第1篇 物業(yè)檔案管理制度范本
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設備、設施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設備、設施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設施、設備的綜合管理工作。
3職責
3.1檔案管理員直接向行政主管負責。
3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號規(guī)則(見附件1)
7部門檔案內(nèi)容
7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財務部:財務資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設備、合同、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內(nèi)資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復印資料的只可復印本部門資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號規(guī)則》
10修訂及實施
10.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實行。
第2篇 公寓項目物業(yè)制度檔案建立管理規(guī)程
公寓項目物業(yè)制度和檔案的建立與管理
第一節(jié)管理規(guī)章制度
一、規(guī)章制度的建立
健全規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實施科學管理、提供優(yōu)質(zhì)服務的依據(jù)。我公司在不斷總結(jié)經(jīng)驗的基礎上,全面導入iso9001質(zhì)量保證體系,已建立起了一套在許多物業(yè)得到成功應用的物業(yè)管理規(guī)章制度和一套完整科學的質(zhì)量保證體系文件,結(jié)合希格瑪公寓的實際情況,我們將按照本物業(yè)的運作要求和業(yè)務流程,進一步修改和完善。歸納為以下三大部分:
(一)公共制度
本部分主要是為了保證本物業(yè)得到有效的配合而制定的,也是確保物業(yè)管理水平的一個非常重要的因素,我們將與業(yè)主委員會一起擬訂:
物業(yè)服務合同
業(yè)主文明守則
物業(yè)使用引導手冊
(二)內(nèi)部運作制度
根據(jù)本項目人員配備、崗位設置的情況,按公司要求制定規(guī)章制度,規(guī)范管理行為,并按照公司iso9001質(zhì)量保證體系,結(jié)合項目實際情況,建立健全相關(guān)的作業(yè)程序和操作規(guī)程。此部分為項目內(nèi)部管理的依據(jù)。
1、崗位職責
項目部經(jīng)理職責值班經(jīng)理崗位職責
客服主管崗位客服人員崗位職責
工程主管崗位職責電工崗位職責
保安經(jīng)理崗位職責中控值班人員崗位職責
交換站值班崗位職責保安員崗位職責
綜合維修工崗位職責保潔主管崗位職責
保潔員崗位職責綠化工崗位職責
2、內(nèi)部運作制度
員工守則 交接班管理制度
員工行為規(guī)范 材料采購、入庫、出庫管理規(guī)定
員工培訓管理規(guī)定 文件檔案資料管理制度
績效考評辦法 例會制度
日檢、月檢、周檢管理規(guī)定 庫房管理制度
3、部門規(guī)章制度
客服服務中心
客戶接待操作規(guī)程客戶服務查詢程序
客戶申請服務項目的操作規(guī)程客戶檔案管理規(guī)章制度
保修處理操作規(guī)程
工程工作標準和操作規(guī)程
《維修通知單》工作規(guī)程 水管爆裂的應急處理方法
電工維修安全操作規(guī)程生活水消毒設備操作規(guī)程
電機日常運行和維護工作規(guī)程生活水箱設備定期保養(yǎng)方法
故障停電的處理規(guī)程弱電專業(yè)運行保養(yǎng)規(guī)程
照明系統(tǒng)故障處理規(guī)程弱電專業(yè)緊急故障處理規(guī)程
綜合布線系統(tǒng)的維修規(guī)程消防報警系統(tǒng)的維修規(guī)程
綜合維修巡視規(guī)程電梯應急處理規(guī)程
綜合維修操作方法天然氣設備巡視保養(yǎng)規(guī)程
電梯運行維護操作規(guī)程天然氣設備緊急事故處理規(guī)程
特約服務管理細則
工程規(guī)章制度/管理制度
共用設施設備維護管理規(guī)定 事故處理制度
交接班制度工程設備設施安全防火制度
鑰匙管理制度 水泵房管理制度
值班制度 電梯機房管理制度
工程檔案管理制度 綜合維修專業(yè)巡視檢查制度
設備設施標識的管理制度 電梯維修保養(yǎng)安全制度
日檢、巡視制度 電動工具安全操作制度
保安工作標準和操作規(guī)程
門崗交接班操作規(guī)程物品出入小區(qū)管理規(guī)程
巡邏崗操作規(guī)程證件管理操作規(guī)程
緊急突發(fā)事件處置規(guī)定鑰匙管理操作規(guī)定
客戶失竊、受擾的處理規(guī)程
保安規(guī)定制度/管理制度
檔案管理制度 晚間值班規(guī)定
保安器材管理制度 重點防范部位安全保衛(wèi)制度
保安部巡查制度保安員著裝規(guī)定
消防安全工作標準和操作規(guī)程
中控室運行規(guī)程消防設施巡檢規(guī)程
監(jiān)控系統(tǒng)操作規(guī)程 消防報警及聯(lián)動系統(tǒng)保養(yǎng)規(guī)程
火災緊急行動操作規(guī)程消火栓保養(yǎng)規(guī)程
樓宇消防規(guī)章管理規(guī)定
消防中控室管理制度機房防火規(guī)定
消防設備、設施、器材的管理規(guī)定 電氣設備防火規(guī)定
公共場所防火規(guī)定辦公室防火規(guī)定
庫房防火規(guī)定
保潔工作標準和操作規(guī)程
公共區(qū)域走廊清潔操作規(guī)程 衛(wèi)生間清潔操作規(guī)程
電梯轎廂清潔操作規(guī)程異常事故的處理操作規(guī)程
