公司檔案管理制度（十二篇）

發(fā)布時(shí)間：2024-11-12 查看人數(shù)：37

公司檔案管理制度

第1篇公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中:一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門(mén)的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門(mén)指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作,負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的,綜合處保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù),屬付款性質(zhì)的,由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問(wèn)題的,由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的,由工程處保存原件。其他重要報(bào)告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門(mén)自行保管。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,主管經(jīng)理保存一份,財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由財(cái)務(wù)處保存原件。

7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,各處、部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

3、科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據(jù)分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。

4、檔案要分類(lèi),分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保管期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱部門(mén)保管的檔案材料,須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料,屬借閱部門(mén)經(jīng)辦的,由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門(mén)經(jīng)辦的檔案材料,須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。

第2篇 l公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

1.目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。

2.適用范圍

本制度適用于集團(tuán)各公司各類(lèi)檔案的管理。

3.職責(zé)

3.1由總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

3.2人力資源及行政部經(jīng)理監(jiān)督管理的實(shí)施工作。

3.3人力資源及行政部行政助理負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件的分類(lèi)、登記、編號(hào)、保存等管理工作。

4.檔案分類(lèi)及編號(hào)

4.1檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類(lèi):

4.1.1行政類(lèi)

4.2.2財(cái)務(wù)類(lèi)

4.3.3人事類(lèi)

4.4.4業(yè)務(wù)類(lèi)

4.5.5工程類(lèi)

4.6.6資源類(lèi)

4.7.7合同類(lèi)

4.2機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié)第二條。

4.3檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則,遇有一案歸入多類(lèi)者,應(yīng)先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。

4.4歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》

5.機(jī)要檔案

5.1機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。

5.2劃分標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1絕密檔案包括

公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議等重大合同。

5.2.2機(jī)密檔案包括

●財(cái)務(wù)資料;

●公司重要會(huì)議紀(jì)要;

●公司經(jīng)營(yíng)情況;

●人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;

●技術(shù)資料。

5.2.1秘密檔案包括:

●重要項(xiàng)目資料;

●項(xiàng)目合同協(xié)議。

6.檔案的裝訂

6.1以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

6.2文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。

7.保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

7.1永久保存

●公司章程

●股東名簿

●股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要

●公司證照

●各級(jí)批文

●印鑒

●公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃

●公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)

●年度財(cái)務(wù)報(bào)表

●技術(shù)資料

●不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證

●人事資料

●大型活動(dòng)圖片、音像資料

●其他核定須永久保存的文書(shū)

7.2十五年保存:會(huì)計(jì)憑證、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定執(zhí)行)

7.3五年保存:期滿(mǎn)或解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。

7.4一年保存:部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié)、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。

7.5公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門(mén)視其有效期限予以保存。

8.保管部門(mén)

8.1財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。

8.2人事專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

8.3股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)或法務(wù)部保管。

8.4其他檔案均由總經(jīng)辦指派專(zhuān)人保管。

9.檔案移交

9.1公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

9.2公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

9.3合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

9.4財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。

9.5其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。

9.6檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》。

9.7《檔案移交清冊(cè)》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。

10.檔案調(diào)閱

10.1因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》,并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

10.2行政類(lèi)檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、工程類(lèi)檔案、市場(chǎng)類(lèi)檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。

10.3檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。

10.4調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。

10.5《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

10.6檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí),如借閱時(shí)間需要超過(guò)8小時(shí),應(yīng)在說(shuō)明理由,并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

10.7如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng),應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。

11.檔案的銷(xiāo)毀

11.1超過(guò)保存期,且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。

11.2需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》,經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

11.3部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀。

11.4銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀,并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》。

11.5檔案銷(xiāo)毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。

11.6《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份,申請(qǐng)部門(mén)一份,總經(jīng)辦一份。

