科大審計(jì)檔案管理辦法
南中科大審計(jì)檔案管理辦法
第一條 為了規(guī)范學(xué)校審計(jì)檔案管理，保證審計(jì)檔案的質(zhì)量，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》和《第2308號(hào)內(nèi)部審計(jì)具體準(zhǔn)則--審計(jì)檔案工作》等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱審計(jì)檔案，是指學(xué)校在審計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。審計(jì)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，主要有財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案、工程審計(jì)咨詢類檔案和綜合審計(jì)類檔案三大類。
第三條 本辦法所稱審計(jì)檔案管理，是指建立審計(jì)檔案并進(jìn)行收集、整理、編制、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒別和移交等活動(dòng)。
第四條 學(xué)校審計(jì)檔案管理工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)分類、集中管理”的原則。審計(jì)處設(shè)兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理，在業(yè)務(wù)上接受上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)和學(xué)校檔案館的指導(dǎo)和監(jiān)督。
第五條 審計(jì)檔案的建立實(shí)行審計(jì)組負(fù)責(zé)制，做到誰審計(jì)誰立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔，并采取按職能分類、按項(xiàng)目立卷、按單元排列的立卷方法。
第六條 審計(jì)項(xiàng)目確定后，該審計(jì)項(xiàng)目的組長(zhǎng)即為負(fù)責(zé)該項(xiàng)目立卷歸檔的責(zé)任人。審計(jì)項(xiàng)目一經(jīng)實(shí)施，該項(xiàng)目主審即應(yīng)及時(shí)收集本項(xiàng)目的文件材料;審計(jì)終結(jié)時(shí)，主審應(yīng)對(duì)本項(xiàng)目形成的全部文件材料進(jìn)行整理、鑒別和取舍，并按立卷的方法和規(guī)則進(jìn)行組卷，經(jīng)審計(jì)組長(zhǎng)復(fù)核和審計(jì)處兼職檔案員檢查后，依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行案卷的編目和裝訂。
(一)審計(jì)檔案頁碼數(shù)應(yīng)統(tǒng)一編寫在每頁材料正面的右下角;
(二)卷內(nèi)目錄填寫包括順序號(hào)、文件名、頁碼，卷內(nèi)目錄放在卷首;
(三)備考表填寫包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等內(nèi)容，備考表放在卷尾;
(四)案卷封面書寫包括審計(jì)項(xiàng)目名稱、審計(jì)時(shí)間、審計(jì)組負(fù)責(zé)人、保管期限等內(nèi)容;
(五)審計(jì)案卷的裝訂應(yīng)去掉金屬物，采用三孔一線方法裝訂，案卷一般不應(yīng)超過200頁。
第七條 審計(jì)案卷內(nèi)的文件材料按結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料、其他備查文件材料四個(gè)單元為序進(jìn)行排列。
第一單元為結(jié)論性文件材料，采用逆審計(jì)程序并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。
第二單元為證明性文件材料，按與審計(jì)報(bào)告所列問題和審計(jì)評(píng)價(jià)意見相對(duì)應(yīng)的順序，對(duì)審計(jì)證據(jù)、匯總的審計(jì)工作底稿、分項(xiàng)目審計(jì)工作底稿、審計(jì)法規(guī)依據(jù)等進(jìn)行排列。
第三單元為立項(xiàng)性文件材料，按文件材料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。
第四單元為其他備查文件材料，按文件材料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。
第八條 審計(jì)檔案中每份或者每組文件之間的排列要求是：
(一)正件在前，附件在后;
(二)定稿在前，修改稿在后;
(三)批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;
(四)批示在前，報(bào)告在后;
(五)重要文件在前，次要文件在后;
(六)匯總性文件在前，原始(基礎(chǔ))性文件在后。
第九條 財(cái)務(wù)審計(jì)類項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件材料有：
(一)向上級(jí)部門或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送的有關(guān)本項(xiàng)目的審計(jì)情況報(bào)告;
(二)審計(jì)整改情況報(bào)告及審計(jì)回訪記錄等;
(三)審計(jì)決定或?qū)徲?jì)意見書，移送處理意見書;
(四)審計(jì)報(bào)告(定稿)及審計(jì)處審定報(bào)告的會(huì)議紀(jì)要;
(五)被審計(jì)單位和個(gè)人對(duì)審計(jì)報(bào)告的書面反饋意見;