日常用工具使用操作規(guī)程保潔設備的使用及保養(yǎng)操作規(guī)程
行政管理
部門及員工考核與獎懲 員工工作考核及獎懲制度
部門工作考評辦法
第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立
物業(yè)檔案資料既是一個物業(yè)不可缺少的組成部分,也是物業(yè)信息的重要來源。在物業(yè)管理工作中,物業(yè)檔案資料也是物業(yè)管理的基礎,起著重要的憑證和參考作用。
(一)物業(yè)管理信息的內(nèi)容
在本物業(yè)管理中,我們擬按資料性質(zhì)分為原始資料、常規(guī)管理資料兩大類:
1、原始資料
*土地使用證等權(quán)屬證書
*規(guī)劃許可證、建筑許可證等各類項目批準證書
*建筑圖、施工圖、施工預算、施工組織設計等圖紙文件
*竣工圖
*設備技術(shù)清單(名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機工具及備件等)
*設備技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)量保證書
*設備安裝調(diào)試記錄(各設備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄,電梯、電氣、通風、供水、
消防等系統(tǒng))
*土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄、預應力構(gòu)件施工記錄等)
*建(構(gòu))筑監(jiān)測記錄構(gòu)(建)筑的沉降、變形、防震、結(jié)構(gòu)焊*縫探傷檢查記錄
*隱蔽工程的驗收記錄
*工程事故發(fā)生及處理記錄
*圖紙會審記錄、設計變更洽商和技術(shù)核定單
*項目的重要技術(shù)決定和文件
*驗收計劃和驗收會議紀要、驗收記錄、返修記錄、驗收總結(jié)報告
2、常規(guī)處理資料
*各部門工作(操作)規(guī)范,管理制度
*各部門工作記錄
*大、中、小修記錄
*項目分包合同等資料
*與客戶方來往信函、投訴及處理資料
*物業(yè)管理委托合同
*法律法規(guī)及政府有關(guān)文件
(二)物業(yè)管理檔案的建立
根據(jù)物業(yè)管理信息的內(nèi)容,考慮到在實際工作中工作的連貫性和特殊性,便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進行對檔案資料進行建立、分類、排列:
1、事務管理類
可以分成上級來文、外來文、計劃總結(jié)、各班組工作記錄、項目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業(yè)管理委托合同、內(nèi)部管理制度、項目主要活動記錄等。管理合同作為永久檔案給予保留,其余按年度進行排列。
2、工程管理類
建立工程圖紙檔案、設備檔案、設備保養(yǎng)維修記錄、設備運行記錄等。工程圖紙檔案、設備檔案等物業(yè)原始資料作為永久檔案給予保留。設備保養(yǎng)維修記錄、設備運行記錄等按年度排列。
三、物業(yè)檔案資料的管理
(一)檔案資料的收集
檔案資料的收集工作盡可能及時、完善、不遺漏。達到下列要求:
1、物業(yè)接管時全面掌握房屋建筑、附屬設備、公共設施、綠地綠化等物業(yè)基本情況。
2、維修更新時將維修更新后的物業(yè)變動情況注記在案。
(二)建立標準化的圖、檔、卡、冊、表
建立標準化的圖、檔、卡、冊、表,分類妥善保管。
1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。
2、檔在管理活動中形成的各類文字材料。包括:業(yè)主檔案、重要設備檔案等,其中業(yè)主檔案需要重點保存,絕密管理。
3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的設備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。
4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。
5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設立的各類表格。包括:房屋接管驗收記錄、客戶投訴記錄、服務洽商記錄,以及各類統(tǒng)計表格等。
(三)建立動態(tài)管理機制
第3篇 某物業(yè)中心客戶檔案管理制度
物業(yè)中心客戶檔案管理制度
1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立,按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成,退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列,將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務部每年整理一次退租客戶檔案,對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶檔案查閱可向客務主管借出,經(jīng)客務部經(jīng)理批準后在客務部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改,客務部工作檔案需經(jīng)客務部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務部檔案應積極推行計算機管理,由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng),將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。
第4篇 某物業(yè)管理公司人事管理制度檔案制度
物業(yè)管理公司人事管理制度--檔案制度
一、人事檔案是全面、準確地反映人力資源狀況的歷史記錄,人力資源部統(tǒng)一負責全公司人事檔案的建立、利用、保存等管理工作。