12.其他

12.1檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

12.2所有檔案應(yīng)有專(zhuān)柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。

12.3所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場(chǎng)所。

12.4本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。

12.5以上表格均由行政部統(tǒng)一編號(hào)。

12.6各部門(mén)必須嚴(yán)格按照

第3篇物業(yè)管理公司檔案管理制度

物業(yè)管理公司檔案管理制度范本

一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。

2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。

3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7.因工作需要借閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。

8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶(hù)單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話(huà)、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶(hù)個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。

2.業(yè)主、用戶(hù)及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書(shū)因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)、員工個(gè)人聯(lián)系電話(huà)、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。

7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí),主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對(duì)于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

三.物業(yè)管理公司檔案資料:

1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:

1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);

2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文件;

3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;

4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);

5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

1)用戶(hù)單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;

3、業(yè)戶(hù)資料:

1)入伙情況記錄;

2)業(yè)主(租戶(hù))情況登記(包括名稱(chēng)、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);

4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

1)管理合同、管理公約、用戶(hù)手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);

2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;

5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類(lèi):

1)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;

2)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;

3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

4)物業(yè)管理處有用戶(hù)維修保修單,維修后應(yīng)有回訪(fǎng)記錄;

6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類(lèi):

1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;

2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告;

3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;

4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;

5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;

6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄,煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;

7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;

7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類(lèi):

1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;

2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況

3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告

4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;

物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

*保安值班記錄

*設(shè)備值班與巡檢記錄

*管理工作計(jì)劃與報(bào)告

*工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函

*用戶(hù)報(bào)修與投訴處理記錄

*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

第4篇房地產(chǎn)公司檔案管理制度

一、基本要求

1、檔案管理由辦公室負(fù)責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)檔案的日常管理由財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。

2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。

3、對(duì)本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專(zhuān)職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。

4、辦公室專(zhuān)職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全

二、歸檔時(shí)間和份數(shù)

對(duì)公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。

三、查(借)閱

1、公司部門(mén)經(jīng)理以上員工(含部門(mén)經(jīng)理)查閱非密級(jí)檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級(jí)檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、公司部門(mén)經(jīng)理以下員工查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn),并辦理查閱手續(xù);

3、查閱檔案時(shí)必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

第5篇物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度9

物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度(九)

1.目的

為有效地利用和保護(hù)培訓(xùn)文檔資料,加強(qiáng)培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。

2.適用范圍

公司行政人事部及各項(xiàng)目部相關(guān)部室對(duì)培訓(xùn)文件檔案的管理。

3.職責(zé)

3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負(fù)責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。

3.2項(xiàng)目部行政管理部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部培訓(xùn)檔案的保管工作。

3.3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。

4.術(shù)語(yǔ)

無(wú)

5.程序

5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍

5.1.1各類(lèi)培訓(xùn)檔案存檔目錄

5.1.1.1日常培訓(xùn)檔案

5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績(jī)單》。

5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。

5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無(wú)論筆試、口試及實(shí)操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績(jī)單》記錄成績(jī)。

5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明'了解'的培訓(xùn)課程,不需要進(jìn)行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進(jìn)行記錄,不要求進(jìn)行考核成績(jī)記錄。

5.1.1.2'7+1'培訓(xùn)檔案

5.1.1.2.1'7+1'培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《'7+1'培訓(xùn)計(jì)劃》、《'7+1'培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。

5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4

5.1.1.3外派培訓(xùn)檔案

5.1.1.3.1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。

5.1.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)防范管理規(guī)定》進(jìn)行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。

5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄

培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤(pán)等),其他請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)《培訓(xùn)教材管理制度》。

5.1.3培訓(xùn)往來(lái)文件存檔目錄

5.1.3.1有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進(jìn)行存檔。

5.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項(xiàng)目部每月上報(bào)總部的月培訓(xùn)計(jì)劃及培訓(xùn)實(shí)施表應(yīng)按時(shí)存檔。

