中建某局采購管理程序
中國建筑第三工程局程序文件
采購管理程序
1 目的
確保采購過程處于受控狀態(tài),保證所有的采購物資符合規(guī)定的采購要求。
2適用范圍
本程序規(guī)定了物資的分類、各類物資供方的評價、選擇和控制、采購計劃和采購合同的內(nèi)容要求、對采購物資的驗證要求等,適用于工程局承建工程所需的材料、半成品、設備等物資的采購工作。
3引用文件
3.1 中建三局zjs.qm101 《質(zhì)量手冊》
3.2 中建三局zjs.qm201 《質(zhì)量策劃程序》
3.3 中建三局zjs.qm202 《文件控制程序》
3.4 中建三局zjs.qm203 《記錄控制程序》
3.5 中建三局zjs.qm215 《產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序》
3.6 中建三局zjs.qm216 《不合格品控制程序》
4術語和定義
本程序采用gb/t19000-2000 《質(zhì)量管理體系基礎和術語》標準和局《質(zhì)量手冊》中的術語和以下定義。
4.1 土建工程物資的分類:
a)a類物資:構(gòu)成建筑物或?qū)ㄖ锿两üこ藤|(zhì)量有重大影響的物資,包括:鋼材、水泥、木材、商品砼、砂、石、砌塊、保溫材料、防水材料、預制構(gòu)件、裝飾材料、門、窗、鋼構(gòu)件、半成品等。
b)b 類物資:除a 類物資以外的其他物資,包括:工用具、安全勞保用品、機械設備、機配件、電器、電料、油料、化雜、小五金等。
4.2 安裝工程物資的分類
a)a類物資:包括電器電路、燈具、橋架、母線、電線電纜、儀器儀表、閥門、給排水管件、消防、空調(diào)、暖通、電梯等物資和設備;
b)b 類物資:除a 類安裝工程物資以外物資,包括:焊接材料、工用具、電焊機等。
4.3 供方:物資設備的提供者(包括生產(chǎn)廠家和中間供應商)
5 職責
5.1 生產(chǎn)副局長、局工程部和科技部負責對本程序在公司物資系統(tǒng)執(zhí)行過程中的檢查與指導工作。
5.2 公司物資部
5.2.1 負責公司物資采購管理工作,負責全公司建筑物資(動力用物
資設備除外)的采購權限的確定及自身權限內(nèi)的物資采購實施,確保
各分公司、項目經(jīng)理部、安裝部物資采購管理工作處于受控狀態(tài)。
5.2.2 組織對供方的選擇、評價和控制,編制、發(fā)布合格供方名冊,
組織對供方的重新評價。
5.2.3 負責公司采購文件的編制、修訂和組織實施。
5.3 公司經(jīng)營部負責向公司物資部提供所需物資的預算數(shù)據(jù)。
5.4 公司工程部必要時參與物資供方的評價及采購物資的驗證工作。
5.5 公司動力部動力用物資設備的采購管理工作可參照本程序執(zhí)
行。
5.6 公司安裝部
5.6.1 組織對安裝工程物資供方的選擇、評價和控制以及對供方的重
新評價。
5.6.2 負責安裝工程物資的采購、驗證、標識、保存等實施工作。
5.7 項目經(jīng)理部
5.7.1 負責編制、審批、報送物資設備需用計劃。
5.7.2 負責進場物資設備的搬運、檢測、驗收、標識、堆放儲存、保
管、使用以及回收處理等。
5.7.3 負責物資部授權范圍內(nèi)的物資采購工作。
6措施和方法
6.1 供方的評價。
6.1.1 a 類土建、安裝工程物資供方必須進行評價,b 類物資中總價
值超過 2000 元以上的物資供方也必須進行評價,其他 b 類物資的供
方提供的產(chǎn)品只需進行現(xiàn)場驗證。
6.1.2 對供方評價的內(nèi)容:
a) 采購員在采購前收集供方相關資料:供方的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許
可證、產(chǎn)品準用證、質(zhì)量體系認證證書、產(chǎn)品質(zhì)量證明書、樣品及其
檢測報告等質(zhì)量活動相關文件和信息資料;
b)供方為生產(chǎn)廠家時的評價主要針對其生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)
量保證能力、信譽、服務能力等;
c)供方為流通企業(yè)時的評價主要針對其供應物資的來源及能力、
以往業(yè)績、信譽、服務能力等。
6.1.3 供方評價的方式:
a)要求供方提供與 6.1.2 條內(nèi)容相關的證明文件和資料;
b)對供方提供的樣品進行檢驗或驗證;
c)供方以往提供類似物資的供貨歷史、業(yè)績、信譽、服務等;
d)對供方生產(chǎn)或倉儲實地進行考察評價;
e)從其他單位了解該供方提供同類物資的使用情況。
6.1.4 對 a 類物資的評價必須采取 6.1.3.a)條及b、c、d 條中的任
意一條進行,對b 類物資的評價可采取 6.1.3 條中的任意一條進行。
6.1.5 根據(jù)評價結(jié)果填寫《物資供方評價表》。
6.2 供方的選擇
6.2.1 相關物資部門依據(jù)《物資供方評價表》,選擇其中合格供方,
進入《合格物資供方名冊》,公司物資部合格供方名冊須經(jīng)物資部經(jīng)
理審批后執(zhí)行,公司安裝部合格供方名冊須經(jīng)安裝部材料科長審核,
物資部經(jīng)理審批后執(zhí)行,區(qū)域分公司合格供方名冊須經(jīng)分公司材料科