(六)審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿和調(diào)查記錄;
(七)被審計(jì)單位或責(zé)任人的承諾書、述職報(bào)告;
(八)項(xiàng)目審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)實(shí)施方案及其有關(guān)記錄;
(九)審計(jì)通知書;
(十)審計(jì)立項(xiàng)書、審計(jì)委托函、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)事項(xiàng)的批示;
(十一)有關(guān)審計(jì)項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、群眾來信、來訪記錄、舉報(bào)等文書材料;
(十二)其他應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件材料。
第十條 工程審計(jì)咨詢類項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件材料有：
(一)預(yù)算審計(jì)項(xiàng)目：工程立項(xiàng)審批表、工程招標(biāo)控制價(jià)文件;
(二)一審項(xiàng)目：工程立項(xiàng)審批表、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同、施工圖紙、簽證單、竣工驗(yàn)收證明、結(jié)算書、工程量計(jì)算式、結(jié)算定案表;
(三)外審項(xiàng)目：工程立項(xiàng)審批表、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同、施工圖紙、簽證單、變更通知書、有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、竣工驗(yàn)收證明、竣工圖紙、結(jié)算書、工程量計(jì)算式、結(jié)算審核報(bào)告書;
(四)其他應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件材料。
第十一條 綜合審計(jì)類應(yīng)歸檔的文件材料主要有：
(一)審計(jì)工作規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等文件;
(二)審計(jì)處機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、人事任免、人員聘任等文件;
(三)上級(jí)部門來文、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)工作的批示等文件;
(四)審計(jì)工作會(huì)議或?qū)徲?jì)學(xué)術(shù)交流會(huì)議的主要文件;
(五)物資設(shè)備審簽有關(guān)資料;
(六)科研項(xiàng)目審簽有關(guān)資料;
(七)專項(xiàng)審計(jì)有關(guān)資料;
(八)其他與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的資料。
第十二條 財(cái)務(wù)審計(jì)類文件材料按項(xiàng)目立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一個(gè)卷或若干卷，不得將幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目合立為一卷;對(duì)跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在審計(jì)終結(jié)的年度立卷;歸檔時(shí)間不得遲于審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后次年的3月份。工程審計(jì)類、綜合審計(jì)類文件材料可按文件材料形成的時(shí)間順序多個(gè)項(xiàng)目歸入一卷。
第十三條 審計(jì)檔案在審計(jì)處存放保管的期限為5年。審計(jì)處兼職檔案員應(yīng)定期組織檔案的裝訂、歸檔、檢查工作，不得隨意堆放、損毀、失散和泄密，確保檔案的安全。超過五年的審計(jì)檔案移交學(xué)校檔案館存放管理。
第十四條 審計(jì)檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目審計(jì)案卷的保存價(jià)值確定，暫定為10年、30年和永久三種。
第十五條 查閱審計(jì)檔案，僅限于審計(jì)工作人員，審計(jì)處以外的單位與個(gè)人如有特殊情況需要查閱審計(jì)檔案或者要求出具審計(jì)檔案證明的，須辦理登記手續(xù)，經(jīng)審計(jì)處處長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。國(guó)家有關(guān)部門依法進(jìn)行查閱的除外。審計(jì)檔案不得帶出審計(jì)處或檔案館辦公室，嚴(yán)禁涂改、抽取、偽造或者擅自抄錄、復(fù)制。
第十六條 對(duì)損毀、涂改、偽造、出賣、擅自提供審計(jì)檔案者或者因玩忽職守造成審計(jì)檔案丟失的責(zé)任人、應(yīng)當(dāng)依法給予黨紀(jì)和行政處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
第十七條 本辦法由審計(jì)處負(fù)責(zé)解釋。
第十八條 本辦法于2023年1月10日經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)議審定通過，自發(fā)布之日起施行。原《南中林業(yè)科技大學(xué)審計(jì)檔案管理辦法》(南中林發(fā)〔2012〕40號(hào))同時(shí)廢止。