5.1.3.3有關(guān)于培訓(xùn)評(píng)估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評(píng)估管理制度》要求進(jìn)行存檔。

5.2培訓(xùn)檔案存檔要求

5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標(biāo)準(zhǔn)文本。

5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。

5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。

5.3.5對(duì)于可進(jìn)行輸入電腦的資料及時(shí)輸入電腦。

5.3.6各種文件資料收集、分類(lèi)后,需在一個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。

5.3使用

5.3.1借閱:

同《文件檔案管理規(guī)定》

5.5保存期限及銷(xiāo)毀

同《文件檔案管理規(guī)定》

6.監(jiān)督執(zhí)行

行政總監(jiān)。

7.相關(guān)/支持性文件

《文件檔案管理規(guī)定》

《培訓(xùn)管理制度》

《培訓(xùn)評(píng)估管理制度》

《培訓(xùn)教材管理制度》

《培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)防范管理規(guī)定》

《培訓(xùn)考核管理制度》

8.質(zhì)量記錄及表格

《檔案/圖書(shū)/資料借閱單》

《文件資料銷(xiāo)毀登記表》

《簽到表》

《培訓(xùn)工作記錄表》

《培訓(xùn)考核成績(jī)單》

《'7+1'培訓(xùn)計(jì)劃》

《'7+1'培訓(xùn)記錄表》

《外派培訓(xùn)合同》

《培訓(xùn)教材工作單》

第6篇麗晟房地產(chǎn)公司檔案管理制度

麗灣地產(chǎn)公司檔案管理制度

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制訂本辦法。

第二條凡公司各部門(mén)、子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交,集中管理,任何部門(mén)、單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

第二章檔案管理體制

第三條公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)保管,分級(jí)查閱的原則。其中:一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理,由綜合部指定專(zhuān)職人員負(fù)責(zé);二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作,由各部門(mén)指定人員專(zhuān)(兼)職本部門(mén)的檔案管理工作,或由綜合部派駐專(zhuān)職人員協(xié)助管理。

第四條公司檔案管理的分散與集中。

1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可,綜合部可視情況保存財(cái)務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。

2、有關(guān)人事方面的資料,由綜合部人事專(zhuān)員保管。

3、屬工程項(xiàng)目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或?qū)I(yè)主管部門(mén)審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門(mén)可視情況保留復(fù)印件。在工程項(xiàng)目竣工檔案?jìng)浒负蟀雮€(gè)月內(nèi),把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。

4、設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時(shí)保管,并在每月初第一個(gè)工作日向綜合部檔案室移交上個(gè)月已辦結(jié)的資料,但屬機(jī)密級(jí)以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計(jì)圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實(shí)際需要報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、營(yíng)銷(xiāo)中心對(duì)外簽定的廣告、策劃合同,應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時(shí),即向綜合部檔案管理員移交,本部門(mén)可視情況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個(gè)月市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告,項(xiàng)目策劃與廣告,和銷(xiāo)售策劃方案方面的資料。

6、銷(xiāo)售合同的檔案管理:銷(xiāo)售人員在合同簽署完畢后的第一時(shí)間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號(hào)永久保存。并在房管局辦完手續(xù),合同上加蓋備案章 (按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章 )后,當(dāng)日即移交另一份售樓合同,和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價(jià)書(shū)各一份到綜合部檔案室保管,其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價(jià)書(shū)對(duì)應(yīng)原合同編號(hào)永久保存。待公司向客戶(hù)交付房產(chǎn)后,綜合部檔案室再將對(duì)應(yīng)的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶(hù)服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證,并最終將此合同移交給房管局。

7、招標(biāo)中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門(mén)可視情況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后,將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保存。

8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,原則上公司應(yīng)保留兩份原件,財(cái)務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由財(cái)務(wù)部保存原件,綜合部保存復(fù)印件(售樓合同除外)。

9、各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí),應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門(mén)自行保管。