二、 人事檔案實行以人立卷,所有員工從進入本公司之日起,即為其建立員工檔案。
三、 員工檔案一般包括兩個部分,一是員工進入本公司前已經(jīng)形成的檔案材料,二是員工在進入本公司后逐漸形成的檔案材料。后者為管理的重點。
四、 員工進入本公司后逐漸形成的檔案材料主要包括:應聘人員登記表、體檢表、身份證、學歷證明、特種作業(yè)操作證等證書的復印件(驗原件);勞動合同,續(xù)約合同,錄用、轉(zhuǎn)正、晉級、任免職務的命令或通知,工傷和大病鑒定及處理手續(xù),年度考核材料,獎勵、處分審批表,入黨入團志愿書及材料等。
五、 應當歸入員工檔案的材料,在其形成一個月內(nèi)要進入本人的檔案案卷。
六、 員工檔案的案卷要裝訂成冊,案卷封面后首頁為卷內(nèi)目錄,卷內(nèi)目錄記載、介紹卷內(nèi)檔案材料的主要內(nèi)容、形成時間、排列順序等。
七、 員工檔案的存放地點和存放器具應當滿足防潮、防霉、防蛀、防失密等檔案安全要求。
八、 除公司人力資源部工作人員外,借閱員工檔案要經(jīng)過人力資源部經(jīng)理批準,并辦理借閱手續(xù)。
九、 檔案關(guān)系在本公司集體戶頭的員工離開本公司,員工本人必須將檔案關(guān)系轉(zhuǎn)出方可辦理離職結(jié)算。
十、 失去保存價值的員工檔案,經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準予以銷毀,銷毀時做好記錄。
第5篇 物業(yè)檔案管理制度
物業(yè)檔案管理制度（一）
1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權(quán)利。
物業(yè)檔案管理制度（二）
為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理，不斷完善信息的內(nèi)容，使客戶檔案信息準確、及時有效，便于開展工作，同時確保資料的保存完好，特制定本管理規(guī)定：
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性；
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。
第6篇 物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范
物業(yè)管理制度與檔案的建立與管理
(一)管理內(nèi)容:
1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;
2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購、租房合同(復印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;
3、文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施:
1、制定檔案制度,并嚴格執(zhí)行;
2、專人管理(由負責內(nèi)勤的管理員擔任),專室專柜,編目造冊,存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;
3、科學管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現(xiàn)智能化管理,計時可靠的掌握相關(guān)信息,提高管理水平。
第7篇 物業(yè)公司培訓檔案管理制度怎么寫
1.目的為有效地利用和保護培訓文檔資料,加強培訓文檔管理工作,使培訓文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2. 適用范圍公司行政人事部及各項目部相關(guān)部室對培訓文件檔案的管理。
3. 職責
3.1行政人事部培訓經(jīng)理負責總部培訓文檔的保管工作。
3. 2項目部行政管理部培訓負責人負責本項目部培訓檔案的保管工作。
3. 3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4. 術(shù)語無
5.程序
5.1培訓檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓檔案存檔目錄
5.1.1.1 日常培訓檔案
5.1.1.1.1日常培訓檔案應包括《簽到表》、《培訓工作記錄表》、培訓講義、《培訓考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓講義應是授課教師的授課內(nèi)容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應用《培訓考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓要求中注明'了解'的培訓課程,不需要進行考核,則應在培訓記錄表中進行記錄,不要求進行考核成績記錄。
5.1.1.2 '7+1'培訓檔案
5.1.1.2 .1'7+1'培訓檔案應包括《'7+1'培訓計劃》、《'7+1'培訓記錄表》及培訓講義。
5.1.1.2 .2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3 外派培訓檔案
5.1.1.3 .1外派培訓檔案目錄同日常培訓檔案存檔目錄。
5.1.1.3 .2根據(jù)《培訓風險防范管理規(guī)定》進行《外派培訓合同》的存檔。
5.1.2培訓教材檔案存檔目錄培訓教材檔案的存檔應包括《培訓教材工作單》及培訓教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓教材管理制度》。
5.1.3培訓往來文件存檔目錄
5.1.3.1 有關(guān)于培訓方面通知、請示、報告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進行存檔。
5.1.3.2 根據(jù)《培訓管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓計劃及培訓實施表應按時存檔。
