第1篇 某物業(yè)檔案管理制度
f物業(yè)檔案管理制度
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類,整理、立卷,做好文件索引,歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管,分類編號、編注目錄,以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導批示傳閱的文件,須隨文將領(lǐng)導批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件,須經(jīng)領(lǐng)導批準。若需抄摘或復印,應(yīng)事先請示,未經(jīng)批準不提抄摘或復印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管,未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導批準(除本公司有關(guān)工作人員外)不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時檢查、核對檔案件數(shù),做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作,發(fā)現(xiàn)異?；騺G失,及時向領(lǐng)導匯報,查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理,銷毀檔案資料要經(jīng)過認真鑒定,列出清單,送領(lǐng)導審批后指派專人監(jiān)銷,防止泄密。
第2篇 某某廣場物業(yè)住戶檔案管理制度
某廣場物業(yè)住戶檔案管理制度
管理處的服務(wù)過程是小區(qū)管理的最基本的組成部分。負責公共區(qū)域各樓層的各項服務(wù)場地管理,也是面對住戶各類服務(wù)關(guān)系。管理處的工作又是銷 售工作的延續(xù)。其工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后住戶對管理處的形象。
1.管業(yè)部的主要住戶管理任務(wù):
管業(yè)部的主要任務(wù)就是'服務(wù)'。只有健全住戶檔案及服務(wù)內(nèi)容,才 可能滿足各住戶的需求。
2.管業(yè)部住戶管理的日常工作包括:
'及時上行下達住戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
'協(xié)調(diào)與住戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
'做好與住戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
'接聽住戶投訴,解決住戶投訴;
'接聽住戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復;
3.住戶檔案管理
住戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般
住戶檔案包括以下的資料:
1)收集住戶單位資料
2)住戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3)住戶裝修工程文件
4)住戶遷入時填具之資料
5)住戶資料補充
1.住戶聯(lián)絡(luò)資料
2.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
3.管理人員在日常職務(wù)常與住戶人事變遷資料
6)住戶與管理處往來文件
7)住戶違規(guī)事項與欠費記錄
8)住戶請修記錄
9)住戶投訴記錄
10) 住戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)
第3篇 物業(yè)顧問咨詢資料、檔案管理制度
物業(yè)項目顧問咨詢資料、檔案管理制度
為使公司顧問管理工作有效進行,加強公司顧問資料和檔案的管理,確保公司顧問資料、檔案的保密性,現(xiàn)制定以下管理制度:
一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括:專業(yè)書籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標準、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務(wù)活動中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業(yè)管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。
二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫,以方便查找。項目資料應(yīng)按項目分類歸檔,需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存,由專人進行管理。
三、項目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進行管理,目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分,每個項目內(nèi)文件按性質(zhì)進行分類存檔。
四、書面顧問資料的借閱,需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過公司領(lǐng)導批準后方可借閱。
五、對顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫由咨詢部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限,使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。
六、同一項目的資料,由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。
七、顧問項目結(jié)束,該項目所有顧問資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進行管理。
八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件,接收人員需將其復印后按項目存檔,特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí),更應(yīng)注意保存其原始記錄。
九、未得到公司同意,任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。
第4篇 某物業(yè)部文件檔案管理制度
物業(yè)部文件檔案管理制度
一、物業(yè)部服務(wù)中心管理員專職負責服務(wù)中心所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)、報告、通報、會議記要等)及資料(技術(shù)圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。
二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
三、屬機密文件的要妥善保管,不準散播內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
四、員工個人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序,還是按內(nèi)容,按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標明。
六、要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要急時清理,無保存必要的材料,經(jīng)物業(yè)部領(lǐng)導批準可做銷毀處理。
第5篇 物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范
物業(yè)管理制度與檔案的建立與管理
(一)管理內(nèi)容:
1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;
2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購、租房合同(復印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;
3、文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施:
1、制定檔案制度,并嚴格執(zhí)行;
2、專人管理(由負責內(nèi)勤的管理員擔任),專室專柜,編目造冊,存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;
