第1篇 某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結(jié)合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時應(yīng)同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
3、院內(nèi)各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應(yīng)于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務(wù)部門負責(zé)整理立卷裝訂成冊,并按規(guī)定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內(nèi),負責(zé)基建人員應(yīng)及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后,由項目負責(zé)人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設(shè)備檔案應(yīng)由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設(shè)備科可采取借用形式保管使用,新設(shè)備開箱前,應(yīng)有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關(guān)保密制度,及時向查檔人中進行保密宣傳。
2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應(yīng)嚴格查閱手續(xù),必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責(zé)任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經(jīng)責(zé)任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復(fù)制時,須領(lǐng)導(dǎo)批準,不得擅自轉(zhuǎn)借及復(fù)制。
5、經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設(shè)備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內(nèi)部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經(jīng)辦公室負責(zé)人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應(yīng)在閱文室或指定地點。欲外借者,需經(jīng)辦公室負責(zé)人批準,借期不得超過一周(設(shè)備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉(zhuǎn)借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復(fù)查其完整度,辦理注銷手續(xù)。
統(tǒng)計制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計,包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負責(zé)對醫(yī)院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調(diào)整檔案密級,決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經(jīng)批準后,指派專人負責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責(zé)任心,熟悉業(yè)務(wù)、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。
檔案修改補充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達不確切,應(yīng)予修改補充。
2、修改前應(yīng)填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關(guān)科室同意,分管領(lǐng)導(dǎo)的批準。
3、文件材料修改、補充后在卷內(nèi)備考表中注明更改情況。
科室預(yù)立卷制度
1、院的發(fā)文及上級來文由文書收發(fā)人員做好平時的分發(fā)工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預(yù)立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務(wù)科室在開展疾病防治、教學(xué)、健康教育、科研培訓(xùn)及其它業(yè)務(wù)活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預(yù)立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內(nèi)的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進入庫房的檔案應(yīng)放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,在適當時候進行自然通風(fēng)。
3、檔案架內(nèi)放置樟腦丸,室內(nèi)存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內(nèi)做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經(jīng)允許,不得入內(nèi),與檔案無關(guān)的物品不得存放庫房內(nèi)。未經(jīng)鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設(shè)備開箱制度
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設(shè)備儀器開箱,經(jīng)辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設(shè)備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔。
4、科研課題、專題調(diào)查項目待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時做出總結(jié)和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應(yīng)及時交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門和個人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應(yīng)包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應(yīng)是原片,并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應(yīng)采取防止高溫、高濕和強化的措施,應(yīng)定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據(jù)目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。
