某公司檔案管理制度格式怎樣的（十二篇）

發(fā)布時間：2023-12-24 10:26:01 查看人數(shù)：38

某公司檔案管理制度格式怎樣的

第1篇某公司檔案管理制度格式怎樣的

微星公司檔案管理制度第一章總則

第一條為加強公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管,特制定本制度。

第二條公司行政部負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。

第三條公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時歸檔,部分資料須在行政部備份。第二章文件資料的收集管理

第四條歸檔范圍:公司印發(fā)的公文。公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。公司重要會議資料,包括會議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會議紀要等。上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。公司重要的技術(shù)資料、供應商檔案資料、客戶資料等。公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。公司所有員工的考核與培訓資料。公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。公司及產(chǎn)品的獲獎證書。

第五條資料承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)批準的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。

第七條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的重要文件資料,由此項工作的負責人收集并交行政部歸檔保管。

第八條公司員工外出參加培訓、學習、考察、調(diào)研等公務活動,必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。

第九條各部門須有一名檔案管理人員,認真執(zhí)行定期歸檔制度。第三章歸檔管理

第十條檔案管理人員應根據(jù)公司的業(yè)務及工作現(xiàn)狀,編制“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上明細名稱。

第十一條檔案管理人員應及時將文件資料按照“案卷類目”放入文件夾內(nèi),對號入座。

第十二條在歸檔的文件資料中,應將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。

第十三條對于重要的聲像類資料,檔案管理人員應在卷首附上文字說明,包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)。第四章附則

第十四條本制度由公司行政部負責解釋。

第十五條本制度自頒布之日起施行。

第2篇某有限公司安全文件檔案管理制度

1目的

為進一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性，根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實際狀況，特制訂本制度。

2范圍

本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。

3術(shù)語

3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的，對企業(yè)、國家及社會安全生產(chǎn)具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

4主要職責

4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設備管理、技術(shù)管理及業(yè)務聯(lián)系工作中，形成的有保存價值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。

4.2生產(chǎn)安環(huán)部負責公司安全檔案管理檢查督促工作，負責對公司的安全檔案分級管理做出規(guī)定。

4.3各部門應加強安全檔案管理工作的領(lǐng)導，明確一位負責人主管安全管理檔案工作，保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負責各自的安全檔案管理工作。。

4.4各部門應設置專門安全管理檔案柜，落實安全管理檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。

4.5公司綜合辦負責收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料；負責收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。

4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎性工作，是維護公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟利益、合法權(quán)益的重要依據(jù)，是公司信息資源的重要組成部分。各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責。任何個人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。

4.7各級安全生產(chǎn)管理人員應忠于職守，認真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標準，協(xié)助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

5工作內(nèi)容

5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容：

5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容：企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機構(gòu)與安全員等。

5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所平面布置圖，并標注清楚以下內(nèi)容。

部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營、儲存設施、設備的位置、型號、規(guī)格等；

重大危險源的位置、數(shù)量等；

主要應急救援設施、設備、器材的位置、數(shù)量、型號。

5.1.3公司安全生產(chǎn)重點監(jiān)控部位一覽表（重大危險源、消防重點部位、重點設備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲存地點及相關(guān)危險危害因素分析）。

5.1.4公司應急救援體系建設情況。內(nèi)容包括：事故應急救援預案、應急救援隊伍組成及聯(lián)系方式、各類應急救援設施、設備器材的數(shù)量以及應急救援演練情況等。