3、科學管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現(xiàn)智能化管理,計時可靠的掌握相關(guān)信息,提高管理水平。
第6篇 物業(yè)檔案管理制度
物業(yè)檔案管理制度（一）
1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權(quán)利。
物業(yè)檔案管理制度（二）
為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理，不斷完善信息的內(nèi)容，使客戶檔案信息準確、及時有效，便于開展工作，同時確保資料的保存完好，特制定本管理規(guī)定：
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性；
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。
第7篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度
zh物業(yè)公司檔案管理制度
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關(guān)證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。
3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。
2.鑒定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進行。
5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質(zhì)量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,部門主任應(yīng)及時責成有關(guān)人員負責修改、補充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行處理。
第8篇 物業(yè)客戶檔案管理制度3
物業(yè)客戶檔案管理制度(三)
物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:
1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準確,認真登記并制作各種表格。
2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
3]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5]聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復;
客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:
1]收集客戶資料
2]客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3]戶裝修工程文件
4]客戶遷入時填具之資料
5]戶資料補充:
§客戶聯(lián)絡(luò)資料
§客戶緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料
6]客戶與管理中心往來文件
7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄
8]客戶申請維修記錄
9]客戶投訴記錄
10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)
11]將客戶資料分戶進行保管,并由專人負責。如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準后方可查閱。
12]物業(yè)員工應(yīng)嚴守保密制度,不準將客戶資料與信息泄露他人。
第9篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
h物業(yè)公司檔案管理制度為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理1.歸檔范圍a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關(guān)證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責。
2. 歸檔要求a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。
歸檔的電子文件需排版整齊;
字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;
語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3. 歸檔時間a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務(wù)檔案按季度歸檔。
4. 歸檔份數(shù)a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;
電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。
6. 各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2. 存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;
在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。
文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。
存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。
3. 底圖除修改、送曬外,不得外借。
修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。
底圖存放以平放為宜。
4. 存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。
必要時采取復制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;
對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6. 行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2. 員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準。
查閱分公司檔案須報行政部主任批準。
3. 在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4. 借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
6. 借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7. 調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導自行組織進行;
日常檔案的鑒定工作由行政部負責。
2. 鑒定的主要項目有:a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3. 確定保管期限原則:a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4. 鑒定工作應(yīng)該定期進行。
5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質(zhì)量達到標準規(guī)定。
鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,部門主任應(yīng)及時責成有關(guān)人員負責修改、補充。
6. 銷毀檔案的程序:a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導審批后由各部門實施。
銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。
分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行處理。
第10篇 美術(shù)館物業(yè)管理制度檔案建立管理
美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄,計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況,管理特點略有增減、各有側(cè)重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對美術(shù)館細致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機,整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進行及時的修正,最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎(chǔ),以方便接管后日常管理。
檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補充,形成美術(shù)館管理的無盲點網(wǎng)絡(luò)。
區(qū)內(nèi)各項管理工作必須建立檔案資料,依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標準化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類檢索
1)業(yè)主提供的資料
a、項目批準文件
b、用地批準文件
c、建筑執(zhí)照
d、拆遷安置資料
2)技術(shù)資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d.地質(zhì)勘測報告
e.工程合同開
f.竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料
s.其他技術(shù)資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區(qū)基本資料
b.住宅區(qū)分區(qū)資料
c.商業(yè)網(wǎng)點資料
d.娛樂設(shè)施資料
4)住戶資料
a.住戶入住資料
入住通知書
入住協(xié)議書
b.家庭人員檔案
住戶情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱文件編碼
1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標準**.00.01
2職業(yè)安全健康職責**.00.02
3物料管理辦法**.00.03
4停電停水應(yīng)急預案**.00.04
5水浸應(yīng)急預案**.00.05
6治安應(yīng)急預案**.00.06
7文件質(zhì)量記錄管理辦法**.00.07
8犬類管理辦法**.00.08
9保安崗位架構(gòu)圖**.01.01
10保安運作規(guī)程**.01.02
11人員出入管理辦法**.01.03
12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04
13車輛管理辦法**.01.05
14保安崗位操作規(guī)程**.01.06
15安保崗位標準**.01.07
16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08
17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01
18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程**.03.01
19消防安全管理辦法**.04.01
20火警應(yīng)急預案**.04.02
21消防設(shè)備(設(shè)施)運行管理辦法**.04.03
22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.04
23消防管理制度**.04.05
24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06
25弱電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)定**.04.07
26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.08
27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09
28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.04.10
29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法**.05.01
30電梯故障緊急預案**.05.02
31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.06.01
32供配電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.06.02
33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.06.03
34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04
35電工安全操作守則**.06.05
36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.07.01
37給排水設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.07.02
38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.07.03
39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04
40管道維修工作規(guī)程**.07.05
41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.09.01
42房屋設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.09.02
43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.09.03
44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04
45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求**.09.05
46設(shè)備完好率標準**.09.06
47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07
48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程**.10.01
49雨
天防滑管理辦法**.10.02
50業(yè)戶管理辦法**.11.01
第11篇 公寓項目物業(yè)制度檔案建立管理規(guī)程
公寓項目物業(yè)制度和檔案的建立與管理
第一節(jié)管理規(guī)章制度
一、規(guī)章制度的建立
健全規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實施科學管理、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的依據(jù)。我公司在不斷總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上,全面導入iso9001質(zhì)量保證體系,已建立起了一套在許多物業(yè)得到成功應(yīng)用的物業(yè)管理規(guī)章制度和一套完整科學的質(zhì)量保證體系文件,結(jié)合希格瑪公寓的實際情況,我們將按照本物業(yè)的運作要求和業(yè)務(wù)流程,進一步修改和完善。歸納為以下三大部分:
(一)公共制度
本部分主要是為了保證本物業(yè)得到有效的配合而制定的,也是確保物業(yè)管理水平的一個非常重要的因素,我們將與業(yè)主委員會一起擬訂:
物業(yè)服務(wù)合同
業(yè)主文明守則
物業(yè)使用引導手冊
(二)內(nèi)部運作制度
根據(jù)本項目人員配備、崗位設(shè)置的情況,按公司要求制定規(guī)章制度,規(guī)范管理行為,并按照公司iso9001質(zhì)量保證體系,結(jié)合項目實際情況,建立健全相關(guān)的作業(yè)程序和操作規(guī)程。此部分為項目內(nèi)部管理的依據(jù)。
1、崗位職責
項目部經(jīng)理職責值班經(jīng)理崗位職責
客服主管崗位客服人員崗位職責
工程主管崗位職責電工崗位職責
保安經(jīng)理崗位職責中控值班人員崗位職責
交換站值班崗位職責保安員崗位職責
綜合維修工崗位職責保潔主管崗位職責
保潔員崗位職責綠化工崗位職責
2、內(nèi)部運作制度
員工守則 交接班管理制度
員工行為規(guī)范 材料采購、入庫、出庫管理規(guī)定
員工培訓管理規(guī)定 文件檔案資料管理制度
績效考評辦法 例會制度
日檢、月檢、周檢管理規(guī)定 庫房管理制度
3、部門規(guī)章制度
客服服務(wù)中心
客戶接待操作規(guī)程客戶服務(wù)查詢程序
客戶申請服務(wù)項目的操作規(guī)程客戶檔案管理規(guī)章制度
保修處理操作規(guī)程
工程工作標準和操作規(guī)程