財務(wù)檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須專人負責(zé)保管。
3、每年形成的會計檔案由財務(wù)部門按照歸檔的要求,負責(zé)整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務(wù)科保管一年,期滿后,由財務(wù)科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務(wù)部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務(wù)科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內(nèi)容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關(guān)于制發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預(yù)算、決算工資冊保存期限為永久。
第2篇 施美醫(yī)院檔案庫房管理制度
施美醫(yī)院檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內(nèi)。
2、庫房內(nèi)嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發(fā)生。
4、庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。
第3篇 醫(yī)院護理技術(shù)檔案管理制度
某醫(yī)院護理技術(shù)檔案管理制度
(1)護理業(yè)務(wù)技術(shù)資料檔案內(nèi)容
1)護理技術(shù)資料:包括本院制訂的各種疾病護理常規(guī),各項技術(shù)操作規(guī)程,每年制訂的科研計劃,發(fā)表的護理學(xué)術(shù)論文,國內(nèi)外護理科技動態(tài),編目存檔。全國、省、市有關(guān)護理學(xué)術(shù)論文資料,各種學(xué)習(xí)班及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)情況,專題講座等。
2)護理業(yè)務(wù)工作檔案:包括年度護理工作計劃、工作總結(jié),以及上級有關(guān)護理文件,申報上級有關(guān)呈批件存底;年度、季度護理工作檢查評比總結(jié);院內(nèi)外有關(guān)護理工作制度;各種會議紀要、記錄;護理人員的執(zhí)業(yè)注冊、進修、培訓(xùn)、出勤情況,以及獎、懲、缺陷事故等資料,均應(yīng)登記存檔。
3)各級護理人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案:主要包括個人學(xué)歷、經(jīng)歷、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技術(shù)考核情況,科研成果,學(xué)術(shù)論文,獎、懲及晉升材料等。
(2)護理業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理
1)護理部指定專人負責(zé)材料收集、登記和保管工作。應(yīng)保證材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平時分卷、分檔存放,年終進行分類、分冊裝訂,長期保管。
3)每位科護長配備電腦一臺,建立檔案與護理部聯(lián)網(wǎng)。
第4篇 醫(yī)院檔案管理制度范例
醫(yī)院檔案管理制度
為全面反映醫(yī)院歷年經(jīng)營和管理工作的內(nèi)容,妥善完整地保存各類重要文件、資料,加強檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、程序化,制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫(yī)院各類檔案的管理。
3、職責(zé)部門
3.1院辦(人事行政部)負責(zé)院級文件檔案的管理工作。
3.2部門(科室)指派專人兼任檔案管理員,負責(zé)部門(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦(人事行政部)負責(zé)人。
3.3院辦(人事行政部)負責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
3.4部門(科室)負責(zé)人負責(zé)審批本部門(科室)普通文檔的借閱申請,其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理(院長)或指定負責(zé)人審批。
3.5機密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷毀申請由總經(jīng)理(院長)或指定負責(zé)人審批。
4、檔案收集、歸檔
4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等),原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理,發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
4.2各部門處理完畢或批存的文件材料,由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
4.3一項工作分別由幾個部門(科室)參與辦理形成的文件、決議,由主辦部門(科室)負責(zé)收集整理,交院辦(人事行政部)歸檔。
4.4部門(科室)組織召開的工作會議紀要與有關(guān)材料由本部門(科室)收集、歸檔。
4.5醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔,并由會議組織部門(科室)指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。
4.6醫(yī)院員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級單位召開的會議等公務(wù)活動需將文件歸檔的,應(yīng)及時交院辦(人事行政部)歸檔。
5、檔案立卷
5.1檔案管理員應(yīng)使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類型將檔案分別立卷,統(tǒng)一存放至檔案柜中。
5.2檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類目”,“案卷類目”條文必須簡明確切。
5.3案卷類目編制原則:含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱,按上(醫(yī)院全稱)、下(經(jīng)辦部門全稱)排版;根據(jù)文字量,也可以按左(醫(yī)院全稱)、右(經(jīng)辦部門全稱)排版。
5.4案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標準,采用標黑一號字體打印,粘貼于檔案盒(或文件夾)左側(cè)距頂部3厘米處。
