物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度2（五篇）

第1篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度2

第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護

1.主出入口設有小區(qū)平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。

2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。

5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝

戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。

6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。

1)住戶裝修申請表、裝修責任書(見業(yè)主分戶檔案)

2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

第三節(jié)共用設施設備管理

1.共用配套設施完好,無隨意改變用途。

2.共用設施設備運行、使用及維護按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術(shù)人員和維護人員嚴格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

1)設備運行維修工作程序

2)設備巡查記錄

3)設備保養(yǎng)記錄

3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。

5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴格執(zhí)行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

1)電室管理規(guī)定

2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序

3)路燈、樓道等公共照明設備完好

第四節(jié)安防、消防、車輛管理

1.小區(qū)基本實行封閉式管理

1)小區(qū)實行24小時封閉管理資料

2)治安管理規(guī)定

3)門衛(wèi)管理規(guī)定

2.有專業(yè)護衛(wèi)隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓練有素、言語規(guī)范、認真負責。

1)護衛(wèi)部工作、內(nèi)務條令

2)護衛(wèi)崗位職責

3)各種工作記錄、資料照片

⑴護衛(wèi)值班記錄

⑵護衛(wèi)訓練記錄

⑶夜間巡查記錄

⑷來訪登記表

⑸護衛(wèi)培訓日程、訓練記錄及資料

⑹護衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料

⑺護衛(wèi)基礎知識考核答卷

⑻護衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料

3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施

1)警示牌標識卡等

2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

3)常見治安刑事案件及處理措施

4)常見的幾種可疑情況及處理措施

5)緊急情況記錄表

4.消防設備設施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應急方案

1)消防管理制度

2)火警、火災應急方案

3)消防通道暢通

4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料

5)護衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設施

6)義務消防隊員消防演練

5.機動車停車場管理制度完善,管理責任明確,車輛進出有登記。

1)機動車停車場管理規(guī)定

2)機動車停車場登記

3)護衛(wèi)巡邏記錄

4)護衛(wèi)工作考核標準

5)交通指揮管理規(guī)范有序

6.非機動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

1)非機動車管理規(guī)定

2)按規(guī)定位置停放、管理有序

3)護衛(wèi)工作考核標準

第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

1.環(huán)衛(wèi)設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。

1)環(huán)衛(wèi)設備臺帳

2)垃圾箱、果皮箱

3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

2.清潔衛(wèi)生實行責任制,有專職的清潔人員明確的責任范圍,實行標準化保潔。

1)清潔衛(wèi)生工作標準及考核辦法

2)清潔衛(wèi)生工作考核表

3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進行衛(wèi)生消毒滅殺

1)消毒滅蠅工作資料

2)定期投鼠藥資料

4.房屋共用部位共用設施設備無蟻害。

5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場地無紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。

6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

7.商業(yè)網(wǎng)點管理有序,符合衛(wèi)生標準,無亂設攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。

8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無污染。

第六節(jié)綠化管理

1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當。

2.綠地無改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。

4.綠地無紙屑、煙頭、石塊等雜物。

第七節(jié)精神文明建設

1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設。

a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

1)經(jīng)常進行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料

2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設,愛護小區(qū)公共設施資料

b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料

d培訓護衛(wèi)消防安全知識,培訓資料

第八節(jié)管理效益

1.管理服務費收繳率為98%以上

1)20**年3月至,收費報表

2.提供便民有償服務,開展多種經(jīng)營,便民服務項目資料及照片。

1)20**年3月--20**年月的財務報告

3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費收支報告

資料

a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容

1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復印件

2]業(yè)主臨時公約承諾件

3]前期物業(yè)管理服務協(xié)議

4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書

5]消防安全責任書

6]業(yè)主裝修檢查記錄表

7]室內(nèi)裝修申報表

8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

9]裝修違規(guī)的整改通知書

10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書面協(xié)議

11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

12]其它

第2篇 小區(qū)大廈業(yè)主檔案管理制度-6

小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度6

1.0業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定

1.1業(yè)主檔案

1.1.1 業(yè)主個人資料

1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話

1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式

1.1.1.4 身份證件復印件

1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務登記、企業(yè)法人代碼證復印件(企業(yè))

1.1.1.6業(yè)主(法人)照片

1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)

1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))

1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

1.1.2.2家庭成員工作或?qū)W習單位及聯(lián)系方式

1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系

1.1.2.4各自照片

1.1.2.5各自聯(lián)系方式

1.1.3產(chǎn)籍資料

1.1.3.1購房合同復印件

1.1.3.2房地產(chǎn)權(quán)書復印件

1.1.3.3房屋面積測繪資料

1.1.3.4收樓通知書

1.1.3.5收樓證明書及確認書

1.1.3.6收樓驗收表

1.1.3.7業(yè)主領取物品(資料)記錄表

1.1.3.8鑰匙托管書

1.1.3.9防火責任書

1.1.3.10精神文明公約

1.1.3.11業(yè)主(臨時)公約

1.1.3.12前期物業(yè)管理服務協(xié)議(如有)