《維修通知單》工作規(guī)程 水管爆裂的應(yīng)急處理方法
電工維修安全操作規(guī)程生活水消毒設(shè)備操作規(guī)程
電機日常運行和維護工作規(guī)程生活水箱設(shè)備定期保養(yǎng)方法
故障停電的處理規(guī)程弱電專業(yè)運行保養(yǎng)規(guī)程
照明系統(tǒng)故障處理規(guī)程弱電專業(yè)緊急故障處理規(guī)程
綜合布線系統(tǒng)的維修規(guī)程消防報警系統(tǒng)的維修規(guī)程
綜合維修巡視規(guī)程電梯應(yīng)急處理規(guī)程
綜合維修操作方法天然氣設(shè)備巡視保養(yǎng)規(guī)程
電梯運行維護操作規(guī)程天然氣設(shè)備緊急事故處理規(guī)程
特約服務(wù)管理細則
工程規(guī)章制度/管理制度
共用設(shè)施設(shè)備維護管理規(guī)定 事故處理制度
交接班制度工程設(shè)備設(shè)施安全防火制度
鑰匙管理制度 水泵房管理制度
值班制度 電梯機房管理制度
工程檔案管理制度 綜合維修專業(yè)巡視檢查制度
設(shè)備設(shè)施標識的管理制度 電梯維修保養(yǎng)安全制度
日檢、巡視制度 電動工具安全操作制度
保安工作標準和操作規(guī)程
門崗交接班操作規(guī)程物品出入小區(qū)管理規(guī)程
巡邏崗操作規(guī)程證件管理操作規(guī)程
緊急突發(fā)事件處置規(guī)定鑰匙管理操作規(guī)定
客戶失竊、受擾的處理規(guī)程
保安規(guī)定制度/管理制度
檔案管理制度 晚間值班規(guī)定
保安器材管理制度 重點防范部位安全保衛(wèi)制度
保安部巡查制度保安員著裝規(guī)定
消防安全工作標準和操作規(guī)程
中控室運行規(guī)程消防設(shè)施巡檢規(guī)程
監(jiān)控系統(tǒng)操作規(guī)程 消防報警及聯(lián)動系統(tǒng)保養(yǎng)規(guī)程
火災(zāi)緊急行動操作規(guī)程消火栓保養(yǎng)規(guī)程
樓宇消防規(guī)章管理規(guī)定
消防中控室管理制度機房防火規(guī)定
消防設(shè)備、設(shè)施、器材的管理規(guī)定 電氣設(shè)備防火規(guī)定
公共場所防火規(guī)定辦公室防火規(guī)定
庫房防火規(guī)定
保潔工作標準和操作規(guī)程
公共區(qū)域走廊清潔操作規(guī)程 衛(wèi)生間清潔操作規(guī)程
電梯轎廂清潔操作規(guī)程異常事故的處理操作規(guī)程
日常用工具使用操作規(guī)程保潔設(shè)備的使用及保養(yǎng)操作規(guī)程
行政管理
部門及員工考核與獎懲 員工工作考核及獎懲制度
部門工作考評辦法
第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立
物業(yè)檔案資料既是一個物業(yè)不可缺少的組成部分,也是物業(yè)信息的重要來源。在物業(yè)管理工作中,物業(yè)檔案資料也是物業(yè)管理的基礎(chǔ),起著重要的憑證和參考作用。
(一)物業(yè)管理信息的內(nèi)容
在本物業(yè)管理中,我們擬按資料性質(zhì)分為原始資料、常規(guī)管理資料兩大類:
1、原始資料
*土地使用證等權(quán)屬證書
*規(guī)劃許可證、建筑許可證等各類項目批準證書
*建筑圖、施工圖、施工預算、施工組織設(shè)計等圖紙文件
*竣工圖
*設(shè)備技術(shù)清單(名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機工具及備件等)
*設(shè)備技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)量保證書
*設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄,電梯、電氣、通風、供水、
消防等系統(tǒng))
*土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄、預應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等)
*建(構(gòu))筑監(jiān)測記錄構(gòu)(建)筑的沉降、變形、防震、結(jié)構(gòu)焊*縫探傷檢查記錄
*隱蔽工程的驗收記錄
*工程事故發(fā)生及處理記錄
*圖紙會審記錄、設(shè)計變更洽商和技術(shù)核定單
*項目的重要技術(shù)決定和文件
*驗收計劃和驗收會議紀要、驗收記錄、返修記錄、驗收總結(jié)報告
2、常規(guī)處理資料
*各部門工作(操作)規(guī)范,管理制度
*各部門工作記錄
*大、中、小修記錄
*項目分包合同等資料
*與客戶方來往信函、投訴及處理資料
*物業(yè)管理委托合同
*法律法規(guī)及政府有關(guān)文件
(二)物業(yè)管理檔案的建立
根據(jù)物業(yè)管理信息的內(nèi)容,考慮到在實際工作中工作的連貫性和特殊性,便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進行對檔案資料進行建立、分類、排列:
1、事務(wù)管理類
可以分成上級來文、外來文、計劃總結(jié)、各班組工作記錄、項目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業(yè)管理委托合同、內(nèi)部管理制度、項目主要活動記錄等。管理合同作為永久檔案給予保留,其余按年度進行排列。
2、工程管理類
建立工程圖紙檔案、設(shè)備檔案、設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運行記錄等。工程圖紙檔案、設(shè)備檔案等物業(yè)原始資料作為永久檔案給予保留。設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運行記錄等按年度排列。
三、物業(yè)檔案資料的管理
(一)檔案資料的收集
檔案資料的收集工作盡可能及時、完善、不遺漏。達到下列要求:
1、物業(yè)接管時全面掌握房屋建筑、附屬設(shè)備、公共設(shè)施、綠地綠化等物業(yè)基本情況。
2、維修更新時將維修更新后的物業(yè)變動情況注記在案。
(二)建立標準化的圖、檔、卡、冊、表
建立標準化的圖、檔、卡、冊、表,分類妥善保管。
1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。
2、檔在管理活動中形成的各類文字材料。包括:業(yè)主檔案、重要設(shè)備檔案等,其中業(yè)主檔案需要重點保存,絕密管理。
3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。
4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。
5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類表格。包括:房屋接管驗收記錄、客戶投訴記錄、服務(wù)洽商記錄,以及各類統(tǒng)計表格等。
(三)建立動態(tài)管理機制
第12篇 物業(yè)管理處站檔案資料管理制度
項目物業(yè)管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業(yè)管理軟件和保證管理服務(wù)工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。因此,為規(guī)范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規(guī)定。
一、指定一兼職資料員負責公司文檔的全面管理,負責管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結(jié)、報告等)和資料(技術(shù)資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發(fā)文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續(xù)。
四、任何人員借閱相關(guān)文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產(chǎn)權(quán)人及用戶的相關(guān)資料,對管理相關(guān)的人員可查閱,不得給其他無關(guān)人員。
七、經(jīng)常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應(yīng)分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據(jù)上級檔案部門規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后進行銷毀;對受損、變質(zhì)檔案,及時修補和復制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