10、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案管理,屬機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個(gè)工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管,本單位可視情況保留復(fù)印件。

第五條各部門(mén)、單位形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔,綜合部檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

第六條各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合部檔案室,因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,才能離職。

第三章檔案的歸檔范圍

第七條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤(pán)片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門(mén)類(lèi)和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

1、部門(mén)(含部門(mén))以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃,各種重大決議、總結(jié)、報(bào)告,和各種重要通知、通報(bào),及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記。

2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計(jì)變更通知書(shū)等工程資料。

3、各類(lèi)工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。

4、各種協(xié)議書(shū)、合同書(shū),各種技術(shù)資料,和各種設(shè)備檔案及說(shuō)明書(shū)。

5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告,各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其管理方面的文件材料。

6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。

7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。

8、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。

9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。

10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng),及用于營(yíng)銷(xiāo)策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

11、公司發(fā)展大事記,和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

12、國(guó)家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級(jí)主管部門(mén)、單位的來(lái)文等。

13、其他需要?dú)w檔的重要文件。

第四章檔案的歸檔與立卷

第八條檔案在形成過(guò)程中,經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理,不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員負(fù)責(zé)收集。

第九條歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě),不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。

第十條凡屬歸檔范圍的文件,經(jīng)辦部門(mén)資料員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件及時(shí)歸檔,任何單位和個(gè)人不得私自留存;經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者,應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存,綜合部以復(fù)印件歸檔,經(jīng)辦部門(mén)在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。

第十一條各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無(wú)損。聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第十二條為避免歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要認(rèn)真核對(duì)歸檔檔案的名稱(chēng)、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況,設(shè)立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱(chēng)、份數(shù)及必要說(shuō)明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

第十三條立卷應(yīng)以部門(mén)為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組

合在一起,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起,文件上視情況加蓋密級(jí)印鑒,按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

第十四條立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門(mén)等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),填寫(xiě)備考表,注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固,無(wú)任何金屬物。

第五章檔案的分類(lèi)與編號(hào)

第十五條檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

第十六條檔案分類(lèi)與編號(hào)規(guī)則,見(jiàn)附表。

第六章檔案的保管工作

第十七條公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,庫(kù)房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條件,門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。各部門(mén)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜。

第十八條歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄,完善檢索工具,以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類(lèi)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)編號(hào),分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。

第十九條檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人,重要問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生,做到不堆放、不雜亂,整潔有序,醒目易找。

第二十條檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作,妥善保管,謹(jǐn)防丟失,不得隨意轉(zhuǎn)借,或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容;檔案柜及庫(kù)房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室,非檔案管理人員無(wú)故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,對(duì)檔案的機(jī)密內(nèi)容,要做到守口如瓶,嚴(yán)守職責(zé),不得傳播或泄露內(nèi)容。

第二十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時(shí),根據(jù)給公司所造成損失的大小,按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第七章檔案的保管期限與密級(jí)

第二十二條根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值,確定其保管期限和密級(jí)。

第二十三條保管期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:

1、永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)規(guī)章制度;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

2、10年保存:(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi);(2)會(huì)計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。

3、5年保存:(1)期滿(mǎn)或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。

4、1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

第二十四條檔案密級(jí)

公司檔案文書(shū)分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí),按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí),并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。

1、'絕密'文書(shū)含:相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書(shū)。

2、'機(jī)密'文書(shū)含:公司各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶(hù)檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書(shū)、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要(決議)、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。

3、'密'文件含:公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件。

4、'普通'文件含:部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。

第八章檔案的借閱管理辦法

第二十五條凡需借閱公司檔案者,均須填寫(xiě)檔案調(diào)閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

第二十六條借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批

公司各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱。

借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可,方可借閱。

借閱公司人事、財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可借閱。

第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復(fù)制,須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷(xiāo)手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