5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷,立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度,對存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。
5.6歸檔文件應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復(fù)寫紙復(fù)寫。
5.7部門(科室)經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個月內(nèi)完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
6、檔案目錄編制
6.1檔案文件編號原則:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》),a3a4為兩位數(shù)年份號,b1b2為部門(科室)代字(大類)號,c1c2為文件類型(小類)號,d1d2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門,歸檔文件類型為2006年的通知,是此卷中的第7份文件,則檔號為:j*06―*ztz―07。
6.2檔案管理員應(yīng)在檔案盒(或文件夾)首頁位置設(shè)立《檔案目錄》(附件10.1)。
6.3所有歸檔文件必須在首頁面右側(cè)用口取紙標記文件編號,并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中,以便查閱。
6.4《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。
7、檔案保管權(quán)限、期限與類型
7.1檔案保管權(quán)限
7.1.1財務(wù)部檔案由財務(wù)部保存;
7.1.2人事部檔案由人事部保存;
7.1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理(院長)指定負責(zé)人保存;
7.1.4其它各類檔案由院辦(人事行政部)保存。
7.2檔案保管期限
7.2.1財務(wù)檔案應(yīng)嚴格遵照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
7.2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
7.2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎?wù)?、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
7.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
7.2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。
7.3文檔的保存形式:
7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
7.3.2計算機存儲的涉密文件應(yīng)采取加密保護措施,文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定,并須將該文件路徑及密碼報院辦(人事行政部)備存,并保證其真實性。
7.3.3機密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖４妗?/p>
7.4檔案類型
7.4.1行政檔案,包括:
營業(yè)執(zhí)照正、副本,復(fù)印件;
法定代表人身份證(護照)(復(fù)印件);
對內(nèi)、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報告》等各類正式公文;
各項重要活動的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料;
各部門(含財務(wù)、醫(yī)務(wù)科室)現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;
院級會議的會議紀要、決議;
醫(yī)院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案;
購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險、行駛證(復(fù)印件)等車輛管理檔案;
對外簽訂的各類購買(租賃、服務(wù))性質(zhì)的合同文件;
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
7.4.2人事檔案,包括:
全院員工個人信息資料(花名冊);
勞動合同及保密協(xié)議;
考勤打卡數(shù)據(jù);
工資、社保等薪酬相關(guān)資料;
招聘表格、人才庫等相關(guān)資料;
員工績效考核相關(guān)資料;
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
7.4.3財務(wù)會計檔案,包括:
各類審計帳冊及報表;
各類會計帳冊及報表;
固定資產(chǎn)資料;
其它須保存文檔。
7.4.4藥械設(shè)備檔案,包括:
設(shè)備臺帳;
設(shè)備出廠合格證、使用說明書;
設(shè)備安裝、調(diào)試、驗收報告;
設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;
設(shè)備運行維修、保養(yǎng)記錄;
設(shè)備更新改造記錄;
設(shè)備管理制度;
其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。
7.4.5醫(yī)療檔案,包括:
檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。
8、檔案查閱與復(fù)制
8.1總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
8.2部門(科室)負責(zé)人有權(quán)查閱本部門(科室)所有檔案。
8.3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過審批方可借閱有關(guān)檔案。
8.4文檔查(借)閱應(yīng)在檔案保管部門(科室)進行登記,機密文檔及權(quán)限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。
8.5查(借)閱或復(fù)制除財務(wù)類、人事類以外的檔案須由院辦(人事行政部)負責(zé)人審批,并進行相關(guān)登記。
8.6查(借)閱或復(fù)制財務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
9、檔案的銷毀
9.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單,由院辦(人事行政部)負責(zé)人審核無誤后報總經(jīng)理審批。
9.2總經(jīng)理審批同意銷毀計劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程,并進行簽字確認。
第5篇 第2人民醫(yī)院財務(wù)會計檔案管理制度
第二人民醫(yī)院財務(wù)會計檔案管理制度
1、醫(yī)院會計檔案的管理應(yīng)接受衛(wèi)生主管部門的指導(dǎo)和檢查。