長審核,物資部經(jīng)理批準后執(zhí)行。
6.2.2 凡進入《合格物資供方名冊》中的供方,其生產(chǎn)或供應的物資
設備,各需用單位、部門可直接按各自的采購權限從中選擇供方進行
采購。
6.2.3 正在評價過程中還未進入合格物資供方名冊的供方,經(jīng)物資部
經(jīng)理審批后可進行采購,采購完成或一段時間后經(jīng)評價合格可進入合
格供方名冊。
6.2.4 對b類物資中數(shù)量較小、且不直接影響工程質(zhì)量的物資,可直
接進行市場采購,而無須對供方進行評價,但要進行相應的驗證或檢
驗。
6.3 供方的控制
6.3.1 物資設備進場后必須填寫供方供貨
記錄,內(nèi)容應包括:生產(chǎn)廠
家、供應單位、物資設備名稱、規(guī)格型號、計劃進場時間、數(shù)量、實
際進場時間、數(shù)量、提單號、運輸車號、爐/批號、質(zhì)量證明單號、
檢驗狀況及報告單號、使用工程或部位等。
6.3.2采取與供方溝通、與顧客溝通、現(xiàn)場驗證、檢驗等跟蹤措施,
確保提供的物資設備持續(xù)符合規(guī)定要求。如合格供方在合作中出現(xiàn)供
貨質(zhì)量不合格,全年累計達三次以上者,將取消合格供方資格;如供
貨不及時、服務不到位且情況嚴重,連續(xù)達三次以上者或全年累計達
六次以上者將取消合格供方資格。
6.3.3 每年年底,由相關物資部門對分別所管理的合格供方進行重新
評價,填寫《物資供方評價表》,當出現(xiàn)6.3.2 條情況時,被除名的
供方 1年內(nèi)不得進入合格物資供方名冊。
6.3.4 1 年內(nèi)沒有進行采購或使用其物資的合格供方,在采購前須
按照 6.1、6.2 條對其進行重新評價、選擇。
6.3.5 每年初,必須對《合格物資供方名冊》更新調(diào)整并及時下發(fā)新
的名冊。
6.4采購信息
6.4.1 采購計劃
6.4.1.1 項目經(jīng)理部工程技術部門根據(jù)施工生產(chǎn)計劃安排、施工組織設計和施工方案的要求等編制物資需用計劃,經(jīng)項目經(jīng)理或分公司經(jīng)理審批后分別報送各采購權限部門實施采購;
6.4.1.2 采購計劃中應清楚地說明采購物資的要求,包括:工程項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位、質(zhì)量要求、進場時間等。
6.4.2 采購合同
6.4.2.1 a 類物資的采購必須訂立書面合同,b 類物資必要時也訂立書面合同;
6.4.2.2 采購合同中應對所要采購的物資有清楚的說明,包括:物資的名稱、商標牌號、規(guī)格、型號、生產(chǎn)廠家、計量單位、質(zhì)量要求、驗收標準、交貨地點等。
6.5 采購物資設備的驗證
6.5.1 采購物資設備驗證的內(nèi)容:
a) 物資設備的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家等;
b)物資設備的質(zhì)量證明文件 (材質(zhì)書、爐批號、合格證、檢驗報告等);
c) 物資設備的外觀、幾何尺寸等。
6.5.2 物資設備的驗證方式:
a)依據(jù)采購計劃、采購合同要求或提供樣品進行核查;
b) 檢測、測量、度量;
c) 抽樣送檢;
d) 小批量試用、設備試運行;
e)設備開箱驗證。
6.5.3 對采購物資設備進行驗證時,至少要兩人或兩部門同時進行,如采購員和庫管員、采購部門和技術部門等。對外觀質(zhì)量有特殊要求的物資,驗證時采購員必須做好物資外觀驗證記錄。
6.5.4 當需要在供方貨源處對所采購的物資進行驗證時,應在采購合同中加以說明,驗證工作由物資采購部門組織,由物資采購部門負責填寫《采購物資驗證報告》。
6.5.5當顧客要求對供方的物資進行驗證時,物資采購部門應與供方進行聯(lián)系,并協(xié)助顧客實施驗證,即使經(jīng)顧客驗證合格,采購部門仍將對其質(zhì)量負責。此驗證活動不得取代采購物資交付時的質(zhì)量驗證活動。
6.5.6 物資設備進場后需要進行檢驗和試驗時執(zhí)行《產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序》。
6.5.7 物資設備進場后經(jīng)檢驗或驗證不合格時,執(zhí)行《不合格品控制程序》。
6.6 監(jiān)管和控制
6.6.1 安裝部、區(qū)域分公司將自行發(fā)布的《合格物資供方名冊》報公司物資部一份備案。
6.6.2 直屬項目經(jīng)理部的采購合同報公司物資部一份備案。
6.6.3 公司物資部每半年對公司所有物資采購管理工作進行一次檢查。安裝部、分公司每月對其所屬單位實施檢查。
6.6.4 每次檢查應有檢查記錄,檢查中發(fā)現(xiàn)物資采購管理工作中對工程質(zhì)量有影響的問題要有跟蹤檢查措施。
7 支持性文件
7.1 《合格物資供方名冊》
7.2 《物資采購合同管理規(guī)定》
7.3 《物資采購工作實施細則》
8 記錄
8.1 表 209-01 《物資供方首次/再次評價表》
8.2 表 209-02 《物資進場計劃》
8.3 表 209-03 《采購合同》
8.4 表 209-04 《物資進場記錄》
8.5 表 209-05 《采購物資驗證報告》