第二十八條公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱,一般不得借出檔案室,如有特殊情況,在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借,普通檔案借閱期為七天,密級(jí)檔案為三天;機(jī)密級(jí)以上檔案不許外借,并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限,應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊,外部人員須出具其單位書(shū)面證明,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

第二十九條借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。

第九章檔案的銷(xiāo)毀

第三十條綜合部檔案室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的資料,對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

第三十一條對(duì)已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門(mén)經(jīng)理共同鑒定,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn),并進(jìn)行登記造冊(cè)后按規(guī)定予以銷(xiāo)毀。

第三十二條銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo),并在清冊(cè)上簽字,銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。銷(xiāo)毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式,嚴(yán)禁將要銷(xiāo)毀的文件作為它用,或作廢紙出售。

第十章罰則

第三十三條有下列行為之一,視情節(jié)輕重,給予100元-5000元罰款處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:

1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀公司檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級(jí)查閱者(檔案管理者同罰)。

6、泄露公司檔

案機(jī)密者。

第十一章附則

第三十四條本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。

第7篇物業(yè)管理公司檔案管理制度9

物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)

第一條總則

1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展服務(wù),特制定本制度。

2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料,包括:國(guó)家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案(人事檔案等)。

3.公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

第二條檔案管理架構(gòu)

1.公司檔案管理由辦公室主管,設(shè)立綜合檔案室。

2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理,各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。

3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。

第三條檔案分類(lèi):

1.文書(shū)類(lèi)檔案

1)政府部門(mén)各類(lèi)文件

2)公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類(lèi)正式發(fā)文

3)法律公文

4)廣告策劃文案

2.工程技術(shù)類(lèi)

1)設(shè)備設(shè)施檔案

2)招投標(biāo)檔案

3.財(cái)務(wù)類(lèi)檔案

4.合同類(lèi)檔案

5.公司各類(lèi)證照

6.影音類(lèi)文件

第四條歸檔工作流程

1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。

2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位,按檔案分類(lèi)要求,在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后,負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。

3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后,及時(shí)交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。

第五條歸檔要求

1.歸檔文件必須完整齊全。

2.歸檔文件必須按規(guī)定分類(lèi)、整理、編目。

3.檔案編目

1)文書(shū)類(lèi)檔案:年度+(項(xiàng)目)部門(mén)或管理處+案卷號(hào)

如:2004/市場(chǎng)/001

2)工程類(lèi)檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類(lèi)+案卷號(hào)

如:2004/百事可樂(lè)/項(xiàng)目/001

3)財(cái)務(wù)類(lèi)檔案:會(huì)計(jì)年度設(shè)置

4)合同類(lèi)檔案:部門(mén)(項(xiàng)目)+合同類(lèi)型+年份+案卷號(hào)

4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。

5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):

1)照片、底片要求清晰完整,并附有說(shuō)明文字材料,包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。

2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤(pán)數(shù)、序號(hào)等。

第六條檔案借閱、移交

1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。

2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。

3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案,若跨部門(mén)借閱,須經(jīng)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí),由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫(xiě)清楚。

第七條保管和保密制度

1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標(biāo)識(shí)明確。

2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

3.檔案的保密?chē)?yán)格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應(yīng)保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),防止泄密。

4.節(jié)假日期間,檔案庫(kù)房、檔案柜要加封條。

第八條附則

工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門(mén)另行制定。

第8篇某公司人力檔案管理制度

f公司人力檔案管理制度

1、檔案管理的目的:

1.1真實(shí)記錄員工各方面情況,作好動(dòng)態(tài)的跟蹤把握,為人事運(yùn)用提供參考;

1.2保證人事信息,以備查閱;

2、檔案保管:人力部檔案必須專(zhuān)人專(zhuān)管

3、檔案范圍:人力部檔案包括電子版檔案和書(shū)面原始檔案;

3.1書(shū)面原始檔案包括:各種審批的人事手續(xù)、員工勞動(dòng)合同、擔(dān)保書(shū)、體檢表、證件復(fù)印件、各種經(jīng)總經(jīng)理簽名的文件,與員工個(gè)人相關(guān)的文件要存一份在員工個(gè)人的檔案中;