2、醫(yī)院每月、每年形成的會計核算資料必須經(jīng)過嚴格的審核、整理,按程序編號訂裝成冊、歸檔管理。
3、各種財務(wù)會計檔案保管期限屆滿需要銷毀時,應(yīng)按國家規(guī)定執(zhí)行。銷毀時由本單位檔案部門會同財務(wù)科共同鑒定、編制造冊,并報請上級主管部門批準方可進行。
4、財務(wù)人員調(diào)離和離職必須辦理移交手續(xù)。
5、借閱財務(wù)會計檔案必須履行審批、登記、注銷手續(xù)。
6、對會計業(yè)務(wù)的重要核算資料要設(shè)專柜嚴密管理。其他會計檔案管理事項按會計制度規(guī)定執(zhí)行。
第6篇 z醫(yī)院檔案庫房管理制度
人民醫(yī)院檔案庫房管理制度
1.檔案室未經(jīng)檔案人員許可不得入內(nèi)。
2、檔案庫房應(yīng)配置防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染等“七防”設(shè)施,并檢查登記使用情況。
3.堅持定期檢查庫房,保持室內(nèi)整潔、空氣流通。
4.庫房內(nèi)禁止吸煙、使用明火,嚴禁存放易燃易爆物品和食品。
5.檔案庫房鑰匙應(yīng)有專人保管,不得隨身攜帶,未經(jīng)批準不得交給他人。
6.每天下班前應(yīng)關(guān)閉門、窗、切斷電源,確保檔案安全。
第7篇 建康醫(yī)院檔案管理制度
第三人民醫(yī)院檔案管理制度
1. 醫(yī)院全部檔案(病案除外)實行集中統(tǒng)一管理,各類檔案按要求于相應(yīng)期限內(nèi)統(tǒng)一歸檔,任何科室或個人不得長期或私自保存應(yīng)歸檔的文件資料保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
2. 二級甲等以上醫(yī)院設(shè)立檔案管理部門,其它醫(yī)院應(yīng)設(shè)專(兼)職人員管理,建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計,并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。
3. 根據(jù)需要編制各種檢索工具,并利用計算機進行檢索,開展檔案編研工作,積極開展檔案利用工作,提高利用效果。
4. 保存的檔案,主要供本單位和上級主管機關(guān)利用。建立、健全檔案的借閱制度和檔案室保密制度,檔案立卷歸檔制度、檔案鑒定制度、檔案庫房管理制度、專兼職檔案員職責(zé)等各種制度。
5. 根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定,編制本單位或本專業(yè)系統(tǒng)的《檔案材料保管期限表》,并報檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)備案。
6. 醫(yī)院檔案庫房應(yīng)該堅固,并做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。
7. 檔案保管不善,造成毀壞和丟失,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任并予以處罰。
8. 檔案保管人員必須嚴格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》,在公共場所不得隨意談?wù)摍n案中的有關(guān)秘密事項,檔案保管人員調(diào)動工作時,應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。
第8篇 第1人民醫(yī)院會計檔案管理制度
第一人民醫(yī)院會計檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(2)會計記帳簿類:總帳,明細帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
(3)財務(wù)報告類:月度、季度、年度報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
(4)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成,由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構(gòu)保管兩年(會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管,出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
4、會計檔案不得借出,如有特殊需要,經(jīng)本單位負責(zé)人批準,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案,可以按以下程序銷毀:
(1)由會計機構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(2)單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,由會計機構(gòu)派員監(jiān)銷。
保管期滿但未結(jié)清的債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第9篇 醫(yī)院檔案管理制度2
醫(yī)院檔案管理制度
檔案保密:
l、認真學(xué)習(xí)、宣傳貫徹執(zhí)行《保密法》;對保密文件、資料、檔案的劃分,密級的變更,必須按國家有關(guān)制度和規(guī)定處理。
2、嚴格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱文室內(nèi)閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
3、保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應(yīng)交保密員存放在專柜內(nèi),妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。
4、要對全體干部職工進行保密教育,并對“三密”文件、資料定期清理,重點保護。
5、對造成失、泄密的科室和個人,應(yīng)追究其責(zé)任,并視其情節(jié)輕重,給予必要處罰。
檔案保管:
l、機關(guān)全部檔案必須由中心檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為己有。
2、加強庫房管理,做好防盜竊、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫房內(nèi)溫、濕度測記,保持室內(nèi)合理溫度。
3、嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房。
4、室藏檔案應(yīng)排列整齊有序,并定期進行清理,核對工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5、嚴格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交、接收等手續(xù)。
6、認真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷毀檔案,如需銷毀,首先編制銷毀清冊,由鑒定小組批準鑒定,在有人監(jiān)銷的情況下,方能銷毀。
7、檔案保管不善造成毀冊和丟失,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任并予以處罰。