1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務公約(細則)

1.1.3.14房屋使用說明書及質(zhì)量保證書

1.1.3.15房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議

1.1.4物業(yè)使用資料

1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)

1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄

1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄

1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單

1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄

1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權(quán)書、申請書、保證書

1.1.4.7各種整改通知、費用單據(jù)、函件

1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)

2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定

2.1業(yè)主檔案由客戶服務部設專人統(tǒng)一負責管理,客戶主管負管理責任

2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

2.3業(yè)主檔案應按照《業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定》逐步安善內(nèi)容

2.4業(yè)主檔案應保持完整、準確并及明更新

2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施

2.6 對業(yè)主檔案的保管要按照'棟號、樓層號、房號'先后順序進行編號、分類、集中存放

2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理

2.8 對保管的業(yè)主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少應立即查找,并確介檔案的完整性

2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)

2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時,應將變化情況及時記錄在業(yè)主檔案中

2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱

2.12業(yè)主檔案應永久保存,并注意適時更新

2.13業(yè)產(chǎn)檔案應包括的內(nèi)容(包括但不限于):業(yè)主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等

2.14違反本規(guī)定,視情節(jié)處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰

第3篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度

物業(yè)項目(住宅小區(qū))檔案管理制度

1整體檔案管理

檔案資料的建立應與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來,按照《全國優(yōu)秀示范小區(qū)評分標準》的分類標準建立檔案資料。

第一節(jié)基礎管理資料

1.按規(guī)劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

1)工程規(guī)劃許可證

2)施工許可證

3)工程總平面圖

4)建設工程規(guī)劃管理竣工驗收合格證

5)國有土地使用證

2.辦理接管驗收手續(xù)

1)委托物業(yè)管理合同

2)工程建設施工建檔移交清單

⑴幢建施、結(jié)施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;

⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項、分部質(zhì)檢平定資料(復印件);

3)商品房質(zhì)量保證書

4)房屋移交驗收資料

5)設施設備移交清單及檔案資料

3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實施統(tǒng)一專業(yè)化管理

1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照(正副本)

2)物業(yè)管理有限公司組織機構(gòu)代碼證(正副本)

3)物管企業(yè)資質(zhì)證書

4)物業(yè)管理有限公司稅務登記證(正副本)

5)上級批文(文件)

4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責、權(quán)、利分明

1)物業(yè)委托管理合同

2)前期物業(yè)管理方案

3)物業(yè)移交及實施意見

5.購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責、權(quán)、利明確總戶數(shù)戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務合同為份。(文件柜放置于)

6. 建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定

1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財務管理制度

a)代管維修資金的使用范圍

b)代管維修資金的來源和籌集方法

c)代管維修資金的管理與使用辦法

d)代管維修資金的移交

7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項公眾制度完善

1)房屋使用說明書

2)公共管理制度

⑴治安管理制度

⑵消防管理制度

⑶門衛(wèi)管理制度

⑷機動車停車場管理制度

⑸非機動車管理制度

⑹裝修管理規(guī)定

3)政府有關(guān)文件

8.業(yè)主委員會按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責

1)業(yè)主委員會籌備工作資料

⑴關(guān)于組建業(yè)主委員會實施方案

⑵業(yè)主委員會資料(詳見業(yè)主意見調(diào)查表)

⑶業(yè)主委員會章程

9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會同意

1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃

2)創(chuàng)優(yōu)實施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標書)

3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達標申報資料資料

10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。

1)員工手冊

2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務語言流程規(guī)范

3)部門職責

⑴公司組織機構(gòu)示意圖(管理處機構(gòu)示意圖)