5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容

1. 主要負責人的安全資格證書。

2. 安全管理人員的安全資格證書。

3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡。

4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。

5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計劃、總結(jié)方面的內(nèi)容

安全目標管理

安全生產(chǎn)責任制

法律法規(guī)標準規(guī)范管理

安全投入管理

安全文件和檔案管理

風險評估和控制管理

安全教育培訓管理

特種作業(yè)人員管理

設備設施安全管理

建設項目安全“三同時”管理

生產(chǎn)設備設施驗收管理

生產(chǎn)設備設施報廢管理

施工和檢維修安全管理

?；芳爸卮笪ｋU源管理

作業(yè)安全管理（動火、高空、受限空間、動力介質(zhì)等）

相關(guān)方及外用工（單位）管理。

職業(yè)健康管理

勞動防護用品（具）管理

安全檢查及隱患排查治理

應急管理

事故管理

安全績效評定管理

安全會議制度

安全機構(gòu)設置與人員配置管理

安全操作規(guī)程

安全通則

安全生產(chǎn)管理考核制度

參觀人員安全告知書

特種設備安全管理（機電類、承壓類）

上報的各種安全生產(chǎn)方面的計劃、總結(jié)、報告等材料。

安全活動日管理制度

上級部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報、記錄。

其他與安全相關(guān)的管理制度

5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容

各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。

落實執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。

安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容

日常檢查記錄及處理情況記錄。

月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。

安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。

各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。

各項檢查的總結(jié)匯報材料。

其他與安全檢查相關(guān)的材料。

5.1.9安全教育培訓方面的內(nèi)容

安全培訓計劃。

公司主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄。

員工三級安全教育記錄。

特種作業(yè)人員和特種設備作業(yè)人員資格證書及教育培訓記錄。

換崗教育培訓記錄。

日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結(jié)。

應急救援培訓、演練記錄及總結(jié)。

5.1.10安全投入方面的內(nèi)容

全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。

安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄。

隱患整改方面的投入記錄。

防護用品方面的投入記錄。

安全防護設備、設施方面的投入記錄。

安全評價、安全管理體系建設、安全代理方面的投入。

其他與安全有關(guān)的投入。

5.1.11工傷保險方面的內(nèi)容

參加工傷保險員工的名單。

為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)。

發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)。

其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。

5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容

具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。

具有職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況。

具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告。

接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。

確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。

與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄。

各類勞動防護用品發(fā)放記錄。

員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。

其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。

5.1.13“三同時”管理方面的內(nèi)容

有關(guān)安全設施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、材料。

“三同時”項目的設計圖紙及相關(guān)資料。

“三同時”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料。

其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。

5.1.14安全防護設備（含職業(yè)健康衛(wèi)生設備，下同）方面的內(nèi)容

各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料。

各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄。

各類安全防護設備運行維護保養(yǎng)情況記錄。

應急救援設備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄。

其他與安全防護設備相關(guān)的文件、資料和記錄。

5.1.15用電管理方面的內(nèi)容

企業(yè)用電管理制度及落實情況記錄。

配電室運行狀況記錄。

臨時用電申請及拆除記錄。

配電箱等用電設施運行狀況記錄。

5.1.16特種設備方面的內(nèi)容

特種設備的設計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。

特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄，特種設備使用證。

特種設備的日常使用狀況記錄。

特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄。

特種設備運行故障和事故記錄。

5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。

發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。

事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄。

事故調(diào)查收集各類證據(jù)。

事故分析會記錄。

關(guān)于事故的原因分析、責任認定和防護措施的相關(guān)決定文件。

按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。

企業(yè)月度事故報表。

其他與事故相關(guān)的文件、材料。

5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容

5.2收集與移交的基本要求

5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

5.2.2歸檔材料應確保完整、準確、系統(tǒng)，反映公司安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。

5.3歸檔時間

5.3.1基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料，在項目結(jié)束后整理歸檔。

5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項目或活動歸檔。

5.4安全檔案工作人員負責有關(guān)歸檔材料的審核。

5.5安全檔案工作人員應對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。

5.6檔案管理

5.6.1各單位安全管理檔案整理應根據(jù)自身實際情況按各自管理職責分類保存，便于科學管理與利用。

5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期（2—5年）、短期（2年以下）三種。

5.6.3對保管到期的安全管理檔案應進行鑒定。對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的相關(guān)檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報主管負責人審批。銷毀相關(guān)檔案時必須嚴格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定，銷毀清冊應長期保存。

5.6.4應建立安全管理檔案統(tǒng)計工作制度，并按規(guī)定向上級有關(guān)部門報送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。

5.7檔案利用

5.7.1安全管理檔案的利用，要處理好保密和利用的關(guān)系，既要保護總廠的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導、借鑒作用。