檔案利用:
l、凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關(guān)證件,經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準后方可使用。
2、檔案原則上不外借,利用者可在閱文室查閱,特殊情況需要借出者,必須經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準,并辦理借閱手續(xù),外借時間不得超過三天。
3、檔案利用者必須愛護檔案,嚴禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
4、檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準確迅速地調(diào)出利用者所需檔案,同時,要認真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計工作,注意反饋和收集利用效果。
5、“三密”文件借閱范圍要從嚴掌握,必須借閱時,要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
檔案的借、傳閱:
1、借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷手續(xù)。
2、對檔案或文件進行翻拍或復(fù)制要經(jīng)院辦同意,任何科室或個人不得自行復(fù)印或傳閱,復(fù)印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應(yīng)加蓋檔案號章并注明材料的出版社和依據(jù)。
3、利用者應(yīng)精心愛護和妥善保管檔案,不得在上畫線條,作標記,不得涂改,玷污,拆散檔案,未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)借他人或攜帶外出。
4、一般文件一周內(nèi)歸還,幾個科室合辦的文件兩周內(nèi)歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、個人不得查閱涉及本人有關(guān)問題的檔案,如需查證可通過有關(guān)職能部門審檔。
6、上級機關(guān)和院外有關(guān)單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經(jīng)審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經(jīng)院辦公室負責(zé)人或院領(lǐng)導(dǎo)批準。
7、檔案歸還時,工作人員應(yīng)對案卷的數(shù)量和卷內(nèi)的文件清點檢查無誤后方可注銷。
第10篇 a醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業(yè)務(wù)資料,必須嚴格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,進行科學(xué)管理,妥善保存,存放有序,查找方便。
2、財務(wù)處的全部會計檔案,由財務(wù)處長指定專人負責(zé)裝訂、整理及造冊,財務(wù)處長(或指定人員)負責(zé)保管一年,一年后移交檔案室保管。
3、對記賬憑證,應(yīng)在每月終了10日內(nèi)按編號順序裝訂成冊,裝盒保存。
4、每年終了20日內(nèi),要將全年所有賬簿集中整理,裝袋保存,將所有會計報表按順序裝訂成冊,妥善保存。
第11篇 ss醫(yī)院綜合檔案室管理制度
第一人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度
1、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,依法管理檔案。不斷完善醫(yī)院檔案的各種管理制度。
2、檔案是指在醫(yī)療、科研、教學(xué)、基建、設(shè)備、財務(wù)、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的,對醫(yī)院和社會有保存價值和各種文字、圖表、照片、磁介質(zhì)(錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤)及其他實物的真實記錄。
3、按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則,綜合檔案室負責(zé)全院醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財務(wù)、文書檔案的管理工作,以確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全,有利于開發(fā)利用。任何部門、科室或個人不得私自保存醫(yī)院檔案。
4、指導(dǎo)全院各科室的檔案業(yè)務(wù)工作,并實行'四同步管理'(即布置、檢查、總結(jié)、驗收與檔案工作同時進行)。
文藝工作檔案包括黨、政、工、團形成的檔案,由文書部門統(tǒng)一立卷歸檔。
各科室按照歸檔范圍要求,將上年的檔案在本年度3月底前完成立卷,并向檔案室移交。
(1)會計檔案在本科室保存二年;然后列清冊,向綜合檔案室移交。
(2)基建檔案在工程(或項目)完成竣工驗收后,兩個月內(nèi)完成立卷后向市城建檔案移交的同時向綜合檔案室移交一套復(fù)制件。
(3)綜合檔案室永久、長期保管的文書檔案,保管滿十年后向市檔案館移交。
綜合檔案室利用現(xiàn)代化工具管理檔案,編制各種索引工作。檔案一般不外借,如確需外借,需信息處負責(zé)人批準;密級、受控檔案報分管院長審批。外單位憑介紹信或身份證查閱檔案。
嚴格執(zhí)行檔案的安全、保密制度。做好'七防'(即防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防潮、防蟲鼠)。
建立檔案鑒定小組,根據(jù)檔案的保管期限,定期對檔案進行鑒定,對于超過保管期限的檔案,列清冊,經(jīng)分管院長審批后,定點銷毀。
第12篇 x醫(yī)院檔案管理制度
****醫(yī)院檔案管理制度
一、歸檔范圍
1、醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關(guān)法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。
2、重要的會議紀要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議。
3、醫(yī)院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復(fù)文件。
4、醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關(guān)的處分文件。
5、醫(yī)院的年終總結(jié)、各類重要會議的報告性文件。
6、醫(yī)院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數(shù)據(jù)。
7、醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關(guān)資質(zhì)證書。
8、醫(yī)院各項論文雜志、學(xué)術(shù)、科教資料。
9、醫(yī)院的各項材料，包括但不限于醫(yī)療機構(gòu)許可證、稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照。