⑵員工手冊

⑶管理中心職責

⑷財務部職責

⑸護衛(wèi)部內(nèi)務條令、崗位職責

4)部門工作程序、操作程序

⑴財務部管理制度

⑵客戶服務中心工作程序

⑶工程部設備運行維修工作程序

⑷消防工作管理制度

⑸各種應急處理方案

a、火警、火災應急方案

b、停電應急方案

c、護衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施

5)管理中心綜合管理制度

⑴值班制度

⑵回訪制度

⑶檔案管理制度

⑷原始記錄、資料管理制度

6)管理人員、員工考評細則

⑴管理人員考核細則

⑵財務管理人員考核細則

⑶維修人員考核細則

⑷清潔、綠化人員考核細則

⑸護衛(wèi)員考核細則

⑹護衛(wèi)部崗位目標管理考核辦法

7)護衛(wèi)部培訓日程、訓練記錄

8)護衛(wèi)知識考試資料

9)管理中心原始記錄資料

⑴門崗值班記錄

⑵監(jiān)控中心值班記錄

⑶緊急情況記錄

⑷停車場車輛進出原始記錄

⑸房屋裝修管理記錄

⑹裝飾裝修申請書、責任書

⑺值班記錄

⑻回訪記錄

⑼維修派工單

⑽住戶檔案

⑾維修員值班記錄

⑿設施設備巡查保養(yǎng)等記錄

11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標志,工作規(guī)范,作風嚴謹。

1)管理中心管理干部學歷、職稱、上崗證復印件

2)管理中心專業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證

3)護衛(wèi)員上崗證

4)員工勞動合同

12.應用計算機智能化設備等現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率。

1)小區(qū)住戶基本資料(備份文件夾類)

2)小區(qū)物業(yè)基本資料

3)辦公文案

4)各類管理制度、文件夾

⑴護衛(wèi)類

⑵財務類

⑶管理類

⑷保潔類

⑸經(jīng)營類

⑹人事類

⑺業(yè)主委員會

⑻運行維修表

5)住戶費用繳費統(tǒng)計資料

13.物業(yè)管理企業(yè)在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,至少半年公開一次物業(yè)服務費用收支情況。

1)年月--財務收支報告

2)向住戶公布費用收支情況,資料

照片

3)物業(yè)管理費用標準批復

4)繳費通知單存根

14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。

1)總平面圖

2)共用設施設備及配電系統(tǒng)

3)可視對講、監(jiān)控系統(tǒng)

4)消防系統(tǒng)

5)背景音樂系統(tǒng)

6)光纖電視系統(tǒng)

7)辦公用設備

8)各種警示牌、標識卡

15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權(quán)屬清冊,查閱方便。

1)住戶檔案

2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶)

16.建立24小時值班制度,設立服務電話,接受業(yè)主及使用人對物業(yè)管理服務報修、求助、建議、問詢、質(zhì)疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。

1)值班制度

2)回訪制度

3)管理人員值班記錄

4)維修工單存根及回單

5)設備巡查記錄

6)護衛(wèi)門崗值班記錄

7)主動征求業(yè)主對物業(yè)管理服務的意見和建議

17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。

1)《客戶意見征詢表》

18.建立并落實便民維修服務,承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。

1)物管中心工作程序(見工作守則)

2)設備運行維修工作程序(見工作守則)

第4篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理制度9

小區(qū)業(yè)主檔案管理制度(九)

管理處的服務過程是小區(qū)運營的最基本的組成部分。負責公共區(qū)域各地點的各項服務場地管理,也是面對業(yè)主各類服務關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。

1.管理處的主要業(yè)主管理任務:

管理處的主要任務就是“服務”。只有健全業(yè)主檔案及服務內(nèi)容,才可能更好的服務業(yè)主。

2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括:

及時上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系,加強橫向溝通;

做好與業(yè)主有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;

接聽業(yè)主工程報修電話,及時聯(lián)系修復;

3.業(yè)主檔案管理

業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般

業(yè)主檔案包括以下的資料:

收集業(yè)主單位資料

業(yè)主繳費記錄包括各樣應付之押金

業(yè)主裝修工程文件

業(yè)主遷入時填具之資料

業(yè)主資料補充

業(yè)主聯(lián)絡資料

緊急事故聯(lián)絡人的資料

管理人員在日常職務常與業(yè)主人事變遷資料

業(yè)主與管理處往來文件

業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄

業(yè)主請修記錄

業(yè)主投訴記錄

10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)

第5篇 小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度建立檔案管理

小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度的建立與檔案管理

第一章擬建立的規(guī)章制度

一、擬建立的公眾管理制度

包括業(yè)主臨時公約、業(yè)主委員會章程、客戶服務指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設施設備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。根據(jù)招標書要求提供的《業(yè)主臨時公約》附文如下,其他詳細內(nèi)容此處略。

注:《**.鳳凰城業(yè)主臨時公約》建議稿附后。

二、擬建立的內(nèi)部管理制度

包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內(nèi)容此處略。

三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件

包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務設計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內(nèi)容此處略。

四、擬建立的工作手冊

包括各級崗位職責工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細內(nèi)容此處略。

五、擬建立的質(zhì)量記錄文件

因數(shù)量達幾百份,此處省略

第二章檔案的建立與管理

一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。

二、物業(yè)檔案管理的具體措施

客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

1、客戶檔案的收集

設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。

2、客戶權(quán)籍資料管理

從客戶入伙開始,應著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務。

3、客戶檔案的整理

各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內(nèi)容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

4、客戶檔案的歸檔

**.鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

5、檔案的利用

為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質(zhì)量和服務水平。

6、客戶檔案的管理

客戶檔案的使用有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關(guān)人員的責任。客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。