5.7.2公司應積極主動地接受各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導，開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務工作。

第3篇建筑總公司會計檔案管理制度

建筑工程總公司會計檔案管理制度

第一條會計應該以會計期間分期決算帳目和編制財務會計報表。會計期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會計中期。

第二條會計報表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實、計算準確,不得漏報或任意取舍,會計報表之間、會計報表各項目之間,凡有對應關(guān)系的數(shù)字應當一致,會計報表中本期與上期的有關(guān)數(shù)字應當相互銜接。

第三條凡是本公司的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其它有保存價值的資料均應該歸檔。

第四條會計憑證按月、按照編號順序每月裝訂成冊,表明月份、季度、起止年、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財務科長保管,一年后交集團公司檔案室,歸檔前應加以裝訂。

第五條會計報表應按照季度、年度按時歸檔,由財務管理部指派專人管理,并分類填制目錄。

第六條對上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯誤,給予責任人30元罰款,由公司財務管理部負責處罰。

第七條會計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復制、摘錄會計檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準,如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對財務負責人與直接責任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴重后果者開除。

第4篇紡織公司文件和檔案管理制度

為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。

1、實行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導簽批意見督辦落實。

2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。

4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。

5、檔案基礎資料管理信息，必須實現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。

6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批同意后方可借閱。

7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。

第5篇公司技術(shù)檔案管理制度6

公司技術(shù)檔案管理制度(六)

總則:

1.1 為建立、健全公司技術(shù)檔案工作,完整地保存和科學地管理公司的技術(shù)檔案,充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設和發(fā)展中的作用,更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務。特制訂本管理制度。

1.2 本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門(包括車間)在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設備、基建等技術(shù)活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

1.3 公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務管理工作中,保證其技術(shù)文件材料的積累,達到收集齊全、整理系統(tǒng),并按制度及時歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。

1.4 按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則,公司技術(shù)部設立綜合檔案室,并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導下,集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作,達到全公司技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

2技術(shù)文件資料的歸檔:

2.1 每一個技術(shù)項目完成或告一段落后,都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料,并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求,將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理,組成保管單位(卷、代、冊、盒),由技術(shù)主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。

2.2 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時,交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見pd423《文件控制程序》表碼pd423-02),簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的,管理人員有權(quán)拒絕接收。

2.3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料,應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良,字跡工整,圖紙按規(guī)格繪制,圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。

2.4 凡各部門形成的圖紙類文件,應描制底圖一份,并經(jīng)技術(shù)責任簽字后,向檔案室移交歸檔。

2.5 凡外來、外購回公司的圖紙資料,隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前,有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點,如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。

3綜合檔案室的任務和管理人員的職責:

3.1 綜合檔案室的任務:

3.1.1 集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術(shù)檔案,維護技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全,并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職,造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等,管理人員應負主要責任,嚴重者調(diào)離崗位。

3.1.2 協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

3.1.3 承擔技術(shù)文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔,提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務。

3.2 技術(shù)檔案管理人員的職責:

3.2.1 認真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務,提高管理水平,保證技術(shù)檔案工作任務的完成。積極主動地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。

3.2.2 科學地管理全公司技術(shù)檔案,承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。

3.2.3 遵守公司保密制度,做好安全保衛(wèi)工作。

3.2.4 嚴格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

3.2.5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生,對破損或變質(zhì)的檔案,要及時修補和提出復制。

4技術(shù)檔案的鑒定和銷毀:

4.1 認真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案,復制后,原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案,原檔案報廢,保管期限為一年。

4.2 凡要銷毀的技術(shù)檔案,必須造具清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后,在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀,防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

5技術(shù)檔案的保管和借閱:

5.1 對接收來的技術(shù)檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理,編制《檔案查閱目錄》,做到定位存放,妥善保管,方便利用。

5.2 認真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度,每年年底全面檢查、清理一次,做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告,交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報告的結(jié)果,對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改,并對檢查報告的真實性進行復查。

5.3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作,并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風,注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案,管理人員要及時修補和提出復制。

5.4 技術(shù)檔案的保密制度:

5.4.1 全公司職工必須嚴守機密,維護技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案(包括外來、外購的資料,隨儀器、設備回公司的文件資料,原始底圖等),要由技術(shù)主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管,不得遺失。

5.4.2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況,應立即上報并采取措施作妥善處理。

5.4.3 非工作人員未經(jīng)允許,不得隨意翻閱技術(shù)檔案。

5.5 技術(shù)檔案的借閱:

5.5.1 凡本公司技術(shù)人員、工作人員,因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》,借閱人員簽字后,方可使用。用后按期歸還,經(jīng)管理人員檢查后,方可辦理注銷手續(xù)。

5.5.2 技術(shù)檔案和各種設備說明書等,均在公司內(nèi)控制使用,檔案原件不得借出檔案室,僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室,應辦理手續(xù),借出副本。如無副本時,需經(jīng)技術(shù)主管批準方能借出。

5.5.3 經(jīng)同意借出之檔案,每次最長時間為三天。如工作需要,到期后需繼續(xù)使用的,應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期,必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者,由檔案管理員負責催收,并要求其限期歸還。到期還未歸還,由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值(各類書籍按標價、資料按制作價格)報技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準后,送公司財務部,對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案,根據(jù)其時間的長短,可按處罰金額的1/2至全額返回。

5.5.4 借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔,不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù),并檢查完整情況,做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者,及時向主管領(lǐng)導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰,由檔案管理員報技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準后,送公司財務部,對檔案借閱人

進行處罰。

6技術(shù)檔案的復制和技術(shù)資料的發(fā)放:

6.1 凡歸檔的技術(shù)文件資料,一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份,供日常借閱或發(fā)放使用,備份文件發(fā)放后,應及時復制補充完整。

6.2 需加工制作的工裝類圖紙文件,應曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放采購部備料,以及轉(zhuǎn)交質(zhì)量部進行木模、坯料檢查,其中裝配圖發(fā)放于模具保管,供工裝的管理使用;一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部,用于加工訂貨;一套用于檔案室存檔,供日常借閱使用。

6.3 用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應曬制四份,發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。經(jīng)會簽后的鑄件圖還應至少發(fā)放一份至顧客處,其中,重油廠需發(fā)放三份。

6.4 用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的泥芯圖,應曬制四份,發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。

6.5 用作指導生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導書等,應曬制三份,發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。

6.6 作為驗收依據(jù)的檢驗卡片,應曬制三份,發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。

6.7 因工作原因,需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料,應在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應編制《文件發(fā)放清單》(參見pd423《文件控制程序》表碼pd423-01),發(fā)放清單由文件編制部門填寫,部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所,發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等,并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人,應提出申請,填寫《文件領(lǐng)用申請單》(參見pd423《文件控制程序》表碼pd423-06),經(jīng)主管領(lǐng)導審查、文件編制部門主管批準后,可簽名領(lǐng)取。

6.8 發(fā)放各使用場所的文件資料,使用者應妥善保管,不得損壞或丟失。因受條件限制,破壞或污損至無法使用時,可到檔案室換取新文件,原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料,而要求檔案室重新發(fā)放時,文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用,其金額按復(曬)制資料的實際價格核算,由檔案管理員報技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準后,送交公司財務部。

7技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改:

7.1 當文件編制部門需對技術(shù)檔案實施更改或補充時,應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時,還應有用戶同意更改的書面證明,并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記,堅持技術(shù)責任簽字,標明日期。同時修改清單中的更改級別,并將修改通知保留備查。

7.2 技術(shù)檔案更改后,資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所, 以保證文件的使用得到有效控制。

第6篇某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

第7篇領(lǐng)航房地產(chǎn)公司檔案管理制度

綠航房地產(chǎn)公司檔案管理制度

檔案管理工作由綜合部總負責,各部門協(xié)助管理。

一、文件檔案的管理

1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;

2、各類文件檔案的整理、保護工作由綜合部統(tǒng)一負責,以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮;

3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;

4、各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔;

5、各部門的各類專業(yè)檔案,部門應及時與綜合部交接存檔,以便查閱、利用;