5.1.3.3 有關(guān)于培訓評估的檔案根據(jù)《培訓評估管理制度》要求進行存檔。
5.2培訓檔案存檔要求
5.2.1 歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標準文本。
5.2.2 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。
5.2.3 歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4 歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5 對于可進行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6 各種文件資料收集、分類后,需在一個月內(nèi)歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1 借閱:同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行行政總監(jiān)。
7. 相關(guān)/支持性文件《文件檔案管理規(guī)定》《培訓管理制度》《培訓評估管理制度》《培訓教材管理制度》《培訓風險防范管理規(guī)定》《培訓考核管理制度》
8.質(zhì)量記錄及表格《檔案/圖書/資料借閱單》《文件資料銷毀登記表》《簽到表》《培訓工作記錄表》《培訓考核成績單》《'7+1'培訓計劃》《'7+1'培訓記錄表》《外派培訓合同》《培訓教材工作單》
第8篇 項目物業(yè)管理檔案管理制度7
項目物業(yè)管理檔案管理制度(七)
一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:
1.項目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負責監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可,他人不得動用。
3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認后方可離任。
6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復印專管部分檔案資料的,需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書面確認,如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責任人將做適當處分。
9.物業(yè)檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權(quán)利。
第9篇 南灣物業(yè)文印檔案室管理制度
藍灣物業(yè)文印、檔案室管理制度
一、打字、復印管理
文印室屬保密部門、未經(jīng)辦公室允許,非工作人員不得隨意進入或逗留;經(jīng)允許進入文印室人員,不得隨意翻閱與己無關(guān)的文件和資料,否則,管理人員有權(quán)制止或請出。
1、打印、油印和復印10張以上者,需申請辦公室批準后進行;10張以下者,經(jīng)文印管理員同意后方可。凡打印、油印、復印者,均應嚴格進行登記、記錄。
2、文印員負責文印室內(nèi)的計算機、打印機、復印機、油印機等設備和配件的管理,其它人員不得擅自動用。
3、集團以外的打印、復印、油印業(yè)務,根據(jù)打印的規(guī)格數(shù)量按規(guī)定到財務室交納費用,憑收款單據(jù)辦理打印業(yè)務。
4、按照規(guī)定,文印用品由文印室工作人員統(tǒng)一向集團文印室申請,并附出上期領用材料的使用說明,批復后辦理領用。嚴禁浪費和私用文印用品,特別是紙張的使用必須嚴格把關(guān),文印員對領取文印紙張數(shù)量應與使用登記數(shù)量、對外業(yè)務量、發(fā)放數(shù)量和結(jié)存數(shù)量基本持平并定期匯總,防止丟失和浪費。一經(jīng)查出浪費和私用,對相關(guān)人員予以追究。
5、文印打字管理人員必須嚴守機密,如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度,除賠償造成的損失外,還將給予行政處罰。
二、檔案資料管理:
1.檔案管理員在接受檔案室移交的檔案時,要按檔案內(nèi)容目錄及檔案材料逐件逐項核實清楚,在檔案收件簿上,接收人一檔中簽字后收入柜中存檔。
2.按小區(qū)住宅編號和銷售,房管建立對應的檔案帳目,做到帳帳相符,帳物相符,擺放整齊、調(diào)用迅速。
3.對房屋產(chǎn)權(quán)人發(fā)生變更時,要及時做出檔案相應的變更,做好變更登記,確保檔案的準確無誤。
4.檔案室內(nèi)做好防火、防潮、防霉、防盜等工作,要經(jīng)常查驗,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
5.調(diào)閱檔案時,要認真填寫調(diào)檔紀錄,詳細記錄調(diào)閱,檔案名稱、借閱人、借閱時間、歸還時間。
6.對借閱的檔案必須有經(jīng)理或上級相關(guān)部門負責人簽定批準的依據(jù)方可調(diào)閱,并及時在調(diào)入和調(diào)出、回收的記錄簿上詳細登記。對已調(diào)出的檔案超期者必須進行催收。
7.檔案管理員要做好保密工作,非檔案工作人員不得入內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度給予經(jīng)濟或行政處罰。
第10篇 物業(yè)公司項目檔案管理制度
物業(yè)公司及項目檔案管理制度
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負責監(jiān)督保管,內(nèi)務管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權(quán)利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗收檔案:
1)小區(qū)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。
2)小區(qū)各類設備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。
3)小區(qū)機電設備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設施設備驗收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設施設備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項管理分包合約。
5、小區(qū)設備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設施設備專門的維修保養(yǎng)制度和應急措施。
2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設施設備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。
4)小區(qū)其他設施設備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費收繳情況。
3)公司管理費財務報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當?shù)谋９?、儲存方法?/p>
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。
6、檔案按不同業(yè)務性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
第11篇 物業(yè)管理會計檔案管理制度
物業(yè)管理公司會計檔案管理制度
1.0目的
會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),財務部要切實加強對會計檔案的管理工作,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度,切實把會計檔案管好。
2.0適用范圍
2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。
2.3會計報表:月、季度會計報表,年度會計報表。2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟合同、會計移交清冊等等。
3.0工作職責
(略)
4.0程序要點
4.1公司每年形成的會計檔案,都應由財務部按照歸檔要求,負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年,期滿之后,由財務部編造清冊歸檔入庫。
4.2已入庫的會計檔案,應保持原卷冊的封裝,需拆封整理的,由會計檔案管理人員處理。
4.3會計檔案的保管,必須存放有序,查找方便,同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損,散失和泄密。
4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5公司保存的會計檔案應根據(jù)本單位的業(yè)務需要,積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案,須經(jīng)有關(guān)負責人同意,要向保管人說明查閱范圍,并按規(guī)定進行登記,查閱后及時歸檔。
4.6外單位查閱會計檔案,需憑查閱單位介紹信,說明查閱范圍,查閱人還應出示身份證件,經(jīng)財務部經(jīng)理批準后,才能辦理登記查閱手續(xù)。
4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同,不得讓查閱人單獨在場。
4.8查閱時會計檔案需保持原樣,不得拆抽,涂改,如需復印的,須經(jīng)財務部經(jīng)理同意。4.9會計檔案保管期滿,需銷毀時,應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)酒店領導同意,報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始,應單獨抽出,另行立卷,保管到結(jié)清為止。建設單位在建設期間的會計檔案,不得銷毀。
5.0記錄文件與控制表格
6.0支持文件
第12篇 物業(yè)客戶檔案管理制度
物業(yè)客戶檔案管理制度
(三)物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真登記并制作各種表格。
2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;3.]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5]聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復;
客戶檔案管理客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:1]收集客戶資料2]客戶繳費記錄包括各樣應付之押金3]戶裝修工程文件4]客戶遷入時填具之資料5]戶資料補充:§客戶聯(lián)絡資料§客戶緊急事故聯(lián)絡人的資料§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料6]客戶與管理中心往來文件7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄8]客戶申請維修記錄9]客戶投訴記錄10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)11]將客戶資料分戶進行保管,并由專人負責。
如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準后方可查閱。
12]物業(yè)員工應嚴守保密制度,不準將客戶資料與信息泄露他人。