10、醫(yī)院的患者病歷、手術(shù)記錄、會診記錄等相關(guān)醫(yī)療類記錄。
二、歸檔時間
1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結(jié)、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。
2、每月最后一日為檔案總結(jié)歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應(yīng)統(tǒng)一歸檔名稱)
2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規(guī)范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關(guān)的內(nèi)容。
3、合同、協(xié)議類文件應(yīng)符合醫(yī)院關(guān)于合同、協(xié)議的簽訂標準，需要加蓋公章的
原件，如合同內(nèi)容有修改，應(yīng)注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。
3.1、醫(yī)院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫(yī)療材料、機器設(shè)備(產(chǎn)品)采購(銷售)業(yè)務(wù)，均須以書面形式簽訂合同：;
3.2、合同承辦部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。
⑴所經(jīng)辦合同必須先經(jīng)由法務(wù)部門審核，并經(jīng)院長簽字確認方可簽約;
⑵依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范本本。
3.3、合同的保管：
⑴各類合同，醫(yī)院至少保留兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負責(zé)人一份，如科室需額外保留原件，應(yīng)在合同簽訂時明確規(guī)定份數(shù)(此項不包含勞動合同)。
⑵合同的實施進度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于約定合同期內(nèi)完成相關(guān)義務(wù)。
4、照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)材料需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫(yī)療類(即患者病歷、手術(shù)記錄等)檔案統(tǒng)一交由病案室存儲。
2、非醫(yī)療類(采購、營銷、行政等)檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。
3、醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫(yī)院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。
5、醫(yī)院的醫(yī)生資質(zhì)證書由醫(yī)務(wù)部管理，護士資質(zhì)證書由護理部管理。
五、檔案借閱
1、院內(nèi)各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負責(zé)人員處進行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負責(zé)人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負責(zé)人，以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負責(zé)人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責(zé)任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性，不得私自涂改、偽造。
2、各部門負責(zé)人應(yīng)承擔(dān)起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務(wù)。
3、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復(fù)制、拍攝。
七、檔案庫存
1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對，確定檔案內(nèi)容無瑕疵、質(zhì)量無破損、無缺失后，所在部門負責(zé)的經(jīng)辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。
2、所有檔案按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，編號科學(xué)規(guī)范、標志明顯、查找方便。(編號可參考附件3)
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容，不允許無關(guān)人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。
3、檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫(yī)院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自2023年7月1日起執(zhí)行***醫(yī)院
2023年6月2日
附件1：河北燕達****醫(yī)院檔案借出單
使用日期：*年*月*日
歸還日期：*年*月*日
檔案名稱：
使用部門：
用途及內(nèi)容：
共計**(份)×(頁)
用檔案申請人：
部門負責(zé)人：
附件2：河北燕達****醫(yī)院檔案入庫登記表
檔案編號
檔案名稱
檔案內(nèi)容
檔案份數(shù)
所屬部門
經(jīng)辦人
簽字
備注
附件3：河北燕達****醫(yī)院檔案編號(參考版)
序號
所屬部門
檔案名稱
編號
備注
1人事部
勞動合同ldp17-rs-ht001
人力資源部負責(zé)
2人事部
職工信息ldp17-rs-zx001
3辦公室
采購合同ldp17-bg-ht001
辦公室負責(zé)
4辦公室
采購匯總ldp17-bg-cz001
5辦公室
申報資料ldp17-bg-sb001
6辦公室
法務(wù)資料ldp17-bg-fw001
7辦公室
信息材料ldp17-bg-xs001
8辦公室
其他文件ldp17-bg-hz001
9后勤保障部
保障材料ldp17-hq-bz001
10營銷部
營銷合同ldp17-yx-ht001
11營銷部
推廣材料ldp17-yx-tg001
12宣傳部
宣傳合同ldp17-xc-ht001
13宣傳部
宣傳資料ldp17-xc-xc001
宣傳部負責(zé)
14藥劑科
病案室負責(zé)
15普通血液科
16免疫實驗室
17移植科
18病理醫(yī)學(xué)科
19社會服務(wù)部
20科教部
21醫(yī)務(wù)部
醫(yī)務(wù)部
22護理部
護理部
23
24
25
附件4：檔案編號：ldp17-***-**001
河北燕達****醫(yī)院檔案匯總表(部門)*年*月*日至*年*月*日
所屬部門：
檔案內(nèi)容(簡要版)：
檔案名稱：
檔案內(nèi)容(詳細版)：
共計**(份)×(頁)
檔案經(jīng)辦人：
部門負責(zé)人：
檔案管理員：
備注：
