(cè)－相關(guān)方環(huán)境制約控制程序
1、目的
為對(duì)相關(guān)方(業(yè)主、供方、裝修施工方、廢物處置方、運(yùn)輸方、設(shè)備維修方等)施加影響,使他們了解本公司的環(huán)境方針,努力去滿(mǎn)足本公司的環(huán)境要求,特制定本程序。
2、范圍
本程序適用于為公司提供產(chǎn)品或服務(wù)的可施加影響的相關(guān)方。
3、職責(zé)
3.1本公司對(duì)外有業(yè)務(wù)聯(lián)系的部門(mén)(管理部、品質(zhì)部、市場(chǎng)部、工程部、人力資源部、禮兵部、物業(yè)服務(wù)中心)負(fù)責(zé)了解相關(guān)方的情況,以便確定是否建立合作關(guān)系。
3.2本公司對(duì)外有業(yè)務(wù)關(guān)系的部門(mén)負(fù)責(zé)向相關(guān)方宣傳、解釋本公司的環(huán)境方針,提出本公司對(duì)相關(guān)方的環(huán)保要求,指導(dǎo)和監(jiān)督相關(guān)方的環(huán)保活動(dòng)。
4、程序
4.1供方
4.1.1管理部在選擇供貨方時(shí)優(yōu)先選擇已通過(guò)iso14001環(huán)境體系認(rèn)證或正在建立環(huán)境管理體系的單位,或已得到地方環(huán)保部門(mén)認(rèn)可的污染物達(dá)標(biāo)的單位。填寫(xiě)《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄》,并予以保存。
4.1.2對(duì)可施加影響的供貨方,管理部要宣傳本公司的環(huán)境方針,要求供貨方提供環(huán)保產(chǎn)品。采購(gòu)危險(xiǎn)化學(xué)品時(shí),管理部應(yīng)要求他們提供危險(xiǎn)化學(xué)品安全數(shù)據(jù)表(msds)。
4.1.3對(duì)供方可提出下列要求:
a)提供產(chǎn)品的合格證明,需要時(shí)提供檢測(cè)報(bào)告;
b)有毒有害廢棄物的回收;
c)運(yùn)輸時(shí)不得灑落;
d)汽車(chē)油料無(wú)滴漏;
e)車(chē)輛尾氣排放達(dá)標(biāo)。
4.2承包方
4.2.1物業(yè)服務(wù)中心
a)負(fù)責(zé)向綠化承包方宣傳本公司的環(huán)境方針,并在合同中提出明確的環(huán)保要求,使其在作業(yè)活動(dòng)中將環(huán)境污染降至最低,不發(fā)生擾民事件。
b)負(fù)責(zé)向廢物處理、處置承包方宣傳本公司的環(huán)境方針,索取資質(zhì)證明并在合同、協(xié)議或附加環(huán)境要求文件中明確在處理、處置廢物的同時(shí)不得造成二次污染。
c)負(fù)責(zé)向社區(qū)內(nèi)提供服務(wù)的工作單位和人員提出明確的環(huán)保要求,必要時(shí)提出環(huán)保知識(shí)培訓(xùn)要求。
d)負(fù)責(zé)進(jìn)入社區(qū)車(chē)輛的管理,不允許在社區(qū)內(nèi)鳴笛、油料滴漏等,防止對(duì)環(huán)境造成污染。
e)負(fù)責(zé)對(duì)裝修作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督管理,預(yù)防公共設(shè)施、設(shè)備的損壞、噪音擾民、污染或安全事故發(fā)生。具體執(zhí)行《業(yè)主入住及裝修控制程序》。
4.2.2工程部負(fù)責(zé)向設(shè)備維修承包方宣傳本公司的環(huán)境方針,并在合同中提出明確的環(huán)保要求,使其在作業(yè)活動(dòng)中將環(huán)境污染降至最低,不發(fā)生擾民事件。
4.3各物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主施加下列影響
4.3.1宣傳本公司的環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)。
4.3.2與業(yè)主共同識(shí)別及協(xié)商解決物業(yè)服務(wù)中心管理范圍存在的環(huán)境因素,使其得到有效控制和改善。具體執(zhí)行《信息交流控制程序》。
4.4各相關(guān)部門(mén)將本部門(mén)的主要相關(guān)方名錄傳遞給品質(zhì)部,由品質(zhì)部建立本公司《可施加影響主要相關(guān)方清單》。
4.5本程序產(chǎn)生的記錄按《記錄控制程序》規(guī)定執(zhí)行。
5、相關(guān)文件
5.1《業(yè)主入住及裝修控制程序》
5.2《信息交流控制程序》
6、相關(guān)記錄
6.1《可施加影響主要相關(guān)方清單》jw/jl-7.5.1-12-001
6.2《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄》jw/jl-7.4-004