6、各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。

二、工程技術(shù)檔案的管理

1、工程部經(jīng)理負責全部工程的檔案管理工作,組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各合作單位(勘察、設計、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;

2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作,并按要求向建設單位工程技術(shù)部移交檔案;

3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設單位工程技術(shù)部;

4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程技術(shù)部,并負責審核施工單位的竣工文件。

三、檔案管理規(guī)范

為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本規(guī)范。

(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、工程技術(shù)檔案、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負責,檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”制度,即:資料辦理者應及時將原始資料交檔案管理員登記歸檔,各部門經(jīng)理應積極配合與支持;2、凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔;3、各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。

(四)檔案的借閱

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù);

2、檔案借閱者必須做到:①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

(五)檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料;

2、當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行;

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由綜合部分管領(lǐng)導批準后方可銷毀;

4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;

5、在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。

第8篇 g公司人事檔案管理制度

1、目的:規(guī)范人力資源檔案管理,為公司提供準確的人力資源信息。

2、范圍:全體員工

3、責任者:總經(jīng)理辦公室

4、程序:

4、1責任區(qū)分

總經(jīng)理辦公室

4、1、1公司總經(jīng)理辦公室要有兼職檔案管理員,專門負責公司各種檔案管理工作,就此工作對人事助理負責。

4、1、2檔案管理員負責員工檔案的調(diào)入、調(diào)出、建立、保存、使用、托管等工作。

4、1、3檔案管理員要按歸檔材料要求,及時、準確收集員工檔案材料所需信息,錄入個人檔案中。

4、1、4人事專員、檔案管理員有權(quán)要求員工按時上交、補齊個人檔案材料。

4、1、5在公司條件允許的情況下,逐步建立員工電子檔案。

員工責任:

4、1、6公司正式員工都必須向公司提供準確的個人信息。

4、1、7部門助理以上及個別關(guān)鍵崗位員工的個人信息,要由總經(jīng)理辦公室專門調(diào)查核實。

4、1、8對惡意提供個人虛假信息的員工,一經(jīng)查實,一律作辭退處理。

4、1、9員工個人原有人事關(guān)系檔案可由個人或公司協(xié)助調(diào)入,委托人才交流中心代為保管。

4、1、10員工個人信息發(fā)生變化,必須在15個工作日內(nèi)報告總經(jīng)理辦公室,以便及時更改。

4、2檔案建立

4、2、1正式員工必須建立統(tǒng)一的基礎檔案,基礎檔案包括:應聘登記表、員工履歷表(主管以上員工)、各種證件(身份證、戶口本、學歷證、學位證、職稱證、駕駛證、上崗證)復印件、近期一寸正面彩照、體檢表、健康證。

4、2、2員工檔案后續(xù)內(nèi)容包括:轉(zhuǎn)正定級表、勞動合同、任免表、年度體檢表、入黨、團登記表、獎懲表、培訓記錄、年度考核表及其他內(nèi)容異動表(姓名、民族、學歷、職稱、崗位、薪資、家庭住址、電話號碼、婚姻、證明人、擔保人)。

4、2、3員工個人檔案材料的收集,屬于在公司工作期間發(fā)生的材料由檔案管理員直接收集歸檔,個人認為需歸檔的材料,交由人事專員辨析確認簽字后歸檔。

4、3檔案管理

4、3、1員工人事關(guān)系檔案一律交由省、市人才交流中心托管,公司可報銷50%檔案托管費。因個人原因不按規(guī)定辦理托管造成死檔的,后果自負。

4、3、2正式員工在公司的人力資源檔案一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。

4、3、3員工個人檔案不得帶出檔案室,查閱檔案資料只能在檔案管理員在場的情況下進行。

4、3、4加、減、改動員工檔案信息須經(jīng)總辦主任審查同意方可進行。

第9篇公司會計檔案管理制度

公司會計檔案管理制度范本

1.目的:會計檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。為了加強會計檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。