3.2電子版檔案包括;

3.2.1每月五日前,分公司人力人員向總部人力部報(bào)如下表單:

表一:人力資源月報(bào),詳見(jiàn)招聘錄用管理制度

表二:崗位圖

表三:培訓(xùn)時(shí)間匯總表(要求三日前報(bào)總部)(培訓(xùn)其他表詳見(jiàn)培訓(xùn)管理制度)

表四:考勤記錄表和考勤匯總表,詳見(jiàn)考勤管理制度

表五:社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)明細(xì)表

表六:勞動(dòng)合同簽署明細(xì)表

表七:工資表,詳見(jiàn)薪資管理制度

表八:員工獎(jiǎng)懲記錄

表九:員工異動(dòng)記錄表

3.2.2分公司人力部人員保管好如下電子版資料:

資料一:公司操作手冊(cè)電子版

資料二:個(gè)人操作手冊(cè)電子版

資料三:各期**文化

資料四:總部下發(fā)通知按下發(fā)部門(mén)、編號(hào)歸檔

資料五:總部下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料

資料六:各月員工績(jī)效考核分

以上內(nèi)容為包括但不限于

5、檔案的查詢(xún)權(quán)限:

總經(jīng)理,副總經(jīng)理,總部人力部負(fù)責(zé)人能查詢(xún)所有員工的檔案,各分公司負(fù)責(zé)人和分公司人力部能查詢(xún)?cè)摲止締T工的檔案,其人員要查詢(xún)員工檔案必須經(jīng)人力部批準(zhǔn);

6、離職員工檔案處理:員工離職,檔案不得拿回,一般人員檔案,人力資源部保存半年以上,部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上員工,保存一年以上。

7、員工個(gè)人檔案的管理

7.1如員工的工作進(jìn)行了跨公司的異動(dòng),編制發(fā)生了改變,在接到有關(guān)通知文件后三個(gè)工作日內(nèi),由編制所在公司人力部,將該員工的原始檔案復(fù)印一份在公司存檔,將原始檔案原件裝入文件袋,貼好封條,蓋好章,以郵寄的方式給將要調(diào)動(dòng)的公司人力部;

7.2公司人力人員收到其它公司寄來(lái)的檔案后,必須檢查封條是否完好無(wú)損,再存檔;

第9篇公司音像檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司的音像檔案管理,特制訂本制度。

第二條公司的音像檔案是指公司各部門(mén)或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接對(duì)公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等。音像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片和文字說(shuō)明兩部分組成。

第三條音像檔案是公司全部檔案的重要組成部分,必須由檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理。

第二章音像檔案資料的收集

第四條反映公司主要職能活動(dòng)、工作成果和存在問(wèn)題的音像資料。

第五條各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的音像資料。

第六條公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的音像資料。

第七條其他公司形成的與本公司有關(guān)的重要音像資料。

第八條其他具有保存價(jià)值的音像資料。

第九條音像檔案資料應(yīng)在形成后,一個(gè)月內(nèi)隨檔案室其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔,如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。

第十條檔案室應(yīng)隨時(shí)收集零散的具備保存價(jià)值的音像資料。

第十一條錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說(shuō)明要收集齊全,按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)。

第十二條一般只接收原件,特殊情況下也可以接收復(fù)制件。

第三章音像檔案的整理

音像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé),檔案部門(mén)協(xié)助。

第十三條照片檔案按年代、主題分類(lèi),同屬一類(lèi)的照片按時(shí)間順序同時(shí)填寫(xiě)其底片號(hào),底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào),其格式為卷宗號(hào)上流水號(hào)。

第十四條錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類(lèi),按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷,編一案卷號(hào),然后每盤(pán)再依次編排序號(hào)。

第十五條編注與其他載體檔案有聯(lián)系的用參照號(hào)。

第十六條保管期限。應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱(chēng)、可靠度、有效性等因素,劃定保管期限。

第十七條文字說(shuō)明的基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

第十八條照片編制采用橫寫(xiě)格式。其格式為照片底片號(hào)―文字說(shuō)明―參照號(hào)―攝制時(shí)間―攝制者。

第十九條錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制要在盒套上標(biāo)注頁(yè)碼,然后按要求逐項(xiàng)填寫(xiě)。

第四章音像檔案的保管

第二十條音像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查,對(duì)已被污損的要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

第二十一條底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13~15℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)在35%~45%之間;照片庫(kù)溫度應(yīng)保持在14~24℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)保持在37.5 %~67.5 %之間;錄音、錄像帶庫(kù)溫度應(yīng)保持在18~24℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)保持在40%~60%之間。

第二十二條底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放,磁帶庫(kù)必須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng),磁帶盒之間的間距不小于3毫米,存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第二十三條對(duì)庫(kù)存的照片檔案,每半年檢查一次。

第二十四條歸檔保存的音像檔案,任何人不得私自撤銷(xiāo)、抽出、清洗、消磁和涂改,銷(xiāo)毀音像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定,征得歸檔同意后,報(bào)主管審批并登記造冊(cè)。

第二十五條建立健全音像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好音像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)工作。

第二十六條本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行。

第10篇財(cái)富公司檔案管理制度

財(cái)富管理公司檔案管理制度

1.在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類(lèi)法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi):(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來(lái)文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。

歸檔范圍:

1.重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2.本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

3.本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

4.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

5.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

6.本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

歸檔要求:

1.歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2.歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明。

3.檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

4.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

5.在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

7.檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

8.案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫(xiě),字跡要工整、清晰。

檔案管理人員職責(zé)

1.按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

2.按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

3.工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

檔案的查閱和借閱

1.公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2.檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。

3.必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

4.不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

5.必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號(hào)等。

6.不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

7.用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

檔案的保管:

1.要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。

2.為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類(lèi)組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類(lèi)分別保管。

3.檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門(mén)除外,其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。

4.公司對(duì)各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。

5.公司檔案管理部門(mén)及專(zhuān)職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng),并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。

6.經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無(wú)正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時(shí)催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。

7.故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。

第11篇公司人事檔案管理制度

公司人事檔案管理制度（一）

第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。

第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

第三條員工失蹤或死亡后滿(mǎn)三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門(mén)保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

第四條人事檔案管理員的職責(zé)

（一）、保管員工檔案；

（二）、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

（四）、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；

（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)提供員工的情況；

（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

（七）、定期向檔案室等部門(mén)移交檔案；

（八）、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

第五條人事檔案的內(nèi)容及分類(lèi)歸檔

（一）、本人歷年填寫(xiě)的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表；

（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史等自傳材料；

（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料；

（四）、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料；

（五）、員工參入黨、團(tuán)材料；

（六）、獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進(jìn)事跡材料；

（七）、入伍、退伍、辭退職、出國(guó)等材料；

（八）、處分、取消處分的材料；

（九）、任免、工資、職稱(chēng)等材料；

（十）、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料；

（十一）、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。

第六條人事檔案材料的分類(lèi)嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

第七條人事檔案的收集、保管和銷(xiāo)毀

一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。

二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

五、按規(guī)定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。

六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫(kù)房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應(yīng)分類(lèi)，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。

八、檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

第八條人事檔案的利用和傳遞

一、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

二、本公司各部門(mén)因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門(mén)出具證明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。

三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。

六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。

九、員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶(hù)口所在地的街道辦事處。

十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要通訊或派專(zhuān)人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 “ 員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單 ” 的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷(xiāo)員工基本檔案情況。

第十條本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

第十一條本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

公司人事檔案管理制度（二）

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。

4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。(www.)在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。

2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。