2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。

3.會計檔案管理體系

3.1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。

3.2公司總經(jīng)辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。

3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。

4.會計檔案范圍

4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

4.2會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。

4.3會計帳薄類:總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會計帳薄。

4.4財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告。

4.5財會電算化檔案:主要是存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。

4.6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等。

5.各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

5.1當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構(gòu)保管一年,期滿之后,應當由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設立檔案機構(gòu)的,應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

5.2移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應當同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責任。

6.會計檔案不得自行借出。

6.1如有特殊需要,經(jīng)本單位負責人批準,可以提供會計資料的查閱或復制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會資料時,應事前由公司總經(jīng)辦批準。

6.2各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

7.會計檔案的保管期

7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會計檔案保管期限表附后)。

7.2會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

7.3本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

8.會計檔案的銷毀

8.1保管期滿的會計檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

8.1.1由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;

8.1.2單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

8.1.3銷毀會計檔案時,應當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷;

8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。

8.2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

8.3正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

9.會計檔案的管理

9.1采用電子計算機進行核算的單位,應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業(yè)務主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,從其規(guī)定。

9.3單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。單位分立后原機構(gòu)代管,各方可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業(yè)務相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.4單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案,對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應由原各單位保管。

9.6在建設項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算后移交建設項目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.7單位之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。

9.7.1移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容;

9.7.2交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

9.8預算、計劃、制度等文件材料,應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。

公司會計檔案保管期限表(略)

10.附則:

10.1本制度由公司財務部負責解釋。

10.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

第10篇房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度

1.0 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。

2. 0 檔案的管理機構(gòu)

2.1 文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

2.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后可留存影本。

2.3 檔案室主要職責:

2.3 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

2.3 .2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導和監(jiān)督;

2.3 .3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;

2.3 .4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作;

2.3 .5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。

3．0 檔案的種類

3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。

3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.3 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。

3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術(shù)指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

3.8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表,以及公司領(lǐng)導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

3.1 0 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

3.1 1 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

3.1 2 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

4. 0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。

5. 0 檔案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應立卷歸檔。

5.2 立卷歸檔的時間

5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。

5.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。

5.3 立卷歸檔的要求

5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。

5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

5.3.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。

5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

5.3.6 立卷應以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

5.3.7 立卷應以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

5.3.8 立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。

5.3.1 0 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

5.3.1 1 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。

5.3.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

6. 0 檔案的借閱

6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導批準,可查閱無密級檔案。

6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導或原形成檔案的部門領(lǐng)導批準,方可借閱。

6.3 檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀,酌情處罰。

6.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。

6.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導批準后,責令其賠償一切損失。

7. 0檔案保密要求

7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。

7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。

7.5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。

7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

8. 0 超期檔案的銷毀

8.1 對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。

8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。

9. 0 檔案的保管檔案保管工作應做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。

第11篇某公司文件和檔案管理制度

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。

五、立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導、是否復印等相關(guān)內(nèi)容。

八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術(shù)圖紙等。

第12篇投資公司文書檔案管理制度

投資開發(fā)公司文書檔案管理制度

第一章總則

第一條為規(guī)范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。

第二條歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。

第三條本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

第二章文書檔案管理職責

第四條綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。

第五條文書檔案管理崗位職責:負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

第三章文書檔案文件材料歸檔范圍

第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

1.會議類

1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;

1.2董事會、股東會會議材料;

1.3總經(jīng)理辦公會議記錄、紀要;

1.4黨支部會議記錄、紀要;

1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調(diào)會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等;

1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。

2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。

3.上級單位領(lǐng)導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。

4.上級單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

5.公司的請示與上級單位的批復文件。

6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。

7.公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

8.公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、財務年報、統(tǒng)計報表及簡報。

9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務管理規(guī)程等文件材料。

第四章文書檔案歸檔整理

第七條歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

第八條歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。

第九條歸檔文件整理的要求

1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構(gòu)進行分類。

2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復,放在復文年,沒有復文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。

3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務部門負責。

3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作;

3.2以業(yè)務部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務部門機構(gòu)類,由各部門專門人員負責整理工作。

4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5.歸檔文件整理應按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,并按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

6.歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

7.不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

8.應使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

第十條歸檔文件整理程序

1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。

1.1每份文件為一件;

1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;